FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

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1 FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

2 ART. 40. FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI CHE DISPONGONO DI IDONEE RISORSE TECNOLOGICHE FORMANO GLI ORIGINALI DEI PROPRI DOCUMENTI CON MEZZI INFORMATICI SECONDO LE DISPOSIZIONI DEL CODICE E LE REGOLE TECNICHE DI CUI ALL'ARTICOLO 71 2

3 ART. 40. FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI REDAZIONE DI DOCUMENTI ORIGINALI SU SUPPORTO CARTACEO COPIA DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTO CARTACEO CONSENTITA SOLO SE NECESSARIA E NEL RISPETTO DEL PRINCIPIO DELL'ECONOMICITÀ 3

4 ART. 40. FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI LE CATEGORIE DI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI CHE POSSONO ESSERE REDATTI IN ORIGINALE ANCHE SU SUPPORTO CARTACEO SARANNO INDIVIDUATE CON APPOSITO REGOLAMENTO 4

5 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI GESTISCONO I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI UTILIZZANDO LE TECNOLOGIE DELL'INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE, NEI CASI E NEI MODI PREVISTI DALLA NORMATIVA VIGENTE 5

6 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO IL FASCICOLO INFORMATICO E' REALIZZATO GARANTENDO LA POSSIBILITA' DI ESSERE DIRETTAMENTE CONSULTATO ED ALIMENTATO DA TUTTE LE AMMINISTRAZIONI COINVOLTE NEL PROCEDIMENTO 6

7 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO LE REGOLE PER LA COSTITUZIONE E L'UTILIZZO DEL FASCICOLO SONO CONFORMI AI PRINCIPI DI UNA CORRETTA GESTIONE DOCUMENTALE ALLA DISCIPLINA DEL DOCUMENTO INFORMATICO ALLE REGOLE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEL SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITA LE REGOLE RISPETTANO I CRITERI DELL'INTEROPERABILITA' E DELLA COOPERAZIONE APPLICATIVA 7

8 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO IL FASCICOLO INFORMATICO RECA L'INDICAZIONE: a) DELL'AMMINISTRAZIONE TITOLARE DEL PROCEDIMENTO b) DELLE ALTRE AMMINISTRAZIONI PARTECIPANTI c) DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO d) DELL'OGGETTO DEL PROCEDIMENTO e) DELL'ELENCO DEI DOCUMENTI CONTENUTI 8

9 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO IL FASCICOLO INFORMATICO PUO CONTENERE AREE A CUI HANNO ACCESSO SOLO L'AMMINISTRAZIONE TITOLARE E GLI ALTRI SOGGETTI DA ESSA INDIVIDUATI IL FASCICOLO INFORMATICO E' FORMATO IN MODO DA GARANTIRE LA CORRETTA COLLOCAZIONE DEI SINGOLI DOCUMENTI LA FACILE REPERIBILITA' E LA COLLEGABILITA', DEI SINGOLI DOCUMENTI L'ESERCIZIO IN VIA TELEMATICA DEI DIRITTI DI ACCESSO (LEGGE 241/90) 9

10 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO LA P.A. TITOLARE DEL PROCEDIMENTO PUÒ RACCOGLIERE IN UN FASCICOLO INFORMATICO GLI ATTI, I DOCUMENTI E I DATI DEL PROCEDIMENTO MEDESIMO DA CHIUNQUE FORMATI ALL'ATTO DELLA COMUNICAZIONE DELL'AVVIO DEL PROCEDIMENTO (LEGGE 241/90) COMUNICA AGLI INTERESSATI LE MODALITÀ PER ESERCITARE IN VIA TELEMATICA I DIRITTI DI ACCESSO 10

11 ART. 41. PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO AI SENSI DELLA LEGGE 7 AGOSTO 1990, N. 241, PREVIO ACCORDO TRA LE AMMINISTRAZIONI COINVOLTE, LA CONFERENZA DEI SERVIZI È CONVOCATA E SVOLTA AVVALENDOSI DEGLI STRUMENTI INFORMATICI DISPONIBILI, SECONDO I TEMPI E LE MODALITÀ STABILITI DALLE AMMINISTRAZIONI MEDESIME 11

12 ART. 42. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI LE P.A. VALUTANO IN TERMINI DI RAPPORTO TRA COSTI E BENEFICI IL RECUPERO SU SUPPORTO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DEGLI ATTI CARTACEI DEI QUALI SIA OBBLIGATORIA O OPPORTUNA LA CONSERVAZIONE E PROVVEDONO ALLA PREDISPOSIZIONE DEI CONSEGUENTI PIANI DI SOSTITUZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI CON ARCHIVI INFORMATICI 12

13 ART. 43. RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI I DOCUMENTI DEGLI ARCHIVI, LE SCRITTURE CONTABILI, LA CORRISPONDENZA ED OGNI ATTO, DATO O DOCUMENTO DI CUI È PRESCRITTA LA CONSERVAZIONE PER LEGGE O REGOLAMENTO, OVE RIPRODOTTI SU SUPPORTI INFORMATICI SONO VALIDI E RILEVANTI A TUTTI GLI EFFETTI DI LEGGE, SE LA RIPRODUZIONE SIA EFFETTUATA IN MODO DA GARANTIRE LA CONFORMITÀ DEI DOCUMENTI AGLI ORIGINALI E LA LORO CONSERVAZIONE NEL TEMPO, NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE STABILITE AI SENSI DELL'ARTICOLO 71 13

14 ART. 43. RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI RESTANO VALIDI I DOCUMENTI DEGLI ARCHIVI, LE SCRITTURE CONTABILI, LA CORRISPONDENZA ED OGNI ATTO, DATO O DOCUMENTO GIÀ CONSERVATI MEDIANTE RIPRODUZIONE SU SUPPORTO FOTOGRAFICO, SU SUPPORTO OTTICO O CON ALTRO PROCESSO IDONEO A GARANTIRE LA CONFORMITÀ DEI DOCUMENTI AGLI ORIGINALI 14

15 ART. 43. RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI I DOCUMENTI INFORMATICI, DI CUI È PRESCRITTA LA CONSERVAZIONE PER LEGGE O REGOLAMENTO POSSONO ESSERE ARCHIVIATI PER LE ESIGENZE CORRENTI ANCHE CON MODALITÀ CARTACEE SONO CONSERVATI IN MODO PERMANENTE CON MODALITÀ DIGITALI SONO FATTI SALVI I POTERI DI CONTROLLO DEL MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITÀ CULTURALI SUGLI ARCHIVI 15

16 ART. 44. REQUISITI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI GARANTISCE: a) L'IDENTIFICAZIONE CERTA DELL'AMMINISTRAZIONE E DEL SOGGETTO CHE HA FORMATO IL DOCUMENTO b) L'INTEGRITÀ DEL DOCUMENTO c) LA LEGGIBILITÀ E L'AGEVOLE REPERIBILITÀ DEI DOCUMENTI E DELLE INFORMAZIONI IDENTIFICATIVE, INCLUSI Ì DATI DI REGISTRAZIONE E DI CLASSIFICAZIONE ORIGINARI d) IL RISPETTO DELLE MISURE DI SICUREZZA PREVISTE DAL D.Lgs. 196/

17 TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI 17

18 ART. 45. VALORE GIURIDICO DELLA TRASMISSIONE I DOCUMENTI TRASMESSI DA CHIUNQUE AD UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CON QUALSIASI MEZZO TELEMATICO O INFORMATICO, IVI COMPRESO IL FAX, IDONEO AD ACCERTARNE LA FONTE DI PROVENIENZA, SODDISFANO IL REQUISITO DELLA FORMA SCRITTA E LA LORO TRASMISSIONE NON DEVE ESSERE SEGUITA DA QUELLA DEL DOCUMENTO ORIGINALE 18

19 ART. 45. VALORE GIURIDICO DELLA TRASMISSIONE IL DOCUMENTO INFORMATICO TRASMESSO PER VIA TELEMATICA SI INTENDE SPEDITO DAL MITTENTE PROPRIO GESTORE SE INVIATO AL SI INTENDE CONSEGNATO AL DESTINATARIO SE RESO DISPONIBILE ALL'INDIRIZZO ELETTRONICO DA QUESTI DICHIARATO, NELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA DEL DESTINATARIO MESSA A DISPOSIZIONE DAL GESTORE 19

20 ART. 46. DATI PARTICOLARI CONTENUTI NEI DOCUMENTI TRASMESSI AL FINE DI GARANTIRE LA RISERVATEZZA DEI DATI SENSIBILI O GIUDIZIARI I DOCUMENTI INFORMATICI TRASMESSI AD ALTRE P.A. PER VIA TELEMATICA POSSONO CONTENERE SOLTANTO LE INFORMAZIONI RELATIVE A STATI, FATTI E QUALITÀ PERSONALI PREVISTE DA LEGGE O DA REGOLAMENTO E INDISPENSABILI PER IL PERSEGUIMENTO DELLE FINALITÀ PER LE QUALI SONO ACQUISITE 20

21 ART. 47. TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO LA POSTA ELETTRONICA TRA LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI LE COMUNICAZIONI DI DOCUMENTI TRA LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI AVVENGONO DI NORMA MEDIANTE L'UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA SONO VALIDE AI FINI DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO UNA VOLTA CHE NE SIA VERIFICATA LA PROVENIENZA 21

22 ART. 47. TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO LA POSTA ELETTRONICA TRA LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI AI FINI DELLA VERIFICA DELLA PROVENIENZA LE COMUNICAZIONI SONO VALIDE SE: a) SONO SOTTOSCRITTE CON FIRMA DIGITALE O ALTRO TIPO DI FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA b) SONO DOTATE DI PROTOCOLLO INFORMATIZZATO 22

23 ART. 47. TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO LA POSTA ELETTRONICA TRA LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI SCADENZA!!! ENTRO OTTO MESI DALLA DATA DI ENTRATA IN VIGORE DEL CODICE LE P.A. CENTRALI PROVVEDONO A: ISTITUIRE ALMENO UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE ED UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA UTILIZZARE LA POSTA ELETTRONICA PER LE COMUNICAZIONI TRA L'AMMINISTRAZIONE ED I PROPRI DIPENDENTI, NEL RISPETTO DELLE NORME SULLA PRIVACY E PREVIA INFORMATIVA AGLI INTERESSATI 23

24 ART. 48. POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA LA TRASMISSIONE TELEMATICA DI COMUNICAZIONI CHE NECESSITANO DI UNA RICEVUTA DI INVIO E DI UNA RICEVUTA DI CONSEGNA AVVIENE MEDIANTE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA LA TRASMISSIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO PER VIA TELEMATICA, EFFETTUATA MEDIANTE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, EQUIVALE, NEI CASI CONSENTITI DALLA LEGGE, ALLA NOTIFICAZIONE PER MEZZO DELLA POSTA 24

25 ART. 48. POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA LA DATA E L'ORA DI TRASMISSIONE E DI RICEZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO TRASMESSO MEDIANTE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA SONO OPPONIBILI AI TERZI 25

26 ART. 49. SEGRETEZZA DELLA CORRISPONDENZA TRASMESSA PER VIA TELEMATICA GLI ADDETTI ALLE OPERAZIONI DI TRASMISSIONE PER VIA TELEMATICA DI ATTI, DATI E DOCUMENTI FORMATI CON STRUMENTI INFORMATICI NON POSSONO PRENDERE COGNIZIONE DELLA CORRISPONDENZA TELEMATICA DUPLICARE CON QUALSIASI MEZZO CEDERE A TERZI A QUALSIASI TITOLO INFORMAZIONI ANCHE IN FORMA SINTETICA O PER ESTRATTO SULL'ESISTENZA O SUL CONTENUTO DI CORRISPONDENZA, COMUNICAZIONI O MESSAGGI SALVO CHE SI TRATTI DI INFORMAZIONI PER LORO NATURA O PER ESPRESSA INDICAZIONE DEL MITTENTE DESTINATE AD ESSERE RESE PUBBLICHE 26

27 ART. 49. SEGRETEZZA DELLA CORRISPONDENZA TRASMESSA PER VIA TELEMATICA GLI ATTI, I DATI E I DOCUMENTI TRASMESSI PER VIA TELEMATICA SI CONSIDERANO, NEI CONFRONTI DEL GESTORE DEL SISTEMA DI TRASPORTO DELLE INFORMAZIONI, DI PROPRIETÀ DEL MITTENTE SINO A CHE NON SIA AVVENUTA LA CONSEGNA AL DESTINATARIO 27