Doc2Net è un sistema per. dei processi di archiviazione documentale in ambiente WEB

Transcript

1 Doc2Net è un sistema per la gestione ottimizzata dei processi di archiviazione documentale in ambiente WEB

2 Vantaggi per il cliente Riduce i costi di gestione Eliminando i costi di stampa, di produzione e distribuzione delle copie, di archiviazione e di ricerca dei documenti. Riduce i tempi di distribuzione Tramite notifiche inviate con il destinatario viene subito informato dell arrivo del documento Razionalizza e condivide le informazioni aziendali L applicazione del work-flow consente di organizzare e di condividere in modo ottimale i documenti tra tutti gli utenti coinvolti nel processo Migliora la sicurezza nel trattamento dei dati I documenti e le informazioni chiave sono memorizzate in un server di rete sottoposto a procedure di back-up. L accesso alle informazioni viene permesso solo agli utenti autorizzati

3 Acquisizione documenti Documenti cartacei Acquisiti da scanner/multifunzione DOC2NET server Documenti multipli Documenti in formato digitale (PDF) Documenti singoli Allegati nell Contenuti in un disco

4 Caricamento documenti Segreteria Creazione della scheda del documento con tutti i dettagli e la scelta del flusso Server WEB Database SQL scheda documento Chiavi di ricerca

5 Tipi di documento Documento generico E il tipo di documento con archiviazione più semplice, effettuato direttamente dalla segreteria e a solo scopo di archiviazione. Corrispondenza Permette alla segreteria che effettua l inserimento di inviarlo all attenzione di un responsabile. Il responsabile può distribuirlo agli utenti del suo ente. Fattura passiva Contiene informazioni chiave come importo, n.fattura,fornitore, n.ordine. Prevede un flusso di autorizzazione che va dalla segreteria fino al responsabile. Ordine cliente Sono memorizzati con chiavi di ricerca come importo, cliente, n.ordine. Prevede un flusso di autorizzazione che va dalla segreteria fino alla logistica.

6 Ruoli utente Ruoli degli utenti Segreteria: acquisisce/inserisce i documenti Referente amministrativo: certifica i dati (fattura/ordini clienti) Funzione competente: approva (fattura)/destinatario (corrispondenza) Responsabile: autorizza il pagamento (fattura) )/destinatario (corrispondenza) Logistica: conferma gli ordini (ordini clienti) Attributi: Lettore: accesso ai documenti con permesso di lettura Administrator: consente all utente di gestire le funzioni amministrative del sistema.

7 Documenti generici Flusso Nel caso di documento generico, è previsto l inserimento da parte della segreteria senza alcun flusso di notifica. Il documento, una volta inserito, è consultabile da tutti in modalità LETTURA Utente che effettua un azione Utente abilitato alla lettura

8 Corrispondenza Flusso Nel caso di corrispondenza, è previsto l inserimento da parte della segreteria che lo invia al responsabile di un ente. In seguito il responsabile può ridistribuire il documento a uno o più utenti del suo ente. Solo gli utenti selezionati possono consultare il documento Utente che effettua un azione Utente abilitato alla lettura

9 Fatture fornitori Flusso Nel caso di fattura, sono previsti quattro ruoli nel flusso dell archiviazione del documento: Segreteria, Ref. Amministrativo, Funz. competente, Responsabile Ci possono essere 4 differenti situazioni: 1. Segreteria autorizzata all archiviazione 2. Archiviazione del Ref. amministrativo se in possesso di CDC, conto e n. di ordine Utente che effettua un azione Termine del flusso

10 3. Archiviazione senza Funz. competente 4. Flusso completo Segreteria Validatore Invio per autorizzazione del CDC e conto Non è a conoscenza del CDC e conto Funz. competente Autorizzatore Tutti

11 Ordini clienti Flusso Nel caso di ordine cliente, sono previsti 3 ruoli nell archiviazione del documento: Ci possono essere 2 differenti situazioni: 2. Tramite approvazione della funzione competente 1. Direttamente dalla logistica Termine del flusso Utente che effettua un azione

12 Esempio di caricamento In questa pagina si archiviano i documenti scegliendoli da un elenco di file disponibili (1) e inserendo le chiavi di ricerca associate (2). Sulla parte destra dello schermo appare l anteprima del documento che può essere consultato in tutte le sue parti (3) 3 2 1

13 Esempio di ricerca In questa pagina si possono ricercare tutti i documenti presenti in Doc2Net. Nella parte superiore sono presenti numerosi campi di ricerca che permettono di filtrare i risultati della ricerca (1) Nella parte inferiore appaiono i risultati (2) e con un click sull icona si può accedere alla scheda del documento (3)

14 Tecnologie utilizzate Web Microsoft Windows 2000 server o superiore Microsoft Internet Information Services 5.0 o superiore Microsoft Framework 2.0 Database Microsoft SQL 2000 o superiore Strumenti di sviluppo Microsoft.Net 2008