PROCEDURE GESTIONE QUALITA CONTROLLO DEI DOCUMENTI E DEI DATI

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1 Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Paolo Candiani. INDICE: 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. DEFINIZIONI 4. RESPONSABILITA 4.1 documenti di origine interna 4.2 documenti di origine esterna 5. MODALITA OPERATIVE 5.1 Attività specifiche di gestione dei documenti Manuale di gestione qualità, procedure, istruzione, allegati Elaborazione della documentazione Codifica del documento Verifica di congruenza dei documenti Approvazione Pubblicazione e distribuzione Gestione delle modifiche Riesame periodico dei documenti Codifica dei documenti Gestione dei documenti interni: dati su supporto informatico Gestione dei documenti esterni e distribuzione Norme relative al Sistema Gestione Qualità Leggi, norme, regolamenti Codifica dei documenti Archiviazione documenti Aggiornamento e reperibilità dei documenti Salvataggio Dati 6. DISTRIBUZIONE 7. ALLEGATI Pagina 1 di 10

2 1. SCOPO DELLA PROCEDURA La seguente procedura definisce le regole per garantire lo stato di aggiornamento e la distribuzione dei documenti necessari al corretto svolgimento delle attività nell'istituto. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE L'attività di gestione dei documenti si applica pertanto a: documenti descrittivi del Sistema Qualità (Manuale Gestione Qualità, Procedure, Istruzioni, modulistica sistema di Gestione Qualità); documenti interni del Liceo Artistico Statale P. Candiani (POF, Carta dei Servizi, Regolamento di Istituto, Regolamento Consiglio di Istituto, Patto educativo di corresponsabilità ) e modulistica interna; dati su supporto informatico e relativi software (sito della scuola documenti di origine esterna (Leggi, Regolamenti, Norme cogenti di settore, Norme relative al Sistema Gestione Qualità). 3. DEFINIZIONI Verifica Approvazione Emissione Emissione sperimentale Controllo della correttezza formale e sostanziale del documento (il verificatore può coincidere con il compilatore). Atto formale (firma) con cui l'autorità preposta sancisce che il documento venga inserito nel sistema documentale della scuola. Istante a partire dal quale il documento entra in vigore e diventa prescrittivo per il personale scolastico. Normalmente coincide con la data di approvazione del documento. Può essere effettuata per istruzioni operative o moduli quando è necessaria una verifica sul campo della funzionalità o della efficacia prima dell'emissione definitiva. L'emissione sperimentale di un documento deve essere concordata con il RGQ stabilendo a priori la durata della sperimentazione. Allo scadere del periodo il documento deve essere riemerso in forma definitiva oppure revocato. Pagina 2 di 10

3 Originale Documento superato Elenco dei documenti Distribuzione controllata Modifiche Per un documento interno è la prima copia su carta dello stesso, per quelli di origine esterna è la copia ricevuta via posta, o la prima stampa da . In entrambi i casi l'originale deve riportare le firme autentiche di verifica ed approvazione e la data di emissione. Rappresenta il documento non più in vigore. Tutte le copie dei documenti superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della ricezione della copia aggiornata. L'originale invece viene conservato dal RGQ al fine di mantenere la memoria storica, per un periodo stabilito, e viene distinto da quello in vigore riportando sul frontespizio la scritta documento superato in data: Per ogni tipologia di documenti è mantenuto aggiornato un elenco, che serve a dare evidenza di quali documenti siano attualmente in vigore e a quale livello di revisione. Un documento è distribuito in forma controllata quando si garantisce al destinatario il continuo aggiornamento dello stesso. Al personale della scuola i documenti sono sempre distribuiti in forma controllata. Riportate nella mascherina ad inizio pagina con la tipologia e il capitolo modificato. 4. RESPONSABILITÀ La responsabilità dell'approvazione è sempre del Dirigente Scolastico, la verifica viene svolta dal RGQ; egli è responsabile del controllo dei documenti e ciò comporta l'aggiornamento degli elenchi e la gestione della diffusione degli stessi. L'evidenza dell'avvenuta distribuzione è la firma apposta sulla lista di distribuzione dei documenti (LDD o LDL allegato alla presente procedura PGQ 4.2.3), controfirmato da tutti i destinatari, inseriti in elenco, a titolo di ricevuta e di impegno all'immediata distruzione del documento superato Documenti di origine interna Le responsabilità sono assegnate a: Pagina 3 di 10

4 DS e DSGA; RGQ per quanto riguarda i documenti relativi alla qualità; Segreteria per quanto riguarda la modulistica. Presidenti e Segretari di: Collegi Docenti (verbali); Consigli di classe; Riunioni di materia; Consiglio di Istituto; Giunta Esecutiva. Docenti (registri personali, programmazione annuale e relazione finale); Funzioni Strumentali (scheda progetto, relazioni finali); RSU (Contrattazione decentrata) Documenti di origine esterna La responsabilità della gestione (mantenimento dell'aggiornamento, archiviazione dell'originale, distribuzione, ecc. ) è assegnata alla funzione di competenza, precisamente: Dirigente Scolastico per la Normativa Ministeriale, Convenzioni con Enti Esterni; RGQ per i documenti relativi alla Qualità (norme UNI EN ISO, Regolamento dell'organismo di Certificazione, ecc.); DSGA, per i documenti (Leggi, Decreti, Regolamenti) di carattere tributario, amministrativo, salariale, contratto di lavoro per i dipendenti, ecc.; Responsabile della sicurezza, per Leggi, Regolamenti, Norme, Decreti e disposizioni riguardanti sicurezza ed ambiente; Responsabile Privacy (Dlg. 196 del 30 giugno 2003, documento sulla Privacy). Pagina 4 di 10

5 5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1 Attività specifiche di gestione dei documenti Manuale Gestione Qualità, procedure, istruzioni, allegati Elaborazione della documentazione IL Responsabile Gestione Qualità, ove necessario, avvalendosi della Commissione Qualità, dei responsabili di Commissione, dei responsabili di Materia, dei docenti referenti, redige la bozza della documentazione in modo che questa sia coerente con le attività alle quali si riferisce, alla Politica della Qualità e ai processi operativi ed organizzativi dell'istituto Codifica del documento Il RGQ, al termine della fase di redazione, compila un profilo strutturato con diversi campi per identificare correttamente il documento in oggetto (logo, titolo, acronimo, revisione, data, redazione, modifiche, verifica ed approvazione, numero di pagine) Verifica di congruenza dei documenti Il RGQ verifica la congruenza con la norma UNI EN ISO 9001:2008 del Manuale Gestione Qualità e delle Procedure. In caso di verifica positiva, appone la propria firma nell'apposito spazio contenuto nel cartiglio del documento, mentre, in caso di esito negativo, riavvia l'iter di elaborazione Approvazione Il Dirigente Scolastico verifica la coerenza con la Politica della Qualità e il Piano Annuale degli Obiettivi del Liceo Artistico Statale P. Candiani con le sezioni del MGQ e con le PGQ. In caso di verifica positiva, appone la propria firma nell'apposito spazio contenuto nel cartiglio del documento, mentre in caso di esito negativo, riavvia l'iter di elaborazione, pubblicazione e distribuzione Pubblicazione e distribuzione Il Responsabile Gestione Qualità gestisce la pubblicazione e la distribuzione del Pagina 5 di 10

6 MGQ delle PGQ e delle Istruzioni. La documentazione pubblicata e distribuita è sempre in ultima revisione. Gli originali cartacei, recanti le firme autentiche di verifica e di approvazione, sono archiviati e conservati a cura del RGQ. I documenti in modo controllato possono essere distribuiti sia in forma cartacea sia online sul sito della scuola soltanto con modalità di lettura e non di modifica. (formato docx protetto o formato PDF). La stampa della documentazione è consentita ma risulta copia non controllata. Il Responsabile Gestione Qualità provvede a distribuire copie controllate della documentazione del Sistema Qualità su supporto informatico (sito web o Intranet) a coloro che sono indicati nella lista di distribuzione dei documenti LDD LDL In essi vengono riportati: i dati identificativi del documento; il numero di revisione del documento; la data di consegna; i destinatari; la firma per ricevuta della copia cartacea del documento o nel caso di documento online la firma per l impegno a prendere visione. Il Responsabile Gestione Qualità garantisce che la versione dei documenti presenti online sul sito della scuola è sempre in forma controllata e si impegna a comunicare di volta in volta l'aggiornamento dei documenti. In caso di aggiornamento dei documenti, i documenti aggiornati saranno nuovamente distribuiti ai destinatari. Il documento aggiornato annulla la versione precedente, in quanto documento superato Gestione delle modifiche La proposta di modifica (RMD 4.2.3) perviene al RGQ, nel caso di documentazione del Sistema Qualità. Il Responsabile Gestione Qualità è l'unico autorizzato alla modifica della documentazione del Sistema Qualità. Le modifiche richieste da qualsiasi operatore dell'istituto del Liceo Artistico Statale P. Candiani relative alla documentazione del Sistema Qualità vengono valutate dal RGQ il quale: in caso di modifiche sostanziali attiva l'iter di preparazione, verifica e distribuzione del documento; Pagina 6 di 10

7 in caso di modifiche non sostanziali (quali per esempio correzioni di errori di battitura) attua autonomamente la modifica. Le modifiche non sostanziali o le revisioni dei documenti di registrazione allegati alle procedure, non danno luogo all'aggiornamento dell'edizione del documento. Il Responsabile Gestione Qualità (RGQ): esamina la modifica in apposito gruppo di lavoro, nel caso di modifiche sostanziali; implementa ufficialmente la modifica, nel caso di approvazione della stessa da parte del gruppo di lavoro; comunica al proponente della modifica i motivi di un eventuale rifiuto della stessa. Al documento modificato il RGQ aggiorna il numero di revisione e provvede alla sua pubblicazione con la conseguente eliminazione del documento superato. Il RGQ provvede ad archiviare copia della documentazione superata Riesame periodico dei documenti Il Rappresentante della Direzione riesamina annualmente la documentazione del Sistema Gestione Qualità con il fine di valutarne l'attualità rispetto al variare delle esigenze. Sintesi di tale analisi è portata in sede di Riesame della Direzione per condividerne i risultati Codifica dei documenti La codifica dei documenti e della modulistica relativi al Sistema Gestione Qualità è conforme a quanto indicato nella PGQ Tutta la modulistica utilizzata dal Liceo, che non si riferisce direttamente al Sistema Gestione Qualità, è codificata con tre lettere XYZ (iniziali del modulo) e, qualora necessario, da una serie di numeri di cui i primi due sono riferiti alla sezione del MGQ e da un eventuale terzo numero che indica l ordine di emissione. Ogni modulo XYZ. n è autonomo per quanto riguarda la distribuzione e la revisione. I documenti previsti dalla normativa ministeriale non sono codificati dall'istituto. Pagina 7 di 10

8 5.1.2 Gestione documentazione interna: dati su supporto informatico L'accesso ai software installati e ai dati archiviati è regolata da un sistema di autorizzazioni all'ingresso (username e password). Il Dirigente Scolastico, il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi, i responsabili della segreteria didattica possiedono una password riservata per l'accesso ad un area di dati loro riservata. I docenti utilizzatori di laboratori o docenti con incarichi particolari hanno un profilo utente personalizzato, protetto da password; tutti gli altri hanno un profilo collettivo (docenti) con password che consente loro l'utilizzo del computer. Con cadenza giornaliera viene eseguito in automatico il backup di tutti i dati del sistema sul server su un unità a nastro, che viene custodita in cassaforte. Vengono utilizzate complessivamente sei unità a nastro, identificate dalla dicitura: lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato. I documenti e i dati su supporto informatico riportano i dati necessari alla loro identificazione e stato di aggiornamento Gestione della documentazione esterna Il Liceo Artistico Statale P. Candiani individua documenti di origine esterna che hanno rilevanza nell'ambito del Sistema Gestione Qualità e prevede modalità di reperimento, aggiornamento e archiviazione degli stessi Norme relative al Sistema Gestione Qualità Il Responsabile preposto al reperimento, archivio e aggiornamento di tali documenti è il RGQ. L'aggiornamento delle norme viene garantito mediante l'accesso al sito internet UNI, mediante la partecipazione a seminari, convegni, incontri a tema Leggi, Norme, Regolamenti Le leggi, i regolamenti, le norme e tutti i documenti di carattere formale di particolare rilevanza ai fini dell'espletamento delle attività dell'istituto possono essere gestite direttamente a seconda della materia disciplinata. Tali documenti vengono reperiti da banche dati online, Gazzetta Ufficiale, Gazzetta dell'unione Europea e da altri canali che si considerino opportuni per il reperimento delle Pagina 8 di 10

9 stesse. Tali documenti possono essere archiviati sia su supporto informatico, sia su supporto cartaceo Codifica dei documenti Ai documenti di origine esterna viene assegnata una codificazione interna o numero di protocollo Archiviazione documenti Il DS provvede a visionare e vidimare tutti i documenti di origine esterna, li invia successivamente alle segreterie di competenza per il protocollo e l'archiviazione, e individua i destinatari a cui fare pervenire copia del documento. La conservazione dei documenti è effettuata per tutto il periodo di validità del documento stesso Aggiornamento e reperibilità dei documenti L'aggiornamento e il reperimento dei documenti viene effettuata dal DS e dal DSGA o da loro delegati attraverso siti Internet ( ), riviste specializzate Salvataggio Dati Periodicamente si procede al salvataggio dei dati su supporto informatico (CD) 6. DISTRIBUZIONE I documenti del sistema Gestione Qualità vengono distribuiti in forma controllata utilizzando le liste di distribuzione (LDD LDL 4.2.3). I documenti vengono distribuiti online in forma controllata, collegandosi all'indirizzo alla voce documenti Qualità. I documenti sono in sola lettura, non modificabili, protetti da password. L'originale di ogni documento, recante le firme autentiche di verifica ed approvazione e data di emissione, è in forma cartacea, depositato presso l'archivio del Sistema Gestione Qualità. Pagina 9 di 10

10 7. ALLEGATI EGD LDD ERQ RMD LDL Elenco generale documenti Lista di distribuzione dei documenti del Sistema Gestione Qualità Elenco Registrazione Qualità Richiesta Modifica Documento Lista di distribuzione dei documenti del Sistema Gestione Qualità online Pagina 10 di 10