IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALIZZATO IN BANCA D ITALIA
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- Beniamino Gregorio Boni
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1 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALIZZATO IN BANCA D ITALIA Carlo Pisanti Direttore Centrale - Banca d Italia Accademia dei Lincei Roma, 9 luglio 2010
2 Slide 1 Quali sono le finalità a cui deve provvedere il sistema di gestione documentale? Supportare il processo decisionale Consentire di conservare e valorizzare il patrimonio informativo Assicurare la circolarità e la disponibilità delle informazioni.... in condizioni di tempestività, sicurezza e affidabilità.
3 Slide 2 La prima procedura elettronica per la gestione documentale in Banca d Italia risale al 1989 caratteristiche limitata alle sole strutture dell Amministrazione Centrale predisposizione dei documenti con strumenti di office automation scambio di comunicazioni interne in formato elettronico Una nuova procedura è stata introdotta nel 2003 caratteristiche utilizzo esteso anche alle Filiali revisione tecnologica della precedente applicazione
4 Slide 3 CRITICITÀ DELLE PRECEDENTI PROCEDURE scambio di documenti in formato elettronico solo per comunicazioni interne rigidità e complessità di utilizzo assenza della firma digitale archivi solo cartacei sistema di classificazione basato su materie/argomenti senza ricorso alla fascicolazione
5 Slide 4 I FATTORI DEL CAMBIAMENTO La complessità crescente delle informazioni da trattare e l evoluzione del contesto esterno: sotto il profilo tecnologico (sviluppo delle tecnologie digitali - ITC) sotto il profilo normativo: emanazione di un corpus normativo orientato a un utilizzo sempre più esteso - tendenzialmente esclusivo - delle tecnologie digitali nei rapporti tra P.A., e tra P.A. e i privati Il corpus normativo che regola la materia, imperniato sul CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE, è particolarmente ampio e complesso, risente di stratificazioni e sovrapposizioni, non è sempre perfettamente coerente
6 Slide 5 IL PROCESSO DI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE DISEGNATO DALLE NORME Il processo di digitalizzazione documentale si fonda su alcuni capisaldi: dematerializzazione della documentazione firma digitale posta elettronica certificata: valore legale del file trasmesso archiviazione e conservazione sostitutiva in forma digitale.
7 Slide 6 BANCA D ITALIA INTRODUZIONE DEL NUOVO SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE IN BANCA D ITALIA: OBIETTIVI Efficacia/ efficienza processi documentali Tendenziale digitalizzazione di tutte le comunicazioni dell Istituto Trasparenza e circolarità informazioni Risparmio dei costi di archiviazione e di spedizione ATTRAVERSO.
8 Slide 7 La dematerializzazione della documentazione mediante: la produzione di documenti informatici la trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale tramite scansione L adozione della firma digitale La conservazione sostitutiva L utilizzo di sistemi telematici per la trasmissione della documentazione mediante: utilizzo della rete aziendale (comunicazioni tra Strutture della Banca) caselle di posta elettronica certificata servizio di posta ibrida
9 Slide 8 Il nuovo sistema di gestione documentale in Banca d Italia CARATTERISTICHE E SCELTE FUNZIONALI e ORGANIZZATIVE Progettato e disegnato, in collaborazione con la SIAV, tra il 2008 e il 2009: studio di fattibilità, specifiche funzionali, nuovo titolario, personalizzazioni al pacchetto applicativo, collaudi; priorità strategica: sostegno costante da parte del vertice aziendale; coinvolgimento utenti: per i profili di funzionalità e coerenza, nonché per la definizione della normativa di riferimento; formazione: formazione generalizzata in presenza (circa 450 elementi di vari gradi), corso on line e ambiente di collaudo disponibile per l utenza con assistenza del gruppo di progetto; effettuazione di stress test in ambiente di collaudo;
10 Slide 9 Il nuovo sistema di gestione documentale in Banca d Italia CARATTERISTICHE E SCELTE FUNZIONALI e ORGANIZZATIVE normativa, manuali tecnici, manuali operativi, corso addestrativo, titolario e piano di fascicolazione inseriti nella intranet aziendale; Introduzione di un nuovo piano di classificazione aziendale (titolario) organizzato per materia con il corrispondente piano di fascicolazione; costituzione di una task force interdisciplinare per il presidio della fase di avvio; parallelismo di circa un mese fra vecchia e nuova procedura.
11 Slide 10 BANCA D ITALIA Il nuovo sistema di gestione documentale in Banca d Italia CARATTERISTICHE E SCELTE FUNZIONALI e ORGANIZZATIVE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA UNICA A LIVELLO AZIENDALE responsabile unico della conservazione unicità del protocollo unicità del titolario CON L AVVIO IN ESERCIZIO IL 22 GIUGNO 2009 help desk telefonico e a domicilio casella funzionale per quesiti strutturati FAQ pubblicate sulla intranet aziendale
12 Slide 11 IL NUOVO SISTEMA IMPATTI ORGANIZZATIVI E GESTIONALI Modifiche profonde della CULTURA AZIENDALE associate alla RADICALE TRASFORMAZIONE dei PROCESSI DI LAVORO e all adozione di STRUMENTI TECNICI INNOVATIVI TRASVERSALITA del progetto e ricadute su TUTTI I LIVELLI GERARCHICI, compreso il DIRETTORIO DELLA BANCA RESISTENZA AL CAMBIAMENTO. Una continua e capillare azione di FORMAZIONE, ASSISTENZA E SUPPORTO
13 Slide 12 IL NUOVO SISTEMA FLUSSI DOCUMENTALI Corrispondenza in arrivo Documenti cartacei Centro protocollo Struttura Segreteria Struttura Unità operativa 1. Arrivo documenti cartacei 2. Apertura plichi 3. Protocollazione Codice a barre Scansione ottica 4. Documento informatico 5. Archiviazione originale cartaceo 6. Assegnazione 7. Classificazione Fascicolazione 8. Conservazione sostitutiva 9. Lavorazione
14 Slide 13 IL NUOVO SISTEMA FLUSSI DOCUMENTALI Corrispondenza in arrivo Documenti informatici Struttura Segreteria Struttura Unità operativa 1. Arrivo documenti nella casella di Posta Certificata di struttura 2. Protocollazione automatica 3. Assegnazione 4. Classificazione Fascicolazione 5. Conservazione sostitutiva automatica 6. Lavorazione
15 Slide 14 IL NUOVO SISTEMA FLUSSI DOCUMENTALI Corrispondenza in partenza Documenti informatici via PEC Struttura Unità operativa 1. Lavorazione Provider di PEC Destinatario 2. Iter approvazione 3. Firma digitale/ Protocollazione 4. Conservazione sostitutiva (automatica) 5. Invio al destinatario 6. Inoltro alla casella di posta certificata del destinatario 7. Ricezione del messaggio con documento informatico allegato
16 Slide 15 IL NUOVO SISTEMA FLUSSI DOCUMENTALI Corrispondenza in partenza Documenti tramite posta ibrida Unità di base Centro di spedizione Provider di servizi di posta cartacea Destinatario 1. Lavorazione 2. Iter approvazione 3. Firma digitale/ Protocollazione 4. Conservazione sostitutiva documento informatico 5. Invio elettronico al Provider 6. Stampa imbustamento e spedizione al destinatario 7. Ricezione documento cartaceo tramite canale postale
17 Slide 16 Situazione attuale ( fine giugno 2010) Sono pervenuti dall ESTERNO documenti di cui 5% da CASELLE PEC Sono stati inviati all ESTERNO documenti di cui 45% via PEC e CANALE IBRIDO Tramite POSTA IBRIDA viene inviato il 77% della documentazione DIGITALE. Circa l 11% è recapitato come COPIA CONFORME In TOTALE, il 56% della documentazione è in forma DIGITALE E stata DISMESSA L ALIMENTAZIONE degli ARCHIVI CORRENTI e di DEPOSITO
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE IN BANCA D ITALIA PRECEDENTE PROCEDURA ELETTRONICA DI TRATTAMENTO DOCUMENTALE SCAMBIO DI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO SOLO PER COMUNICAZIONI INTERNE RIGIDITA E COMPLESSITA
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