MyMax PROCEDURA QUALITA Gestione Documenti PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 1 di 8

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1 Immagine TIPO_DOC_01 MyMax PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 1 di Scopo e campo di applicazione La procedura definisce la gestione dei documenti rilevanti utilizzati per la gestione aziendale. Il Responsabile Qualità è responsabile della corretta gestione dei documenti del sistema qualità. 2.0 Definizioni Documenti di pianificazione: tutti quei documenti contenenti dati di definizione del prodotto, del processo del servizio e del sistema Qualità in accordo con le prescrizioni della norma UNI EN ISO 9001:2008; tali documenti sono modificati al variare delle condizioni. Documenti di registrazione: tutti i documenti che costituiscono registrazione del livello qualitativo dei servizi o degli aspetti aziendali notevoli. Tali documenti non possono subire aggiornamenti ma, una volta compilati, sono accuratamente archiviati per un periodo di tempo stabilito onde dimostrare, anche a distanza di tempo, il livello di Qualità di un particolare servizio o di un aspetto del Sistema Qualità in un particolare momento. 3.0 Struttura dei documenti di pianificazione 3.1 Manuale della Qualità La struttura e la gestione del manuale è presentata nel manuale stesso. 3.2 Procedure Ogni procedura descrive i meccanismi organizzativi, le regole di gestione, le modalità operative, le prescrizioni specifiche necessarie a tenere sotto controllo le attività. Sono indicate le responsabilità ed i collegamenti interfunzionali tra le persone. Le procedure sono identificate da una sigla/numero univoco, da un titolo, da un numero di edizione, uno di revisione e da una data di verifica/approvazione. Ove richiesta la firma elettronica (che deve essere evidente sul sistema MyMax) è possibile riportare firma scansionata del responsabile. Ogni pagina della procedura riporta il numero progressivo di pagina ed il numero totale delle pagine che la compongono. La prima pagina riporta le firme delle persone che hanno verificato e approvato il documento. La procedura indica, se il caso ricorre, la presenza di allegati e ne precisa il titolo o altri riferimenti per l'identificazione. 3.3 Tipologie di documento Ogni documento appartiene ad una particolare famiglia definita Tipo. Ogni Tipo di documento ed il relativo profilo di gestione è definito dal Responsabile Qualità con la pagina visibile in immagine TIPO_DOC_01. Nella pagina sono presenti tutti i campi necessari per pianificare ogni aspetto di gestione del documento (anche se si tratta di registrazione). I dati di gestione sono riportati automaticamente da MyMax se il documento è definito a Gestione Standard (vedi Immagine 2). Procedura Data Ed. Rev. Verifica e Approvazione D PQ05a

2 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 2 di Elenco documenti rilevanti Tutti i documenti rilevanti e mantenuti sotto controllo, sono catalogati dal Responsabile Qualità nel sistema MyMax (vedi immagine 1): immagine 1 L inserimento di ogni documento è effettuato dal Responsabile Qualità con le pagine della procedura guidata in immagine immagine 2 immagine 2.1 In immagine 2.1 è visibile il check Invia da utilizzare se serve richiedere firma elettronica del documento (vedi apposita procedura).

3 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 3 di 8 immagine 2.2 immagine 2.3 Per ogni documento sono definiti: Tipo di documento Tipo di contenuto Numero Titolo Contenuto Edizione Revisione Data Data massima validità Evidenza di obsolescenza Gestore Responsabile Verifica Responsabile Approvazione Modalità diffusione Modalità di reperimento Modalità di gestione copie superate Password di apertura (facoltativa) Modalità di verifica periodica Frequenza di verifica Rilevanza per il sistema di gestione per la sicurezza/ambiente

4 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 4 di 8 Sono inoltre inseribili le seguenti informazioni: l informazione che la gestione del documento è gestito con regole standard (dipendenti dalla tipologia di documento) il riferimento ad un progetto il riferimento ad una commessa Percorso sul web o upload del file su server MyMax Il Responsabile Qualità può registrare, per ogni documento, la diffusione esterna a clienti o fornitori (o la gestione di documenti esterni forniti da clienti o fornitori) Personalizzazione elenco documenti Il Responsabile Qualità può modificare la visualizzazione dell elenco documenti accedendo dal menu alla voce Configurazione Elenco. Questa funzione permette di eliminare dall elenco le icone delle applicazioni non utilizzate in azienda (vedi immagine CONF_DOC_01) immagine CONF_DOC_01 La funzione è accessibile solo dall account amministratore di sistema Eliminazione o modifica password dei documenti Se è stata inserita una password per il download del documento, il Responsabile Qualità potrà eliminarla o modificarla accedendo ad apposita area riservata: immagine 3 Cliccando su si apre la pagina in cui inserire i nuovi dati.

5 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 5 di Elenco documenti rilevanti Informazione Allo scopo di agevolare la verifica della disponibilità di copie aggiornate, ogni utente di MyMax può accedere (in sola lettura se non diversamente autorizzato) all elenco dei documenti catalogati (immagine 1). 4.0 Link al documento Ogni utente autorizzato di MyMax può accedere al link del documento cliccando su Si apre la pagina in immagine UP_01: dall elenco documenti. Immagine UP_01 Se il documento non è protetto da password è possibile scaricarlo cliccando sul collegamento (e la riga Inserisci Password non è visualizzata), altrimenti è necessario specificare la password (vedi par ) e poi cliccare su (e la riga Percorso file non è visualizzata) 4.1 Upload del documento Ogni utente autorizzato di MyMax può effettuare upload del documento sull apposito spazio web (vedi immagine 2.3). Selezionato il documento (solo in formato pdf) quest ultimo sarà caricato sul web ed il suo percorso sarà aggiornato nel sistema MyMax in modo che sia scaricabile dagli utenti autorizzati. Attenzione: se il file caricato sul web ha lo stesso nome di un eventuale copia obsoleta, quest ultima verrà sovrascritta se il file caricato sul web ha nome diverso da un eventuale copia obsoleta, quest ultima non verrà cancellata e sarà conservata a tempo indeterminato nella cartella web dedicata 5.0 Diffusione interna Il Responsabile Qualità può elencare i destinatari della diffusione elettronica dei documenti utilizzando la pagina in Immagine Diff_1, la quale si apre cliccando sull icona (l icona può essere non visualizzata se la funzione non è utilizzata). Immagine Diff_1 Le persone indicate ricevono una da parte del sistema con il link del documento che deve essere letto e la richiesta di confermare la lettura. Il sistema registra la conferma di lettura.

6 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 6 di Diffusione esterna Il Responsabile Qualità può elencare clienti e fornitori destinatari della diffusione elettronica dei documenti utilizzando la pagina in Immagine Diff_2, la quale si apre cliccando sull icona (l icona può essere non visualizzata se la funzione non è utilizzata). Immagine Diff_2 I clienti/fornitori indicati ricevono una da parte del sistema con il link del documento che deve essere condiviso e confermato. Il sistema registra la conferma del documento. 7.0 Attività correlate Il Responsabile Qualità può specificare con quali attività aziendali siano correlati i documenti elencati, utilizzando la pagina in Immagine Att_1, la quale si apre cliccando sull icona Immagine Att_1 8.0 Controllo delle modifiche, scadenze e allarmi Ogni documento cartaceo evidenzia lo stato di modifica attraverso il numero di edizione e revisione. Il contenuto della modifica è essere riportato sinteticamente sul documento stesso. I documenti superati che sono catalogati informaticamente sono evidenziati come obsoleti. Il Responsabile Qualità può definire, durante la catalogazione, un periodo massimo di validità del documento. I documenti scaduti vengono elencati nello scadenziario del menu principale. Esiste inoltre la possibilità per il Responsabile Qualità di essere avvisato periodicamente dal sistema della necessità di verificare lo stato di aggiornamento di un documento (di solito è applicato a leggi o normative esterne). In immagine 2 sono visibili le caselle dove è possibile inserire la data dell ultima verifica dell aggiornamento, la frequenza di controllo in mesi e le modalità di controllo.

7 Cliccando sul tasto in immagine 1 MyMax elenca i documenti da verificare. PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 7 di 8 Immagine VER_01 E possibile modificare lo stato di ogni documento singolarmente, oppure cliccare su e seguire la procedura guidata. 8.1 Registro delle modifiche. Ogni volta che viene inserito un nuovo documento in elenco, modificato o cancellato un esistente, MyMax provvede a registrare l evento in apposito elenco che è accessibile esclusivamente dall account amministratore (vedi immagine DOC_LOG_01). Immagine DOC_LOG_01 Se si provvede a stampare l elenco documenti sarà automaticamente riportata anche l ultima modifica effettuata in funzione della tipologia di documenti scelta per la stampa. Se viene stampato l elenco completo dei documenti viene riportata l ultima modifica effettuata in assoluto. 9.0 Gestione dei documenti di origine esterna Il Responsabile Qualità è responsabile della gestione della documentazione tecnica fornita dal committente o dai fornitori e delle norme, leggi e regolamenti applicabili. Questa documentazione viene gestita come definito nel software MyMax dal Responsabile Qualità che, per ogni tipo di documento di origine esterna, definisce un profilo di gestione. Quando possibile il documento è archiviato in forma elettronica non modificabile. Quando esiste copia cartacea il documento originale o master è conservato come previsto nel profilo di gestione e, in caso di aggiornamento, il Responsabile Qualità provvederà alla identificazione del documento obsoleto (scritta Annullato o equivalente) ed alla relativa archiviazione.

8 PQ05a Ed. 0 Rev. 5 Pag. 8 di Protezione dei Dati informatici rilevanti I dati informatici sono preservati tramite backup quotidiano come previsto in apposita procedura Comunicazioni interne ed utilizzo Le comunicazioni interne sono descritte, nella loro modalità, nelle varie procedure. I messaggi ricevuti o inviati all esterno tramite posta elettronica vengono sempre conservati sui PC che hanno accesso tramite password e sono archiviati su server Modifiche Rev. 0 del Rev. 1 del Rev. 2 del Rev. 3 del Rev. 4 del Rev. 5 del Originale