Soluzione di GESTIONE DOCUMENTALE. Passato presente

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Vittorio Rinaldi
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1 Soluzione di Passato presente La soluzione per la gestione elettronica dei documenti, dei processi aziendali e la conservazione sostitutiva

2 Dall era cartacea all era digitale Ogni anno circa il 10% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto. Questo dato evidenzia che il continuo aumento delle informazioni preziose gestito quotidianamente da ogni azienda viene archiviato con metodi non ottimizzati, che compromettono poi l efficace e corretta fruizione dei documenti. Tutti i vantaggi della nostra soluzione PRESENTA un interfaccia utente intuitiva e semplice. CONSENTE: la condivisione delle informazioni l avvio di collaborazioni la movimentazione di documenti elettronici la gestione delle revisioni l applicazione di note e allegati ai documenti PERMETTE il drastico decremento dei tempi di recupero delle informazioni, favorendo una tangibile riduzione dei costi. Una gestione e un archiviazione documentale che sfruttino le nuove tecnologie, oggi, sono un opportunità fondamentale, indispensabile sia per il contenimento dei costi e l aumento dell efficienza, che per il raggiungimento di un reale vantaggio competitivo sul mercato. La soluzione di offerta da VM Sistemi è basata su ARXivar, il Business Process Management (BPM) italiano facile, scalabile e completo, creato per archiviare, gestire, ritrovare e proteggere le informazioni aziendali, da qualunque fonte provengano (Applicativo gestionale, , fax, Office, CRM, sistemi di qualità, rilevazione presenze, ecc.). Inoltre, per un efficienza ancora più elevata, ARXivar è completamente integrato con gli applicativi gestionali ELETTRIX, STRIKE e OLPIX; la gestione elettronica dei documenti e del workflow aziendale, nonché la conservazione sostitutiva, diventano così un procedimento agile e ottimizzato. GARANTISCE un risparmio in termini operativi e organizzativi. GUIDA nella creazione e gestione dei flussi documentali (workflow), agevolando il controllo dei processi dell organizzazione aziendale. MIGLIORA le relazioni con i clienti, i fornitori e i collaboratori. Presentazione 02

corretta fruizione dei documenti. Tutti i vantaggi della nostra soluzione PRESENTA un interfaccia utente intuitiva e semplice.

3 La nostra soluzione di permette di: CARICARE automaticamente in ARXivar i documenti attivi emessi dagli applicativi: es. fatture e documenti di trasporto, ordini, preventivi, ecc. ABBINARE in modo automatico, in fase di scansione multipla, i documenti passivi - fatture di acquisto o documenti di trasporto dei fornitori - con i relativi documenti registrati in ELETTRIX, STRIKE e OLPIX CREARE automaticamente delle relazioni tra tutti i documenti generati che fanno parte dello stesso processo aziendale - es. acquisti e vendite - così da poter poi risalire da una fattura all ordine, alla richiesta d acquisto e così via VISUALIZZARE direttamente da ELETTRIX, STRIKE e OLPIX un qualsiasi documento archiviato in ARXivar IMPLEMENTARE diverse tipologie di workflow management studiate sulla base delle esigenze di ogni azienda, con lo scopo di: semplificare il flusso delle informazioni migliorare la comunicazione tra le diverse funzioni aziendali eliminare la carta, la cui gestione è difficoltosa e poco razionale snellire i processi 03

e OLPIX CREARE automaticamente delle relazioni tra tutti i documenti generati che fanno parte dello stesso processo aziendale - es.

4 Gestione elettronica dei documenti Con ARXivar è possibile: GESTIRE in modo centralizzato tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, ecc. ARCHIVIARE i documenti in modo massivo, grazie alla preimpostazione di regole di archiviazione da gestionale, spool, file system, , fax server, ecc. STABILIRE delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all interno dell azienda, senza rischi di duplicazione. ARXivar si interfaccia con i programmi aziendali - Applicativo gestionale, Word, Excel, Outlook, Lotus Notes, ecc. - facendo confluire i diversi documenti in un unico sistema documentale condiviso. Ogni documento digitalizzato, attivo o passivo, viene accompagnato da una sorta di carta di identità elettronica che ne riporta i dati identificativi. Per ciascuno di essi è possibile definire o conoscere: il profilo: es. la tipologia, il fascicolo di appartenenza, il protocollo, ecc. la lavorabilità: es.le modifiche, le revisioni, le consultazioni, ecc. il livello di sicurezza associato, ovvero le abilitazioni di accesso ARXivar offre la possibilità di archiviare i documenti in modo manuale, semiautomatico o automatico, in cartelle, pratiche, fascicoli e commesse. 04

ARCHIVIARE i documenti in modo massivo, grazie alla preimpostazione di regole di archiviazione da gestionale, spool, file system, e-mail, fax server, ecc.

5 ARXivar assegna a ciascuna nuova revisione di ogni documento un numero progressivo univoco. La revisione più recente diventa il documento principale, mentre le precedenti risiedono in un archivio storico sempre consultabile. In base ai permessi di accesso assegnati ai diversi utenti o gruppi, ARXivar consente di modificare, in modo interattivo, il documento, salvandolo come nuova revisione. Inoltre è possibile effettuare la ricerca dei documenti all interno di ARXivar, in modo facile e veloce, considerando: tutti i campi del profilo del documento le note allegate ai documenti i dati anagrafici del mittente o del destinatario fino a effettuare ricerche di tipo full text all interno dei singoli documenti, grazie al motore OCR. 05

In base ai permessi di accesso assegnati ai diversi utenti o gruppi, ARXivar consente di modificare, in modo interattivo, il documento, salvandolo come nuova revisione.

6 ARXivar mette a disposizione di ogni azienda uno strumento integrato per gestire la conservazione sostitutiva: all interno dell azienda in caso di esternalizzazione dell attività presso strutture specializzate In entrambi i casi, ARXivar archivia le informazioni, le controlla e le prepara per la conservazione grazie a questi strumenti: LA FIRMA DIGITALE: attesta l integrità e la paternità del documento, senza dare alcuna indicazione sul momento temporale in cui è stato formato (timbro postale, deposito dell ufficio registro) RIFERIMENTO TEMPORALE: è il risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce, a uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data/ora) opponibile a terzi MARCATURA TEMPORALE: si tratta di un evidenza informatica - quindi di un ulteriore firma digitale posta da un identità esterna (ente certificatore) - contenente l ora e la data in cui è stata generata. È opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale Una procedura guidata aiuta il responsabile nella verifica del lotto di conservazione e, in tre semplici passaggi, permette di creare correttamente il volume di conservazione sostitutiva. Infatti, ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per garantire una piena e completa rispondenza a tutta la normativa vigente. Tale procedura, inoltre, offre le funzioni necessarie per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente. 06

documento, senza dare alcuna indicazione sul momento temporale in cui è stato formato (timbro postale, deposito dell ufficio registro) RIFERIMENTO TEMPORALE: è il risultato di una procedura

7 L esigenza di ogni azienda è quella di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. Per Workflow Management si intende, quindi, l utilizzo di specifici schemi grafici per definire dei processi organizzativi, e l individuazione di un sistema che ne permetta il funzionamento e il controllo, che ARXivar prevede. Oltre a essere di primaria importanza e cardine del sistema di gestione qualità, tale funzione permette di: informatizzare i processi operativi aziendali, consentendo una notevole semplificazione avere costantemente sotto controllo l attività aziendale imporre il rispetto delle procedure aziendali individuare eventuali punti critici nei processi aziendali e migliorarli tenere sotto controllo il carico di lavoro del personale 07

Per Workflow Management si intende, quindi, l utilizzo di specifici schemi grafici per definire dei processi organizzativi, e l individuazione di un sistema che ne permetta il funzionamento e il

8 Passato presente La soluzione per la gestione elettronica dei documenti, dei processi aziendali e la conservazione sostitutiva Soluzioni Gestionali per la Distribuzione VM Sistemi SpA Sede legale: Via R. Ossani Faenza (RA) Tel: (+39) Fax: (+39) vm@vmsistemi.it Filiale di Milano: Strada 4, Palazzo Q5 - Milanofiori Rozzano (MI) Tel: (+39) Fax: (+39)

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