Ordina e filtra elenchi

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1 Ordina e filtra elenchi Excel è un ottimo "divoranumeri", ma si dimostra uno strumento validissimo per creare e gestire elenchi. È possibile raccogliere in un elenco qualsiasi cosa, dagli indirizzi di posta elettronica agli articoli in inventario, ma perché gli elenchi siano utili occorre poter trovare rapidamente le informazioni desiderate. Questa esercitazione illustra come fare. Prima di iniziare Preparare il foglio di lavoro Ordinare le informazioni in un elenco Ordinare secondo alcune colonne in una volta sola Filtrare un elenco Filtrare secondo criteri personalizzati Reimpostare i filtri Scheda di riferimento rapido Prima di iniziare Competenze che saranno acquisite Una volta completata questa esercitazione, l'utente sarà in grado di: Requisiti Organizzare un foglio di lavoro da utilizzare come elenco. Disporre rapidamente un elenco in ordine alfabetico o numerico. Filtrare un elenco per visualizzare elementi specifici. Ordinare e filtrare un elenco utilizzando criteri diversi. Reimpostare e rimuovere i filtri applicati a un elenco. Excel per Mac 2011 Le competenze di base in Excel, tra cui l'apertura di una cartella di lavoro e la selezione di celle, colonne e righe. Suggerimento Se è la prima volta che si utilizza Excel, eseguire prima l'esercitazione Esercitazione: Introduzione a Excel. File di pratica Le lezioni dell'esercitazione sono concepite per essere visualizzate in ordine. Scaricare e utilizzare questo file di pratica per eseguire l'esercitazione in maniera ottimale. SortFilterLists.xlsx (92 K) Tempo stimato per il completamento: 20 minuti Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 1

2 1. Preparare il foglio di lavoro In Excel, un elenco può contenere una o più colonne di dati. Per gestire un elenco, per prima cosa è necessario verificare che i dati del foglio di lavoro siano organizzati /in modo corretto. Ad esempio, i dati dovrebbero essere disposti in colonne contrassegnate da etichette e non dovrebbero contenere righe o colonne vuote. Organizziamo il foglio di lavoro per l'esercitazione: in questo modo, gestirlo come elenco sarà facile. Aprire il file di pratica che si trova all'inizio di questa esercitazione. Tenere premuto CTRL e fare clic sull'intestazione della riga 7 (o fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione), quindi fare clic su Elimina. Tenere premuto CTRL e fare clic sull'intestazione della colonna B (o fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione), quindi fare clic su Elimina. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 2

3 Fare clic sulla cella C1, digitare Data come etichetta, quindi premere RITORNO. Ora tutte le colonne hanno un'etichetta e l'elenco non contiene più righe o colonne vuote. Suggerimenti Per mantenere le etichette delle colonne visibili mentre si scorre un lungo elenco, è possibile bloccare la riga che le contiene. Ad esempio, sul foglio di prova, fare clic in un punto qualsiasi della riga 2 (come la cella A2), quindi scegliere Finestra > Blocca riquadri. Per annullare il blocco della riga, fare clic su Finestra > Sblocca riquadri. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Preparare un foglio di lavoro da gestire come elenco aggiungendo etichette di intestazione ed eliminando righe e colonne vuote. 2. Ordinare le informazioni in un elenco Un modo per ordinare i dati in un elenco è disporli in ordine alfabetico o numerico. Ad esempio, si potrebbe voler vedere tutte le transazioni ordinate per data. Come ordinare l'elenco per visualizzare le transazioni per data, disposte secondo la data più recente. Fare clic su una cella della colonna C che contenga dei dati (ad esempio, C2). Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 3

4 Nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic sulla freccia accanto a Ordina e scegliere Decrescente. Ora l'elenco è ordinato per data, con le transazioni più recenti mostrate per prime. Inoltre, tutti i dati associati nelle altre colonne sono disposti secondo l'ordine della colonna scelta. Nota Quando i dati contengono etichette di intestazione (ad esempio, Località, Data, Prodotto), le etichette non vengono considerate nella procedura. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 4

5 Suggerimenti Per visualizzare l'elenco nel suo ordine iniziale, assicurarsi che una colonna preservi l'ordine iniziale, quindi ordinare l'elenco secondo quella colonna (per esempio, una colonna che contenga i numeri transazione come la colonna Transazione nel file di prova dell'esercitazione). È possibile ordinare le colonne ma non le righe. Non è possibile ordinare una colonna che contenga celle unite. Per dividere le celle, selezionare le celle che contengono dati uniti. Nella scheda Home, in Allineamento, fare clic sulla freccia accanto a Unisci e scegliere Dividi celle. Quando si ordina una colonna di celle che contiene dati di testo invece di dati numerici, i dati vengono disposti in ordine alfabetico. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Ordinare un elenco che contiene dati numerici o dati di testo. 3. Ordinare secondo alcune colonne in una volta sola Nell'ultima lezione, si è ordinato l'elenco per data, per visualizzare le transazioni dalla più recente alla più antica. Ma come si fa se si desidera ordinare l'elenco secondo ulteriori criteri? Ad esempio, si potrebbe voler visualizzare le transazioni ordinate per data e, per ciascuna data, per prezzo, dal più alto al più basso. Come ordinare l'elenco secondo ulteriori criteri. Fare clic sulla freccia accanto a Ordina, quindi scegliere Ordinamento personalizzato Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 5

6 La casella di dialogo Ordina include già un'opzione di ordinamento (per esempio, Ordina per data) basata sull'ordine eseguito nella lezione precedente. Per aggiungere altre opzioni di ordinamento, fare clic sul pulsante +. Fare clic sull'area vuota a destra di Quindi per e scegliere Prezzo all ingrosso. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 6

7 Nel menu a comparsa Ordina, fare clic su Dal più grande al più piccolo, quindi scegliere OK. Suggerimento Per modificare l'ordine delle opzioni di ordinamento, fare clic su Ordina per o su Quindi per e trascinare le opzioni secondo l'ordine desiderato. Ora l'elenco è ordinato per data, dalla più recente alla meno recente e, all'interno di ciascuna data, per prezzo all'ingrosso, dal più alto al più basso. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Ordinare un elenco secondo più opzioni. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 7

8 4. Filtrare un elenco I filtri offrono un altro modo per visualizzare i dati di un elenco. Mentre l'ordine dispone tutti gli elementi in ordine alfabetico o numerico, il filtro mostra solo gli elementi che corrispondono a determinati criteri. Ad esempio, si potrebbe voler visualizzare solo le transazioni avvenute in una data specifica. Come filtrare l'elenco per mostrare le transazioni avvenute il 5 maggio. Fare clic su una cella dell'elenco che contenga dati (ad esempio, A2). Nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic su Filtro. Ora sulla cella di ciascuna etichetta di colonna appare una freccia di filtro. Fare clic sulla freccia di filtro per l'etichetta della colonna Data. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 8

9 Nel pannello filtri, deselezionare la casella di controllo (Seleziona tutto). Fare clic sulla freccia di filtro accanto a maggio, selezionare la casella di controllo 05, quindi fare clic su X per chiudere il pannello Filtro. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 9

10 L'elenco ora è filtrato per mostrare solo le transazioni avvenute il 5 maggio e i numeri di riga delle righe che corrispondono ai criteri filtro appaiono in blu. Suggerimenti Un'icona di filtro appare sulle colonne che sono state filtrate. Per spostare il pannello Filtro in un'altra posizione sul foglio, trascinare la barra degli strumenti del pannello. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Filtrare un elenco secondo diversi criteri. 5. Filtrare secondo criteri personalizzati È possibile filtrare un elenco per più di una colonna per volta, come anche secondo criteri personalizzati. Ad esempio, degli elementi che appaiono in una determinata data, si potrebbe desiderare di visualizzare solo le transazioni relative a una località specifica all'interno di una specifica fascia di prezzo. Come filtrare l'elenco per mostrare le transazioni del 5 maggio in Oregon e Washington con un totale vendite fra 500 ed Fare clic sulla freccia di filtro per l'etichetta di colonna Località. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 10

11 Cancellare la casella di controllo California, quindi fare clic su X per chiudere il pannello Filtro. Fare clic sulla freccia di filtro per l'etichetta di colonna Fatturato totale. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 11

12 Nel menu a comparsa Scegliere un valore, fare clic su È compreso tra. Nelle caselle, digitare 500 e 1000 come mostrato di seguito, quindi fare clic su X per chiudere il pannello Filtro. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 12

13 Ora l'elenco mostra solo le transazioni avvenute il 5 maggio a Washington e nell Oregon con un totale vendite compreso fra 500 e Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Filtrare un elenco secondo criteri personalizzati. 6. Reimpostare i filtri Dopo aver filtrato un elenco per vedere le informazioni desiderate, è possibile reimpostare i filtri per mostrare le righe nascoste. È possibile reimpostare i filtri uno per volta o tutti in una volta. Come reimpostare un filtro per una singola colonna e poi per l'intero elenco. Fare clic sulla freccia filtro per l'etichetta di colonna Fatturato totale. Nel pannello Filtro, fare clic su Cancella filtro, quindi fare clic su X per chiudere il pannello Filtro. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 13

14 La colonna Fatturato totale non è più filtrata e l'icona di filtro non appare più sull'etichetta della colonna. Per reimpostare i filtri per l'intero elenco, fare clic su Dati > Cancella filtri. Nota Se l'opzione Cancella filtri non è disponibile, significa che tutti i filtri sono stati reimpostati. Le icone di filtro non appaiono più sulle etichette di colonna e i numeri riga non appaiono più in blu, perché ora all'elenco non sono più applicati filtri. Suggerimenti Per disattivare i filtri per l'intero foglio, nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic su Filtra. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Reimpostare un filtro applicato a una colonna e i filtri applicati a un intero elenco. Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 14

15 Scheda di riferimento rapido Per Eliminare una riga o una colonna vuota Mantenere visibili le etichette di colonna quando si scorre il foglio Ordinare una colonna Riportare un elenco all'ordine in cui i dati sono stati immessi inizialmente Ordinare secondo più colonne in una volta sola Attivare i filtri Mostrare il pannello Filtro Cancellare un filtro da una colonna Cancellare tutti i filtri di un elenco Eseguire questa operazione Tenere premuto CTRL e fare clic sull'intestazione di colonna o di riga (ad esempio, A o 1), quindi scegliere Elimina. Oppure, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna o di riga e scegliere Elimina. Fare clic su un punto qualsiasi nella riga sotto quella che si desidera rimanga visibile. Quindi fare clic su Finestra > Blocca riquadri. Per sbloccare le righe, fare clic su Finestra > Sblocca riquadri. Fare clic su una qualsiasi cella di dati della colonna. Nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic sulla freccia di filtro accanto a Ordina, quindi selezionare un'opzione. Verificare che l'elenco includa una colonna (ad esempio, "Transazione") che organizza i dati nell'ordine che è stato immesso. Quindi, ordinare secondo quella colonna. Nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic sulla freccia di filtro accanto a Ordina, quindi scegliere Ordinamento personalizzato. Quindi, aggiungere le opzioni di ordinamento desiderate. Nella scheda Dati, in Ordina e filtra, fare clic su Filtra. Fare clic sulla freccia di filtro sull'etichetta della colonna che si desidera filtrare. Fare clic sulla freccia di filtro sull'etichetta della colonna, quindi fare clic su Cancella filtro. Fare clic su Dati > Cancella filtri. Altri suggerimenti La procedura di ordinamento dispone tutti gli elementi di un elenco in ordine alfabetico o numerico. La procedura di filtro mostra solo gli elementi di un elenco che corrispondono a determinati criteri. Prima di ordinare o filtrare un elenco, sarà necessario eliminare le colonne e le righe vuote e aggiungere un nome descrittivo a tutte le etichette di colonna (ad esempio, Località, Data, Prodotto). Un'icona del filtro sull'etichetta di colonna indica che la colonna è stata filtrata. Inoltre, le intestazioni di riga (ad esempio, 1, 2, 3) appaiono in blu per segnalare quali righe corrispondono ai criteri filtro selezionati. È possibile ordinare le colonne ma non le righe. Ulteriori opzioni di ordinamento e di filtro sono disponibili nel menu Dati (ad esempio, Dati > Cancella filtri). Microsoft Office per Mac 2011: Ordina e filtra elenchi 15