CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE

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1 CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE

2 La Camera di Commercio La Camera di Commercio è un ente autonomo di diritto pubblico che svolge, nell ambito della circoscrizione territoriale di competenza, funzioni di interesse generale per il sistema delle imprese curandone lo sviluppo nell ambito delle economie locali. Supporta le attività delle imprese di concerto con le associazioni di categoria e le istituzioni locali, facendosi portatori degli interessi dei diversi settori di attività presenti sul territorio. La Camera di Commercio, in quanto dotata di autonomia funzionale, svolge: funzioni amministrative, che consistono nell erogazione di servizi anagrafici e certificativi a favore delle imprese e degli altri utenti; servizi di regolazione del mercato, volti a disciplinare i rapporti tra le imprese e tra queste e i consumatori, nonché a garantire il corretto funzionamento del mercato e degli scambi; attività di promozione, finalizzate a favorire lo sviluppo delle imprese e del territorio provinciale; analisi statistiche e ricerche in campo economico, per esempio con la rilevazione dei prezzi dei principali beni e servizi; attività di formazione.

3 La Vision orientare le attività in modo da supportare il processo di rinnovamento della PA, facendo propri i principi della trasparenza, della semplificazione amministrativa, del rispetto delle pari opportunità; avviare e sostenere un processo continuo di sviluppo incentrato sulla valorizzazione delle caratteristiche dell economia provinciale, attraverso il coordinamento dei vari strumenti di promozione e marketing territoriale; favorire il coinvolgimento degli stakeholder nella definizione delle priorità e delle politiche da intraprendere, con l obiettivo di sviluppare le sinergie necessarie tra il sistema delle imprese e l ambiente di riferimento.

4 Come sono organizzate le Camere Il regolamento di contabilità individua le seguenti funzioni istituzionali: Organi istituzionali e Segreteria Generale Servizi di supporto Anagrafe servizi di regolazione del Mercato Studio Formazione Informazione e promozione economica Le funzioni istituzionali sono organizzate in aree organizzative che coincidono con i centri di responsabilità.

5 La Struttura organizzativa La Camera di Commercio di Campobasso fino al 2005 Le funzioni istituzionali sono distribuite su 3 Aree organizzative ciascuna facente capo ad un dirigente. Lo Staff della Segreteria Generale : si occupa esclusivamente del controllo di gestione.

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7 Il processo riorganizzativo A partire dal 2006 è stato avviato un processo riorganizzativo con l obiettivo di rendere la struttura: più flessibile, con un personale maggiormente responsabilizzato; meno gerarchica, con ripercussioni positive sul funzionamento degli uffici e sull offerta dei servizi; in grado di rispondere più tempestivamente alle esigenze dell utenza; in grado di affrontare gli eventi in maniera rapida e dinamica; più aperta verso l esterno per anticipare e non subire i cambiamenti; capace di scendere in campo per la realizzazione di progetti complessi in collaborazione con le altre istituzioni del territorio e le strutture del sistema camerale in grado di rispondere alle nuove sfide dell innovazione e della digitalizzazione

8 La nuova Struttura organizzativa E articolata in 2 Aree di attività deputate allo svolgimento delle funzioni istituzionali, in 3 Posizioni Organizzative e in 4 Unità Organizzative Complesse. Lo Staff della Segreteria Generale affianca al controllo di gestione un attività trasversale a tutta la struttura con esperti in programmazione, progettazione, comunicazione e servizi informatici. Il personale in Staff affianca le Posizioni Organizzative e le Unità Organizzative Complesse: per far sì che le funzioni istituzionali possano essere svolte in modo efficiente; per assicurare un omogeneità nella comunicazione; per facilitare l introduzione di strumenti sempre più innovativi; per organizzare percorsi di autoformazione su temi innovativi al fine di assicurare una condivisione degli obiettivi di miglioramento.

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10 La rivoluzione digitale Il processo di riorganizzazione, unitamente ad una forte motivazione del management e del personale, ha consentito alla Camera di Commercio di Campobasso di poter scendere in campo e affrontare la realizzazione della rivoluzione digitale. Il progetto di digitalizzazione nasce come una sfida che lo Staff camerale ha raccolto con il concorso Premiamo i risultati. La Camera di Commercio ha avuto il supporto di Infocamere società in house del sistema camerale che da sempre si occupa di servizi per la digitalizzazione e telematizzazione a partire dal Registro delle Imprese. Inizialmente si voleva sperimentare la digitalizzazione su una sola unità operativa, ma il concorso ci ha spinto verso l obiettivo della digitalizzazione dell intera Camera.

11 Il problema affrontato Eliminare la carta ossia eliminare la gestione del c.d. flusso documentale ibrido (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione dei flussi documentali sia in entrata che in uscita.

12 Obiettivi da raggiungere 1. Migliorare l efficienza organizzativa e gestionale dell Ente : razionalizzazione dei costi di funzionamento (abbattimento costi per uso della carta, del toner, delle stampanti..) informatizzazione dei processi gestionali interni 2. Migliorare il rapporto con gli stakeholder : riduzione dei tempi dei procedimenti amministrativi conoscibilità e trasparenza delle procedure amministrative

13 Da dove siamo partiti Il processo di informatizzazione e innovazione organizzativa dell Ente, iniziato nel 2006, ha portato a: adozione del sistema di protocollazione informatica; utilizzo della intranet e della per le comunicazioni interne per garantire al personale camerale un informazione continua; rilascio gratuito di PEC e dispositivi di firma digitale agli enti locali e associazioni di categoria per facilitare il dialogo con l esterno; utilizzo del sistema VoIP per effettuare - tramite la rete internet telefonate e trasmissione di documenti in modalità fax

14 ALL INTERNO Le attività realizzate studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio (dal cartaceo al virtuale) adeguamento della struttura tecnico-informatica dell Ente con l introduzione di nuovi strumenti (software per la gestione documentale, business key per la firma digitale ) organizzazione di corsi di formazione interni sull utilizzo delle nuove procedure trasformazione dei documenti cartacei in entrata in documenti digitali creazione dei documenti in uscita direttamente in formato originale digitale (ossia firmati digitalmente) implementazione della fascicolazione e archiviazione informatica documentale digitalizzazione degli atti degli organi camerali e dei dirigenti telematizzazione delle sedute di Giunta ALL ESTERNO promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio (rapporti con gli stakeholder, rilascio gratuito PEC, assistenza sull utilizzo dei servizi telematici per le imprese e gli enti, protocollo d intesa con la Prefettura ecc.)

15 Dove siamo arrivati: la completa digitalizzazione dei flussi documentali per i documenti in entrata: protocollazione per quelli in formato digitale e, se cartacei, trasformazione in file e protocollazione, assegnazione al responsabile sulla propria scrivania virtuale accessibile dalla intranet camerale. Ogni assegnatario provvede alla fascicolazione digitale che consiste nella classificazione secondo il titolario documentale redatto da Unioncamere e nell inserimento del documento nel fascicolo digitale. per i documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio all esterno tramite ordinaria, PEC o fax virtuale per le determinazioni dei dirigenti e le deliberazioni di Giunta e Consiglio: redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato digitale. L assegnazione dei provvedimenti ai dipendenti viene notificata con una . per i documenti interni: gestione esclusivamente in formato digitale per gli ordinativi di incasso e i pagamenti: creazione in formato elettronico, sottoscrizione digitale, inoltro telematico agli istituti di credito.

16 Riduzione dei costi: I risultati raggiunti abbattimento dei costi per la stampa e la duplicazione dei documenti (carta, toner, stampanti, buste..) = 20% riduzione dei costi di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata con A.R.) = 44% riduzione costi di conservazione materiale dei documenti (archivi corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali) = 10,46% riduzione spese di facchinaggio = 58% riduzione del spese di personale addetto alla gestione documentale cartacea = 100% Riduzione dei tempi: di lavoro delle pratiche amministrative = 45% di ricerca dei documenti = 60% dei costi di gestione delibere organi camerali = 43%

17 Risultati raggiunti Più spazio e più tempo: miglioramento del comfort dell ambiente di lavoro (le scrivanie dei singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti) più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente addetto alla gestione cartacea dei documenti implementazione dell uso della intranet 100% 40% 96%

18 Gli amministratori in chiave digitale Gli amministratori che hanno fortemente voluto la modernizzazione dell ente sono i primi ad utilizzare i nuovi strumenti digitali: delibere di giunta e consiglio sono gestite - dalle riunioni alla firma dei verbali - in modalità completamente informatica, come anche le determinazioni dei dirigenti. A partire dal 28 ottobre 2009 la Giunta si riunisce in modalità telematica. Ciascun componente visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti l ordine del giorno fissato. Non si procede più alla stampa.

19 Criticita problemi connessi alla sperimentazione e implementazione del software e alla revisione delle procedure difficoltà di interagire con un utenza esterna non ancora pronta ad accettare e condividere il cambiamento. Le maggiori criticità si sono registrate sia per l invio con PEC, che non tutti gli enti utilizzano, e sia per la difficoltà dovute all utilizzo della firma digitale.

20 I riconoscimenti ottenuti 17 maggio 2010: Menzione speciale Tra le 37 amministrazioni pubbliche italiane ad aver attuato un piano di miglioramento che ha coinvolto diffusamente l organizzazione e gli stakeholder e raggiunto i risultati attesi. 8 giugno 2010: il Premio Nazionale per l Innovazione Per aver migliorato la performance complessiva della amministrazione raggiungendo risultati significativi nella riduzione dei costi di funzionamento.

21 9 maggio 2011 al FORUM PA 2011 Nell ambito del Premio Meno Carta Più valore la CCIAA di Campobasso ha ricevuto il diploma di eccellenza. Varsavia settembre 2011 Fare bene le cose giuste. Un amministrazione pubblica più orientata al risultato, in Europa è la sintesi dell evento organizzato dall EUPAN in Polonia, nell ambito della Presidenza polacca della UE, per individuare le esperienze delle buone pratiche presenti nei diversi Stati Membri. Progetto "Camera Total Click"

22 Ulteriori innovazioni Progetto di virtualizzazione dei desktop (Cloud computing) Accesso al PC da qualsiasi postazione e in ogni momento Introduzione dei thin client in sostituzione dei vecchi case tower minore spesa per la sostituzione dei pc e per le licenze riduzione dei tempi di manutenzione dell hardware ed aggiornamento del software risparmio energetico Le stampanti di piano Introduzione delle stampanti di piano per disincentivare la stampa dei documenti Sperimentazione della firma grafometrica e firma da remoto La firma grafometrica consente di acquisire file firmati digitalmente allo sportello anche se l utenza non dispone di firma digitale, evitando la scansione di documenti cartacei (es. il rilascio di firma digitale, richiesta di rimborsi, firma presenze in riunioni di commissioni e/organi,..) Consente inoltre di firmare anche con tablet e smartphone.

23 Innovare la PA? Si può fare! Progetto "Camera Total Click"