DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENT

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1 DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENT Soluzione rivolta a tutte le aziende che generano, validano, trasmettono documenti MCI DOC Soluzione di Document Management creata per archiviare, gestire, ritrovare, proteggere documenti e informazioni aziendali (DDT, borderò, bollettini, fatture attive/passive).

2 MCI DOC Mci-Doc rende affidabili le informazioni generate da ogni flusso aziendale e si pone come strumento fondamentale per supportare qualsiasi processo decisionale, garantendo un perfetto workflow delle informazioni; si integra in modo nativo con le applicazioni di MC e l integrazione con le applicazioni di terze parti è garantita dal modello tecnologico adottato per il suo sviluppo. Inoltre: E una applicazione Web Based Memorizza in un unico database tutti i documenti aziendali Regola gli accessi ai documenti sulla base di matrici di autorizzazioni Permette la classificazione dei documenti Garantisce sicurezza e integrità dei documenti Consente ricerche rapide e avanzate dei documenti e dei relativi allegati Classifica e organizza i documenti aziendali E garanzia di informazioni corrette e certificate Minimizza i tempi di accesso a tutte le informazioni digitali Mci Doc è trasversale a tutta l azienda, si interfaccia con gli strumenti utilizzati dai singoli operatori per svolgere il lavoro quotidiano, è semplice da utilizzare e offre infinite possibilità di personalizzazione: La condivisione dei contenuti di documenti e forum La gestione delle L integrazione con OCR, fax e scanner Abilita i processi di dematerializzazione dei documenti e la relativa conservazione sostitutiva a norme CNIPA Integra i processi di firma elettronica e invio posta elettronica certificata secondo le normative di legge.

3 MCI DOC Mci-Doc : gli obiettivi che si prefigge Ridurre i costi (carta, archivi, bolli) e le inefficienze del processo cartaceo tradizionale Aumentare accuratezza e velocità di esecuzione con la dematerializzazione del processo digitale Mci-Doc : i benefici Efficienza / produttività; misurata in termini di risorse impiegate per completare ogni flusso/ciclo aziendale in cui sono coinvolti più attori, sia interni che esterni, all azienda. Efficacia del flusso/ciclo; misurata in termini di accuratezza e velocità di esecuzione delle singole fasi. Abbattimento dei costi per le attività a basso valore aggiunto; inserimento manuale dei dati di un documento cartaceo, riconciliazioni manuali tra documenti ( in caso di modifica di documenti obsoleti ), correzioni di non conformità dovuti a errori manuali di digitazione, archiviazione e ricerca. Mci-Doc : i moduli Archiviazione: da scanner o applicazioni digitali; memorizzazione dei documenti in aree protette; gestione degli allegati Categorizzazione: creazione profili e cicli di vita documenti Ricerca: recupero documenti dall archivio Sicurezza: accessi regolati da password; controllo duplicazioni, cancellazioni e integrità dei documenti Collaborazione: condivisione e scambio documenti tra enti interni ed esterni; approvazioni e richieste di modifica Workflow: disegno dei flussi aziendali (amministrativo, finanziario ); implementazione agenti automatici per l esecuzione di attività ricorrenti

4 MCI DOC Mci-Doc : modulo BPM E uno strumento di Business Process Management per rappresentare e governare organizzazione, documenti e processi di un'azienda utilizzando il linguaggio del lavoro quotidiano. E la risposta a una necessità sempre più pressante: gestire i processi aziendali in modo strutturato, riproducibile ed efficiente assicurandone il monitoraggio. Si compone di un disegnatore di processi e di un motore di esecuzione delle attività integrato completamente nella gestione documentale. Il disegnatore dei processi permette di definire il flusso (passi/attività) del processo, gli attori del processo e di indirizzare il processo in relazione ai dati e/o decisioni. Le attività, come da standard XPDL possono essere o User Based (attività associate ad un utente) o Tool Activity (attività associate ad un applicazione). Le Tool Activity sono associabili o ad azioni predefinite quali (tra l altro) metodi CRUD su documenti, mailing, etc. oppure ad azioni custom rappresentate da Assembly associati in fase di importazione del package. Ciò permette la massima estensibilità ed integrazione. L utilizzo combinato dello standard XPDL ed il fatto di esporre completamente mediante Web Services (o SDK) i metodi di interazione con il workflow engine permette un ampia possibilità di interazione e orchestrazione di differenti endpoint (prodotti di terzi) all interno di un medesimo workflow.

5 MCI DOC WEB E uno strumento, basato sulla tecnologia MciDoc (richiede il modulo base di MciDoc come prerequisito), completamente web based che permette l accesso a sottoinsiemi selezionati di documenti ad utenti esterni all azienda. Mci-Doc Web : gli obiettivi che si prefigge Abilitare l accesso selezionato e sicuro di documenti aziendali ad utenti esterni all azienda, classicamente clienti, fornitori, corrispondenti o agenzie autorizzate (es. Agenzia delle Dogane per ciò che riguarda il fascicolo doganale elettronico) A titolo esemplificativo può essere utilizzato per: Dare visibilità ai propri clienti delle fatture attive di competenza Dare visibilità ai fornitori dell evoluzione del ciclo autorizzativo delle proprie fatture (quando utilizzato in combinazione con il modulo BPM) Dare visibilità ai propri clienti/corrispondenti dei documenti relativi alle spedizioni sia Nazionali che Internazionali Dare visibilità del fascicolo doganale (o parte di esso) ai propri clienti.

6 Motori Database Supportati: SQL Server 2008 SQL Server 2008R2 SQL Server 2012 Non è supportata l edizione Express (gratuita) di qualsiasi versione. Nel caso in cui i cliente non possieda una propria licenza di SQL Server si provvederà ad installare SQL Server 2012 in modalità embedded. In tal caso il cliente non sarà in possesso di una licenza SQL e potrà utilizzare il motore database ESCLUSIVAMENTE tramite applicazioni Multi Consult, non potrà pertanto caricare database propri o di altre applicazioni. PRE REQUISITI SOLUZIONE ON SITE: Sistemi operativi Sistemi operativi server certificati: Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2008R2 64 bit Microsoft Windows Server 2012R2 64 bit La configurazione minima lato server è: Sistema operativo a 64 bit con 8 GB di RAM Sistemi operativi client certificati: Microsoft Windows 7 64 bit Microsoft Windows 8 64 bit La configurazione minima lato client è: (visualizzatore/smartclient) Sistema operativo a 32 bit con 3 GB di RAM Sistema operativo a 64 bit con 8 GB di RAM SOLUZIONE MCI DOC IN OUTSOURCING: Una linea ADSL con almeno 2 MB di banda dedicate esclusivamente alla Gestione Documentale. Un PC dedicato con soluzione applicativa Scandoc installata. PRE REQUISITI MINIMI SOLUZIONE OUTSOURCING: S.O. Windows 7 8 GB RAM 50 GB spazio disponibile

7 SCANDOC SOLUZIONE APPLICATIVA CHE CONSENTE: LA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI IL RICONOSCIMENTO CODICI A BARRE L INVIO DOCUMENTI VIA FTP L INVIO DOCUMENTI VIA L ARCHIVIAZIONE FUNZIONALITA : SCANDOC è un applicazione Windows utilizzabile come servizio o in modalità interattiva. Pilota scanner con driver TWAIN, può leggere da file immagine, riconoscendo i codici a barre più diffusi. E in grado di separare il file immagine in più documenti generando documenti TIFF/PDF multi pagina. Abbina metadati in formato XML con le informazioni tratte dai codici a barre a fini d archiviazione. Salva su percorso di rete o invia i documenti ed i meta-dati via FTP. Invia i documenti via mail, con le seguenti modalità: Può inviare con più profili mittente Utilizza un proprio elenco destinatari Con un solo click è possibile: Digitalizzare; riconoscere barcode; separare i documenti; archiviare. Mittenti configurabili: Ogni utente può utilizzare il proprio profilo anche se la stazione di lavoro è unica. Destinatari codificabili: Memorizzazione di un anagrafica destinatari PRE REQUISITI MINIMI INSTALLAZIONE SCANDOC : PC dedicato S.O. Windows 7 8 GB RAM 50 GB di spazio disponibile