Digitalizzazione dei Flussi Documentali.

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1 Digitalizzazione dei Flussi Documentali

2 Lo scenario La rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà grandi risparmi per imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni. Le recenti evoluzioni normative consentono, infatti, alle aziende rilevanti vantaggi in termini di risparmio di costi e di maggiore efficienza organizzativa attraverso la gestione digitale dei dati aziendali, riconoscendo loro una validità legale e fiscale che rende il documento cartaceo non più necessario. Le aziende si stanno orientando sempre di più alla gestione digitale e all adozione della conservazione sostitutiva dei documenti. ICM.S assieme al proprio partner specializzato Fast Start è in grado di offrire una soluzione completa e conforme alla normativa per la gestione elettronica dei documenti, sottoscrizione digitale e conservazione sostitutiva.

3 Il contesto normativo L AGENDA DIGITALE EUROPEA L OBBLIGO DELLA F.E. PA dal 6/06/2014 IL D.M. del 17/06/2014 La CIRCOLARE 18/E dell AGENZIA delle ENTRATE L OBBLIGO DELLA F.E. verso TUTTI GLI ENTI della PA dal 31/03/2015 in particolare, tale D.M. ha conferito una crescente importanza al RUOLO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA. Prevedendo una maggiore RICHIESTA di COMPETENZE e AFFIDABILITÀ Diviene sempre più opportuno, affidare questo ruolo a delle FIGURE PROFESSIONALI

4 I vantaggi Riduzione dei costi per spazi destinati ad archivio cartaceo Maggiore sicurezza nell accesso alle informazioni gestite digitalmente Maggiore efficienza e trasparenza dei processi aziendali Riduzione dei costi indiretti del personale per ricerca di documenti, gestione degli archivi, ecc. Risparmio sui costi di versamento dell imposta di bollo rispetto ai documenti cartacei Maggior controllo nella ricerca web di documenti contabili amministrativi Maggior sicurezza dei documenti, non modificabili e non alterabili

5 I vantaggi in numeri Un RISPARMIO di 12 MILIARDI di EURO I vantaggi che si potrebbero ottenere dalla dematerializzazione dei 45 miliardi di documenti "business" prodotti in Italia ogni anno (circa 600 miliardi di fogli di carta) si tradurrebbero in 4 milioni di tonnellate di CO 2 non immesse in atmosfera, in 24 milioni di alberi non abbattuti, in 10 miliardi di ore di lavoro in meno e in un risparmio economico di 12 miliardi di euro (solo considerando i costi di cancelleria). Un RISPARMIO da 10 a 60 MILIARDI di EURO ALL ANNO In caso di digitalizzazione delle sole fatture si ipotizza un risparmio di 10 miliardi di euro ogni anno a livello nazionale, ma si arriva a 60 miliardi di euro l'anno se si considera tutti i documenti che potrebbero essere gestiti in digitale. Da 300 MILIONI a 2 MILIARDI di RISPARMIO per la P.A. Il risparmio oscilla tra i 300 milioni e i 2 miliardi se si considerano le sole fatture prodotte dalla Pubblica Amministrazione Un RISPARMIO dal 67 all 82 % sul COSTO DI OGNI DOCUMENTO Dal 67 al 82%: il risparmio per un azienda per ogni fattura gestita in maniera digitale. Al posto dei euro stimati, il costo di gestione di una fattura digitale oscilla tra i 2 ai 4 euro per singola fattura e tra i 50 cent e l'euro a pagina per gli altri documenti. Un RISPARMIO FINO al 20% del PROPRIO FATTURATO Risparmiare una cifra pari al 20 % del proprio fatturato solo incidendo su carta, inchiostri e stampanti? Per professionisti come notai e commercialisti è possibile. La stima, elaborata su uno studio professionale medio con circa 50 di clienti e fatture all'anno da gestire. Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano

6 Le tematiche da indirizzare Gestione elettronica documentale Fatturazione Elettronica (FePA, Fatturazione elettronica B2B); Conservazione Sostitutiva a Norma (obbligatoria per FePA); Ruolo del Responsabile della Conservazione a Norma Sottoscrizione digitale dei documenti informatici (Smart Card/Token USB/ Firme massive in HSM e Firme Grafometriche) L ambito di intervento è tecnico ma con responsabilità in ambito giuridico, in particolare per quanto riguarda l affidabilità dell intero processo di Conservazione a Norma. Necessità di consulenza tecnico-normativa per verificare/certificare la compliance dei processi GED e di Conservazione a Norma.

7 ICM.S e Fast Start ICM.S è in grado di indirizzare le tematiche presso i clienti SAP con una offerta completa, grazie alla partnership consolidata con la società Fast Start.

8 Mission di Fast Start Centro di eccellenza nell erogazione dei servizi : Consulenza tecnico-normativa necessaria per certificare la compliance dei processi di gestione elettronica documentale Fatturazione Elettronica (FePA, Fatturazione elettronica B2B); Gestione remota delle firme digitali; Creazione dei file XML per la FePA; Intermediario (per FePA) dell invio allo SDI (Sistema di Interscambio SOGEI) Conservazione sostitutiva a norma I servizi vengono erogati in modalità outsourcing.

9 Fast Start E partecipata da : E business partner di : Intermediario con SDI :

10 Partner di Fast Start Competenza specifica nell area della gestione elettronica documentale e nello sviluppo di soluzioni di conservazione sostitutiva a supporto dei processi aziendali. Prima Certification Authority in Italia per la firma digitale. Fast Start è Business Partner per firma elettronica e PEC. Società leader nella certificazione notarile dei dati digitali per la massima affidabilità della conservazione in conformità con la normativa vigente.

11 ICM.S Nell ambito della Gestione Elettronica dei Documenti, ICM.S realizza le attività su SAP necessarie per predisporre l ambiente (es. Creazione Sezionali IVA, installazione note SAP ecc.) e per creare/ricevere e gestire i documenti (sistema documentale e trasmissione dei dati). Per il sistema di archiviazione documentale si avvale dei propri partner specializzati: Società leader nel sistema SAP DMS Società leader nel sistema SAP OpenText

12 Ciclo Attivo: Fatture a PA SAP ERP Conservazione Sostitutiva SAP DMS Attività : Creazione dei Sezionali IVA Caricamento note SAP (campi aggiuntivi per PA: CIG, CUP, ecc.) Implementazione sistema documentale Attività : Firma digitale massiva remota Generazione file XML (a partire dal formato pdf) Intermediazione con Sistema di Interscambio (SDI) SOGEI Gestione ricevute Conservazione sostitutiva Sistema di interscambio con la PA Attività opzionali : Firma digitale all interno dell azienda Generazione file XML (da SAP) Invio automatico da parte dell azienda dei file XML (gestione della conservazione sostitutiva del flusso trasmesso e delle relative ricevute di accettazione)

13 Ciclo Passivo: fatture ricevute Soluzione Gestione Fatture Elettroniche Fornitori : Registrazione su SAP di fatture passive con Conservazione Sostituiva: Conservazione Sostitutiva

14 Value Proposition ICM.S e Fast Start sono in grado di fornire una soluzione a 360 per la Digitalizzazione di Flussi Documentali: Dematerializzazione ed organizzazione/archiviazione dei documenti; Firma digitale Flussi strutturati di scambio documenti Fatturazione elettronica con PA e intermediazione con Sistema di Interscambio Conservazione Sostituiva a Norma

15 Value Proposition Interlocutore Unico in grado di coordinare i diversi soggetti coinvolti Servizio completo in outsourcing: Fatturazione elettronica e fatturazione elettronica PA Gestione elettronica documentale Conservazione documentale a norma (sostitutiva) Servizi notarili come: estratti notarili da conservazione sostitutiva a norma, dematerializzazione di documenti analogici originali con copia conforme notarile, deposito escrow notarile e trust service Firma digitale (anche grafometrica) Assunzione della funzione di Responsabile della Conservazione Sostitutiva PEC Centro di Eccellenza con competenza sugli aspetti tecnico-normativi per verificare/certificare la compliance dei processi di Gestione Elettronica dei Documenti e di Conservazione a Norma.