C4B Doc. Gestione Documentale, permette di. organizzare l archiviazione e, la gestione dei documenti

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1 C4B Doc La Gestione Documentale, permette di CLOUD4BUSINESS SRL organizzare l archiviazione e, la gestione dei documenti o, di altri contenuti aziendali, su apposite piattaforme software per avere i documenti e le informazioni sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi. Piazza IV Novembre n Milano P.IVA info@cloud4business.it tel:

2 La Gestione Documentale Un sistema di Gestione documentale o Document Management System (DMS) permette di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche nel contenuto e verifiche integrate nel flusso di lavoro, conservare documenti in formati e versioni diverse ed estrarre automaticamente i relativi metadati (es.: autore, titolo, ed altre informazioni personalizzate). I documenti possono inoltre essere taggati, categorizzati, e trasformati automaticamente da e per vari formati (es. da doc a pdf ecc...), L'introduzione di un sistema di Gestione Documentale all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi, gestionali e può essere effettuata in modo del tutto trasparente senza che gli utenti si accorgano di nulla. Servizi in Outsourcing Spesso la struttura e l organizzazione dell azienda risultano inadattabili per una corretta gestione e conservazione dei documenti, Cloud4Business grazie alla sua infrastruttura permette di esternalizzare l intero processo. Per un azienda o uno studio usufruire di un servizio di gestione documentale in outsourcing significa avere un'interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti in assoluta sicurezza grazie a protocolli di accesso protetti da meccanismi di crittografia. Reingegnerizzazione del processo documentale Cloud4Business S.r.l. con C4B Doc analizza i processi sulla gestione aziendale dei documenti, e li reingegnerizza insieme al personale dell'aziendacliente, al fine di massimizzare l'efficacia dello strumento in relazione alla tipologia di documenti da gestire ed ai flussi a cui sono sottoposti. C4B Doc è DMS basato sulla piattaforma open source Alfresco che permette di gestire la digitalizzazione di documenti, l archiviazione di documenti e file in genere, l indicizzazione di documenti automatizzata, la gestione di processi di approvazione e revisione e l integrazione di workflow personalizzati. Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n 4 Milano tel: P.IVA

3 C4B Doc - Vantaggi Automatizzazione dei processi C4B Doc permette l'introduzione di regole per l'esecuzione in maniera automatica di processi ricorrenti. Attraverso queste regole di automatizzazione dei processi, è possibile, ad esempio, attivare dei processi per la gestione della fatturazione attiva e passiva, per l'approvazione di ordini e invio conferme ai fornitori e molto altro ancora. Gestione metadati C4B Doc permette l estrazione automatica dei metadati: all'atto del caricamento di un documento o della modifica di un documento Conservazione esistente, Sostitutiva C4B Doc è in grado di leggere il documento stesso ed estrarne dei metadati che potranno essere usati per eseguire delle ricerche mirate. Gestione mail E' possibile utilizzare C4B Doc come gestore delle mail per l'archiviazione di tutte le mail aziendali, gestendo di fatto la mail come se si trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, mediante le regole di automatizzazione dei processi, si possono definire dei filtri per la suddivisione delle mail in base al mittente, alla priorità, all'oggetto e definire dei redirect per inoltrare le mail che soddisfano alcuni requisiti e molto altro ancora. Gestione autorizzazioni Con C4B Doc possibile definire livelli Visibilità di accesso diversi per i singoli utenti su cartelle ma anche su singoli documenti. Workflow personalizzati Uno dei punti di forza di C4B Doc è la possibilità di creare dei workflow Archiviazione sui documenti Elettronica di: approvazione, revisione, collaborazione, ecc Registrazione Digitalizzazione accessi C4B Doc registra tutte le operazioni che vengono svolte sui documenti e gli accessi agli stessi. In questo Doc. modo è sempre possibile risalire all'autore di una digitale modifica o sapere chi ha letto, ed in che data, un determinato documento. Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all'anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro. Il testo integrale di questa ricerca è disponibile al seguente indirizzo Cloud4Business SRL Piazza IV Novembre n 4 Milano tel: P.IVA

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