COMUNE DI USSARAMANNA

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1 COPIA COMUNE DI USSARAMANNA PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE N 104/2015 OGGETTO: INTEGRAZIONE MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE - D.P.C.M. 3 dicembre L'anno Duemilaquindici, addì Sei, del mese di Novembre, alle ore 10:45, in Ussaramanna, nella sede Comunale, si è riunita la Giunta Comunale per trattare gli affari posti all ordine del giorno. All appello nominale risultano presenti e assenti i Sigg: SIDERI MARCO COMINA ENZO CARLETTI GIOVANNA ONNIS MICHELINA Assiste, con funzioni consultive, referenti e di assistenza, ai sensi dell art. 97 del D.Lgs. 267/2000, il Segretario Comunale Dott.ssa Serena Copersino, che redige il presente verbale; Il Presidente Dott. Marco Sideri, in qualità di Sindaco, riconosciuta la legalità dell adunanza invita la Giunta a deliberare sull argomento di cui all oggetto. Visti: LA GIUNTA COMUNALE Il D.Lgs. 267/00 recante il Testo Unico degli Enti Locali ; Lo Statuto Comunale, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n 37 del e successivamente modificato con Deliberazione C.C. n 07 del ; Il Decreto Sindacale n 06 del 15/06/2015 con cui è stato individuato il Responsabile per le pubblicazioni degli atti amministrativi dell Ente in forma telematica sul sito internet istituzionale all indirizzo nella persona della dipendente Dott.ssa Caddeo Anna e con funzioni vicarie nella persona della dipendente Dott.ssa Muru Alessandra; Premesso che: il D.P.R. n. 428 del 20/10/1998 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, ha dettato prescrizioni in materia di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali e degli archivi, prevedendo, all art. 12, l obbligo di istituzione del relativo servizio; il Codice dell'amministrazione Digitale CAD approvato con D.Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n. 235; il DPCM 03/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005 ; il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche 1

2 amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005 ; Premesso che con propria deliberazione n 98 del 15/10/2015 era stata disposto di: individuare per l intero Ente un unica area organizzativa omogenea (AOO) per la tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e dell archivio comunale ai sensi dell art. 61 del D.P.R. n. 445/2000; approvare il Manuale di Gestione Documentale; Considerato che con decreto del Sindaco n 17 del 12/10/2015 era stata disposta la NOMINA RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE e DELLA GESTIONE DOCUMENTALE; Ravvisata la necessità di integrare il manuale di cui sopra nella parte relativa alla conservazione, introducendo un sistema che: garantisca l autenticità, la copia, la conservazione, la disponibilità, la consultabilità, l integrità e l immodificabilità dei documenti digitali gestiti dal sistema di conservazione, secondo quanto definito dalla normativa di riferimento e dalle raccomandazioni/specifiche indicate da AgID; consenta la formazione di insiemi di file, con la creazione di fascicoli che rappresentino la struttura logica con cui sono organizzati/classificati i documenti da conservare ( pacchetti ); garantisca l'apposizione della marca temporale al pacchetto di archiviazione; Vista la seguente proposta di integrazione al Manuale di Gestione Documentale, elaborata dal Responsabile della Gestione documentale e di seguito riportata: Art. 27 Modalità di conservazione L attività di selezione degli oggetti da avviare alla conservazione viene svolta sulla base di due elementi informativi fondamentali: La Classificazione Funzionale dei Documenti Il Termine di Conservazione dei Documenti. Un volta selezionati i documenti da conservare il Produttore (persona fisica incaricata della produzione/formazione/emissione e sottoscrizione dei documenti informatici da depositare in conservazione) si occupa di predisporre il versamento di questi nel Sistema di Conservazione. Il Versamento avviene predisponendo un Pacchetto di Versamento contenente i documenti ed un indice al cui interno vengono dettagliati i documenti contenuti. Successivamente il sistema di conservazione acquisisce il pacchetto di versamento per la sua presa in carico, ricevendo l indice del pacchetto di versamento contenente le informazioni sugli oggetti digitali che saranno inviati in conservazione. Il sistema di conservazione verifica poi che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste nel presente Manuale di conservazione e nella normativa vigente, ed una volta effettuate le verifiche, prepara un rapporto di conferma. Nel caso in cui le verifiche abbiano evidenziato anomalie e/o non conformità il sistema scarta l'intero pacchetto e invia notifica in automatico. Per ognuno di documenti inviati viene verificato che l'hash del documento informatico sia corrispondente all'hash dichiarato all'interno al fine di avere garanzia che la trasmissione del pacchetto sia avvenuta correttamente e che l integrità del documento informatico ricevuto sia 2

3 assicurata. Vengono inoltre effettuati controlli di leggibilità, integrità e che i documenti non siano già presenti a sistema. ; Art. 28 Ruoli e responsabilità per le attività di conservazione Al fine di dare attuazione a quanto prescritto dall art. 27 il Responsabile della conservazione e della gestione documentale, avrà il compito di individuare tra i Conservatori accreditati da Agid, il soggetto incaricato di svolgere l attività di conservazione a norma di legge, dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi sopra previsti. Il Responsabile della conservazione si occuperà di governare la gestione dei processi di formazione dei documenti informatici con piena responsabilità, organizzando il lavoro all interno degli uffici comunali affinché esso venga svolto secondo i principi stabiliti dalla normativa in materia nonché dalle specifiche regole tecniche. A tal fine avrà la facoltà di individuare tra i dipendenti coloro che avranno il compito di predisporre, per le rispettive competenze, i documenti che devono essere sottoposti al processo di conservazione digitale e di indicare le modalità con cui gli stessi dovranno essere trasmessi al Responsabile medesimo al fine di procedere alla predisposizione del pacchetto di versamento da assoggettare alla conservazione. Visto lo schema integrato di Manuale di gestione documentale predisposto dal Responsabile del Servizio Amministrativo/Responsabile della Gestione documentale, il cui contenuto aggiornato sarà successivamente trasmesso agli uffici; Ritenuto di dover provvedere all integrazione del Manuale di gestione documentale, come sopra descritta; Acquisito il parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica, espresso dal Responsabile del Servizio Amministrativo, ai sensi dell art. 49, del D.Lgs. 267/2000; Atteso che il vigente quadro normativo, con particolare riferimento al D.Lgs. n 267/2000, attribuisce alla Giunta Comunale la competenza in merito; Con voti unanimi, espressi in forma palese; DELIBERA 1) Di approvare le integrazioni al Manuale di Gestione Documentale, allegato al presente atto, come di seguito specificate: Art. 27 Modalità di conservazione L attività di selezione degli oggetti da avviare alla conservazione viene svolta sulla base di due elementi informativi fondamentali: La Classificazione Funzionale dei Documenti Il Termine di Conservazione dei Documenti. Un volta selezionati i documenti da conservare il Produttore (persona fisica incaricata della produzione/formazione/emissione e sottoscrizione dei documenti informatici da depositare in conservazione) si occupa di predisporre il versamento di questi nel Sistema di Conservazione. 3

4 Il Versamento avviene predisponendo un Pacchetto di Versamento contenente i documenti ed un indice al cui interno vengono dettagliati i documenti contenuti. Successivamente il sistema di conservazione acquisisce il pacchetto di versamento per la sua presa in carico, ricevendo l indice del pacchetto di versamento contenente le informazioni sugli oggetti digitali che saranno inviati in conservazione. Il sistema di conservazione verifica poi che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste nel presente Manuale di conservazione e nella normativa vigente, ed una volta effettuate le verifiche, prepara un rapporto di conferma. Nel caso in cui le verifiche abbiano evidenziato anomalie e/o non conformità il sistema scarta l'intero pacchetto e invia notifica in automatico. Per ognuno di documenti inviati viene verificato che l'hash del documento informatico sia corrispondente all'hash dichiarato all'interno al fine di avere garanzia che la trasmissione del pacchetto sia avvenuta correttamente e che l integrità del documento informatico ricevuto sia assicurata. Vengono inoltre effettuati controlli di leggibilità, integrità e che i documenti non siano già presenti a sistema. ; Art. 28 Ruoli e responsabilità per le attività di conservazione Al fine di dare attuazione a quanto prescritto dall art. 27 il Responsabile della conservazione e della gestione documentale, avrà il compito di individuare tra i Conservatori accreditati da Agid, il soggetto incaricato di svolgere l attività di conservazione a norma di legge, dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi sopra previsti. Il Responsabile della conservazione si occuperà di governare la gestione dei processi di formazione dei documenti informatici con piena responsabilità, organizzando il lavoro all interno degli uffici comunali affinché esso venga svolto secondo i principi stabiliti dalla normativa in materia nonché dalle specifiche regole tecniche. A tal fine avrà la facoltà di individuare tra i dipendenti coloro che avranno il compito di predisporre, per le rispettive competenze, i documenti che devono essere sottoposti al processo di conservazione digitale e di indicare le modalità con cui gli stessi dovranno essere trasmessi al Responsabile medesimo al fine di procedere alla predisposizione del pacchetto di versamento da assoggettare alla conservazione. 2) Di dare atto che il Manuale di Gestione è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla gestione del flusso documentale e dell archivio e pertanto dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o, comunque, ogni qualvolta si renda necessario alla corretta gestione documentale; 3) Di provvedere alla pubblicazione aggiornata del Manuale sul sito internet del Comune; 4) Di demandare al Servizio Amministrativo l adozione di tutti gli atti necessari conseguenti alla presente; 5) Di dare comunicazione della presente deliberazione ai Capigruppo Consiliari, contestualmente alla pubblicazione all Albo, ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 267/2000; 4

5 6) Di dare atto che il presente provvedimento verrà pubblicato all'albo Pretorio on line del Comune di Ussaramanna, per rimanervi affisso quindici giorni consecutivi, in esecuzione delle disposizioni di cui al D.Lgs. 267/2000 e D.Lgs. 33/2013; 7) Di dichiarare la presente deliberazione, a seguito di separata, palese votazione, immediatamente eseguibile ai sensi e per gli effetti dell art.134, c.4, DLgs.n.267/2000. Il presente verbale previa lettura, è stato approvato a termine di legge. IL PRESIDENTE F.to Dott. Marco Sideri IL SEGRETARIO F.to Dott.ssa Serena Copersino PARERE DI REGOLARITA TECNICA: favorevole Servizio Amministrativo Servizio Personale Servizio Vigilanza, Demografici e Protocollo Servizio Tecnico Servizio Sociale, Pubblica Istruzione, cultura, sport Servizio Finanziario e Tributario IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.to Dott.ssa Anna Caddeo CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE La presente deliberazione, ai fini della pubblicità degli atti e della trasparenza dell'azione amministrativa, è stata pubblicata all Albo Pretorio on-line del Comune all indirizzo per rimanervi affisso quindici giorni consecutivi dal al come previsto dall art. 124 del D.Lgs. 267/00 e dal D.Lgs. 33/2013. F.TO IL RESPONSABILE DELLE PUBBLICAZIONI Per copia conforme all originale Il Responsabile delle Pubblicazioni 5