Modulo gestione timbrature

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1 STORES2 Manuale di istruzioni Version Modulo gestione timbrature

2 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 2 di 17 Indice 1. GESTIONE DEL MODULO TIMBRATURE TIMBRATURA IN ENTRATA TIMBRATURA IN USCITA MODIFICA TIMBRATURE REGISTRATE INSERIMENTO DI NUOVI DIPENDENTI ELIMINARE UNA SCHEDA DIPENDENTE REGOLE PER LA GESTIONE DELLE TIMBRATURE RICHIAMO DELLE TIMBRATURE DALLA PAGINA STATISTICHE... 16

3 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 3 di Gestione del modulo Timbrature 1.1. Timbratura in entrata Per inserire in Stores2 la timbratura di entrata, dal menu principale seleziona Vendite, quindi Timbratura. Questa opzione apre il modulo di registrazione timbrature. Per identificare il dipendente, è sufficiente scansionare il barcode contenuto nel badge personale. IMPORTANTE: prima di scansionare il badge, è importante che il cursore stia lampeggiando nel campo Barcode. In caso contrario, il lettore non sarà in grado di riportare il codice nel campo.

4 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 4 di 17 STORES2 identificherà il dipendente, e registrerà l orario di entrata. Il nome del dipendente sarà visualizzato nel campo sotto evidenziato, mentre l ora e la data saranno visibili nei campi successivi. Una volta verificati i dati, è necessario premere il bottone CHECK IN, che riporterà il modulo allo stato originale. Clicca su Cancel per chiudere la finestra e tornare a Stores Timbratura in uscita Per effettuare una timbratura in uscita, seguire la medesima procedura descritta precedentemente. Una volta scansionato il barcode, scegliere CHECK OUT in luogo del precedente check-in. Quindi, premere Cancel per chiudere la finestra e tornare a stores.

5 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 5 di Modifica timbrature registrate IMPORTANTE: Solo lo Store Manager può modificare le tabelle di timbratura. È perciò evidente che l account di store manager sia effettivamente accessibile SOLO allo store manager. Apri il menu Operatori e seleziona Orario Dipendenti. Questo formulario permette allo store manager di effettuare richerche complesse, filtrando le presenze per negozio, dipendente, giorno, come mostrato nella figura sottostante. Le colonne mostrano le seguenti informazioni Nodo: codice identificativo del negozio Data: Data delle registrazioni; Dipendente e Barcode: identifica il dipendente; Ora di inizio, ora di fine e motivazioni. 2.1 Inserimento manuale di registrazioni Questi passaggi sono da effettuare solo se NON ci sono timbrature per il giorno corrente, e si intende inserire manualmente una registrazione per ragioni diverse rispetto alle comuni operazioni di check-in o check-out. Dentro la già aperta finestra di Orario Dipendenti, è necessario fare click destro dentro la prima riga bianca, e selezionare quindi (con click sinistro) l opzione NUOVO.

6 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 6 di 17 Apparirà il Registro delle Presenze, nel quale inserire manualmente la registrazione. I campi obbligatori sono costituiti dal negozio dove il dipendente lavora, il nome del dipendente e la data per la quale si effettua la registrazione. Inserire un ora di inizio e un ora di fine, includendo anche la motivazione per la registrazione manuale. Nell esempio sottostante, viene mostrata una registrazione per un giorno di ferie completo. Una volta inseriti tutti i dati richiesti, premere OK. 2.2 Correzione di registrazioni esistenti Nel caso si voglia modificare esistenti registrazioni, è necessario seguire la seguente procedura. È necessario per questo rintracciare il movimento che si desidera variare. NOTA BENE: è possibile modificare SOLAMENTE registrazioni non complete o già non trasmesse. Dentro il registro delle timbrature, ricercare il movimento prescelto utilizzando a piacere i campi evidenziati, ossia il negozio, il nome del dipendente, la motivazione e l arco temporale. Marcare trasmesso per verificare che il movimento non lo sia già, nel qual caso non sarà possibile modificarlo. Premere il pulsante di ricerca per iniziare.

7 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 7 di 17 Le voci desiderate appariranno in elenco. Per accedere alla registrazione richiesta, premi il tasto sinistro del mouse sulla riga corrispondente, che sarà così evidenziata. Premi il tasto destro del mouse sulla medesima riga e seleziona Proprietà, aprendo così la tabella delle presenze, dalla quale sarà possibile effettuare modifiche. Per fare ciò, clicca nel campo da modificare, e inserisci il valore desiderato. Per confermare, premere OK.

8 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 8 di 17 IMPORTANTE: STORES terrà traccia di tutte le modifiche effettuate, ed ogni modifica non autorizzata potrà così essere individuata.

9 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 9 di Inserimento di nuovi dipendenti Tutti i dipendenti devono essere obbligatoriamente registrati in Stores2, in modo da creare un barcode per ognuno di loro. In caso contrario, non potranno effettuare timbrature. Per creare un nuovo dipendente, seguire la procedura qui visualizzata. Apri il menu Operatori e clicca su Dipendenti del nodo. Apparirà la lista relativa. IMPORTANTE: effettuando un click destro sulla riga del dipendente e selezionando proprietà potrai accedere a tutte le opzioni, incluse quelle di stampa del barcode. Il NUMERO del Barcode, che corrisponderà al numero di registrazione, DEVE essere richiesto alla Divisione Risorse Umane al momento dell assunzione. Per registrare un nuovo dipendente, premi il tasto destro del mouse all interno della finestra Dipendenti del nodo, e seleziona Nuovo nel menu contestuale che apparirà.

10 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 10 di 17 Devono essere compilati I seguenti campi obbligatori: Seleziona lo shop dal menu a tendina. Codice ID; questo codice è ottenuto automaticamente premendo il bottone 3+1 posto alla destra. Nome, cognome e tutte le relative info di contatto. Inserisci il barcode che verrà usato per le timbrature. La struttura del codice sarà composta dal nodo del negozio e dall ID del dipendente. Imposta una password per proteggere l account utente. Part-Time: se l utente ha un contratto part-time, seleziona questo campo. Definisci la data di inizio, lasciando quella di termine rapporto invariata. Per confermare la scheda creata, premi OK. Ora è possibile stampare il badge, premendo click destro sul nome del dipendente e selezionando Stampa barcode.

11 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 11 di 17 Questo determina l apertura di una seconda finestra, che richiederà conferma di stampa. Premere conferma e apparirà la preview. Premere stampa per procedere alla realizzazione del badge (la stampante deve essere accesa e funzionante).

12 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 12 di Eliminare una scheda dipendente Quando il rapporto di lavoro con il dipendente cessa, è necessario registrare la data di conclusione in Stores2. Apri le proprietà del dipendente, nella stessa finestra dove vengono creati gli account. Premi click destro del mouse, quindi seleziona Proprietà come raffigurato. Accanto alla data di inizio rapporto è visibile il campo relativo alla cessazione. Inserire manualmente la data nel formato richiesto, o utilizzare il calendario disponibile premendo il vicino pulsante.

13 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 13 di 17 NOTA: Il dipendente cessato DEVE lasciare il badge allo store manager. I badge possono essere utilizzati di nuovo per altri dipendenti, semplicemente sostituendo il barcode stampato in precedenza con quello del nuovo dipendente. Importante: ogni dipendente avrà un barcode differente, quindi non è possibile riutilizzarli.

14 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 14 di Regole per la gestione delle timbrature Per il management del modulo timbrature, puoi accedere alla scheda Orario Dipendenti, situata nel menu operatori. Da questa scheda è possible gestire parametri quail permessi, ferie, malattia. Per accedere al form premi click destro e seleziona Nuovo Inserire le seguenti informazioni obbligatorie: Nodo: Verifica il negozio corrispondente al dipendente Seleziona quindi il Dipendente Data per la quale viene inserita l operazione

15 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 15 di 17 Anche le seguenti informazioni sono obbligatorie: Ora di inizio Ora di fine Giustificativo, a scelta tra! 90 giorno libero;! 01 ferie;! 02 malattia;! 04 infortunio sul lavoro;! 18 maternità;! 03 ricovero ospedaliero;! 17 assenza ingiustificata;! 10 permesso;! 79 trasferta;! 26 recupero! 46 festività Possono essere aggiunte delle note al movimento. Confermare l inserimento premendo OK

16 STORES Modulo Gestione Timbrature Pagina 16 di Richiamo delle timbrature dalla pagina Statistiche Sono possibili due procedure per il richiamo del sommario delle timbrature: 1. Ordinare una statistica 1804 Timesheet 2. Accedi alle registrazioni di ingresso e uscita dal modulo Orario Dipendenti, come descritto nel capitolo 2. Apri Statistiche nel menu di Stores2 quindi seleziona la statistica 1804, denominata Cartellino Puoi ora selezionare i parametri secondo i quali produrre la statistica: Nodo: seleziona il nodo per il quale si vuole verificare le timbrature. Data: restringere il periodo di tempo, se necessario Cognome e nome: per filtrare la ricerca ad un solo dipendente, è possibile compilare questi campi. Raggruppamenti: con questa funziona puoi definire l output della statistica: o Seleziona con il click sinistro del mouse un campo, e portalo con il pulsante freccia verso destra nell altro campo. o Se richiesto, inserisci altri campi di raggruppamento. Nella figura sottostante, è visibile un raggruppamento tipo, nel quale saranno visualizzate le timbrature per il negozio per ogni dipendente. Clicca su Conferma per iniziare il calcolo. Qui sotto è visibile un report tipo, ordinato per dipendente.

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