Document Management, Workflow, Conservazione Sostitutiva

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1 Document Management, Workflow, Conservazione Sostitutiva

2 Amministrazione Fatture Fornitori Documenti di trasporto Fatture Clienti Documenti contabili Libro Giornale Libro IVA Vendite Offerte Contratti Corrispondenza Report venditori Schede clienti Produzione Ordini di produzione Schede prodotto Collaudi Deroghe Compliance Privacy Qualità Normative Acquisti Ordini Richieste d acquisto Contratti Logistica Corrispondenza Listini & cataloghi Documenti di trasporto Fatture accompagnatorie Distinte di spedizione Personale Libro Unico del lavoro CUD Cartella elettronica del Dipendente Note spese Marketing Rassegna stampa Sales-kit Brochure Ricerche di mercato Docsweb accelera l accesso alle informazioni, aiuta a ottimizzare i processi, riduce i costi operativi e migliora la collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali Docsweb è la soluzione per la gestione del flusso documentale completa e avanzata, utilizzata da centinaia di migliaia di utenti per gestire i documenti strutturati e destrutturati processati quotidianamente. Tutti i documenti possono essere consultati, archiviati e distribuiti in tempo reale con estrema semplicità e con risparmi considerevoli. Il sistema integrato di workflow migliora la capacità di controllo e aumenta la velocità di tutti i processi che ruotano attorno al ciclo del documento. Con Docsweb, documenti e file, di qualsiasi formato, possono essere facilmente integrati con le procedure del sistema informativo centrale e con i sistemi di office automation, posta elettronica e web, già esistenti.

3 V A N T A G G I Docsweb elimina la maggior parte delle operazioni ripetitive e favorisce un uso razionale e più intelligente delle informazioni di business. Docsweb solleva la vostra organizzazione da compiti di routine che sottraggono tempo e attenzione al core-business. Con Docsweb l informazione corre veloce e le decisioni diventano più tempestive. piu intelligenza! Collaborazione più efficace - Disegno e controllo del percorso del documento - Gestione del flusso di lavoro - Condivisione simultanea dello stesso documento Maggiore velocità operativa - Accesso diretto agli archivi - Ricerca facilitata a chiavi multiple - Disponibilità certa del documento - Estrazione automatica di documenti correlati Abbattimento dei costi - Drastica riduzione dei costi di classificazione - Azzeramento dei costi di duplicazione - Recupero degli spazi dedicati alla conservazione Più sicurezza e riservatezza - Accesso ai documenti protetto e regolato - Gestione delle autorizzazioni assegnate Conformità garantite - Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali - Conservazione dei documenti del personale - Gestione dei documenti di qualità e privacy - Gestione della firma digitale Funzionalità di Docsweb Docsweb è in grado di archiviare e gestire qualsiasi tipo di file digitale e di supportare qualsiasi flusso documentale aziendale. Carta ERP Web Utenti INPUT Acquisizione scansione DOCSWEB Monitoraggio e controllo Classificazione Archiviazione Gestione Workflow indicizzazione semiautomatica indicizzazione massiva automatica indicizzazione automatica creazione condivisione approvazione emissione consultazione Conservazione sostitutiva Distribuzione Postalizzazione elettronica Web SMS OUTPUT

4 a p p l i c a z i o n i Docsweb lubrifica tutti i processi collaborativi migliorando la velocità e la fluidità delle informazioni Docsweb dematerializza e gestisce elettronicamente tutti i documenti strutturati (fatture, ordini, DDT, ecc.) e destrutturati (corrispondenza, relazioni, offerte, ecc.) che processate quotidianamente. piu efficienza! Documenti AZIENDALI strutturati Vengono gestiti utilizzando i Sistemi Informativi aziendali, hanno una struttura ripetitiva, contengono lo stesso tipo di informazioni e una numerazione interna di riferimento. Questi documenti possono essere gestiti con processi automatici e trattamenti massivi. Documenti del ciclo attivo (Processi di Vendita) - Archiviazione automatica dallo spool del sistema informativo delle Bolle e delle Fatture Cliente - Conservazione sostitutiva fiscalmente valida delle fatture attive Documenti del ciclo passivo (Processi di Acquisto) - Archiviazione automatica delle Bolle e delle Fatture Fornitore mediante Barcode o OCR - Gestione dei processi autorizzativi attraverso semplici funzionalità di workflow - Conservazione sostitutiva fiscalmente valida delle fatture passive con possibilità di eliminazione dei documenti cartacei Gestione delle approvazioni e delle autorizzazioni Gestione delle autorizzazioni caratteristiche dei processi aziendali. Con l ausilio del motore di workflow, il responsabile può dare la propria approvazione osservando a video l immagine del documento originale. Cartella elettronica del dipendente - Archiviazione automatica del Libro Unico del Lavoro (cedolini paga, fogli presenze, ecc.) - Archiviazione dei CUD e di tutti i documenti caratteristici - Conservazione sostitutiva (DML ) Amministrazione - Archiviazione automatica dei documenti contabili (es. Libro Giornale, Libro IVA, Giornale di Magazzino,... ) - Archiviazione dei documenti di gestione quotidiana come le disposizioni di pagamento e le contabili - Conservazione sostitutiva fiscalmente valida dei libri contabili Contratti Archiviazione dei contratti e dei relativi allegati in dossier logici che permettono di seguire la vita del contratto in ogni sua fase. Documenti AZIENDALI destrutturati Sono normalmente gestiti al di fuori dei Sistemi Informativi aziendali e il loro trattamento dipende molto dall iniziativa personale. Spesso questi documenti superano il 50% del totale e vengono archiviati e qualificati più volte da persone diverse con notevole dispendio di risorse. Protocollo - Gestione dei Documenti in ingresso e in uscita - Classificazione dei Documenti in ingresso (carta, FAX, mail) e distribuzione mediante mail o Docsweb - Tracciabilità dei destinatari e dei mittenti - Tracciabilità dell avanzamento della lavorazione dei documenti (dalla presa in carico alla chiusura) - Gestione del Protocollo Informatico per la Pubblica Amministrazione Processi e documenti della qualità Pubblicazione dei documenti relativi al Sistema Qualità e gestione di tutti gli iter di approvazione con aggiornamento costante e sicuro. Progetti - Archiviazione dei documenti relativi a un progetto o a una commessa con visione trasversale di tutti i documenti collegati anche se emessi da funzioni diverse - Possibilità di classificazione con criteri OBS e WBS Marketing Archiviazione rassegna stampa, brochure, ecc. Produzione Gestione e archiviazione dei documenti relativi ai processi di produzione: - Gestione delle Deroghe - Gestione del Nuovo Particolare - Gestione dei collaudi - Altri documenti Altri processi e documenti Gestione e archiviazione della documentazione non strutturata in genere.

5 C a r a t t e r i s t i c h e P r i n c i p a l i Documenti PER AMBITI SPECIALISTICI Sono documenti strutturati o destrutturati caratteristici per determinati ambiti di applicazione, quali ad esempio quelli della gestione ambulatoriale e ospedaliera, dei laboratori di analisi, della medicina del lavoro, ecc. Impegnative, referti, documenti radiologici - Archiviazione dei documenti caratteristici della gestione ospedaliera ed ambulatoriale - Apposizione della firma digitale del medico Cartella Clinica Elettronica Gestione della Cartella Clinica del paziente. Distribuzione dei referti Gestione dei documenti dell attività caratteristica dei Laboratori di Analisi. Docsweb migliora il vostro modo di lavorare senza cambiare la vostra azienda: si integra perfettamente con l ambiente IT esistente ed è pratico e facile da usare. Docsweb è un sistema pervasivo ma non invasivo: l impatto iniziale sui sistemi e sulle persone è minimo mentre i benefici sono subito apprezzabili. piu integrazione! Document Warehouse virtuale Docsweb gestisce database differenti residenti su sistemi diversi e distribuiti in rete geografica come un unico repository documentale virtuale. Piattaforma Web Docsweb è una soluzione concepita e sviluppata per costituire una completa piattaforma documentale web-based. Gli utenti possono svolgere ogni attività mediante il browser, utilizzando dati e applicazioni residenti su un server remoto. L architettura è stata progettata per garantirne alte prestazioni sia in rete locale, sia in rete geografica basata su Internet. Adottabile in modalità SaaS Docsweb può essere usufruito come servizio on-demand sostenendo un costo proporzionale all utilizzo. L accesso a dati e alle applicazioni avviene da remoto tramite un browser standard senza dover installare alcun software aggiuntivo. Creazione archivi e workflow è possibile configurare liberamente la struttura logica degli archivi, il percorso del documento e i relativi step di controllo e approvazione, realizzando in piena autonomia un architettura aderente alle proprie specificità. Aggregazione logica multilivello I fascicoli di Docsweb, contenitori virtuali di documenti correlati, sono gestiti dal sistema come ultimo elemento di una struttura logica di archiviazione a più livelli; sono dotati di propri indici di classificazione e di una propria riservatezza. Riconoscimento, conversione e archiviazione automatica Conversione automatica dei documenti in formato PDF con riconoscimento OCR per i formati immagine. Fusione e spacchettamento file. Inserimento massivo di documenti, eseguibile automaticamente con periodicità prefissata. ERP MAIL DOCSWEB Virtual Document Warehouse Sicurezza Utenti e gruppi possono accedere all applicazione, agli archivi e al singolo documento secondo le regole stabilite dall azienda. Integrazione con i sistemi di posta e fax Integrazione totale con i sistemi di posta elettronica e fax più diffusi. Distribuzione automatica dei documenti via mail, via fax o tramite postalizzazione elettronica.

6 Prodotto Certificato Microsoft Docsweb è una soluzione e un marchio registrato di SBI Italia info@sbiitalia.com Tel Fax Rivenditore Autorizzato Photo Yuri Arcurs - Fotolia