Dematerializzare per Semplificare

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Michelina Federici
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2 Dematerializzare per Semplificare Dematerializzare non significa solamente il passaggio dalla carta al digitale. La semplificazione si ottiene solo con una profonda comprensione della complessità dei processi che ci circondano. 2

La semplificazione si ottiene solo con una profonda

3 La piattaforma integrata KeySuite La dematerializzazione investe tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e dell assunzione di responsabilità, dell uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra le parti, ponendosi anche come un processo qualificante di efficienza e di trasparenza. 3

di responsabilità, dell uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione

4 La piattaforma integrata KeySuite Una Pubblica Amministrazione che abbia l ambizione di semplificare e ridurre i costi della burocrazia deve avere come obiettivi imprescindibili: la semplificazione delle norme e delle prassi, la revisione e l ottimizzazione dei processi, la massima attenzione alle esigenze dell utente finale. 4

obiettivi imprescindibili: la semplificazione delle norme e delle prassi, la

5 La piattaforma integrata KeySuite Il raggiungimento di tali obiettivi rende possibile queste scelte di cambiamento. 5

6 La piattaforma integrata KeySuite La chiave di volta di questo cambiamento è KeySuite, la piattaforma integrata di KDM che fornisce soluzioni condivise e omogenee per la razionalizzazione dei processi amministrativi ed organizzativi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale. 6

condivise e omogenee per la razionalizzazione dei processi amministrativi

7 La piattaforma integrata KeySuite KeySuite è la piattaforma che: fornisce soluzioni condivise ed omogenee per la razionalizzazione dei processi amministrativi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale, gestisce efficacemente la documentazione e la comunicazione che gravitano intorno ai procedimenti amministrativi in cui è richiesta un opportuna interazione tra soggetti umani, applicazioni e sistemi. 7

documentale, gestisce efficacemente la documentazione e la comunicazione che gravitano intorno ai

8 La piattaforma integrata KeySuite 8

9 La piattaforma integrata KeySuite Tramite la piattaforma KeySuite è possibile: far comunicare tra loro sistemi eterogenei, ponendosi come interfaccia tra tutti i soggetti coinvolti; avere accesso alle informazioni e alle funzionalità di tutti i sistemi presenti nell organizzazione; interagire con gli uffici della Pubblica Amministrazione tramite gli sportelli dei servizi on line; conoscere il flusso di lavoro, in modo da orchestrare tutti gli attori al momento e nel modo giusto; assicurarsi che non si verifichino anomalie nelle attività previste, intervenendo in caso di necessità; avere a disposizione informazioni statistiche ed analitiche sull andamento dei processi. 9

Amministrazione tramite gli sportelli dei servizi on line; conoscere il flusso di lavoro, in modo da orchestrare tutti gli attori al momento e nel modo giusto;

10 KeySuite: l architettura applicativa 10

KeySuite: il Portale dei servizi on line La piattaforma mette a disposizione il portale dei servizi on line, lo strumento facile, veloce e diretto rivolto a cittadini e imprese per interagire con

11 KeySuite: il Portale dei servizi on line La piattaforma mette a disposizione il portale dei servizi on line, lo strumento facile, veloce e diretto rivolto a cittadini e imprese per interagire con gli uffici della pubblica amministrazione. Il portale rende disponibili due sportelli di riferimento: lo sportello dei servizi on line per il cittadino lo sportello dei servizi on line per l impresa. 11

12 KeySuite: la piattaforma BPM Il nucleo della piattaforma KeySuite è costituito da un motore BPM opportunamente potenziato e scelto per l elevato grado di conformità con il BPMN2, il linguaggio standard per la modellatura dei flussi di processi. Il BPM si è rivelato uno strumento indispensabile in quanto consente di razionalizzare tutti i processi in un'ottica di performance management, migliorando l organizzazione ed abbattendo i costi. 12

KeySuite: il Designer Per quanto riguarda la gestione dei flussi BPM, KeySuite mette pertanto a disposizione un interfaccia grafica per la modellazione dei processi, il Designer.

13 KeySuite: il Designer Per quanto riguarda la gestione dei flussi BPM, KeySuite mette pertanto a disposizione un interfaccia grafica per la modellazione dei processi, il Designer. Il Designer è un tool grafico intuitivo che consente di modellare un qualunque processo evidenziando la struttura e la scomposizione dei processi in attività elementari. Il Designer esporta il progetto in formato BPMN2 standard e integrato in maniera opportuna con il sistema documentale. 13

Il Designer è un tool grafico intuitivo che consente di modellare un qualunque processo evidenziando la struttura e

KeySuite: l Orchestratore La piattaforma è fondamentale per la corretta orchestrazione dei processi che implicano scambio di documentazione e di comunicazioni in un ambiente con

14 KeySuite: l Orchestratore La piattaforma è fondamentale per la corretta orchestrazione dei processi che implicano scambio di documentazione e di comunicazioni in un ambiente con molteplicità di soggetti. L'elemento cardine del workflow non è più il documento ma il servizio reso. In pratica si passa da un workflow di tipo documentale ad un workflow transazionale. 14

15 KeySuite: gli Human Task Il motore della piattaforma è integrato con un gestore di human task. Le attività umane sono passi del processo che coinvolgono una persona (p.e. compilare un modulo o approvare un documento) e consentono l interazione tra persone fisiche e applicazioni. 15

Le attività umane sono passi del processo che coinvolgono una persona

16 KeySuite: il Documentale La componente di Document Management della piattaforma consente una completa gestione archivistica dei documenti e delle informazioni ad essi associate. KeySuite è implementata seguendo un unica interfaccia di integrazione con il sistema documentale. Questo significa condividere un unico repository, con il vantaggio di avere un unica gestione della sicurezza e della ricerca. 16

KeySuite è implementata seguendo un unica interfaccia di integrazione con il sistema documentale.

KeySuite: i Canali di Comunicazione La piattaforma offre la possibilità di integrarsi con i principali canali di comunicazione (PEC, POL, Fax) e rende disponibile un modello di sviluppo standard,

17 KeySuite: i Canali di Comunicazione La piattaforma offre la possibilità di integrarsi con i principali canali di comunicazione (PEC, POL, Fax) e rende disponibile un modello di sviluppo standard, basato su JMS, per integrare eventuali nuovi canali di comunicazione. Il canale di comunicazione ha il compito di trasformare il messaggio ricevuto in un formato gestibile dal motore ma soprattutto adatta gli attori coinvolti nel messaggio alla logica di processo. 17

eventuali nuovi canali di comunicazione.

18 KeySuite: il Protocollo Informatico Le Pubbliche Amministrazioni, nell ambito del proprio ordinamento, devono assicurare criteri uniformi di classificazione, fascicolazione e registrazione dei documenti. Il Protocollo Informatico garantisce la corretta tenuta del registro informatico di protocollo nel rispetto delle norme vigenti e rappresenta la componente della piattaforma per la dematerializzazione. 18

KeySuite: la Business Intelligence Tutte le attività dei processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo di vita, con particolare attenzione allo scambio di

19 KeySuite: la Business Intelligence Tutte le attività dei processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi, allo svolgimento delle attività umane e all integrazione dei sistemi applicativi. I risultati vengono riportati su dashboard e reportistica dinamica avanzata. 19

messaggi, allo svolgimento delle attività umane e all integrazione dei sistemi

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