GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA E L ACCREDITAMENTO. Copia controllata

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1 Pagina 1 di 6 Copia controllata 1. Scopo e Campo di Applicazione La presente procedura stabilisce le responsabilità e le modalità di preparazione, verifica, approvazione e distribuzione della documentazione del Sistema di Gestione per la l dell Istituto finalizzate ad assicurare che in tutte le fasi di lavoro vengano seguite Procedure e Istruzioni adeguate e corrette e venga sempre utilizzata la versione aggiornata dei Documenti. La presente è applicata a tutta la Documentazione del Sistema di Gestione per la l, fatta eccezione per il Manuale Qualità, la cui gestione è esplicitata nei relativi capitoli del Manuale stesso. 2. Riferimenti Normativi e Aziendali UNI EN ISO 9001: Paragrafo 7.5 Informazioni Documentate Paragrafo Generalità Paragrafo Creazione e aggiornamento Paragrafo Controllo delle Informazioni Documentate 3. Generalità Tutti i documenti costituenti il Sistema di Gestione per la l sono gestiti in forma controllata, in modo da garantirne la tempestiva diffusione ai destinatari. Al fine di definire le modalità di gestione si dividono nelle tipologie di seguito elencate: DI ORIGINE INTERNA Sono prodotti e gestiti dall Istituto applicando le modalità operative definite in procedura. Revisione Data Modifiche 0 11/03/2005 Emissione 1 29/04/2005 Integrazioni 2 26/04/2006 Nuova definizione delle modalità di identificazione della documentazione e dell iter di distribuzione controllata 3 22/01/2008 Riordino e razionalizzazione delle modalità di gestione. 4 01/09/2009 Cambiamento riferimenti normativi. 5 27/08/2014 Integrazioni, riordino e razionalizzazione delle modalità di gestione. 6 20/04/2017 Riordino e correzioni relative alle modalità di distribuzione. - Aggiornamento dei riferimenti alla Norma. Preparazione Verifica Approvazione Funzione Responsabile Responsabile Dirigente Scolastico Data 20/04/ /04/ /04/2017 Firma G Diritti G Diritti Raffaella Miori

2 Pagina 2 di 6 DI ORIGINE ESTERNA Sono documenti di vario genere provenienti dall esterno e sono gestiti dal Responsabile di competenza, secondo quanto riportato nella Tabella che segue. Per la gestione della documentazione di corrispondenza la si avvale del Protocollo Elettronico utilizzando la classificazione di archivio come da Istruzione Repertorio Protocollo. Per la gestione dei contratti la si avvale inoltre del Registro Contratti. TIPO DI DOCUMENTO Circolari degli uffici dell amministrazione scolastica centrale e periferica Circolari provenienti da Enti Vari Comunicazioni Documenti di Contabilità Generale Documenti provenienti da altri Istituti Corrispondenza. Etc. Documenti provenienti dagli Allievi Documenti provenienti dal Personale Documenti provenienti dal Personale assunto a Contratto Leggi e Norme relative alla Sicurezza Dirigente Scolastico/ (conservazione) Segreteria Didattica Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione Schede di sicurezza prodotti chimici di laboratorio Responsabile Laboratorio Chimica Schede di sicurezza detersivi Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione Documenti provenienti dai Fornitori riferiti a caratteristiche del prodotto acquistato Manuali d uso delle attrezzature - Manuali relativi a Programmi EDP Palestre/Laboratori di Competenza Segreterie Amministrativa e Didattica Norme relative a Qualità/ Responsabile Leggi e Direttive Cogenti relative a Qualità/ Rapporti Verifiche Ispettive (Audit) se eseguite da personale esterno Molti Documenti di Origine Esterna, in particolar modo quelli contenenti dati soggetti alla legge sulla Privacy, non vengono distribuiti, e rimangono a disposizione del Personale dell Istituto per la consultazione. Per i documenti soggetti alla legge sulla Privacy la consultazione è limitata al personale autorizzato. Vengono distribuite o rese note le seguenti tipologie di documenti: Graduatorie, Comunicazioni Sindacali, Calendario Scolastico, etc. Tramite pubblicazione sul sito / affissione all Albo/ invio via ;

3 Pagina 3 di 6 Comunicazioni ai Docenti (Convegni, Concorsi, Corsi, etc.) Tramite invio via ; Copia di Circolari specifiche Tramite consegna al diretto interessato. La responsabilità dell aggiornamento dei Documenti di Origine Esterna è a cura dei di competenza indicati nella tabella precedente. I metodi di aggiornamento delle varie documentazioni sono, in linea generale, i seguenti: consultazione su Internet di appositi siti per Norme, Leggi e Direttive Cogenti, etc. aggiornamento da parte del Personale, degli Allievi, dei Fornitori, degli Enti vari, per i documenti di loro competenza. DI REGISTRAZIONE La gestione dei documenti di registrazione della qualità è definita nella Gestione dei Documenti di Registrazione della Qualità CLASSIFICAZIONE DELLA DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA E L ACCREDITAMENTO Resp. Classificare la documentazione del Sistema di Gestione per la l - Documentazione del Sistema di Gestione per la l La Documentazione del Sistema di Gestione per la l è costituita da: Documenti di Origine Interna: a) documenti con finalità di organizzazione e pianificazione: manuali, piani, ecc. b) documenti inerenti responsabilità e modalità di esecuzione delle attività: procedure, istruzioni, ecc. Questi documenti sono elencati nell Istruzione Documenti del Sistema di Gestione. c) documenti che regolano comportamenti e relazioni tra le parti. Il principale è il Regolamento di Istituto, la cui emissione è di competenza del Consiglio di Istituto e segue le procedure di legge. Documenti di Origine Esterna: documenti inerenti le caratteristiche e le specifiche del servizio erogato: leggi, direttive, ecc. Documenti di registrazione: documenti che danno evidenza dello svolgimento delle attività, quali registrazioni, registri, elenchi, moduli, ecc. 2 IDENTIFICAZIONE DEI DI SISTEMA DI ORIGINE INTERNA Resp. Provvedere all identificazione dei Documenti di Sistema del Sistema di Gestione per la l - Documentazione. - Documentazione. I documenti elencati nell Istruzione Documenti del Sistema di Gestione sono identificati dal Titolo e dalle date relative all iter di Emissione. La Data di Approvazione o di Emissione costituisce anche indice dello stato di revisione. Ogni documento contiene l indicazione del Numero di Pagine di cui è costituito (in ogni pagina si riporta l indicazione della pagina corrente e del numero di pagine totale).

4 Pagina 4 di 6 I Manuali, le Procedure e le Istruzioni sono inoltre identificati dal Numero di Revisione. I documenti soggetti ad emissione periodica, in quanto riferiti all anno scolastico, devono contenere nel Titolo anche l indicazione del periodo di riferimento. La prima pagina riporta i responsabili dell iter di emissione del documento, con firma sull originale. 3 PREPARAZIONE DELLE PROCEDURE E DELLE ISTRUZIONI Redigere, secondo competenza, le Procedure Gestionali e le Istruzioni Operative necessarie a descrivere lo svolgimento delle attività e l esecuzione operativa di un controllo e/o un attività svolte all interno di ciascuna area. Le responsabilità assegnate per la preparazione delle procedure e delle istruzioni sono riportate nella Istruzione Documenti del Sistema di Gestione. 4 VERIFICA DELLE PROCEDURE E DELLE ISTRUZIONI Resp. Verificare la conformità di tutti i nuovi Documenti, o delle Revisioni degli stessi, con i requisiti della norma UNI EN ISO 9001, con i Manuali Operativi Sinottici, con il Manuale con tutta la Documentazione del Sistema di Gestione per la l già emessa. Formalizzare la verifica firmando il documento nell apposito spazio. Le responsabilità assegnate per la verifica della documentazione sono riportate nella Istruzione Documenti. 5 APPROVAZIONE Dirigente Scolastico Resp. Approvare, apponendo firma e data, tutti i nuovi Documenti o le Revisioni emesse. Le responsabilità assegnate per l approvazione della documentazione sono riportate nella Istruzione Documenti. Quando Preparazione, Verifica e Approvazione sono eseguite dalla stesso responsabile, si ha la semplice Emissione. 6 REVISIONI DELLA Revisionare e, se necessario, modificare la documentazione. L utilizzo quotidiano da parte di tutto il personale consente di controllare la correttezze e l efficacia dei Documenti. Chi rileva esigenze di adeguamento e modifica ne comunica la necessità al Responsabile. Dopo una valutazione in merito e a seconda della situazione, questi provvederà all apertura di una Azione Correttiva o Preventiva per l aggiornamento della documentazione interessata (rif. Gestione Azioni Correttive/Preventive ). Le responsabilità e l iter di emissione della nuova revisione sono identici a quelli della prima edizione. Le

5 Pagina 5 di 6 modifiche apportate alle procedure sono indicate nell'apposito spazio, quelle al Manuale Qualità sono riassunte nella tabella aggiornamenti e barrate ai lati. 7 DISTRIBUZIONE CONTROLLATA Resp. Effettuare la distribuzione della documentazione in forma controllata in accordo con quanto stabilito nella Istruzione Distribuzione Controllata della Documentazione. Documentare l avvenuta trasmissione dei documenti. - Distribuzione Controllata della Documentazione - Documenti - Documenti di comunicazione - Registro Distribuzione Controllata Tutti i destinatari di documenti distribuiti in Copia Controllata devono essere tenuti aggiornati sulle revisioni dei documenti stessi e hanno la responsabilità di fare uso dell ultima revisione di ogni documento. Nel caso in cui il documento sia distribuito, per ragioni particolari, a destinatari che non necessitano di aggiornamento, esso deve riportare la dicitura Copia Non Controllata. L Istruzione Distribuzione Controllata della Documentazione individua i destinatari di ogni documento e il tipo di distribuzione. Il Responsabile documenta l avvenuta trasmissione dei documenti mediante il Registro Distribuzione Controllata. 8 CONSERVAZIONE DELLA Utilizzatori Resp. Conservare i documenti in luoghi idonei a renderli prontamente consultabili in caso di necessità, in modo che si mantengano leggibili e facilmente identificabili. Gli utilizzatori devono conservare i documenti in luoghi idonei per renderli prontamente consultabili in caso di necessità. Inoltre devono conservarli in modo che si mantengano leggibili e facilmente identificabili. Il Responsabile conserva l'originale firmato di tutti i documenti di gestione del Sistema di Gestione per la l. 9 CONTROLLO DELLE REVISIONI Resp. Controllare che la documentazione in uso sia corretta anche in termini di gestione delle revisioni. - Documentazione del Sistema di Gestione per la l. - Registro Revisioni Documenti - Documentazione del Sistema di Gestione per la l. - Registro Revisioni Documenti Il Responsabile provvede, ad ogni nuova revisione, alle seguenti attività: - aggiornamento del Registro Revisioni Documenti ; - distribuzione controllata ai diversi destinatari della nuova versione del documento revisionato; - rimozione delle copie superate del documento distribuito per consultazione; - identificazione con la dicitura Annullato ed archiviazione del documento superato, al fine di documentare l evoluzione nel tempo del Sistema di Gestione per la l. 10 GESTIONE DEI DI ORIGINE ESTERNA Provvedere, secondo competenza, all identificazione e alla gestione dei documenti di origine esterna. - Documenti di Origine Esterna - Repertorio Protocolli Documento Programmatico - Protocollo Elettronico - Registro Contratti Le responsabilità e le modalità generali di gestione della Documentazione di origine esterna sono definite nelle generalità della presente. E compito della Funzione di competenza ricercare e acquisire della Documentazione esterna necessaria al raggiungimento della Qualità del servizio e definire le

6 Pagina 6 di 6 Privacy modalità di Distribuzione e Consultazione della documentazione acquisita. I responsabili dell identificazione dei documenti di Origine Esterna, sono responsabili anche dell archiviazione dei documenti ricevuti. 11 GESTIONE DEI DI REGISTRAZIONE DELLA QUALITA Resp. Gestire la documentazione di registrazione della qualità del Sistema di Gestione per la l. - Registrazioni della qualità. - Gestione dei Documenti di Registrazione della Qualità. I documenti di registrazione sono gestiti come definito nella Gestione dei Documenti di Registrazione della Qualità. 5. Gestione dei documenti di registrazione delle attività Titolo Predisposizione Responsabile Incaricato Conservazione Responsabile Luogo Tempo Accesso riservato (presidio) Registro Distribuzione Controllata Resp. Acc. Resp. Acc. Vicepresidenza In uso No Normale Documenti di comunicazione della distribuzione Resp. Acc. Vicepresidenza Fino a nuova distribuzione No Normale Registro Revisioni Documenti Resp. Acc. Resp. Acc. Vicepresidenza In uso No Normale Protocollo Elettronico Segreteria Amm.va/ OE Segreteria Amm.va Segreteria Illimitato No = Registro Contratti Segreteria Amm.va Segreteria Amm.va Segreteria Illimitato No = Modalità di eliminazione