e-procurement Hera QUICK REFERENCE MANUALE PER TRATTATIVE IN BUSTA CHIUSA

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1 e-procurement Hera QUICK REFERENCE MANUALE PER TRATTATIVE IN BUSTA CHIUSA

2 Indice del manuale Il presente manuale fornisce le istruzioni necessarie alla creazione ed invio dell offerta per le negoziazioni in busta chiusa alle quali i fornitori sono stati invitati. 1. Navigazione nel portale (slide 3) 2. Selezione procedimenti o documenti elaborati (slide 4) 3. Offerta Creazione (slide 5) Visualizzazione e inserimento allegati nelle buste elettroniche (slide 7) Inserimento prezzi (slide 12) Visualizzazione e inserimento testi (slide 15) Sottomissione offerta (slide 16) Modifica / Ritiro (slide 18) Rinegoziazione e Reinvio (slide 19) 4. Primo accesso all area di scambio documentale (slide 22) 2

3 Navigazione nel Portale Cliccando sulle voci del menù è possibile navigare nel portale per svolgere le attività desiderate Pulsante per aprire /chiudere la maschera di ricerca delle trattative Vis. Procedimenti e Aste Riepilogo : Lista delle trattative/gare alle quali è possibile partecipare Dopo aver effettuato il login al portale, il fornitore accede direttamente alla lista delle trattative alle quali è stato invitato a partecipare (Vis. Procedimenti e Aste Riepilogo ) per ricercare quella di interesse. 3

4 Selezione procedimenti o documenti elaborati Una volta effettuato l accesso al sistema e alla lista delle negoziazioni, si consiglia di premere sempre il pulsante Aggiornare per visualizzare i documenti più recenti, relativi alle negoziazioni ed alle offerte eventualmente già create. Cliccando sul pulsante Vis. Aggiornamento rapido dei criteri, è possibile ricercare la trattativa per N procedimento. Cliccando sul N Procedimento è possibile visualizzare i dettagli della negoziazione. Pulsanti per l aggiornamento della lista dei documenti presenti secondo i criteri di filtro impostati Premere il pulsante per avviare la ricerca 4

5 Offerta - Creazione Per la creazione dell Offerta, ci sono due alternative possibili: Selezionare il procedimento di interesse e cliccare sul pulsante Creare, direttamente dalla lista delle negoziazioni Pulsante per la creazione dell offerta Pulsante per la selezione del procedimento Cliccare sul N Procedimento, e premere il pulsante Creare nella nuova finestra che visualizza il documento di Richiesta d Offerta Pulsante per la creazione dell offerta 5

6 Offerta - Creazione Offerta - Creazione Alla creazione dell Offerta, il fornitore accede ad una prima finestra contenente le informazioni di testata del documento creato. Durante la fase di elaborazione del documento è sempre possibile: premere il pulsante Controllare per verificare la correttezza dei dati inseriti premere il pulsante Salvare per salvare il documento e riprendere successivamente l elaborazione Informazioni sulla creazione dell Offerta elaborate in automatico dal sistema Menù orizzontale di navigazione del documento 6

7 Offerta Inserimento allegati nelle buste elettroniche Per l inserimento degli allegati è necessario accedere all Area di scambio documentale tramite il link Domanda di partec.offerta xxx per inserire nelle rispettive buste elettroniche (cartelle) i documenti allegati, come specificato nella Richiesta d Offerta. Dalla finestra contenente le informazioni di testata premere su Note ed Allegati. Si aprirà una nuova sezione della pagina Premendo il link Domanda di partecip./offerta xxx, si apre una nuova finestra nella quale è possibile visualizzare i documenti allegati e caricare quelli richiesti dal buyer. (al primo accesso all applicazione per lo scambio documenti andare alla slide 22) Link di accesso Area Documentale 7

8 Offerta Inserimento allegati nelle buste elettroniche Premendo sul link Area di scambio documentale, è possibile visualizzare le tipologie di contenuto dell offerta richieste dal buyer, e accedere alle relative cartelle associate alle tipologie di buste richieste (Documentazione Amministrativa /Tecnica /Economica). Link di Scambio Documentale Buste elettroniche richieste dal buyer Cliccando sul Nome del File è possibile visionare il documento e salvarlo in locale Lista degli allegati inseriti dal buyer 8

9 Offerta Inserimento allegati nelle buste elettroniche Entrare in ciascuna cartella tramite l apposito link (es. Documentazione amministrativa ) per inserire gli allegati richiesti, come specificato nella Richiesta d Offerta, e premere il pulsante Creare per caricare un nuovo documento. Esplodere il triangolo per visualizzare le cartelle presenti Inserire il nome e premere Continuare Selezionare il file da caricare 9

10 Offerta Inserimento allegati nelle buste elettroniche Al termine dell upload del documento, questo viene aggiunto al riepilogo del contenuto della cartella. E possibile cancellare il documento, selezionandolo tramite il flag, e premendo il pulsante Cancellare, per gestire eventuali errori in fase di caricamento. E possibile proseguire con l inserimento di nuovi allegati, utilizzando ad esempio la funzionalità di Upload di massa nel caso di un numero elevato di documenti fino al termine di presentazione dell offerta (come illustrato nella pagina seguente). Al termine del caricamento in tutte le buste/cartelle, chiudere la finestra tramite il pulsante Terminare. 10

11 Offerta Inserimento allegati nelle buste elettroniche Dopo aver premuto il tasto Upload di massa, cliccare quindi sul tasto Continuare per proseguire nell operazione (lasciando inalterata l opzione proposta dal sistema). Utilizzare il menù di navigazione per ricercare i file da selezionare, inserire il flag o premere il pulsante Select All, e poi premere il pulsante Continue. Menù di navigazione per selezionare la cartella di ricerca dei file 11

12 Offerta Inserimento prezzi Accedendo al tab Posizioni dal menù orizzontale in alto, è possibile visualizzare l elenco delle posizioni inserite dal buyer, per le quali è richiesta un offerta. Possono essere presenti particolari tipi di posizioni per le richieste d offerta di prestazioni. Tali posizioni devono essere esplose, attraverso l apposito pulsante, per visualizzare l elenco delle sotto-posizioni sulle quali inserire puntualmente i prezzi. Premere sul Triangolo per aprire o nascondere la lista delle sotto-posizioni 12

13 Offerta Inserimento prezzi Per inserire i prezzi e le altra informazioni richieste, è necessario entrare nella sezione Dettagli tramite apposito pulsante, o cliccando sul numero della posizione (in blu). Nei Dettagli delle posizioni è possibile indicare: l offerta economica nei campi Quotazione, Sconto percentuale o Sconto assoluto a seconda della tipologia di Offerta richiesta dal Buyer I eventuale fattore di conversione del prezzo (per esprimere i prezzi unitari contenenti più di due decimali dopo la virgola): il valore di default è 1 i giorni di consegna e il codice prodotto del fornitore (se espressamente richiesto) l eventuale indisponibilità per la posizione indicata, tramite apposito flag Nessuna offerta Indicata N.B. Attivando il flag Non presentare l offerta, il fornitore dichiara espressamente di non presentare offerta per tale posizione 13

14 Offerta Inserimento prezzi Le Tipologia di Offerta richieste possono essere le seguenti: Quotation QUOT : importo libero Sconto % SCPER : numero che indica lo sconto in termini %, eventualmente applicabile alla Base d asta se valorizzato il relativo campo Sconto Assoluto SCASS : numero che indica lo sconto in termini assoluti, eventualmente applicabile alla Base d asta se valorizzato il relativo campo Se valorizzato, il campo Oneri di sicurezza è riferito alla singola unità di prodotto, e viene sommato al prezzo inserito dal fornitore. Al termine della sottomissione dell Offerta, dopo aver premuto il tasto Salvare o Presentare il sistema aggiorna il valore del campo Valore offerta comprensivo dei sub-totali per posizione. 14

15 Offerta Visualizzazione ed inserimento testi Nelle Note e allegati in testata del documento o nel dettaglio di ciascuna posizione, è possibile un testo per segnalare al buyer delle informazioni nel campo testo Osservazioni dell offerente. Osservazioni dell offerente in testata (Informazioni Procedimento Note e allegati) Cliccare sul link Osservazioni dell offerente per aprire il pop-up e inserire il testo, quindi premere Salvare Osservazioni dell offerente in posizione (Posizioni Dettagli posizione Note e allegati) 15

16 Offerta - Sottomissione Una volta completata l offerta, il fornitore può Salvare o Presentare l offerta. ATTENZIONE: Il salvataggio dell offerta non costituisce la sottomissione. Per sottomettere definitivamente l offerta è necessario rientrare in modifica del documento e premere il pulsante Presentare. In caso di errori nella compilazione dell offerta, il sistema restituisce un messaggio di errore che impedisce la sottomissione. In caso di offerta completa e corretta, il sistema certifica all utente che l offerta è stata presentata correttamente. Pulsante per la presentazione dell offerta 16

17 Offerta - Sottomissione Dalla lista delle negoziazioni, premendo il pulsante Aggiornare è quindi possibile verificare la creazione dell Offerta. N Offerta creata N.B. La Versione offerta del fornitore parte sempre da 2, e si incrementa ad ogni nuova sottomissione da parte del fornitore Stato dell Offerta N Versione dell Offerta Una volta presentata per la prima volta la propria offerta, il fornitore è abilitato alle seguenti attività cliccando sul N Offerta : Pulsante Modificare : modifica dell offerta e degli allegati inseriti nelle buste elettroniche, se abilitata dal buyer fino al raggiungimento del termine di Presentazione Offerta. Pulsante Annullare : consente il ritiro dell Offerta fino alla scadenza del Termine di presentazione Offerte. L Offerta può comunque essere nuovamente inviata. 17

18 Offerta Modifica / Ritiro Per entrare in modifica dell offerta (nei casi in cui il fornitore è abilitato), premere il pulsante Modificare Per annullare la propria offerta premere il pulsante Annullare. Per risottomere nuovamente la propria offerta, premere il pulsante Inviare nuovamente 18

19 Offerta Rinegoziazione e Reinvio In caso di rinegoziazione, il fornitore riceve una mail che lo invita a collegarsi nuovamente al portale e-procurement per adeguare la propria offerta e/o il contenuto dei documenti delle buste elettroniche reinviate (Tecnica se presente, Economica o entrambe. Non è mai previsto a sistema l adeguamento della busta Amministrativa). Per adeguare il contenuto delle sole buste reinviate, è necessario: 1. accedere alla propria offerta reinviata, tramite il link al N Offerta dalla lista delle negoziazioni 2. accedere all area di scambio documentale tramite il link Domanda di partecip./offerta xxx yyy e alla cartella relativa alla busta restituita. 3. operare una delle seguenti attività, a seconda delle indicazioni ricevute: Inserimento di nuovi documenti tramite il pulsante Creare Introduzione di una nuova versione dei documenti esistenti Accedere al dettaglio dell allegato tramite il link 19

20 Offerta Rinegoziazione e Reinvio Seguire le istruzioni presenti a video per l upload della nuova versione Opzione 1: Modificare la versione esistente online e caricare quella aggiornata Opzione 2: Eseguire direttamente l upload della nuova versione Durante la fase di rinegoziazione, non è più possibile cancellare i documenti esistenti: eventuali errori in fase di caricamento devono essere gestiti tramite l inserimento di una nuova versione del file. Dopo aver completato l inserimento dei nuovi documenti richiesti, o l aggiornamento di quelli già esistenti: 1. se non è richiesto l adeguamento dell offerta Economica (prezzi inseriti in precedenza), premere il pulsante Modificare e quindi Presentare per inviare l offerta completa al buyer; 2. nel caso sia invece richiesta la modifica dei prezzi inseriti, è necessario accedere al Riepilogo posizioni dell Offerta. Manuale Richieste d Offerte Marzo

21 Offerta Rinegoziazione e Reinvio Accedendo al riepilogo Posizioni della propria offerta reinviata, è possibile visualizzare un nuovo flag Rifiutato/Non reinviato. Il fornitore ha quindi la possibilità di rilanciare la propria offerta su tutte le posizioni per le quali il flag Rifiutato/Non reinviato non è valorizzato. A tal fine, è necessario entrare in modifica dell offerta premendo il pulsante Modificare, ed adeguare la propria offerta per le sole posizioni per cui il flag Rifiutato/Non reinviato non è attivo. Quindi, risottomettere l offerta premendo il tasto Presentare. ATTENZIONE: Nel caso il fornitore non intenda modificare l attuale versione della sua offerta, è necessario comunque entrare in modifica del documento e risottometterla senza variazioni cliccando sul pulsante Presentare. 21

22 Primo accesso all Area di scambio documentale Cliccando sul link, al primo accesso all Area di scambio documentale per le buste elettroniche (cfolders), il sistema richiede di accettare le condizioni relative all utilizzo del sistema. Scorrendo in fondo la pagina, è necessario quindi premere il pulsante Accept. Scorrere verso il basso la pagina 22