VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N 60 DEL 06/10/2015

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1 CODICE ENTE COPIA ALBO ON LINE COMUNE DI BRISSAGO VALTRAVAGLIA PROVINCIA DI VARESE Via Bernardino Luini n. 6; C.A.P ; TEL.: FAX: PEC: VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N 60 DEL 06/10/2015 OGGETTO: ISTITUZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA. MANUALE DI GESTIONE D.P.C.M. 3 DICEMBRE 2013: ATTO DI INDIRIZZO. L'anno duemilaquindici il giorno sei del mese di ottobre alle ore nella sala delle adunanze, presso il Palazzo municipale di Brissago-Valtravaglia, previa osservanza delle formalità prescritte dalla Legge e dal vigente Statuto comunale, si è riunita,sotto la presidenza del Sindaco, Rag. Giuseppa Giordano, la Giunta Comunale, composta dai Signori: GIUSEPPA GIORDANO SINDACO P MAURIZIO BADIALI VICESINDACO P SCAPPOLI MANUEL ASSESSORE A ne risultano presenti n. 2 e assenti n. 1. Partecipa alla seduta con funzioni consultive, referenti e di assistenza il Segretario Comunale, Avv. Maria Grazia Loffredo, che provvede, ai sensi dell art. 97, comma 4, lett. a) del D.Lgs. n. 267/2000, alla redazione del presente verbale. Il Sindaco, Rag. Giuseppa Giordano, riconosciuta legale l adunanza, dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta Comunale a trattare l oggetto sopra indicato

2 OGGETTO: ISTITUZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA. MANUALE DI GESTIONE D.P.C.M. 3 DICEMBRE 2013: ATTO DI INDIRIZZO. LA GIUNTA COMUNALE Letto l art. 3 del D.P.C.M , rubricato Adeguamento organizzativo e funzionale che stabilisce: 1. Le pubbliche amministrazioni di cui all art. 2, comma2, del Codice, nell ambito del proprio ordinamento, provvedono a: a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell art. 50 del testo unico; b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell art. 50 del Testo unico, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; c) nominare eventualmente, nell ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; d) adottare il manuale di gestione di cui all art. 5, su proposta del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale; e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico. Considerato che si intende per Area Organizzativa Omogenea (AOO) un insieme di funzioni e strutture individuate dall amministrazione che operano su tematiche omogenee e che presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi del DPR 445/200. Premesso che: Il Codice dell Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni assicurino la corretta formazione, raccolta e conservazione di dati e la costante operatività dei sistemi informativi quale presupposto fondamentale per la qualità e costante fruibilità dei dati, delle informazioni e dei servizi che le stesse PA rendono ai cittadini e alle imprese; Il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 235/210), completa il quadro normativo in materia di amministrazione digitale e riserva una intera sezione alle regole che devono governare il complesso processo di dematerializzazione dei documenti, riaffermandone la centralità e dando ulteriore stimolo alle iniziative delle Amministrazioni in materia; l art. 2 del DLgs 235/2010 afferma che lo Stato, le regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità della informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con

3 le modalità più appropriate le tecnologie dell informazione e della comunicazione; il Capo III del D.Lgs 235/2010 stabilisce che la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici anche ai fini della dematerializzazione o non materializzazione di documenti analogici come processo virtuoso ai fini di realizzare notevoli economie. Il risparmio di dette è ampiamente analizzato ed indicato nel Libro Bianco sulla dematerializzazione documentate pubblicato dal CNIPA, oggi DIGITPA; l art. 25 del D.L. 66/2014 anticipa l obbligo di fattura elettronica verso le amministrazioni locali a marzo 2015 (anziché a giugno 2015); Considerato che: la progressiva diffusione di strumenti quali la Posta Elettronica Certificata (PEC), la firma digitale, i mandati di pagamento informatici, pongono quotidianamente gli uffici di fronte al compito di gestire e conservare in maniera appropriata un numero crescente di documenti elettronici; come qualunque supporto fisico, le risorse digitali sono soggette a un progressivo e inevitabile processo di invecchiamento che provoca gravi rischi di manipolazioni e perdita di dati; il Comune di Brissago Valtravagla intende dare seguito all applicazione delle norme relative alla conservazione a norma dei documenti informatici secondo i principi e le regole tecniche attualmente in vigore nell ordinamento giuridico italiano, nonché adempiere all obbligo, anticipato dal D.L. 66/2014, della fatturazione elettronica; Dato atto che: l Amministrazione comunale non è stata in condizione, fino ad oggi, di poter progettare la riorganizzazione dei servizi e dei procedimenti amministrativi per l'attuazione del Codice dell'amministrazione digitale in quanto opera in una situazione di carenza di risorse, che si riscontra sia con riferimento alle risorse umane che alle disponibilità economico finanziarie; di non aver potuto procedere, anche per le sopracitate motivazioni, ad attivare percorsi formativi mirati per la formazione delle nuove figure professionali previste dalla normativa in materia; Ritenuto: che non sia rinviabile attivarsi per cominciare a far fronte ai diversi adempimenti e alle relative scadenze; che la prossimità della prima scadenza, fissata per il 12 ottobre 2015, mette in evidenza l'oggettiva impossibilità di poter far fronte all'insieme degli adempimenti finalizzati all'adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti come previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico; che le scadenze successive, in attuazione del DPCM 13 novembre 2014 avente ad oggetto "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni" e del DPCM 3 dicembre 2013 avente ad oggetto: "Regole tecniche in materia di sistema di conservazione",

4 sono tenute in conto da parte dell'amministrazione che considera la loro consequenzialità con l'adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti come previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico; Dato atto che: si è pertanto effettuata una prima ricognizione delle norme di cui al citato DPCM 3 dicembre 2013 decidendo di dover necessariamente avviare il processo di adeguamento organizzativo e dei servizi anche al fine della loro estensione; è in corso l'analisi per la riorganizzazione del protocollo informatico e dei flussi documentali e un percorso mirato alla formazione del personale del Comune; si rende necessario, in coerenza con le disposizioni normative e per garantire la stabilità dei risultati, adempiere agli obblighi contenuti nel testo normativo in esame, e provvedere in particolare, quale primo adempimento, alla individuazione del Responsabile della gestione documentale; non si dispone di risorse umane e strumentali adeguate per implementare direttamente un sistema di conservazione dei documenti informatici che rispetti le regole Tecniche vigenti e, pertanto, si rende necessario l affidamento del sistema di conservazione dei documenti informatici ad un conservatore esterno così come previsto dall art.5 del DPCM del 3/12/2013 e della delibera CNIPA N. 11 DEL 2004 e che pertanto, in base all art. 5 della Delibera n. 11 del 19 febbraio 2014 CNIPA occorre nominare: - il Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva; - il Responsabile della gestione documentale e del vicario; - il Responsabile dei Sistemi Informativi Evidenziato che l attività del responsabile della conservazione risulta determinante in diverse fasi del processo di conservazione, in quanto tenuto, in estrema sintesi a: implementare e mantenere un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari adeguamenti tecnologici e gli eventuali aggiornamenti; definire il sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa in vigore, il processo di conservazione sostitutiva; verificare costantemente il corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione; definire requisiti del sistema e procedure interne (con particolare attenzione ai profili di sicurezza e tracciabilità); adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; verificare nel tempo disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione e dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti; definire ed implementare le procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire, in caso di necessità, la documentazione conservata;

5 Considerato che: - il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate e che il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione; - nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione; Dato atto, invece, che al Responsabile della gestione documentale sono demandate, ai sensi degli articoli 4 e seguenti del DPCM 3 dicembre 2013, le seguenti incombenze: La predisposizione dello schema del manuale di gestione previsto dall art. 5 delle regole tecniche. La predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo a tutto il flusso documentale con riferimento alle misure minime di sicurezza previste dal codice per la protezione dei dati personali recato del decreto legislativo 30 giugno 2003, n Tale attività devono essere svolta in collaborazione ed intesa con gli altri soggetti individuati dalle regole tecniche e quindi il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi, il responsabile del trattamento dei dati personali. La definizione e l applicazione di criteri uniformi di trattamento del documento informatico con particolare riguardo a: comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee classificazione. archiviazione. La formazione del pacchetto di versamento e quindi del transito del documento del sistema di conservazione. Considerato che, in relazione al ruolo centrale del responsabile della gestione documentale nell organizzazione del sistema di gestione documentale e della successiva responsabilità in ordine alla concreta attuazione del manuale di gestione documentale, occorre che il responsabile in argomento sia in possesso di competenza: di natura giuridica, considerando che il manuale di gestione documentale ha comunque natura regolamentare; conoscenza dell'organizzazione dell'ente e delle eventuali criticità per quanto attiene le risorse umane e strumentali; capacità di condivisione delle scelte con gli altri soggetti coinvolti nell organizzazione della gestione documentale. Dato atto che alla luce dell art 6 delle regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) Il responsabile della conservazione opera d intesa con il

6 responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi Ritenuto: Di individuare, quale Responsabile della conservazione dei documenti informatici, Responsabile della gestione documentale e Responsabile dei Sistemi Informativi il Responsabile di area/funzionario nominato con decreto sindacale; Di dare mandato agli stessi per l attivazione del processo di conservazione sostitutiva per il Comune di Brissago Valtravaglia e di tutti gli atti necessari allo stesso, in particolare di affidare l incarico per la redazione del Piano di Sicurezza Informatica e del manuale di gestione del protocollo informatico e di affidare il servizio di conservazione dei documenti ad un ente accreditato AGID; Richiamati: il Dpcm regole tecniche del protocollo informatico, sostituito con DPCM del ; il Dpr 445/2000 disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa; il D.lgs 82/05 Codice di amministrazione Digitale CAD; il DPCM regole tecniche per firme elettroniche; il DPCM regole tecniche per il protocollo informatico e sistemi di conservazione; la circolare Agid 65/2014 modalità di accreditamento attività di conservazione documenti, attività di conservazione documenti digitali; il dl 90/2014 conv. in L114/2014 misure urgenti per la semplificazione e trasparenza amministrativa ed efficienza uffici giudiziari; il Dpcm regole tecniche documento informatico; Acquisito il parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica ed alla regolarità contabile ai sensi dell art. 49, comma 1, del Decreto Legislativo 18 agosto 2000 n. 267 e s.m.i.; Ad unanimità di voti, espressi nei modi e termini di legge; D E L I B E R A Le premesse sono parte integrante e sostanziale del presente atto e di seguito si intendono integralmente trascritte; Di approvare l avvio del processo di conservazione sostitutiva dei documenti ai sensi delle regole tecniche attualmente in vigore; DI individuare l Area Organizzativa Omogenea (AOO) nell ambito dell Amministrazione Comunale di Brissago Valtravaglia ove incardinare il servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione di flussi documentali e degli archivi, nell ufficio in cui viene svolto il servizio protocollo del Comune; Di istituire funzionalmente all interno dell Ufficio di cui sopra, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione di flussi documentali e degli archivi

7 individuato, a cui sono ricondotti i compiti di cui all art 61 comma 3 del DPR 445/2000; Di individuare, con decreto sindacale il Responsabile della conservazione dei documenti informatici, il Responsabile della gestione documentale e vicario, il responsabile dei Sistemi Informatici; Di dare mandato agli stessi per l attivazione del processo di conservazione sostitutiva per il Comune di Brissago Valtravaglia e di tutti gli atti necessari allo stesso, in particolare di affidare l incarico per la redazione del Piano di Sicurezza Informatica e del manuale di gestione del protocollo informatico e di affidare il servizio di conservazione dei documenti ad un ente accreditato AGID; Di dichiarare con successiva separata votazione, data l imminenza scadenza del 12 ottobre 2015, il presente atto immediatamente esecutivo ai sensi dell art. 134 del D. LGS. N. 267 del 2000.

8 PARERE DI REGOLARITA TECNICA (ART.49,comma 1,D.Lgs , n.267). La sottoscritta Rag. Giuseppa Giordano, responsabile dell Area Affari Generali - Segreteria sulla presente proposta di deliberazione ad oggetto: - ISTITUZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA. MANUALE DI GESTIONE D.P.C.M. 3 DICEMBRE 2013: ATTO DI INDIRIZZO esprime PARERE FAVOREVOLE di regolarità tecnica. Brissago-Valtravaglia, 06/10/2015 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.TO Rag. Giuseppa Giordano Letto confermato e sottoscritto IL PRESIDENTE f.to Rag. Giuseppa Giordano IL SEGRETARIO COMUNALE f.to Avv. Maria Grazia Loffredo CERTIFICATO DI ESECUTIVITÀ Certifico io sottoscritto Segretario Comunale, che la presente Deliberazione proprio perché dichiarata immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 134, comma 4, del D.Lgs. n. 267/2000 è divenuta esecutiva il 06/10/2015. Dalla Residenza Municipale, lì 06/10/2015 IL SEGRETARIO COMUNALE f.to Dr.ssa Maria Grazia Loffredo

9 CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Reg. Aff. n 376 del 19/10/2015 Copia della presente deliberazione è stata affissa all Albo Pretorio Comunale on line il giorno 19/10/2015 e vi rimarrà pubblicata fino al 03/11/2015 per quindici giorni consecutivi. Dalla Residenza Municipale, lì 19/10/2015 IL MESSO NOTIFICATORE f.to Sig.ra Serena Ippoliti Ai sensi dell art 18 del DPR 445/2000 io sottoscritto attesto che la presente copia è conforme all originale della deliberazione depositata presso la segreteria dell ente. Dalla Residenza Municipale, lì IL FUNZIONARIO INCARICATO