Il protocollo informatico

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1 La dematerializzazione dei documenti amministrativi Il protocollo informatico Notaio Gea Arcella Udine 22 novembre

2 1.1 L'obbligo di registrazione dei documenti amministrativi Normativa di riferimento DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 53, comma 5 5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione. 2

3 1.2 L'obbligo di registrazione dei documenti amministrativi Normativa di riferimento D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 art. 40-bis 1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all articolo 71. 3

4 1.3 L'obbligo di registrazione dei documenti amministrativi Ferma restando la verifica della provenienza, risulta obbligatoria la registrazione dei documenti spediti o ricevuti da: a) casella di posta elettronica standard o tramite cooperazione applicativa (art. 47, comma 1); b) casella di PEC collegata al registro di protocollo (art. 47, comma 3); c) casella di posta elettronica standard o PEC utilizzata per comunicare con i propri dipendenti (ancora art. 47, comma 3); d) casella di PEC, che qui per la prima volta viene definita istituzionale (ma non sarebbe il caso di normalizzare tutta la nomenclatura?), pubblicata sul sito informatico (art. 54, comma 2-ter); e) casella di posta elettronica iscritta all Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (art. 57-bis, comma 1). 4

5 1.4 L'obbligo di registrazione dei documenti amministrativi Le amministrazioni pubbliche hanno ora l obbligo di: - registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) - gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico - introdurre dei piani di classificazione - fascicolare dei documenti - elaborare dei piani di conservazione - redigere un Manuale di gestione dei flussi documentali e degli archivi 5

6 1.5 L'evoluzione legislativa DPR 20 ottobre 1998, n. 428: Protocollo informatico DPR 28 dicembre 2000, n. 445: Sistema di gestione dei flussi documentali e degli archivi Decreto MIT 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi 6

7 1.6 La PEC e il registro di protocollo Legge 28 gennaio 2009, n. 2 Le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata (o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6) per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall'attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell'ambito delle risorse disponibili. 7

8 1.6 La PEC e il registro di protocollo D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 art.47 - Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni 3. Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all articolo 2, comma 2, provvedono ad istituire e pubblicare nell Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati 8

9 1. 7 I compiti del protocollo - È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documenti nel momento della loro formazione - Assicura con il titolario una struttura organizzata all archivio - Regola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologia - Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti - Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documenti - Censisce la mole documentaria posta in essere da un ente produttore 9

10 1. 8 I compiti del servizio - DPR n. 445/2000 art Il servizio svolge i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; 10

11 1. 8 I compiti del servizio - DPR n. 445/2000 art. 61 d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all articolo 54; h) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati. 11

12 1. 10 Definizione di protocollo informatico Art. 1 del DPR 445/2000 L insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. 12

13 2. Il nucleo minimo del protocollo DPR 28 dicembre 2000, n art Le operazioni di registrazione indicate all articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. 13

14 2. Gli elementi essenziali: il numero di sequenza e la data di registrazione Il numero di di sequenza e la data di registrazione devono essere generati automaticamente dalla procedura informatica. 14

15 2. Gli elementi essenziali:il mittente (documento in arrivo) e il/i destinatario/i (documenti in partenza o tra uffici) Il mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario (o i destinatari), nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo, devono essere memorizzati in una apposita banca dati. La banca dati deve essere strutturata in modo da consentire l efficiente individuazione dei soggetti, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti. 15

16 2. Gli elementi essenziali: l oggetto L oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere giuridico amministrativo Narrativo - Fa comprendere il contenuto di un documento senza farlo leggere. - E' il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. - Deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento. 16

17 2. Gli elementi essenziali: il numero n e descrizione degli allegati Il numero e la descrizione degli allegati sono elementi essenziali per l efficacia della registrazione. Va riportata la descrizione degli allegati e non singolarmente il loro oggetto. Se non vi sono allegati, il campo assume un valore 0 (zero) che certifica l assenza verificata degli allegati. 17

18 . Grazie per l'attenzione 18