Manuale di Gestione del protocollo informatico dell Azienda U.S.L. 3 di Pistoia

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1 Manuale di Gestione del protocollo informatico dell Azienda U.S.L. 3 di Pistoia 1

2 Art. 1 Ambito di applicazione Il presente regolamento disciplina la gestione e la tenuta del protocollo informatico dell Azienda U.S.L. 3 di Pistoia. Art. 2 Definizione di documento amministrativo Per documento amministrativo s'intende: "ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell attività dell Ente". Per "gestione dei documenti", deve intendersi l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi, formati od acquisiti dall'u.s.l 3, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio predefinito dall' Azienda. Per "segnatura di protocollo" s'intende l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Art. 3 Protocollo unico aziendale L' Azienda USL 3 usufruisce, quale Area Organizzativa Omogenea unitaria, di un unico servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita. Viene adottata un'unica sequenza numerica per l'attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare, fatta salva la disciplina speciale in tema di registro di protocollo d emergenza, di cui al successivo art. 9. Art. 4 Registrazione di Protocollo La registrazione di protocollo è lo strumento mediante il quale a ciascun documento viene assegnata la data certa dell invio o ricezione da parte dell Azienda USL 3, ed un numero progressivo immutabile. La registrazione di protocollo è effettuata mediante la memorizzazione, su un registro informatizzato, secondo uno stretto ordine cronologico e in modo progressivo, di una serie di informazioni, alcune obbligatorie, altre accessorie, descritte negli artt. seguenti. Non sono oggetto di protocollazione, ai sensi dell art. 5 co 3 D.P.R. 445/2000: stampe pubblicità inviti ricevute di ritorno di raccomandate 2

3 posta di carattere esclusivamente privato su cui appare la parola RISERVATA (fermo il divieto per il personale dell'azienda di farsi recapitare, presso il luogo di lavoro, corrispondenza di carattere privato) gazzette ufficiali bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione materiali statistici giornali riviste libri tutti gli atti già soggetti a registrazione particolare dell Azienda U.S.L. Art. 5 Elementi obbligatori della registrazione di protocollo Sono elementi obbligatori della registrazione di protocollo: Numero di protocollo Il numero di protocollo è costituito da una sequenza numerica di lunghezza minima pari a sette cifre. Questo implica che, per le numerazioni successive di lunghezza inferiore, il progressivo utilizzato dal sistema informatizzato deve essere giustificato a sinistra mediante zeri. All inizio di un nuovo anno solare la numerazione di protocollo deve ricominciare da Data Il sistema di gestione dei documenti, durante la fase di protocollazione, associa automaticamente alla registrazione la data in cui questa viene effettuata. Mittente o destinatario Il sistema di gestione dei documenti, prima dell attribuzione del numero di protocollo, consente l associazione alla registrazione del mittente o del destinatario, attraverso l inserimento di testo in un apposito campo ovvero tramite la selezione da un apposita rubrica. L'individuazione del mittente o destinatario necessita dell'indicazione sia del nome giuridico che dell'indirizzo (comprensivo di Via, Numero civico, CAP, Comune, Provincia) del soggetto stesso. Oggetto Il sistema di gestione dei documenti, prima dell attribuzione del numero di protocollo, consente l associazione alla registrazione dell oggetto del documento, attraverso l inserimento di testo in un apposito campo (ovvero, relativamente a comunicazioni standardizzate, tramite la selezione da un apposita rubrica). L'oggetto del documento ne deve indicare chiaramente il contenuto; esso, in particolare, deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento. 3

4 Art. 6 Gestione informatizzata della registrazione di protocollo Il sistema di gestione dei documenti durante la fase di protocollazione genera automaticamente il numero di protocollo univoco. Il sistema gestisce più postazioni di protocollo che richiedono, in modo concorrente, la generazione automatica del numero di protocollo. Una volta inserito l insieme minimo di dati necessari per la protocollazione, l operatore attiva la procedura di protocollazione, che consiste nell assegnazione del numero progressivo di protocollo e della data di registrazione da parte del sistema. Art. 7 Registro di protocollo Le informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo vanno a costituire un registro denominato Registro di protocollo. Le informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno vanno a costituire il Registro giornaliero di protocollo. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo deve essere riversato su supporti informatico non riscrivibile entro la giornata lavorativa successiva. Art. 8 Modifica ed annullamento delle informazioni registrate La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo può essere modificata, integrata o annullata nei limiti e con le modalità stabilite nel presente articolo. Sono registrate in forma non modificabile ed assegnate automaticamente dal sistema il numero di protocollo e la data di registrazione di protocollo; L'annullamento del numero di protocollo e data di registrazione di protocollo determina l'automatico e contestuale annullamento dell'intera registrazione di protocollo; il sistema esegue la contestuale memorizzazione, in modo permanente, dei valori precedentemente attribuiti unitamente alla data, all'ora e all'autore dell'annullamento ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione; se il documento è stato riprotocollato, nella registrazione annullata dovrà essere indicato il nuovo numero attribuito. Sono registrate in forma modificabile e non assegnate automaticamente dal sistema l oggetto del documento e il mittente, per i documenti ricevuti o, in alternativa, per i documenti spediti, il destinatario o i destinatari. L'annullamento e la modifica delle informazioni registrate in forma non modificabile e non assegnate automaticamente dal sistema è possibile, ma assicurando che alla rinnovazione del campo stesso con i dati corretti il sistema associ la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito 4

5 unitamente alla data, all'ora e all'autore della modifica ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. La procedura per indicare l annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. Art. 9 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è costituita dall'apposizione o associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento registrate a protocollo, ed ha la funzione di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono il numero progressivo e data di protocollo. Art. 10 Il registro protocollo di emergenza Qualora per motivi tecnici non sia possibile utilizzare la procedura informatizzata, il Responsabile per la gestione informatica dei documenti autorizza la registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, cartacei oppure informatici. Qualora l interruzione si prolunghi per cause eccezionali oltre le ventiquattr ore, il Responsabile per la gestione informatica dei documenti può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi, comunque non superiori a una settimana. Sul Registro di emergenza sono riportati: la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione; la data e l ora del ripristino della procedura informatica; il numero di registrazioni manuali e la data di registrazione; I dati relativi ai documenti protocollati in emergenza saranno immediatamente inseriti nel sistema informatico ripristinato. Ogni registrazione del registro di emergenza avrà un nuovo numero di protocollo e la numerazione proseguirà dall ultimo numero risultante al momento dell interruzione; numero e data del registro di emergenza saranno associati al numero di protocollo unico. Il documento sarà registrato con due numeri diversi; l efficacia giuridica probatoria sarà garantita dal numero e dalla data del registro di emergenza, mentre il numero e la data del protocollo unico garantiranno l unicità del flusso documentale e la gestione archivistica del documento; nella segnatura sarà riportato numero e data del protocollo di emergenza. 5

6 L associazione tra numero di protocollo ordinario e numero attribuito in emergenza è obbligatoria ed immodificabile. Art. 11 Distribuzione del sistema di gestione documentale aziendale Il sistema di gestione documentale aziendale si struttura su una rete di postazioni di gestione documentale coordinate tra loro, quali punti di accesso al sistema da parte di soggetti dotati di abilitazioni differenziate. Il Responsabile per la gestione informatica dei documenti riceve le richieste di abilitazione all accesso del software di protocollazione e ne dispone l autorizzazione, generando delle credenziali d accesso che provvederà a consegnare riservatamente all utente abilitato. Art. 12 Apertura dei documenti in arrivo La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione, compatibilmente con l orario di apertura dell ufficio, e contestualmente protocollata. L ufficio protocollo provvede ad indicare sul documento la struttura responsabile dell evasione alla luce dei vigenti regolamenti aziendali ed individuata di regola in quella di appartenenza del responsabile del procedimento, cui verrà inviato l originale. L assegnazione prevede anche l indicazione di altre strutture interessate all atto, cui lo stesso verrà inviato in copia. Il personale che si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento non di propria competenza, dovrà farlo pervenire tempestivamente all ufficio protocollo, al fine di variare l individuazione della struttura assegnataria. Quando è erroneamente registrato un documento di competenza di altra Amministrazione, o persona fisica o giuridica, dopo la registrazione deve essere indicata la dicitura "non di competenza" e il documento deve essere restituito o inviato all Ente competente con un nuovo numero di protocollo (in partenza). Art. 13 Corrispondenza indicata come riservata o personale. Le lettere che rechino la dicitura riservata o personale, per rispetto del segreto epistolare non vengono aperte, salva autorizzazione del destinatario, né protocollate. La corrispondenza classificata come personale viene inviata direttamente al destinatario, che, qualora ne accertati la valenza d ufficio anziché personale, provvederà a restituirlo all'ufficio Protocollo per l attività di registrazione. E' evidente che l'azienda non può comunque essere abitualmente indicata dal dipendente quale domicilio per il recapito di documentazione personale non inerente alle attività di servizio. Ogni abuso sarà valutato quale infrazione disciplinare. 6

7 Qualora pervenga all Ufficio Protocollo dell Azienda un documento destinato personalmente ad un dipendente (es. notifica atto giudiziario, plico raccomandato od assicurato) l Ufficio Protocollo, dovrà contattare immediatamente il dipendente per la consegna del documento, senza protocollarlo, facendosi rilasciare ricevuta con data e firma dell interessato. Qualora il dipendente non sia più in servizio, l atto verrà restituito al mittente con raccomandata A/R o altro mezzo idoneo. Art. 14 Protocollazione della busta contenente la documentazione di gara La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta" o "gara di appalto" e simili non viene aperta. In caso di consegna a mani della documentazione suddetta, l Ufficio Protocollo fa apporre data e ora di ricezione all incaricato, che firmerà in calce, provvedendo poi ad apporre il numero e la data di protocollo direttamente sulla busta o plico. Della corrispondenza pervenuta viene redatto un elenco per ciascuna procedura di gara, che verrà sottoscritto per ricevuta dall incaricato della struttura competente al momento del ritiro. Art. 15 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e sia richiesto il rilascio di ricevuta attestante l'avvenuta consegna, l'addetto del protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento e a segnarvi in originale il numero di protocollo. Nel caso in cui l'interessato sia già in possesso della propria copia, sulla stessa sarà apposto il numero e la data di protocollo. Qualora il documento sia composto di più pagine, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocollare. Art. 16 Rinvio Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si fa riferimento alla normativa vigente in materia, adottando comportamenti ispirati al principio del buon andamento ed imparzialità dell'azione amministrativa. 7

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