PROCEDURA GESTIONE QUALITA PGQ 4.2.3

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1 Pagina 1 di 9 Copia on line controllata Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare scritto dell I.P.S.S.C.T. P. Verri MODIFICHE AL DOCUMENTO Revisione Capitolo/paragrafo Modificato 1 4; 4.2; 5; 5.1.1,5.1.2; 6 Descrizione Modifica LDL 4.2.3; Responsabile privacy; recanti le firme autentiche di verifica e di approvazione e data di emissione; on line sul sito della scuola ( al collegamentodocumenti SGQ); digitale, destinatarii dei documenti on line; password e salvataggio dati; LDL FASI REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE Funzione RGQ RGQ DS Nominativo M.L.Bianchi M.L.Bianchi Prof. G. Ramolini Firma 1 1 Originale firmato nell archivio Sistema Gestione Qualità

2 Pagina 2 di 9 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. DEFINIZIONI 4. RESPONSABILITA 5. MODALITA OPERATIVE 6. ALLEGATI

3 Pagina 3 di 9 1. SCOPO DELLA PROCEDURA La seguente procedura definisce le regole per garantire lo stato di aggiornamento e la distribuzione dei documenti necessari al corretto svolgimento delle attività nell Istituto. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE L attività di gestione dei documenti si applica pertanto a: 1. documenti descrittivi del Sistema Qualità (Manuale Gestione Qualità Procedure, Istruzioni, Modulistica sistema gestione di qualità) 2. Documenti interni dell Istituto P. Verri, (POF, Carta dei Servizi, Regolamento di Istituto, Regolamento Consiglio di Istituto ) 3. Modulistica interna 4. dati su supporto informatico e relativi software (sito della scuola) 5. documenti di origine esterna (leggi regolamenti norme cogenti di settore norme relative al Sistema Gestione Qualità). 3. DEFINIZIONI Verifica : controllo della correttezza formale e sostanziale del documento (il verificatore può coincidere con il compilatore). Approvazione : atto formale (firma) con cui l autorità preposta sancisce che il documento venga inserito nel sistema documentale della scuola. Emissione : istante a partire dal quale il documento entra in vigore e diventa prescrittivo per il personale scolastico. Normalmente coincide con la data di approvazione del documento. Emissione sperimentale : può essere effettuata per istruzioni operative o moduli quando è necessaria una verifica sul campo della funzionalità o dell efficacia prima dell emissione definitiva. L emissione sperimentale di un documento deve essere concordata con R.G.Q. stabilendo a priori la durata della sperimentazione. Allo scadere del periodo il documento deve essere riemesso in forma definitiva oppure revocato. Originale : per un documento interno è la prima copia su carta dello stesso, per quelli di origine esterna è la copia ricevuta via posta, o la prima stampa da . In entrambi i casi l originale deve riportare le firme autentiche di verifica ed approvazione e la data di emissione.

4 Pagina 4 di 9 Documento superato : è il documento non più in vigore. Tutte le copie dei documenti superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della ricezione della copia aggiornata. L originale invece viene conservato dal R.G.Q. al fine di mantenere la memoria storica, per un periodo stabilito, e viene distinto da quello in vigore riportando sul frontespizio la scritta DOCUMENTO SUPERATO : Elenco dei documenti : Per ogni tipologia di documenti è mantenuto aggiornato un elenco, che serve a dare evidenza di quali documenti siano attualmente in vigore e a quale livello di revisione. Distribuzione controllata : un documento è distribuito in forma controllata quando si garantisce al destinatario il continuo aggiornamento dello stesso. Al personale scolastico i documenti sono sempre distribuiti in forma controllata; per quanto riguarda il manuale della qualità, esso può essere distribuito all esterno sia in forma controllata (es. all Organismo di certificazione), sia in forma non controllata. Le modifiche ai documenti sono evidenziate con carattere colorato 4. RESPONSABILITÀ La responsabilità dell approvazione è sempre del DS, la verifica viene svolta da RGQ; egli è responsabile del controllo dei documenti, ciò comporta l aggiornamento degli elenchi e la gestione della diffusione degli stessi. L evidenza dell avvenuta distribuzione è la firma apposta sulla LDD o sulla LDL allegate alla presente procedura, controfirmato da tutti i destinatari, inseriti nell elenco, a titolo di ricevuta e di impegno all immediata distruzione del documento superato DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA Le responsabilità sono assegnate a: - DS e DSGA - RGQ per quanto riguarda i documenti relativi al Sistema Gestione Qualità; - Segreteria (Modulistica) - Presidenti e Segretari (Verbali Collegio Docenti, Consigli di Classe, Coordinamenti di Materia, Consiglio di Istituto, Giunta Esecutiva, etc.) - Funzioni Strumentali (schede progetto SCP 7.3) - RSU (Contrattazione decentrata) - Docenti (Registri personali e di classe, Programmazioni annuali, Relazione finale, etc.) 4.2. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA

5 Pagina 5 di 9 La responsabilità della gestione (mantenimento dell aggiornamento, archiviazione dell originale, distribuzione, ecc. ) è assegnata alla funzione di competenza, e precisamente: - Dirigente Scolastico per la Normativa Ministeriale, Convenzioni con Enti Esterni - RGQ per i documenti relativi al Sistema Gestione Qualità (norme UNI EN ISO, Regolamento dell Organismo di Certificazione, ecc.): - DSGA, per i documenti (leggi, decreti, regolamenti) di carattere tributario, amministrativo, salariale, contratto di lavoro per i dipendenti, etc. - Responsabile della sicurezza, per leggi, regolamenti, norme, decreti e disposizioni riguardanti sicurezza ed ambiente. - Responsabile Privacy (Dlg 196 del , Documento sulla privacy) 5 MODALITA OPERATIVE 5.1 Attività specifiche di gestione dei documenti Gestione documentazione interna: Manuale Gestione Qualità, Procedure, Istruzioni, Allegati Elaborazione della documentazione Il RGQ, avvalendosi della collaborazione del Gruppo di lavoro Qualità, delle FS, dei Coordinatori di Materia, dei docenti Referenti redige una bozza della documentazione in modo che questa sia coerente con le attività alle quali si riferisce, alla politica della qualità e ai processi operativi ed organizzativi dell Istituto. Codifica del documento Il RGQ, al termine della fase di redazione, compila un profilo strutturato con diversi campi per identificare correttamente il documento in oggetto (logo, titolo, acronimo, numero di pagine revisione,data, redazione, verifica, approvazione) Verifica di congruenza dei documenti Il RGQ verifica la congruenza con la norma UNI EN ISO 9001:2000 del Manuale Gestione Qualità e delle Procedure. In caso di verifica positiva, appone la propria firma nell apposito spazio contenuto nel cartiglio del documento mentre, in caso di esito negativo, riavvia l iter di elaborazione. Approvazione Il Dirigente Scolastico verifica la coerenza con le politiche e gli obiettivi dell Istituto P. Verri delle sezioni del MGQ e delle PGQ. In caso di verifica positiva, appone la propria firma nell apposito spazio contenuto nel cartiglio del documento, mentre in caso di esito negativo, riavvia l iter di elaborazione. Pubblicazione e distribuzione

6 Pagina 6 di 9 Il RGQ gestisce la pubblicazione e la distribuzione del MGQ, delle PGQ e delle IST. La documentazione pubblicata e distribuita è sempre in ultima revisione. Gli originali cartacei, recanti le firme autentiche di verifica e di approvazione e data di emissione, sono archiviati e conservati a cura del RGQ. I documenti distribuiti in modo controllato possono essere sia in forma cartacea sia on line sul sito della scuola ( al collegamento Documenti SGQ) soltanto con modalità di lettura e non di modifica (formato doc protetto da password o PDF). La stampa della documentazione è consentita ma risulta copia non controllata. Il RGQ provvede a distribuire copie controllate della documentazione del Sistema Qualità su supporto cartaceo o on line a coloro che sono indicati nella lista di distribuzione controllata dei documenti LDD o LDL In essi vengono riportati: 1. i dati identificativi del destinatario 2. il numero di revisione del documento 3. la data di consegna 4. i destinatari 5. la firma per ricevuta della copia (cartacea) del documento o, nel caso di documento on line, la firma per l impegno a prenderne visione Il RGQ è responsabile della congruenza della documentazione disponibile su supporto cartaceo e on line. In caso di aggiornamento dei documenti, i documenti aggiornati saranno nuovamente distribuiti ai destinatari delle copie cartacee o ai destinatari dei documenti on line. Gestione delle modifiche La proposta di modifica (RMD 4.2.3) perviene al RGQ, nel caso di documentazione del Sistema Gestione Qualità. Il RGQ è l unico autorizzato alla modifica della documentazione del Sistema Gestione Qualità. Le modifiche richieste da qualsiasi operatore dell Istituto P. Verri relative alla documentazione del Sistema Gestione Qualità vengono valutate dal RGQ il quale: in caso di modifiche sostanziali attiva l iter di preparazione, verifica e distribuzione del documento in caso di modifiche non sostanziali (quali per esempio correzioni di errori di battitura) attua autonomamente la modifica. Le modifiche non sostanziali o le revisioni dei documenti di registrazione allegati alle Procedure non danno luogo all aggiornamento dell edizione del documento. Il Responsabile Gestione Qualità: esamina la modifica in apposito gruppo di lavoro, nel caso di modifiche sostanziali

7 Pagina 7 di 9 implementa ufficialmente la modifica, nel caso di approvazione della stessa da parte del gruppo di lavoro comunica al proponente la modifica i motivi di un eventuale rifiuto della stessa. Al documento modificato il RGQ aggiorna il numero di revisione e provvede alla sua pubblicazione con la conseguente eliminazione del documento superato. Il RGQ provvede ad archiviare copia della documentazione superata. Riesame periodico dei documenti Il RGQ riesamina annualmente la documentazione del Sistema Gestione Qualità con il fine di valutarne l attualità rispetto al variare delle esigenze; sintesi di tale analisi è portata in sede di Riesame della Direzione per condividerne i risultati. - Codifica documenti La codifica dei documenti e della modulistica relativi al SGQ è conforme a quanto inducati nella PGQ Tutta la modulistica utilizzata dall Istituto, che non si riferisce direttamente al SGQ, è codificata con tre lettere e una serie di numeri: XYZ 0.0 n (XYZ: iniziali del modulo di riferimento 0.0: riferimento alla sezione e paragrafo della Norma UNI EN ISO , e n il numero progressivo di emissione. Ogni modulo è autonomo per quanto riguarda la distribuzione e la revisione. I documenti previsti dalla normativa ministeriale non vengono codificati dall Istituto Gestione documentazione interna: dati su supporto informatico L accesso ai software installati e ai dati archiviati è regolata da un sistema di autorizzazioni all ingresso (username e password). I documenti e i dati su supporto informatico riportano i dati necessari alla loro identificazione e stato di aggiornamento. Il Dirigente Scolastico, il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi, i responsabili della segreteria didattica possiedono una password riservata per l accesso ad un area di dati loro riservata. I docenti utilizzatori di laboratori o docenti con incarichi particolari hanno un profilo utente personalizzato, protetto da password; tutti gli altri hanno un profilo collettivo (docenti) con password che consente loro l utilizzo del computer. Con cadenza giornaliera viene eseguito in automatico il backup di tutti i dati del sistema sul server Gestione della documentazione esterna

8 Pagina 8 di 9 L Istituto individua documenti di origine esterna che hanno rilevanza nell ambito del Sistema Gestione Qualità e prevede modalità di reperimento, aggiornamento e archiviazione degli stessi. Norme relative al Sistema Gestione Qualità Il Responsabile preposto al reperimento, archivio e aggiornamento di tali documenti è il RGQ. L aggiornamento delle norme viene garantito mediante l accesso al sito internet UNI, mediante la partecipazione a seminari, convegni, incontri a tema. Leggi, norme, regolamenti Le leggi, i regolamenti, le norme e tutti i documenti di carattere formale di particolare rilevanza ai fini dell espletamento delle attività dell Istituto possono essere gestite direttamente a seconda della materia disciplinata. Tali documenti vengono reperiti da banche dati on line, Gazzetta Ufficiale, Gazzetta dell Unione Europea e da altri canali che si considerino opportuni per il reperimento delle stesse. Tali documenti possono essere archiviati sia su supporto informatico, sia su supporto cartaceo. Codifica dei documenti Ai documenti di origine esterna viene assegnata una codificazione interna (o numero di protocollo). Archiviazione documenti. Il DS provvede a visionare e vidimare tutti i documenti di origine esterna, li invia successivamente alle Segreterie di competenza per il protocollo e l archiviazione e individua i destinatari a cui far pervenire copia del documento. La conservazione dei documenti è effettuata per tutto il periodo di validità del documento stesso - Salvataggio dei dati e dei documenti su supporto informatico Periodicamente si procede al salvataggio dei dati e dei documenti su supporto informatico (pen drive o CD in formato doc protetto da password (RSD 4.2.3) Aggiornamento e reperibilità documenti. L aggiornamento e il reperimento dei documenti viene effettuata dal DS e dal DSGA o da loro delegati, attraverso siti Internet ( / riviste specializzate, già utilizzati per il reperimento dei documenti stessi, e in occasione di seminari, convegni, incontri di settore.

9 Pagina 9 di 9 6 ALLEGATI EGD Elenco Generale Documenti EGM Elenco Generale dei moduli RMD Richiesta modifica documento RSD Registro salvataggio dati e documenti su supporto informatico LDD Lista di distribuzione Documento Sistema gestione qualità LDL Lista di distribuzione on line Documento Sistema gestione qualità