Access 2007 Colonna di ricerca

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1 Pagina 1 di 7 Lezioni on line -> Gestire i dati Access 2007 Colonna di ricerca Quando si riempiono i campi dei record che formano una tabella, può essere utile e comodo poter scegliere, in un elenco dei possibili valori, quello da inserire nel campo. Una colonna, o campo, di ricerca è un campo in una tabella il cui valore è recuperato da un'altra tabella o da un elenco di valori. La colonna di ricerca può essere utilizzata per visualizzare un elenco di scelte in una casella combinata o in una casella di riepilogo. Le scelte possono essere generate da una tabella o da una query oppure possono essere valori immessi dall'utente. Figura 1 Esempio di colonna di ricerca Casella di riepilogo Il controllo casella di riepilogo consente di visualizzare un elenco di valori, contiene righe di dati e viene in genere ridimensionato per visualizzare più righe in qualsiasi momento. Le righe possono includere una o più colonne, con o senza intestazioni. Se l'elenco contiene più righe di quante sia possibile visualizzarne, nel controllo viene aggiunta una barra di scorrimento. L'utente può selezionare solo i valori disponibili nella casella di riepilogo. Non è possibile digitare un valore in una casella di riepilogo. Casella combinata Il controllo casella combinata offre un metodo più compatto per presentare un elenco di valori, poiché l'elenco è nascosto fino a quando non si fa clic sulla freccia dell'elenco a discesa. Una casella combinata consente inoltre di immettere un valore non incluso nell'elenco. In questo modo, una casella combinata include le funzionalità di una casella di testo e di una casella di riepilogo. I vantaggi derivanti dall utilizzo della colonna di ricerca sono: accuratezza nell inserimento dei dati. In quanto si riducono gli errori di digitazione; velocità di inserimento dati. Aumenta la velocità di data entry perché evita la necessità di digitazione dei valori in quanto questi, semplicemente, si selezionano dall elenco; Semplicità nell inserimento dei dati. In quanto riduce la necessità di cercare informazioni contenute in altre tabelle quando si deve inserire un record con campi appartenenti ad altre tabelle. Una colonna di ricerca può essere creata con due modalità: Ricerca guidata manualmente mediante la scheda Ricerca (modalità che ci permette anche di modificare alcune opzioni generate dalla creazione guidata). In questo articolo presenteremo entrambe le modalità. Per illustrare l argomento di questo articolo supponiamo di creare un database che chiameremo SCUOLA e due tabelle: STUDENTI per rappresentare le anagrafiche degli studenti:

2 Pagina 2 di 7 Powered by 2010 Microsoft Corporation. Tutti i diritti sono riservati. Note legali. Informativa sulla privacy Figura 2 Tabella Studenti. Id_Indirizzo è il campo su cui applicare la colonna di ricerca INDIRIZZI per rappresentare gli indirizzi di studio (IGEA, PROGRAMMATORI, SIRIO, LINGUISTICO,TURISTICO) Figura 3 Tabella Indirizzi in visualizzazione struttura Le due tabelle sono in relazione 1 a molti tra di loro: uno studente segue un solo indirizzo di studi, ma ad un indirizzo di studi appartengono molti studenti. Figura 4 Relazione 1 a molti tra la tabella Indirizzi e la tabella Studenti Nel momento in cui dobbiamo aggiungere uno studente nel database, vogliamo far in modo di non dover inserire il valore ID_Indirizzo (identificativo dell indirizzo di studi), ma di poterlo selezionare da un elenco che mostri il nome dell indirizzo e non l ID, che potrebbe non fornire alcun informazione circa la categoria di appartenenza. Colonna di ricerca mediante Ricerca guidata Per questa modalità, come anche per l altra, dobbiamo distinguere due casi: 1. I valori vengono recuperati da un'altra tabella o query; 2. l elenco di valori viene inserito manualmente. Valori recuperati da un'altra tabella o query; selezionare la tabella STUDENTI, con il tasto destro selezionare Visualizzazione struttura cliccare nella cella Tipo dati, relativa al campo per il quale vogliamo creare il controllo (ID_Indirizzo) aprire il menu e scegliere Ricerca guidata

3 Pagina 3 di 7 Figura 5 Attivazione della Ricerca guidata per il campo Id_Indirizzo Si avvia la Ricerca guidata Figura 6 Ricerca guidata con i valori in una tabella o query Lasciamo la prima opzione e clicchiamo il pulsante Avanti Figura 7 Ricerca guidata. Selezione della tabella dove si trovano i valori Selezioniamo la tabella che contiene i valori che devono apparire nel campo ID_Indirizzo della tabella STUDENTI e premiamo il pulsante Avanti Figura 8 Ricerca guidata. Scelta dei campi che contengono i valori Selezionare i campi che si desiderano che appaiano nel controllo elenco (ID_Indirizzo, Descrizione) tra i campi disponibili e premere il pulsante > oppure >> per trasferirli nel riquadro Campi selezionati. E premere Avanti

4 Pagina 4 di 7 Figura 9 Ricerca guidata. Scelta dell'ordinamento dei valori Eventualmente, scegliere il tipo di ordinamento e i campi con cui visualizzare i dati nel controllo elenco e premere Avanti Appare l anteprima dei dati che appariranno nel controllo elenco, se si vuole nascondere il campo chiave(id_indirizzo) occorre abilitare la relativa casella di controllo Figura 10 Ricerca guidata. Anteprima dei valori Premere il pulsante Avanti. Figura 11 Ricerca guidata. Assegnazione del nome per la colonna Assegnare un nome alla colonna e premere il pulsante Fine Figura 12. Ricerca guidata. Conferma delle operazioni Premere il pulsante SI per confermare la creazione del controllo. Si può verificare il risultato dell operazione effettuata, cliccando 2 volte per aprire la tabella STUDENTI Figura 13. Risultato dell' impostazione della colonna di ricerca Elenco di valori inseriti manualmente Selezionare la seconda opzione della Ricerca guidata per inserire manualmente i valori del controllo e premere il pulsante Avanti

5 Pagina 5 di 7 Figura 14. Ricerca guidata con i valori da inserire manualmente Inserire manualmente i valori e premere il pulsante Avanti Figura 15. Ricerca guidata - Inserimento manuale dei valori Assegnare un nome alla colonna e premere il pulsante Fine Figura 16 Ricerca guidata - Assegnazione di un nome alla colonna Si può verificare il risultato dell operazione effettuata, cliccando 2 volte per aprire la tabella STUDENTI Figura 17 Risultato delle operazioni effettuate Colonna di ricerca mediante Scheda Ricerca Questa modalità ci serve anche, eventualmente, per modificare le impostazioni generate dalla ricerca guidata. Elenco di valori inserito manualmente Aprire la tabella in Struttura Posizionarsi sul campo in cui si vuole la casella di riepilogo o combinata Selezionare la scheda Ricerca Nel campo Visualizza controllo, selezionare il tipo di controllo (Casella di riepilogo o Casella combinata) Nel campo Tipo origine riga, selezionare Elenco valori. Nel campo Origine riga, cliccare il pulsante elenco inserire i singoli valori in righe distinte.. Nella finestra di dialogo Modifica voci di

6 Pagina 6 di 7 Figura 18 Scheda Ricerca. Inserimento manuale dei valori Figura 19 Scheda Ricerca. Parametri Valori recuperati da un'altra tabella o query; Aprire la tabella in Struttura Posizionarsi sul campo in cui si vuole la casella di riepilogo o combinata Selezionare la scheda Ricerca Nel campo Visualizza controllo, selezionare il tipo di controllo (Casella di riepilogo o Casella combinata) Nel campo Tipo origine riga, selezionare Tabella/query. Nel campo Origine riga, cliccare il pulsante query. Creare la query mediante il generatore di Figura 20 Scheda Ricerca. Parametri per i valori prelevati da un'altra tabella Per il significato e l impostazione degli attributi della Scheda Ricerca si può far riferimento alla seguente Tabella esplicativa. Visualizza controllo Tipo origine riga Origine riga Per impostare il tipo di controllo su Casella di controllo, Casella di testo, Casella di riepilogo o Casella combinata. Il controllo Casella combinata è quello più usato per una colonna di ricerca. Indica se l elenco dei valori devono essere recuperati da un'altra tabella o da una query oppure devono essere immessi manualmente. È inoltre possibile scegliere di compilare l'elenco con i nomi dei campi in una tabella o query. Specificare la tabella, la query o l'elenco dei valori da cui recuperare i valori per la colonna di ricerca. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Tabella/query o Elenco campi, per questa proprietà è necessario impostare il nome di una tabella

7 Pagina 7 di 7 o query oppure un'istruzione SQL che rappresenta la query. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Elenco valori, è necessario impostare un elenco di valori separati da punto e virgola. Colonna associata Numero colonne Intestazioni colonne Larghezza colonne Righe in elenco Larghezza elenco Solo in elenco Specifica la colonna nell'origine di riga da cui viene recuperato il valore memorizzato dalla colonna di ricerca. I valori consentiti sono compresi nell'intervallo da 1 al numero di colonne nell'origine di riga. Specifica il numero di colonne nell'origine di riga che è possibile visualizzare nella colonna di ricerca. Per selezionare le colonne da visualizzare, si specifica una larghezza di colonna nella proprietà Larghezza colonne. Specifica se visualizzare o meno le intestazioni delle colonne. Specifica la larghezza per ogni colonna. Se non si desidera visualizzare una colonna, ad esempio una colonna ID, specificare 0 per la larghezza. Specifica il numero di righe da mostrare quando si visualizza la colonna di ricerca. Specifica la larghezza del controllo per la visualizzazione della colonna di ricerca. Indica se è consentita o meno l'immissione di un valore non incluso nell'elenco. Consenti valori multipli Indica se la colonna di ricerca utilizza un campo multivalore e se consente la selezione di più valori. Consenti modifiche a elenco valori Maschera di modifica voci di elenco Mostra solo valori origine riga Specifica se è consentita o meno la modifica delle voci di una colonna di ricerca basata su un elenco di valori. Quando questa proprietà è impostata su Sì e si fa clic con il pulsante destro del mouse su un campo di ricerca basato su un elenco di valori a colonna singola, verrà visualizzato il comando Modifica voci di elenco. Se i campo di ricerca include più colonne, questa proprietà viene ignorata. Inserire il nome di una maschera esistente da utilizzare per modificare le voci di elenco in una colonna di ricerca basata su una tabella o una query. Visualizza solo i valori corrispondenti all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è impostata su Sì. Autore: Francesco Procida Articoli di: Gestire i dati Gestire i dati Archiviare ed elaborare i dati con Excel 2007 Access 2007 Colonna di ricerca Impariamo a usare Access gestendo la musica Corso su Microsoft Access: il laboratorio per i più esperti