SISTEMA QUALITA. Pagina 1 di 8. GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA. Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato

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1 Pagina 1 di 8. GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA 1 08/04/2011 Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato

2 Pagina 2 di 8 INDICE 1.0 SCOPO 2.0 NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3.0 DEFINIZIONI 4.0 CAMPO DI APPLICAZIONE 5.0 RESPONSABILITA 6.0 MODALITA OPERATIVE 6.1 GENERALITA 6.2 IDENTIFICAZIONE 6.3 REGISTRAZIONE 6.4 ARCHIVIAZIONE E RINTRACCIABILITA 6.5 CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE 6.6 MODIFICHE E REVISIONI 6.7 ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA 6.8 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA 7.0 ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE

3 Pagina 3 di SCOPO La presente procedura ha lo scopo di garantire che tutte le registrazioni e i dati inerenti la qualità siano identificati, raccolti, catalogati, archiviati, aggiornati e resi facilmente reperibili ed accessibili, al fine di consentire, in qualsiasi momento, l evidenza documentata della qualità fornita. 2.0 NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO NORMA UNI EN ISO 9001:2008 MANUALE DELLA QUALITÀ Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti. Revisione vigente. Procedura Sistema PS Controllo dei documenti del Sistema Gestione Qualità. 3.0 DEFINIZIONI Il significato della terminologia usata nel presente documento è coerente con le definizioni date nelle norma UNI EN ISO 9001:2008 e UNI EN ISO 17025, unitamente alla seguente: Documenti di registrazione della qualità: sono tutti quei documenti attraverso i quali è possibile dimostrare l applicazione e l efficacia del Sistema Gestione Qualità (SGQ). 4.0 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i documenti di registrazione della qualità prodotti all interno del LPM della MAGISTRI CUMACINI. 5.0 RESPONSABILITA Al Responsabile Gestione Qualità (RGQ) o alla stessa funzione che li compila è affidato il compito di: raccogliere; archiviare; conservare i documenti di registrazione della qualità.

4 Pagina 4 di MODALITA OPERATIVE 6.1 GENERALITA I documenti di registrazione della qualità (modulistica) evidenziano la conformità ai requisiti e l efficace funzionamento del Sistema di gestione per la Qualità, così come previsto dalla normativa di riferimento. Alcuni esempi di documenti di registrazione della qualità sono i seguenti: risultati dei periodici riesami della Direzione (5.6.1); rapporti sugli audit interni (8.2.2); registrazioni relative ai prodotti non conformi (8.3.); risultati delle Azioni Correttive (AC) (8.5.2); risultati delle Azioni Preventive (AP) (8.5.3); registrazioni relative alla rintracciabilità dei documenti (7.5.3); risultati delle valutazioni dei fornitori (7.4.1). Un elenco più dettagliato dei documenti di registrazione della qualità è illustrato nel modulo SQ 04. La gestione dei suddetti documenti prevede lo sviluppo delle seguenti attività: identificazione; registrazione; raccolta; archiviazione e rintracciabilità; conservazione ed eliminazione; modifiche e revisioni. 6.2 IDENTIFICAZIONE Ogni documento riporta (ove applicabile) gli elementi necessari alla sua identificazione, ovvero: logo (ove applicabile); titolo; data di compilazione; codice alfa numerico, con parte letterale del codice legata alla tipologia di documento e indice numerico progressivo. Tutti i documenti di registrazione della qualità recano, su ogni pagina, lo stato di revisione.

5 Pagina 5 di 8 La revisione di tali documenti determina la emissione di una nuova edizione e l aggiornamento da parte di RGQ dell elenco generale, sul quale riporta la data di emissione dell ultima edizione. 6.3 REGISTRAZIONE a) supporto cartaceo La compilazione dei documenti di registrazione è affidata alla funzione responsabile delle attività a cui si fa riferimento nei documenti stessi. In ogni documento di registrazione della qualità è previsto lo spazio destinato a contenere la data di compilazione e la firma del compilatore; questi deve anche inserire tutti i dati e le informazioni che consentono di correlare il documento al prodotto o all attività cui si riferisce. Eventuali voci non compilate devono essere barrate. Gli enti o le funzioni responsabili della compilazione sono indicati nei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità che citano e descrivono i documenti stessi. b) supporto elettronico I documenti di registrazione vengono compilati in base alle indicazioni ed ai dati riportati sul documento stesso, con le stesse modalità previste per i documenti cartacei. 6.4 ARCHIVIAZIONE E RINTRACCIABILITA a) supporto cartaceo Una volta compilato, il documento di registrazione può seguire due vie: 1. viene distribuito da RGQ, in copia, ad altre funzioni, per conoscenza o approvazione o come input per successive elaborazioni; 2. viene archiviato, in accordo ai documenti del Sistema di gestione per la qualità che citano e descrivono il documento stesso. L archiviazione viene effettuata in modo tale che i documenti siano rapidamente rintracciabili; inoltre i luoghi di archiviazione devono presentare condizioni ambientali idonee ad evitare deterioramenti o smarrimenti. L archiviazione può essere affidata a RGQ o alla stessa funzione che ha compilato il documento. b) supporto elettronico. I documenti vengono salvati in apposite directory previste a sistema e viene effettuato un back up dei dati mensile o all occorrenza.

6 Pagina 6 di CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE Il periodo di conservazione di ogni documento di registrazione della qualità è precisato nel modulo SQ 01. Durante tale periodo i documenti di registrazione della qualità possono essere messi a disposizione, dietro autorizzazione di RGQ, ai clienti che ne facciano richiesta, per dimostrare il conseguimento dei livelli di qualità prestabiliti. Al termine del periodo stabilito l ente responsabile dell archiviazione deve procedere alla distruzione dei documenti nella loro versione cartacea e cancellare i dati / informazioni in versione elettronica. Nel caso in cui disposizioni di legge prevedano tempi diversi di conservazione l Istituto si adatta a tali disposizioni. I luoghi di conservazione dei documenti sono tali da assicurare condizioni ambientali idonee ad evitare danni, deterioramenti o smarrimenti degli stessi. Nessun documento di registrazione potrà essere distrutto o rimosso senza l approvazione del RGQ e del DIR prima della scadenza dei termini di conservazione. L accesso alle registrazioni della qualità relative alle attività previste dalla normativa in materia di Pubblica Amministrazione, da parte dei Clienti del LPM, è regolamentato dalla Legge 241/90 Trasparenza degli atti amministrativi, nonché dalla CM 7617/ MODIFICHE E REVISIONI Eventuali modifiche di formato di un documento di registrazione della Qualità comportano, a cura di RGQ: l aggiornamento del numero di revisione dello stesso; l aggiornamento dello stato di revisione della procedura di riferimento; il ritiro e la distruzione della modulistica superata; la conservazione di una copia superata.

7 Pagina 7 di ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA SQ 04: Elenco dei documenti di registrazione della qualità 6.8 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA Azione Correttiva Azione Preventiva Procedura Sistema Responsabile Gestione Qualità Sistema Gestione Qualità AC AP PS RGQ SQ

8 Pagina 8 di ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE DATA REV. PR PAR DESCRIZIONE HOLD DESCRIZIONE NEW.