2.6. Creare ed operare con i Report

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1 2.6. Creare ed operare con i Report I comandi per i report I comandi già presentati in precedenza per gli oggetti in generale (vedi RICHIAMO) valgono in particolare per i report; in figura sono dunque presentati i soli comandi che hanno un particolare significato per i report e quelli specifici di questo oggetto. In particolare: nella finestra Database, per operare con i report, occorre attivare il pulsante Report (comando Visualizza-Oggetti database-report); un report esistente viene attivatato per vedere i dati del database nella modalità di visualizzazione che qui viene detta Anteprima di stampa con il pulsante Apri; un report esistente si apre in modalità di visualizzazione Struttura con il pulsante Struttura, oltre alle due modalità di visualizzazione di cui sopra, per i report non se ne prevedono altre; di conseguenza, esistono due comandi per il cambio di modalità di visualizzazione: Visualizza-Visualizzazione Struttura e Visualizza-Visualizzazione Anteprima di stampa. oltre alla creazione guidata, tipica di tutti gli oggetti, esiste anche (come per le maschere) una creazione attraverso alcuni Report standard. RICHIAMO: I comandi di Access

2 Comando a menu Inserisci-Report Crea report mediante una creazione guidata (1) Crea report in visualizz. struttura (1) Report Standard a colonne --- Avvia la procedura per la creazione guidata Apre finestra per creare un report in visualizzazione struttura da finestra Nuovo Report Crea un report standard a colonna (2) Tabulare Crea un report standard tabulare Creazione guidata report (2) Visualizz. Struttura (2) --- Istruzioni per la costruzione di Report Comandopulsante scelta rapida Tasti di Azione vedi da finestra Database (pulsante Report eventualmente attivato) ALT+A Apre il report selezionato come anteprima di stampa ALT+T Apre il report selezionato in visualizzazione struttura Apre finestra Nuovo Report per creazione di una nuovo report, ove si sceglie ALT+I+R (con pulsante Visualizza struttura ALT+U report) Creazione guidata Report standard Visualizza- Visualizzazione Struttura Visualizza-Anteprima di stampa Avvia la procedura per la creazione guidata Apre finestra per creare il report in visualizzazione struttura da una qualsiasi visualizzazione del report ALT+V+V Pone il report in "Visualizzazione struttura" ALT+V+M Pone il report in "Anteprima di stampa" Dal report in Visualizzazione Struttura Visualizza-Proprietà ALT+INVIO Visualizza proprietà del report oppure del controllo selezionato Visualizza-Griglia --- ALT+V+G Visualizza/nasconde la griglia sul report Visualizza-Int e piè Visualizza/nasconde struttura di intestazione --- ALT+V+I pagina report piè di pagina dell intero report Visualizza-Int e piè Visualizza/nasconde struttura di intestazione --- ALT+V+A pagina pagina piè di pagina della pagina nel report Visualizza-Casella degli strumenti ALT+V+C Visualizza la casella degli strumenti Visualizza-Elenco campi ALT+V+E Mostra l'elenco dei campi del report Inserisci-Immagine ALT+I+E Inserisce immagine nel report Inserisci-Grafico ALT+I+G Inserisce grafico nel report File-Esporta --- ALT+F+O Esporta il report come file con estensione per un altra applicazione (1) 2 clic sul comando oppure selezionarlo e pulsanti oppure (2) 2 clic sul comando oppure selezionarlo e pulsante OK Introduzione ai report di Access I report (o rapporti stampati) sono strumenti di Access simili alle maschere, ma mentre queste ultime sono finalizzate all input dei dati (benché siano utilizzabili anche per stampare), i report sono finalizzati alla creazione di rapporti di stampa, che consentono anche una visione sintetica e critica dei dati del database.

3 Similmente alle maschere (vedi RICHIAMO), i report possono presentare i seguenti layout: (manca solo l equivalente della maschera giustificata ): Report tabulare, Report a colonna, Report liberi. L'esempio mostra alcuni report tratti dal database Editrice (vedi RICHIAMO) RICHIAMO: I report RICHIAMO: Introduzione alle maschere Access RICHIAMO: Data base relazionale: definizione ed esempio Il layout di alcuni report di Editrice (esempio) Nella figura vengono mostrati i due esempi di report per la tabella GENERE del database Editrice: 1) Un report a colonna: 2) Un report tabulare:

4 Creazione di un report In figura è mostrato il grafico delle finestre e dei comandi per la creazione di un report, analogo a quello degli altri oggetti e praticamente coincidente con quello delle maschere (vedi RICHIAMO). La creazione del report avviene dunque, analogamente alle maschere, nelle seguenti modalità: Report standard: nella finestra Nuovo report si sceglie la tabella o la query di origine dei dati e si attiva uno dei comandi-finestra Report standard a colonna, Report standard tabulare Creazione guidata: attraverso una semplice procedura guidata si possono scegliere il layout (colonna, tabulare), i campi (di una o più tabelle o query), il loro ordine ed uno stile dello sfondo da scegliere fra un insieme predefinito (è questa la modalità che suggeriamo usare all'inizio e perciò è evidenziata in figura con freccia rossa). Visualizzazione struttura: il report ha un layout libero, che va definito in ogni dettaglio unitamente con gli "oggetti" di cui è costituita (detti controlli, vedi in seguito) e motivi grafici. Come per le maschere, i report vanno salvati (File-Salva o File-Salva con nome) e restano così memorizzati nel database; possono poi essere elaborati ed anche eventualmente eliminati. RICHIAMO: Creazione di una maschera

5 (pulsante Nuovo) Comandi e finestre per creare un report Creazione di un report di Editrice (esempio) Cliccando sul pulsante Nuovo della finestra database si apre la finestra Nuovo Report, simile a quella esaminata per le maschere, nella quale sono elencati tutti i modi per generare un report per la stampa dei dati.

6 Come esempio creiamo un Report tabulare, scegliendo la tabella AUTORI del nostro database. Clicchiamo su Report standard: tabulare, per selezionare la voce, e poi dalla casella combinata di scelta della tabella o query d'origine scegliamo la tabella AUTORI e facciamo clic su OK. Viene creato immediatamente il report, il quale appare in modalità Anteprima. Infine, cliccando sul pulsante di chiusura viene chiesto di salvare il Report e darne il nome corrispondente Creazione guidata di un report Con il comando Crea un report mediante una creazione guidata nella finestra Database oppure con Creazione guidata Report in finestra Nuovo Report si avvia il processo di creazione guidata, che inizia con la finestra Creazione guidata Report mostrata nella figura e si sviluppa nelle seguenti fasi; il passaggio da una fase alla successiva si ottiene premendo il pulsante Avanti al

7 termine di ogni fase mentre al termine dell'ultima si preme il pulsante Fine; è anche possibile ritornare sui propri passi premendo il pulsante "Indietro": 1) Si scelgono i campi da inserire nella maschera: nel quadro Tabella/query si seleziona la fonte dei dati, nel quadro Campi disponibili si seleziona un campo e lo si trasporta nel quadro campi selezionati con il pulsante ">" (con ">>" si trasportano tutti i campi della tabella). Si ripete per tutti i campi da inserire. 2) Si sceglie, se si desidera, raggruppare i dati e darne i livelli di priorità (figura a). 3) Si permette di modificare l ordinamento, nel report, rispetto ai campi desiderati (figura b). 4) Si sceglie l orientamento del foglio (verticale, orizzontale) ed il layout da utilizzare nel report (la lista varia se nel passo 2 si è scelto di raggruppare i dati o meno) (figura c). 5) Si seleziona lo stile in una lista predefinita. 6) Si assegna il titolo (è così chiamato il nome) al report e si decide se al termine della creazione si voglia passare alla visione dei dati in anteprima report oppure alla visualizzazione struttura per modificarla. figura a (passo 2)

8 figura b (passo 3) figura c (passo 4)

9 ltato finale del report LIBRI risu Modifica report in Visualizzazione struttura In visualizzazione struttura, un report, esattamente come la maschera, può essere creato o modificato. Le operazioni in Visualizzazione struttura sono identiche a quelle delle maschere e quindi si rimanda all u.f. relativa (vedi RICHIAMO). Si riepilogano soltanto i principali comandi utilizzabili, rinviando alle maschere ed alla tabella delle istruzioni per i dettagli: Visualizza-Proprietà Visualizza-Griglia Visualizza-Int/Pié di pagina pagina Visualizza-Intestazione/Pié di pagina report Visualizza-Casella degli strumenti Visualizza-Elenco campi Inserisci-Immagine Inserisci-Grafico Le modifiche apportate possono essere controllate al momento, prima di essere salvate, semplicemente cambiando la visualizzazione del report tramite i comandi Visualizza-Anteprima di stampa e Visualizza-Visualizzazione struttura. Infine si fa notare che un report può essere esportato in altra applicazione (tipicamente, Word o Excel), dove può essere editato sfruttandone le caratteristiche. A tale scopo, si può selezionare il report ed usare il comando File-Esporta (scegliendo il formato.rtf oppure.xls nella finestra Esporta Report): il file può dunque essere modificato e stampato nella nuova applicazione (in alternativa, aprire il report in visualizzazione dati ed attivare il comando-pulsante Pubblica con MS Word oppure Analizza con MS Excel, disponibili nell apposita barra degli strumenti Collegamenti Office). RICHIAMO: 2.5.