Presidenza del Consiglio dei Ministri

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1 Manuale utente (front office) Aggiornato al 02 ottobre 2012

2 Acronimi e abbreviazioni usati nel Documento: D.F.P.: P.A.: Pubblica Amministrazione R.P.: Responsabile del Procedimento R.P.U.I.: Responsabile del Procedimento dell unità di inserimento U.I.: Unità di inserimento U.S.: Utente Semplice U.S.S.: Utenti Semplici Pagina 2 di 29

3 Sommario 1. INTRODUZIONE RUOLI E UTENZE INSERIMENTO PARTECIPAZIONE MODIFICA PARTECIPAZIONE ACQUISIZIONE PARTECIPAZIONE INVIO DICHIARAZIONE SBLOCCO DICHIARAZIONE ELENCO DELLE PARTECIPAZIONI ELENCO DEI RAPPRESENTANTI Pagina 3 di 29

4 1. Introduzione Presidenza del Consiglio dei Ministri PERLA PA è un sistema integrato voluto dal per consentire la gestione, unitaria ed integrata, delle informazioni e dei processi relativi agli adempimenti a carico di tutte le Pubbliche Amministrazioni e di responsabilità esclusiva del Dipartimento. Il portale è stato progettato per offrire ai vari utenti funzionalità avanzate per la comunicazione e l analisi dei dati secondo ruoli e privilegi specifici nel rispetto, in ogni caso, della normativa sulla tutela dei dati personali. Esso si compone di due aree: area pubblica; area riservata. L area pubblica, consultabile da tutti gli utenti interessati all indirizzo internet è dedicata alla diffusione di informazioni relative alla gestione degli adempimenti e dei dati comunicati dalle pubbliche amministrazioni e pubblicati nell ambito dell operazione trasparenza. L area riservata agli utenti del sistema è un area dedicata al personale preposto alla comunicazione dei dati previsti dagli adempimenti di responsabilità esclusiva del, che potrà accedervi solo previa registrazione dell amministrazione di riferimento e iscrizione da parte del Responsabile del Procedimento relativo all adempimento. L accesso avviene mediante definizione di username e password rigorosamente personali e modificabili esclusivamente dal diretto interessato. Il presente manuale - relativo all attuale versione del sistema è diretto agli utenti dell area riservata e contiene le informazioni necessarie per: inserimento partecipazioni; modifica partecipazioni; acquisizione partecipazioni; invio della dichiarazione; sblocco della dichiarazione; visualizzazione elenco delle partecipazioni e dei rappresentanti. Per ulteriori informazioni, chiarimenti o richieste di supporto è possibile contattare l help desk tecnico dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore al seguente recapito telefonico: 06/ Eventuali comunicazioni possono essere anche inviate al seguente indirizzo di posta elettronica: (per le amministrazioni che dispongono di una casella PEC); (per le amministrazioni che ancora non dispongono di una casella PEC). Pagina 4 di 29

5 2. Ruoli e utenze Nella tabella che segue vengono presentati i ruoli e le responsabilità all interno della nuova struttura organizzativa. RUOLI E RESPONSABILITÀ Acronimo Ruolo Responsabilità R.P. R.P.U. n Responsabile del Procedimento per la P.A Responsabile del Procedimento per l Unità di Inserimento Gestisce (crea/disabilita) le UU.II. di 1 livello gerarchico inferiore Nomina i R.P.U.I. delle UU.II. create Gestisce (crea/disabilita) gli utenti semplici per la propria U.I. Inserisce una nuova società o amministrazione Inserisce un nuovo rappresentante Visualizza la dichiarazione dell anno precedente Modifica o cancella i dati relativi ad un consorzio/società presenti nella copia della dichiarazione dell anno precedente. Invia la dichiarazione di fine anno Richiede lo sblocco di una dichiarazione. Visualizza tutte le UU.II. presenti nella P.A. e i relativi responsabili Visualizza tutti gli utenti semplici relativi alla P.A. Visualizza la lista delle partecipazioni per la P.A. comprese le relative UU.II. Visualizza la lista dei rappresentanti per la P.A. per la P.A. comprese le relative UU.II. Esporta gli elenchi in formato.xls o.pdf. Effettua tutte le attività del Responsabile con le seguenti differenze: Non effettua la dichiarazione di fine anno Non può effettuare richiesta di sblocco dichiarazione Visualizza tutte le UU.II. gerarchicamente legate alla sua U.I. e i relativi responsabili Visualizza tutti gli utenti semplici relativi alla propria U.I. Visualizza la lista delle partecipazioni inserite da tutte le UU.II. gerarchicamente inferiori e legate alla propria U.I. Visualizza la lista dei rappresentanti inseriti da tutte le UU.II. gerarchicamente inferiori e legate alla propria U.I. U.S. Utente Semplice Crea una nuova società o amministrazione Crea un nuovo rappresentante Visualizza la dichiarazione dell anno precedente Modifica o cancella i dati relativi ad un consorzio/società presenti nella dichiarazione dell anno precedente Visualizza la lista delle partecipazioni della propria unità amministrativa Visualizza la lista dei rappresentanti della propria unità amministrativa Esporta gli elenchi in formato.xls o.pdf. Nella tabella seguente sono elencate le funzionalità a disposizione di ciascun ruolo. Pagina 5 di 29

6 Funzionalità Inserimento partecipazione Modifica partecipazione Acquisizione partecipazione Invio dichiarazione Sblocco dichiarazione Elenco partecipazioni Elenco rappresentanti ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DEL R.P. Descrizione Inserimento di una nuova partecipazione ricercando il consorzio o la società, ed inserendo un rappresentante. Modifica/cancellazione delle informazioni relative a un consorzio precedentemente inserito. Visualizzazione delle partecipazioni inserite nella dichiarazione dell anno precedente con possibilità di riportarla nell anno corrente. Invio della dichiarazione annuale al Dipartimento della Funzione Pubblica. Sblocco di una dichiarazione effettuata. Estrazione del report contenente le partecipazioni comunicate. Estrazione del report contenente i rappresentanti comunicati. Funzionalità Inserimento partecipazione Modifica partecipazione Acquisizione partecipazione Elenco partecipazioni Elenco rappresentanti ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DEL R.P.U.I. Descrizione Inserimento di una nuova partecipazione ricercando il consorzio o la società, ed inserendo un rappresentante. Modifica/cancellazione delle informazioni relative a un consorzio precedentemente inserito. Visualizzazione delle partecipazioni inserite nella dichiarazione dell anno precedente con possibilità di riportarla nell anno corrente. Estrazione del report contenente le partecipazioni dichiarate. Estrazione del report contenente i rappresentanti dichiarati. Funzionalità Inserimento partecipazione Modifica partecipazione Acquisizione partecipazione ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DELL U.S. Descrizione Inserimento di una nuova partecipazione ricercando il consorzio o la società, ed inserendo un rappresentante. Modifica/cancellazione delle informazioni relative a un consorzio precedentemente inserito. Visualizzazione delle partecipazioni inserite nella dichiarazione dell anno precedente con possibilità di riportarla nell anno corrente. Nei successi paragrafi tutte le funzionalità indicate in tabella saranno descritte nel dettaglio. Pagina 6 di 29

7 3. Inserimento partecipazione Presidenza del Consiglio dei Ministri Tramite questa funzionalità è possibile inserire una nuova partecipazione. La funzionalità sarà abilitata solo se il Responsabile di Procedimento della P.A. centrale ancora non ha inviato la dichiarazione finale. Viceversa, tale funzionalità non sarà abilitata ed il Responsabile dovrà procedere prima ad inviare la richiesta di sblocco della dichiarazione e attendere l approvazione della stessa da parte del Dipartimento della Funzione Pubblica. Per inserire una partecipazione è sufficiente cliccare su Inserimento nella sezione Gestione Partecipazioni. Figura 1 Home Page per un Responsabile del Procedimento Nella seguente schermata l utente potrà ricercare o inserire un organismo partecipato. La ricerca può avvenire tramite: partita IVA; ragione/denominazione sociale. Pagina 7 di 29

8 Figura 2 Inserimento partecipazione: ricerca organismo partecipato Dopo aver cliccato su Successiva, se l utente è il primo ad inserire una partecipazione per l organismo partecipato per l anno di rilevazione (rispetto agli utenti delle altre amministrazioni), l utente deve compilare tutti i dati relativi all anagrafica dell organismo (se non presenti) e indicare: il numero di attività svolte, con la relativa informazione sul codice ATECO; i dati aggiuntivi dell organismo partecipato: o il numero addetti al 31/12; o il risultato economico dell ultimo bilancio approvato; o l esercizio di riferimento; o il numero di società controllate; o la voce B.4 del conto economico (costo del personale). In caso contrario, l utente vedrà il riepilogo dati dell organismo partecipato, senza avere la possibiltà di modificarli. Se si riscontrano delle incongruenze, è possible comunicarlo al servizio di help desk. Pagina 8 di 29

9 Figura 3 Inserimento partecipazione: dati dell organismo partecipato Pagina 9 di 29

10 Successivamente, l utente deve compilare tutti i dati relativi alla partecipazione, come mostrato nella seguente figura. Figura 4 Inserimento partecipazione: dati della partecipazione Dopo aver inserito i dati relativi alla partecipazione, l utente può decidere se associare o meno un rappresentante. Figura 5 Inserimento partecipazione: scelta di inserimento di un rappresentante Pagina 10 di 29

11 Se l utente decide di non associare alcun rappresentante, viene visualizzata la schermata di riepilogo in cui sono presenti soltanto i dati dell organismo partecipato e della partecipazione. Se, invece, l utente decide di aggiungere un rappresentante, cliccando su Successiva, visualizza la schermata di ricerca della persona interessata (come mostrato nella Figura 6). Figura 6 Inserimento partecipazione: ricerca rappresentante Se l utente ricerca un rappresentante già censito a sistema, dovrà semplicemente specificare il ruolo nell organismo partecipato e il trattamento economico lordo, altrimenti dovrà procedere ad inserire anche tutti gli altri dati anagrafici. Figura 7 Inserimento partecipazione: inserimento dati di partecipazione del rappresentante Pagina 11 di 29

12 Cliccando su Successiva, l utente visualizza il riepilogo dei dati del rappresentante (Figura 8). Figura 8 Inserimento partecipazione: riepilogo dati del rappresentante Dopo aver visualizzato il riepilogo del rappresentante, cliccando su Successiva l utente può anche aggiungere un nuovo rappresentante. Figura 9 Inserimento partecipazione: aggiunta di un nuovo rappresentante Dopo aver associato i vari rappresentanti che possono avere una partecipazione nell organismo partecipato, l utente visualizzerà il riepilogo dei dati. Pagina 12 di 29

13 Figura 10 Inserimento partecipazione: riepilogo dati Cliccando su Fine, la partecipazione viene aggiunta all elenco delle partecipazioni relative all anno di rilevazione e sarà sempre modificabile tramite la funzionalità di Modifica Partecipazione. Pagina 13 di 29

14 4. Modifica partecipazione Presidenza del Consiglio dei Ministri La funzionalità di modifica partecipazione consente di modificare solo le partecipazioni relative alla propria amministrazione e solo le partecipazioni inserite per l anno precedente all anno corrente. Per modificare una partecipazione è sufficiente cliccare su Modifica nella sezione Gestione Partecipazioni. Figura 11 Home Page per un Responsabile del Procedimento Pagina 14 di 29

15 Accedendo alla funzionalità, l utente visualizzerà la schermata di scelta dell operazione. Figura 12 Modifica partecipazione: scelta dell operazione Dopo aver scelto l operazione, viene mostrata la schermata di ricerca dell organismo partecipato. La ricerca può avvenire tramite: partita IVA; ragione/denominazione sociale. Figura 13 Modifica partecipazione: ricerca organismo partecipato Cliccando su Successiva, se l utente è il primo ad aver inserito i dati dell organismo partecipato per l anno di rilevazione (rispetto agli utenti delle altre amministrazioni), può modificare: nella sezione anagrafica dell organismo: o l anno di costituzione; o la natura di holding e la tipologia di natura di holding; o la sede legale; il numero di attività svolte, con la relativa informazione sul codice ATECO; i dati aggiuntivi dell organismo partecipato: o il numero addetti al 31/12; o il risultato economico dell ultimo bilancio approvato; o l esercizio di riferimento; Pagina 15 di 29

16 o o il numero di società controllate; la voce B.4 del conto economico (costo del personale). In caso contrario, l utente vedrà il riepilogo dati dell organismo partecipato, senza avere la possibiltà di modificarli. Se si riscontrano delle incongruenze, è possible comunicarlo al servizio di help desk. Figura 14 Modifica partecipazione: modifica dati dell organismo partecipato Dopo aver modificato i dati dell organismo partecipato, l utente visualizza la schermata relativa agli oneri di partecipazione. Pagina 16 di 29

17 Figura 15 Modifica partecipazione: modifica dati della partecipazione Dopo aver modificato i dati di partecipazione, cliccando su Successiva l utente visualizza la lista dei rappresentanti già associati. Cliccando su Elimina, l utente può procedere ad eliminare i rappresentanti già associati e aggiungerne dei nuovi. Figura 16 Modifica partecipazione: scelta dei rappresentanti da eliminare Cliccando semplicemente su Successiva senza selezionare alcun rappresentante da eliminare, l utente può procedere a modificare i dati dei rappresentanti esistenti. Pagina 17 di 29

18 Figura 17 Modifica partecipazione: modifica dati dei rappresentanti Dopo aver modificato i dati dei rappresentanti, il sistema richiede una conferma all utente di modifica e di cancellazione dei rappresentanti. Figura 18 Modifica partecipazione: conferma delle modifiche apportate Come avviene per l inserimento di una partecipazione, l utente può aggiungere anche altri rappresentanti. Figura 19 Modifica partecipazione: aggiunta di un nuovo rappresentante Dopo aver aggiunto eventuali nuovi rappresentanti e cliccato su Successiva, l utente visualizzerà la schermata di riepilogo finale. Cliccando su Fine, la modifica sarà acquisita dal sistema. In caso di cancellazione di una partecipazione, il sistema mostrerà il riepilogo dei dati prima di chiedere conferma all utente dell eliminazione della stessa. Pagina 18 di 29

19 5. Acquisizione partecipazione Presidenza del Consiglio dei Ministri Con tale funzionalità l utente può visualizzare, selezionare e lavorare (se presenti) le partecipazioni inserite l anno precedente a quello di rilevazione. Per acquisire una partecipazione è sufficiente cliccare su Acquisizione nella sezione Gestione Partecipazioni. Figura 20 Home Page per un Responsabile del Procedimento Pagina 19 di 29

20 Dopo aver cliccato su Acquisizione l utente visualizza immediatamente la lista delle partecipazioni inserite l anno prima, senza doverle ricercare. Figura 21 Acquisizione partecipazione: elenco partecipazioni inserite l anno precedente In seguito alla selezione di una partecipazione, i passaggi sono i medesimi della funzionalità di modifica partecipazione. Acquisita la partecipazione, questa viene salvata con l anno della rilevazione attuale e non potrà più essere acquisita (per cui non comparirà più nell elenco delle partecipazioni di questa funzionalità). Qualsiasi modifica l utente voglia effettuare in relazione alle partecipazioni acquisite, potrà utilizzare la funzionalità di modifica partecipazione. Pagina 20 di 29

21 6. Invio dichiarazione Presidenza del Consiglio dei Ministri Con tale funzionalità il Responsabile di Procedimento conferma le partecipazioni relative alla propria amministrazione e alle amministrazioni periferiche. Dopo aver inviato la dichiarazione, gli utenti non potranno più utilizzare le funzionalità di inserimento, modifica e acquisizione delle Partecipazioni fino all anno successivo o in seguito ad un eventuale sblocco della dichiarazione. Per inviare la dichiarazione annuale è sufficiente cliccare su Invio dichiarazione nella sezione Gestione Dichiarazione. Figura 22 Home Page per un Responsabile del Procedimento Accedendo alla funzionalità, l utente dovrà indicare se ha redatto per l anno della dichiarazione il bilancio consolidato. Pagina 21 di 29

22 Figura 23 Dichiarazione annuale: informazione bilancio consolidato Cliccando su Successiva, l utente accede alla pagina di visualizzazione e conferma delle partecipazioni dichiarate dalla propria amministrazione e dalle amministrazioni periferiche. Figura 24 Dichiarazione annuale: partecipazioni dichiarate dalla propria P.A. e dalle U.I. La dichiarazione potrà essere positiva se c è almeno una partecipazione associata o negativa nel caso in cui non ci sia neanche una partecipazione dichiarata. Il Responsabile può, in fase di invio della dichiarazione, eliminare con il relativo pulsante le partecipazioni o i rappresentanti associati. Infatti, cliccando su Dettaglio, il Responsabile visualizza i dati relativi all organismo partecipato e ai rappresentanti associati. Pagina 22 di 29

23 Figura 25 Dichiarazione annuale: dettaglio partecipazione Cliccando su Elimina, è possibile eliminare uno o tutti i rappresentanti associati all organismo. Cliccando su Fine, il sistema invia automaticamente due di notifica sui dati della dichiarazione inviata (anno e tipo della dichiarazione positiva o negativa): una all indirizzo del Responsabile di Procedimento; una alla P.A. di appartenenza. Pagina 23 di 29

24 7. Sblocco dichiarazione Presidenza del Consiglio dei Ministri Tramite tale funzionalità il Responsabile del Procedimento può richiedere lo sblocco della dichiarazione relativa all anno precedente a quello corrente, cioè per l anno per il quale si sta effettuando la rilevazione. Per richiedere lo sblocco è sufficiente cliccare su Sblocco dichiarazione nella sezione Gestione Dichiarazione. Figura 26 Home Page per un Responsabile del Procedimento Pagina 24 di 29

25 Nella seguente schermata il Responsabile del Procedimento deve indicare la motivazione per cui richiede lo sblocco della dichiarazione. Figura 27 Sblocco dichiarazione: motivazione della richiesta Cliccando su Successiva, il sistema mostra all utente un messaggio di richiesta inviata. Inoltre comunica all utente l identificativo della richiesta ed invia automaticamente una al D.F.P. per comunicare la richiesta di sblocco; al Responsabile del Procedimento per la notifica di invio della richiesta. Figura 28 Sblocco dichiarazione: richiesta inviata Pagina 25 di 29

26 8. Elenco delle partecipazioni Presidenza del Consiglio dei Ministri Con tale funzionalità, l utente può visualizzare ed esportare in un file.csv le partecipazioni comunicate relativamente ad un determinato periodo. Per visualizzare le partecipazioni dichiarate è sufficiente cliccare su Elenco delle Partecipazioni nella sezione Report. Figura 29 Home Page per un Responsabile del Procedimento Nella schermata seguente è possibile ricercare le partecipazioni secondo i seguenti criteri: partita IVA organismo partecipato; anno di rilevazione. Pagina 26 di 29

27 Figura 30 Elenco delle partecipazioni: criteri di ricerca Figura 31 Elenco delle partecipazioni: elenco partecipazioni dichiarate Cliccando su Fine, l utente visualizza un pop-up per aprire o salvare il file nel formato.csv. Figura 32 Elenco delle partecipazioni: pop-up di salvataggio Pagina 27 di 29

28 9. Elenco dei rappresentanti Presidenza del Consiglio dei Ministri Con tale funzionalità, l utente può visualizzare ed esportare in un file.csv l elenco dei rappresentanti comunicati relativamente ad un determinato periodo. Per visualizzare i rappresentanti dichiarati è sufficiente cliccare su Elenco dei Rappresentanti nella sezione Report. Figura 33 Home Page per un Responsabile del Procedimento Nella schermata seguente è possibile ricercare i rappresentanti secondo i seguenti criteri: codice fiscale rappresentante; partita IVA organismo partecipato; anno. Pagina 28 di 29

29 Figura 34 Elenco dei rappresentanti: criteri di ricerca Valorizzando i criteri di ricerca e cliccando su Successiva, il sistema mostra la lista dei rappresentanti. Figura 35 Elenco dei rappresentanti: risultati della ricerca Cliccando su Fine, l utente visualizza un pop-up per aprire o salvare il file nel formato.csv. Figura 36 Elenco dei rappresentanti: pop-up di salvataggio Pagina 29 di 29

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