La Posta Elettronica Certificata

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1 La Posta Elettronica Certificata Cedacri S.p.A. Sede legale: Via del Conventino n Collecchio (Parma) C.F./Partita IVA e Iscrizione al Registro delle Imprese di Parma: R.E.A.: Capitale Sociale: i.

2 SOMMARIO 1. COS È LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA A CHI SERVE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COME UTILIZZARE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA VANTAGGI DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA NORMATIVA SULLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA OBBLIGHI DI LEGGE Soggetti coinvolti...9 Pag. 2 di 9

3 1.COS È LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica in cui è certificato l invio e la consegna del messaggio nella casella del destinatario. "Certificare" l'invio e la ricezione (i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici ) significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. È importante comprendere che è certificata data e ora dell invio e della ricezione del messaggio, ma la PEC non certifica il contenuto della busta elettronica che viene trasmessa dal mittente al destinatario. Allo stesso modo, è quello che accade per una raccomandata postale, poiché essa non certifica quale sia effettivamente il contenuto della busta spedita, che potrebbe anche contenere un foglio in bianco. Infine, la PEC non certifica che il destinatario abbia effettivamente letto il messaggio ( in caso di contenzioso ciò che fa fede è la ricevuta di consegna) Il Servizio di PEC è in grado quindi di garantire non solo l identificazione del mittente, l integrità e la confidenzialità del messaggio, ma anche di attestare il recapito del messaggio stesso nella casella del destinatario. I messaggi di posta certificata, assicurando l avvenuta consegna, equivalgono alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge (art. 14, comma 3 DPR 445/2000). Pag. 3 di 9

4 2.A CHI SERVE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La PEC è uno strumento di comunicazione con valore legale, recando nelle sue funzionalità la certificazione relativa ai dati di trasmissione di una busta elettronica, completi di data e ora di trasmissione. Potrà essere usata in alternativa ad altre forme di comunicazione con valore legale (come le Raccomandate con ricevuta di ritorno), direttamente dal proprio computer, o via web, senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale. Può essere quindi utilizzata da chiunque abbia bisogno di uno strumento di comunicazione ufficiale e certo: privati, in alternativa alle raccomandate A/R postali aziende, nell espletamento delle loro funzioni interne (convocazioni, trasmissione documenti, invio circolari), verso clienti (invio fatture, contratti), verso la pubblica amministrazione (tributi) enti pubblici nei rapporti con i propri utenti, per l'invio di materiale fiscale, comunicazioni ente/azienda, ecc. pubblica amministrazione nell espletamento delle proprie funzioni, nei rapporti con cittadini e aziende. Inoltre, è recentemente entrata in vigore la Legge 28 Gennaio 2009 n. 2 che rende obbligatorio, per alcuni soggetti, comunicare il proprio indirizzo PEC alla Camera di Commercio. Pag. 4 di 9

5 3.COME UTILIZZARE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La PEC si utilizza prevalentemente in tutti quei casi in cui si vuole avere la certezza che un documento arrivi a destinazione avendone nel contempo prova opponibile dell'invio e della consegna (contratti, fatture, convocazioni, ecc.). Grazie alla sua efficienza ed economicità il suo impiego andrà sicuramente oltre la sostituzione o integrazione della tradizionale raccomandata assumendo un ruolo sempre crescente. Per l'utente l'unica differenza dalla tradizionale posta elettronica è che ad ogni invio di un messaggio corrispondono delle ricevute che ne attestano l'invio e la consegna al destinatario. In realtà dietro a queste ricevute c'è un sofisticato sistema tecnologico ed organizzativo a garanzia delle trasmissioni di posta elettronica certificata. Tutta l'infrastruttura tecnologica e la gestione del servizio PEC effettuato da operatori certificati, sono permanentemente sotto il controllo e la verifica tecnica per la completa tutela dell'utilizzatore della PEC. Ogni casella di posta elettronica certificata è legata ad un nominativo (Titolare della casella) identificato dal gestore al momento dell'attivazione garantendo così la tracciabilità della casella e quindi del suo Titolare. Questo avviene applicando tutte le procedure atte a garantire la tutela dei dati personali. Pag. 5 di 9

6 4.VANTAGGI DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Economicita'. Scrivere un' certificata invece che recarsi in un ufficio postale e spedire una raccomandata, è senz altro un risparmio in termini di tempo e denaro Semplicità'. Non necessita di nuovi strumenti di lavoro utilizzando le consuete piattaforme per la gestione della comune posta elettronica Comodità. Utilizzabile da qualsiasi postazione di lavoro con la possibilità di invio della posta a più destinatari contemporaneamente azzerando i tempi di consegna ed evitando code agli sportelli Inalterabilità. La trasmissione avviene in presenza di protocolli di sicurezza che garantiscono che il messaggio non venga alterato durante il suo percorso da mittente a destinatario. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto. Sicurezza. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto. I log di trasmissione, che i gestori hanno l'obbligo di mantenere per 30 mesi, sono conservate adottando soluzioni tecniche che ne garantiscano la sicurezza, l'inalterabilità nel tempo...ma soprattutto Valore Legale. Alle ricevute di avvenuta consegna è riconosciuto il pieno valore legale rendendole opponibili a terzi in caso di contenzioso Pag. 6 di 9

7 5.NORMATIVA SULLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La Normativa di Riferimento per il servizio di PEC è costituita da: DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa); DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) disciplina le modalità di utilizzo della PEC non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini; Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 contenente le Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata", pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266, che specifica tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate dai Gestori accreditati per erogare il servizio; La Normativa Primaria - art 15, comma 2, della legge 59/97: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge L. 3/2003 art 27 - collegato alla finanziaria 2003 (Disposizioni in materia di innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione) Comma 7. Il Ministro per l innovazione e le tecnologie assicura il raccordo con il Ministro per la funzione pubblica relativamente alle innovazioni che riguardano l ordinamento organizzativo e funzionale delle pubbliche amministrazioni. Comma 8. Entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge sono emanati uno o più regolamenti, ai sensi dell articolo 117, sesto comma, della Costituzione e dell articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, per introdurre nella disciplina vigente le norme necessarie ai fini del conseguimento dei seguenti obiettivi:...e) estensione dell uso della posta elettronica nell ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati; Codice dell'amministrazione Digitale - D.L. del 7 marzo 2005, n. 82 Art. 6 Le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Art. 47 Le pubbliche amministrazioni devono istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata. Art. 48 La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta Pag. 7 di 9

8 di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata. Legge 28 gennaio 2009 n. 2, art.16 Comma 6 :. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell invio e della ricezione delle comunicazioni e l integrità del contenuto delle stesse, garantendo l interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l indirizzo di posta elettronica certificata. L iscrizione dell indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Comma 7: I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. Comma 8: Le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell ambito delle risorsedisponibili. Comma 9: Salvo quanto stabilito dall articolo 47, commi 1 e 2, del codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7 e 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l utilizzo. Pag. 8 di 9

9 6.OBBLIGHI DI LEGGE Il Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 convertito in legge n. 2 del 28/01/2009 prevede che i liberi professionisti (iscritti in Albi o Elenchi ) e le imprese (costituite in forma societaria) debbano dotarsi di una casella PEC (posta elettronica certificata) entro uno e tre anni. 6.1.Soggetti coinvolti Società di nuova costituzione: obbligo Posta Elettronica Certificata immediato Società costituite prima del 29/11/2008: obbligo Posta Elettronica Certificata entro il 29/11/2011 Professionisti: obbligo Posta Elettronica Certificata entro il 29/11/2009 PA: obbligo Posta Elettronica Certificata immediato Ditte individuali: PEC consigliata (notevole risparmio economico sull'invio di raccomandate) Privati: PEC consigliata (notevole risparmio economico sull'invio di raccomandate) Pag. 9 di 9