MERCATO ELETTRONICO. GUIDA ALL INDIZIONE DELLE RICHIESTE DI OFFERTA (RdO)

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1 MERCATO ELETTRONICO GUIDA ALL INDIZIONE DELLE RICHIESTE DI OFFERTA (RdO)

2 INDICE 1. ACCEDERE AL MERCATO ELETTRONICO INDIRE LA RICHIESTA DI OFFERTA (RDO) SELEZIONARE LE CATEGORIE MERCEOLOGICHE E GLI ARTICOLI DI INTERESSE il PERCORSO GUIDATO IN SEI PASSI STEP 1: DESCRIVERE LA RDO STEP 2: IMMETTERE I TERMINI E LE CONDIZIONI DELLA COMPRAVENDITA STEP 3: RIEPILOGO ARTICOLI STEP 4: SELEZIONA PARAMETRI OFFERTA STEP 5: INVITA FORNITORI STEP 6: ESAMINARE E SOTTOMETTERE Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 1 di 16

3 1. ACCEDERE AL MERCATO ELETTRONICO Per effettuare una Richiesta di Offerta (RdO), è necessario innanzitutto accedere all area riservata del portale cliccando - all interno del relativo box presente in homepage - sul link Accedi. Nota: È possibile avviare il percorso di indizione di una RdO anche dalla pagina informativa del Mercato Elettronico (raggiungibile in homepage dal menu di sinistra), alla voce Acquista con il Mercato Elettronico. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 2 di 16

4 Inserite le proprie credenziali nella schermata di login, si accede dunque all area riservata della piattaforma di intermediazione digitale, da cui è necessario selezionare il link Mercato elettronico. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 3 di 16

5 2. INDIRE LA RICHIESTA DI OFFERTA (RDO) 2.1 SELEZIONARE LE CATEGORIE MERCEOLOGICHE E GLI ARTICOLI DI INTERESSE Nella prima schermata viene visualizzato l elenco delle categorie merceologiche disponibili, dal quale occorre selezionare quella di proprio interesse, attraverso tre livelli di approfondimento successivi (es. PACCHETTI SOFTWARE E SISTEMI DI INFORMAZIONE > SISTEMI E SERVER DI INFORMAZIONE > SERVER) Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 4 di 16

6 Individuata la categoria merceologica di terzo livello, viene visualizzato il relativo catalogo, contenente le diverse categorie merceologiche di livello inferiore che afferiscono a quella selezionata 1. Da tale elenco, è necessario selezionare le categorie di proprio interesse e cliccare il tasto Aggiungi a carrello. 1 La prima categoria presente nel catalogo corrisponde sempre al livello 3. Tale categoria è utilizzabile quando non è possibile o necessario dettagliare ulteriormente l oggetto della RdO. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 5 di 16

7 Nella schermata successiva, vanno impostate in base alle specifiche necessità le quantità richieste per ogni articolo, indicando un valore numerico intero nell apposito campo (il sistema propone di default il valore 1). Utilizzando il link Torna a Mercato Elettronico è possibile selezionare ulteriori categorie 2 da aggiungere alla RdO. Completata l operazione di scelta e l eventuale inserimento delle quantità, è necessario cliccare il tasto Aggiungi a negoziazione. 2 È opportuno fare molta attenzione nella fase di selezione delle categorie oggetto della RdO, in quanto i fornitori che potranno essere invitati a presentare offerta dovranno necessariamente essere abilitati a tutte le categorie selezionate. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 6 di 16

8 2.2 IL PERCORSO GUIDATO IN SEI PASSI Selezionati gli articoli di interesse, il sistema accompagna l utente nell indizione della RdO attraverso un percorso guidato in sei passi. Dal secondo passo in poi, sarà sempre possibile tramite gli appositi pulsanti Salva in bozza ed Elimina, presenti nella parte inferiore delle pagine salvare il lavoro effettuato per riprenderlo in tempi successivi o cancellare la RdO che si sta configurando STEP 1: DESCRIVERE LA RDO Nel primo passo, all utente è richiesto di inserire il titolo della RdO e di selezionare il criterio di aggiudicazione, scegliendo tra le voci solo prezzo ed offerta economicamente più vantaggiosa. Nel caso di offerta economicamente più vantaggiosa, il sistema mette a disposizione le seguenti formule di aggiudicazione, pertanto nella predisposizione della documentazione di gara è opportuno tenerne debitamente conto: 1. Ribasso massimo Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: Ai PE PEmax A i Dove: max PEmax = Punteggio economico massimo attribuibile Ai = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente iesimo. Amax = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute. 2. Valore soglia dei ribassi Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: PE ( pera A i PE ( pera A i Dove: i i soglia soglia Ai ) PEmax X A ) PEmax soglia X 1,00 X ) PEmax =Punteggio economico massimo attribuibile X = 0,80 oppure 0,85 oppure 0,90 A A / A A i soglia Ai = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente iesimo. max soglia Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 7 di 16

9 Amax = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute. Asoglia = media aritmetica dei ribassi dei concorrenti. 3. Valore assoluto Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: V PEi PEmax V Dove: min i PEmax = Punteggio economico massimo attribuibile Vmin = il valore complessivo offerto dal concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute Vi = il valore complessivo offerto dal concorrente iesimo Una volta terminato, fare click sul pulsante Avanti. Da questo momento, come segnalato dal sistema, non sarà più possibile modificare questi dati della RdO. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 8 di 16

10 2.2.2 STEP 2: IMMETTERE I TERMINI E LE CONDIZIONI DELLA COMPRAVENDITA Nel secondo passo, vanno verificati gli indirizzi di fatturazione e consegna. Il sistema propone automaticamente gli indirizzi comunicati all atto della registrazione, ma è possibile indicare nuovi riferimenti tramite il pulsante Rubrica. I due indirizzi non devono necessariamente coincidere. È inoltre possibile inserire note per gli offerenti, compilando il campo Nota per i fornitori e caricare la documentazione di riferimento, attraverso il link Inserisci documentazione. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 9 di 16

11 Cliccando su quest ultimo link, verrà visualizzata una pagina che permette di scegliere, mediante il pulsante Sfoglia, i file da caricare (es. disciplinare di gara, capitolato tecnico, schema dichiarazioni, note tecniche, ecc.), indicando una breve descrizione nell apposito campo. È possibile inserire più documenti attraverso il pulsante Aggiungi un altro, con il quale viene caricato in sessione il documento selezionato. Al termine delle operazioni, per tornare alla configurazione della RdO premere il pulsante Chiudi, posto in basso a destra nella schermata. NB: Si sottolinea che non deve essere richiesto l inserimento dei valori economici corrispondenti ai prezzi offerti in nessun allegato dell offerta che verrà sottomessa dall operatore economico. Tale informazione dovrà poi essere inserita dai fornitori nel processo di risposta alla RdO, esclusivamente negli appositi campi, come riportato nello specifico manuale - GUIDA ALLA RISPOSTA A RICHIESTE DI OFFERTA (RdO). Chiusa con l apposito pulsante la sezione dedicata agli allegati, le informazioni inserite e il link al file allegato verranno visualizzati nella parte inferiore della pagina dedicata allo Step 2. Sarà comunque possibile rimuovere la documentazione inserita utilizzando l apposito pulsante posto di fianco a ogni link. Selezionare dunque il pulsante Avanti. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 10 di 16

12 2.2.3 STEP 3: RIEPILOGO ARTICOLI In questo passo, vengono visualizzate le categorie oggetto della RdO. Se necessario, è possibile eliminare uno o più articoli, selezionandoli e utilizzando il tasto Elimina. Una volta completate le operazioni premere il pulsante Avanti. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 11 di 16

13 2.2.4 STEP 4: SELEZIONA PARAMETRI OFFERTA Si tratta del passo in cui inserire obbligatoriamente la data e l ora di inizio e fine per la sottomissione delle offerte, nonché la data di fine validità delle offerte, che deve essere successiva alla data di chiusura della RdO. Al termine delle operazioni, premere il pulsante Avanti. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 12 di 16

14 2.2.5 STEP 5: INVITA FORNITORI In questo passo è necessario selezionare i fornitori da invitare a presentare offerta, utilizzando l apposito link Invita i fornitori abilitati alle categorie merceologiche. Il sistema presenta automaticamente tutti i fornitori abilitati a tutte le categorie merceologiche inserite come oggetto della RdO e riepilogate al precedente Step 3: ad esempio, se per la RdO Fornitura Sistemi Informativi 2014 sono stati selezionati gli articoli Server per elaboratori e Pacchetti software per reti, verranno visualizzate soltanto le aziende che si sono abilitate ad entrambe le categorie merceologiche correlate a tali articoli. Vengono visualizzate anche le informazioni sulle eventuali certificazioni che gli stessi fornitori hanno dichiarato di possedere al momento della richiesta di abilitazione al Mercato Elettronico. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 13 di 16

15 Da tale elenco, è possibile selezionare da uno a tutti i fornitori presenti nella lista proposta e aggiungerli all elenco degli inviti utilizzando il pulsante Aggiungi ad elenco inviti. Il sistema presenta quindi una pagina di riepilogo dei fornitori invitati e rende possibile, eventualmente, eliminarne alcuni, selezionandoli e cliccando sul tasto Elimina. Analogamente, è possibile aggiungerne altri utilizzando il link Invita i fornitori abilitati alle categorie merceologiche. Una volta terminate le operazioni premere il tasto Avanti. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 14 di 16

16 2.2.6 STEP 6: ESAMINARE E SOTTOMETTERE Il sistema presenta una pagina di riepilogo con tutte le informazione fornite per la RdO. È quindi possibile esaminarle ed eventualmente modificarle cliccando sui link diretti presenti nel menu di sinistra della pagina. Al termine dell esame, se le informazioni inserite sono corrette, premere il pulsante Conferma. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 15 di 16

17 Si aprirà una finestra che richiede l inserimento del codice PIN scelto dall utente in fase di registrazione. Il codice è personale e, in questo caso, ha funzione di ulteriore conferma. Una volta verificata la validità del PIN, il sistema visualizzerà una pagina di conferma della fine del processo di configurazione della RdO con il numero univoco a essa assegnato. I fornitori presenti nella lista degli inviti riceveranno una mail dal sistema, contenente le informazioni principali relative alla RdO a cui sono invitati, tra cui le date di apertura e chiusura per la sottomissione delle offerte. Guida all indizione delle Richieste di Offerta (RdO) Pagina 16 di 16