Corso sul PACCHETTO OFFICE. Modulo Access

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1 Corso sul PACCHETTO OFFICE Modulo Access Docente: dott. Marco Cardani Lezione 6 I campi di ricerca lookup 1

2 6 I campi di ricerca lookup Vedremo in questa lezione come agevolare l inserimento dei dati mediante la definizione di campi di ricerca (detti anche campi di lookup). In pratica vogliamo fare in modo che alcuni campi della nostra tabella contengano un menù a tendina nel quale scegliere il valore corretto; queste voci dovranno essere tratte dalle altre tabelle presenti nel database. Per esempio, quando nella tabella Opere inseriremo l autore di un determinato libro, apparirà nel menù a tendina l elenco degli scrittori della tabella Autori. Andiamo quindi nella visualizzazione struttura della tabella Opere e selezioniamo il campo Autore. Nelle proprietà clicchiamo sul cavaliere Ricerca e apriamo il menù a tendina di Visualizza controllo scegliendo Casella combinata (vedi Figura 1). Fra le tre questa è senza dubbio l opzione più gradevole esteticamente e semplice da gestire tecnicamente. Figura 1 - Il menù a tendina di Visualizza controllo. Ora vengono visualizzate ulteriori proprietà valide per la selezione fatta, come mostrato in Figura 2. 2

3 Figura 2 - Proprietà di una casella combinata. Tipo origine riga indica da dove devono essere presi i dati: manteniamo Tabella/query. In Origine riga invece dobbiamo indicare esattamente da dove provengono i dati: clicchiamo al suo interno e dal menù che appare scegliamo, naturalmente, Autori (vedi Figura 3). Figura 3 - La proprietà Origine riga. Clicchiamo adesso sul tasto per avviare la procedura di collegamento fra i dati di due distinte tabelle. A questo punto, dopo aver risposto Sì alla richiesta di generare una query all interno della nostra tabella (vedi Figura 4), Figura 4 - Finestra di dialogo "Creare una query..." apparirà una schermata completamente nuova (vedi Figura 5). 3

4 Figura 5 - La finestra per realizzare una query. Nella parte superiore della finestra viene visualizzato l elenco dei campi della tabella Autori. Facciamo un doppio click sul campo Codice_Autore : esso viene aggiunto nella griglia inferiore, all interno di Campo. Aggiungiamo nello stesso modo i campi Cognome e Nome in modo da ottenere il risultato mostrato in Figura 6. Figura 6 - Modifica di campo. Abbiamo terminato questa fase: chiudiamo la finestra e rispondiamo Si alla richiesta se vogliamo aggiornare la proprietà del campo. La proprietà Origine riga viene completata con una istruzione comprensibile ad Access che traduce quanto da noi definito durante l autocomposizione. Completiamo le altre proprietà come mostrato nella Figura 7. 4

5 Figura 7 - Modifiche alle proprietà di ricerca. Abbiamo detto ad Access che nel menù a tendina che stiamo creando dovranno esserci 3 colonne (Numero colonne), l intestazione delle colonne non deve apparire (Intestazione colonne) e che le colonne hanno le seguenti dimensioni (Larghezza colonne): 0cm la prima, 3cm le altre due. Così facendo nel menù a tendina il codice autore non verrà nemmeno visualizzato: vedremo soltanto cognome e nome dello scrittore, perché questi sono i due dati che a noi operatori servono realmente per compilare la tabella (vedi Figura 8). Inoltre, per completezza abbiamo definito una Larghezza elenco di 6cm. Ovviamente si tratta di indicazioni di massima, liberamente personalizzabili. Pretendiamo infine che i dati inseriti siano presenti nell elenco (Solo in elenco e Consenti modifiche a elenco): nel compilare la tabella Opere quindi non possiamo scrivere il nome di un autore non presente nella tabella degli autori. 5

6 Figura 8 - La casella combinata nella tabella. In questo modo la compilazione dei dati della tabella diventa realmente facile e rapida; se non vogliamo che appaia il menù a tendina basta digitare il cognome dell autore che ci verrà suggerito dal programma. In Microsoft Access 2010, per facilitare questa procedura, è stato inserito un nuovo tipo di dato: la Ricerca guidata. Scegliendolo nella colonna Tipo dati della Visualizzazione struttura, si avvia una semplicissima procedura guidata (Figura 9, Figura 10 e Figura 11) che sintetizza i passaggi appena descritti. Figura 9 - Passaggio 1 della Ricerca guidata. 6

7 Figura 10 - Passaggio 2 della Ricerca guidata. Figura 11 - Passaggio 3 della Ricerca guidata. 7