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Roberto Danieli
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1 Tribunale per i Minorenni di Napoli Progetto interregionale/transnazionale Diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari italiani Forum Pa 2012 Seminario 17 Maggio 2012 ore Servizi all utenza e sportelli polifunzionali 1

negli uffici giudiziari italiani Forum Pa 2012 Seminario 17

2 Tribunale per i Minorenni di Napoli Forum Pa 2012 Il Servizio Adozioni del Tribunale per i Minorenni di Napoli 2

3 IL SERVIZIO ADOZIONI DEL TRIBUNALE PER I MINORENNI DI NAPOLI Presso il Tribunale per i minorenni di Napoli è attivo il servizio on line adozioni nazionali* Questo servizio nasce all interno di una più ampia Attenzione all utenza STRATEGIA Efficienza interna Avvio di reti territoriali Il servizio è stato messo a punto su impulso del Presidente, con la collaborazione dei magistrati, dei cancellieri e dei componenti privati del Tribunale per i minorenni di Napoli e con il supporto tecnico della società Aste Immobili e i Consulenti del progetto Best Pratice. * Sarà presto on line anche il servizio di adozione internazionali 3

punto su impulso del Presidente, con la collaborazione dei magistrati, dei cancellieri e dei componenti privati del Tribunale per i minorenni di Napoli e con

4 IL SERVIZIO ADOZIONI Le fasi della riorganizzazione del servizio adozioni - Fase 1 - Ridefinizione dell iter procedurale sulla base di criteri oggettivi a garanzia di imparzialità e trasparenza delle scelte del Tribunale e nel rispetto degli specifici diritti di informazione e di tempi definiti che la legge riconosce alle coppie che presentano domanda di adozione. 4

imparzialità e trasparenza delle scelte del Tribunale e nel rispetto degli specifici

5 IL SERVIZIO ADOZIONI Le fasi della riorganizzazione del servizio adozioni - Fase 2 - Analisi e la riprogettazione dell organizzazione dell ufficio: molto importante è stata la coincidenza dell evoluzione organizzativa e procedurale del Tribunale per i minorenni di Napoli con l avvio del progetto best practices. 5

importante è stata la coincidenza dell evoluzione organizzativa e procedurale

6 IL SERVIZIO ADOZIONI Le fasi della riorganizzazione del servizio adozioni Fase 3 La riorganizzazione tabellare, sia procedurale che organizzativa, ha distinto tra: procedimenti bilaterali procedimenti unilaterali cancelleria affari unilaterali ufficio adozioni La riorganizzazione, avviata a partire dal 2009, ha previsto la costituzione di un unico collegio. Riduzione di tempi di definizione delle procedure - da 1 anno e ½ ad una media di 4/6 mesi. La presenza dei consulenti delle best practices ci ha fornito lo spunto e i mezzi per la reigegnerizzazione del servizio. Il Tribunale per i Minorenni di Napoli è il primo ufficio giudiziario ad avvalersi dell applicativo adozioni. 6

costituzione di un unico collegio. Riduzione di tempi di definizione delle procedure - da 1 anno e ½ ad una media di 4/6 mesi.

7 I VANTAGGI DELLA PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE Attenzione all utenza L applicativo consente alle coppie richiedenti di: predisporre la domanda di adozione nazionale in maniera guidata e corretta, dalla propria abitazione con maggiore tranquillità e riservatezza monitorare a distanza lo stato di avanzamento del proprio procedimento di adozione, senza necessità di recarsi presso l U.G. consultare ed estrarre copia di tutta la documentazione personale del fascicolo avere un filo diretto con il Tribunale attraverso un sistema di messaggistica on line, sia in entrata che in uscita ridurre i tempi e i costi di mobilità dell utenza 7

avanzamento del proprio procedimento di adozione, senza necessità di recarsi presso l U.G.

8 I VANTAGGI DELLA PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE Efficienza interna Riduzione dei tempi del procedimento Possibilità di riorganizzare il lavoro delle cancellerie e ottimizzare le risorse umane Semplificazione dell attività svolta dallo sportello informativo Sviluppo di funzionalità gestionali 8

lavoro delle cancellerie e ottimizzare le risorse umane Semplificazione dell

9 I VANTAGGI DELLA PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE 9

10 LE PRINCIPALI FASI DELL APPLICATIVO ADOZIONI home-servizi on line adozioni 10

11 PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE NAZIONALE Step 1 Per presentare una domanda di adozione nazionale al Tribunale per i minorenni di Napoli occorre: 1.Accedere alla pagina del sito del Tribunale dedicata in cui comparirà la maschera sotto riportata 2.Registrarsi come nuova coppia per la scelta delle credenziali di accesso (password e username), che serviranno per le successive consultazioni. IMPORTANTE! Per poter effettuare la registrazione è obbligatorio indicare un indirizzo di posta elettronica (non viene richiesto un indirizzo di posta elettronica certificata) 11

Registrarsi come nuova coppia per la scelta delle credenziali di accesso (password e username), che serviranno per le successive consultazioni.

12 PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE NAZIONALE Step 1 Step 1 3.In fase di registrazione come nuova coppia occorre debitamente compilare in ogni parte le tre schermate che appaiono: dati del marito, dati della moglie, dati della coppia. La registrazione viene completata con la risposta alla mail di conferma inviata dal sistema 12

parte le tre schermate che appaiono: dati del marito, dati della moglie, dati della

13 PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE NAZIONALE Step 1 Presentare la domanda di adozione Ottenere informazioni sullo stato di avanzamento della domanda di adozione Visualizzare le informazioni personali Inviare/ ricevere comunicazioni dal Tribunale per i Minorenni di Napoli 13

avanzamento della domanda di adozione Visualizzare le informazioni

14 PRESENTAZIONE ON LINE DELLA DOMANDA DI ADOZIONE NAZIONALE Step 1 5.La domanda di adozione nazionale verrà compilata in modo automatico dal sistema, sulla base delle informazioni inserite dai coniugi in fase di registrazione. I coniugi dovranno: Salvare Stampare Inviare telematicamente la domanda al Tribunale 14

sistema, sulla base delle informazioni inserite dai coniugi in fase di

15 ATTIVAZIONE DELLA PROCEDURA ADOZIONE NAZIONALE Step 2 6. Firma in originale sul cartaceo 7. Deposito presso l Ufficio Ricezione Atti da parte dei richiedenti 8. Rapida operazione di «spunta dei documenti» presentati rispetto alla lista già caricata elettronicamente 9. Attivazione della procedura con «Presa in carico» della domanda da parte del Tribunale 15

Deposito presso l Ufficio Ricezione Atti da parte dei richiedenti 8.

16 ATTIVAZIONE DELLA PROCEDURA ADOZIONE NAZIONALE Step 2 9. La domanda di adozione nazionale sarà attiva quando comparirà nella pagina elenco domande dell applicativo adozioni alla voce stato la dicitura Presa in carico dal Tribunale 16

comparirà nella pagina elenco domande dell applicativo

17 MONITORAGGIO ON LINE DEL PROCEDIMENTO Step 3 L applicativo «servizio adozioni on line» consente alle coppie richiedenti di: Comunicare e ricevaere comunicazioni dal Tribunale per i minorenni di Napoli mediante il sistema di messaggistica Essere aggiornati in tempo reale sullo stato di lavorazione da parte degli uffici della domanda: Bozza; Presa in carico da parte del Tribunale; Richiesta di informativa a Carabinieri e Comuni; Ricevuta informazione da Carabinieri e Comuni; Udienza istruttoria fissata; Fascicolo in Camera di consiglio; Archiviazione della domanda nella banca dati informatica; Lavorazione terminata Consultare on line ed estrarre tutta la documentazione personale acquisita nel fascicolo. Guida e materiale informativo sul procedimento disponibili sul sito 17

Richiesta di informativa a Carabinieri e Comuni; Ricevuta informazione da Carabinieri e Comuni; Udienza istruttoria fissata; Fascicolo in Camera di consiglio; Archiviazione della domanda nella

18 COME FUNZIONA- LATO OPERATORE L applicativo adozioni on line si comporta come un software gestionale costruito dal Tribunale per i minorenni di Napoli con specifiche funzionalità strumentali alla gestione della procedura di adozione: Il software gestionale adozioni - interfaccia operatore tribunale consente di: Visualizzare l agenda delle udienze del giorno e il calendario delle udienze 18

strumentali alla gestione della procedura di adozione: Il software gestionale adozioni -

19 COME FUNZIONA- LATO OPERATORE Il software gestionale adozioni - interfaccia operatore tribunale consente di: Monitorare le domande di adozione nazionale e di fare ricerche avanzate, ad esempio per stato di lavorazione delle pratiche; Visualizzare l elenco delle domande di adozione pervenute con i dettagli sui dati della coppia e sui dati relativi alla domanda (con informazioni puntuali su: la data d inserimento; lo stato di lavorazione; la scadenza; l udienza) 19

pratiche; Visualizzare l elenco delle domande di adozione pervenute con i dettagli sui dati della coppia e sui dati

20 COME FUNZIONA- LATO OPERATORE Il software gestionale adozioni - interfaccia operatore tribunale - consente di: Gestire in automatico, tramite indirizzo di posta elettronica certificata, le comunicazioni a: i Coniugi per le convocazioni i Carabinieri e i Comuni, partner nell erogazione del servizio adozioni - per le richieste delle informazioni sui coniugi 20

certificata, le comunicazioni a: i Coniugi per le convocazioni i Carabinieri e i Comuni,

21 LO SVILUPPO DEL SERVIZIO ADOZIONI È in fase di predisposizione l applicativo adozioni internazionali che sarà presto on line Miglioramento continuo dell applicativo adozioni anche mediante la raccolta delle domande poste all help desk e allo sportello informazioni del Tribunale Realizzazione di una indagine di customer satisfaction, mediante un questionario on line, rivolta agli utenti che accedono al servizio adozioni Semplificazione delle procedure tra i partners del Tribunale nell erogazione del servizio: Procura della Repubblica presso il Tribunale per i minorenni di Napoli Carabinieri Comuni - Consultori 21

22 STATISTICHE ACCESSI E DATI SUL FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO Circa 500 accessi al sito e alla pagina Adozioni da parte di 110 utenti Durata media della visita 7 mm DaL 16 aprile sono state presentate on line 20 domande di adozione 22

23 Tribunale per i Minorenni di Napoli Grazie per l'attenzione 23

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