GIM. Global Information Management

Transcript

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2 Cos è ARXivar

3 ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano

4 UNICA SOLUZIONE

5 ARCHIVIAZIONE FILE MS Office, Openoffice PDF Immagini, video MAIL PEC FAX CARTA Scanner Multifunzione Barcode ERP SAP MS Dynamics AS/400 ARXivar EVENTI

6 GESTIONE DOCUMENTALE MAIL, FAX Invio e ricezione Allegati PEC Invio e ricezione Gestione e archiviazione MODULISTICA Template aziendali Moduli Office, PDF, WEB ORGANIZZARE I DOCUMENTI Fascicoli Pratiche REVISIONI TIMBRI Configurabili dall utente WORKGROUP Condivisione Distribuzione CONTROLLO Log Sicurezza, criptazione

7 Workflow & BPM

8 STRUTTURA ARXivar

9 DB: MS SQL, Oracle o MySQL Interfaccia Desktop, Web o Mobile Modellatore Workflow Form / Template Web services Applicazioni custom ARChitettura

10 Servizio Repository

11 Struttura dati Ogni documento archiviato viene separato in: PARTE LOGICA Profilo documento Archiviato nel DB PARTE FISICA File compresso File system Database LOGICA Profile DB DB FISICA File.doc

12 PERCHE USARE ARXIVAR

13 Alcune considerazioni Dati strutturati 30% Dati destrutturati 70% Intervenendo nella gestione e nell organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le (ANVA) ATTIVITA a NON VALORE AGGIUNTO

14 Le Attività a Non Valore Aggiunto Il 30% del tempo degli impiegati e usato per cercare, distribuire ed archiviare i documenti Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte Il 7% dei documenti non si trova più Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono L 80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell azienda ne ignora l esistenza e quindi vengono ricreati Per ogni fax inviato si perdono mediamente 7 minuti di tempo Fonte: Politecnico di Milano

15 Ciclo Attivo Spool Recognition Ciclo Passivo Barcode Conservazione sostitutiva Sicurezza dati Condivisione Versioning Protocollo Modelli aziendali Integrazione mail / fax Approvazione fatture fornitori Emissione offerte Gestione Qualità Approvazioni fidi ARCHIVIAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE PROCESSI BPM

16 ARCHIVIAZIONE

17 ARCHIVIAZIONE Ciclo attivo Automatico Qualsiasi gestionale Nessun intervento sviluppo Spool stampa o PDF Invio documenti via mail, fax o postalizzatore Ciclo passivo Integrazione semplice Tecnica barcode Free form rocognition Scansioni massive Outsourcing Ufficio protocollo

18 CICLO ATTIVO Riconoscimento PDF Stampa fattura CICLO ATTIVO Acquisizione automatica dell output di qualsiasi sistema gestionale Archiviazione automatica

19 CICLO PASSIVO Registrazione fattura CICLO PASSIVO Aquisizione automatica attraverso la tecnica dei barcode delle fatture fornitori Stampa etichetta Archiviazione automatica

20 CICLO PASSIVO Registrazione fattura

21 INFORMAZIONI DESTRUTTURATE Scanner e Multifunzione Cartelle monitorate Ufficio protocollo Direttamente da Office Mail, Fax

22 GESTIONE DOCUMENTALE

23 USO QUOTIDIANO Trovare un documento, aprirlo, modificarlo, salvarlo Tracciare le revisioni quando occorre Log delle attività Distribuzione, collaborazione workgroup Organizzare le informazioni Collegamenti, fascicoli e pratiche e relazioni Note, timbri

24 GESTIONE PROCESSI

25 Modellatore processi Semplice e intuitivo Gestibile dal cliente

26 Elementi base Task Definisce chi, cosa, come In quanto tempo Link decisioni Input, output, azioni Condizioni Instradamento e collegamento

27 Esempi di processi

28 Controllo qualità merci

29 Gestione ordini cliente

30 Non conformità

31 Integrazioni e estesioni CONNETTORI E PLUG-IN

32 INTEGRAZIONE MAIL ARCHIVIAZIONE MAIL MANUALE o AUTOMATICA Da Outlook, Exchange o Lotus Notes e POP3

33 INTEGRAZIONE FAX Integrandoci ai più noti programmi possiamo ricevere ed inviare i FAX direttamente da ARXivar

34 INTEGRAZIONE ERP Dynamics NAV SAP AS/400

35 O.L. Group Srl Via 4 Novembre, Cento (FE) Tel.: Fax.: info@olgroup.it