Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141

Transcript

1 La linea guida consente tramite la procedura operativa per il primo inserimento dei dati di raggiungere una corretta creazione dei registri soggetti e prestazioni ai fini DM-141. Procedura operativa al primo accesso Subito dopo aver terminato l installazione è possibile accedere al programma tramite l apposita icona creata sul desktop. Al primo accesso il programma permette di accedere con il solo utente Administrator. Se l utente desidera impostare una password la può digitare nell apposito campo Password e confermare su Ok: il programma memorizzerà la password di Administrator. Se invece non si desidera impostare alcuna password è sufficiente confermare con Ok senza scrivere niente e il programma domanderà se si è certi di accedere al programma senza impostare una password: rispondere con Sì per confermare la scelta, oppure con No se non si desidera confermare. Subito dopo al primo accesso, il programma domanderà di inserire i dati dell intestatario della licenza. La barratura di Centro Servizi va selezionata solo da coloro che hanno in gestione anche i registri di terzi soggetti quindi che sono al di fuori dell attività del professionista (esempio: il professionista gestisce il registro per se stesso e anche per i propri clienti sotto forma di servizio). 1-24

2 Procedura operativo per la generazione di un archivio per i soggetti DM-141 che operano in forma associata ma con la gestione di un solo registro unico per tutti gli associati. 1. Selezionare la creazione di un registro per soggetti DM-141 e confermare con Avanti. 2. Impostare il numero dei professionisti che fanno parte dell associazione, impostare che l attività professionale viene svolta in forma associata o societaria e che si desidera gestire un solo Archivio Unico Informatico che contiene tutti i dati dei professionisti che fanno parte dell associazione. Confermare con Avanti. 2-24

3 3. Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141 Inserire i dati che identificano l associazione e confermare con Avanti. 4. Ora il programma chiederà di inserire i dati identificati di ogni singolo professionista facente parte dell associazione. Il numero dei professionisti richiesti è lo stesso impostato al punto 2. Quindi selezionare la tipologia del soggetto e compilare i dati in tutte le sue parti. Confermare con Avanti. 3-24

4 5. Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141 Al termine il programma proporrà la lista dei professionisti facenti parte dell associazione. Per terminare la procedura guidata e per avviare la generazione dell archivio confermare con Avanti. Procedura operativo per la generazione di un archivio DM-141 per soggetti che operano in forma associata e con la gestione di tanti registri unici quanti sono gli associati. (NB: questo tipo di generazione necessita di una licenza che permette la gestione di almeno due registri multiaziendale). 1. Selezionare la creazione di un registro DM-141 e confermare con Avanti

5 Impostare il numero dei professionisti che fanno parte dell associazione, impostare che l attività professionale viene svolta in forma associata o societaria e che si desidera gestire tanti Archivi Unici Informatici separati quanti sono i professionisti che fanno parte dell associazione. Confermare con Avanti. 3. Inserire i dati che identificano l associazione e confermare con Avanti. 5-24

6 4. Ora il programma chiederà di inserire i dati identificati di ogni singolo professionista facente parte dell associazione. Il numero dei professionisti richiesti è lo stesso impostato al punto 2. Quindi selezionare la tipologia del soggetto e compilare i dati in tutte le sue parti. Confermare con Avanti. 5. Al termine il programma proporrà la lista dei professionisti facenti parte dell associazione. Per terminare la procedura guidata e per avviare la generazione dell archivio confermare con Avanti. 6-24

7 Procedura operativa per la generazione di un archivio DM-141 per soggetti che operano in forma non associata e con la gestione di tanti registri unici quanti sono i professionisti. (NB: questo tipo di generazione necessita di una licenza che permette la gestione di almeno due registri multiaziendali). 1. Selezionare la creazione di un registro per soggetti DM-141 e confermare con Avanti. 2. Impostare il numero dei professionisti, impostare che l attività professionale viene svolta in forma individuale. Confermare con Avanti. 7-24

8 3. Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141 Ora il programma chiederà di inserire i dati identificati di ogni singolo professionista. Il numero dei professionisti richiesti è lo stesso impostato al punto 2. Quindi selezionare la tipologia del soggetto e compilare i dati in tutte le sue parti. Confermare con Avanti. 4. Al termine il programma proporrà la lista dei professionisti. Per terminare la procedura guidata e per avviare la generazione dell archivio confermare con Avanti. 8-24

9 Procedura operativa per la generazione di un archivio DM-141 con attività professionale svolta individualmente. 1. Selezionare la creazione di un registro per soggetti DM-141 e confermare con Avanti. 2. Impostare un solo e unico professionista. Confermare con Avanti. 9-24

10 3. Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141 Inserire la tipologia del soggetto che si sta gestendo e i dati identificativi del professionista. Confermare con Avanti. 4. Al termine il programma proporrà la lista del professionista. Per terminare la procedura guidata e per avviare la generazione dell archivio confermare con Avanti

11 Procedura operativa per la generazione di un archivio per gli operatori non Finanziari DM Selezionare la creazione di un registro per soggetti DM-143 e confermare con Avanti. 2. Inserire la tipologia del soggetto che si sta gestendo e i dati identificativi dell operatore. Confermare con Avanti

12 3. Linea guida di inserimento dati Antiriciclaggio-XP DM-141 Al termine il programma proporrà la lista dell operatore. Per terminare la procedura guidata e per avviare la generazione dell archivio confermare con Avanti

13 Procedura operativa per l inserimento dei dati DM-141 dall identificazione dei soggetti alla visualizzazione dei registri soggetti e prestazioni. Menù Archivi Professionisti, dipendenze e tipologie (NB: solo per studi associati che hanno optato per la gestione di un unico registro) All interno di questa voce è possibile visualizzare, modificare e inserire i professionisti che fanno parte dell associazione. Nel caso di registro gestito in forma associata, il fatto di identificare i singoli associati, ha l utilità di definire chi dei vari professionisti esegue l identificazione del cliente/soggetto. Clienti e soggetti In questa voce è possibile inserire e quindi identificare i singoli clienti. La particolarità di identificazione di un cliente in presenza di un associazione con un unico archivio, sta nel fatto che per ogni cliente identificato va necessariamente indicato anche il professionista che ne ha eseguito l identificazione. Per il resto si tratta di inserire i dati del soggetto Persona Fisica o Soggetto diverso in tutte le sue parti. In alto a sinistra è posto un indicatore che assume il colore rosso se i dati non sono completi o verde se l anagrafica è completa di tutto: infatti le anagrafiche con indicatore rosso non possono essere archiviate nel registro

14 Un approfondimento va dato per la creazione di più categorie soggetto all interno dell archivio dei clienti/soggetti. Il programma propone due categorie: rispettivamente Persone fisiche che operano per conto di e Soggetti senza categoria. La prima serve per l inserimento dei rappresentanti legali persone fisiche che operano per conto di soggetti giuridici: infatti se l utente identifica un soggetto diverso da persona fisica, il programma prevede l inserimento del rappresentante legale al fine di gestire le prestazioni. L utente può identificare i rappresentanti nella categoria di Persone fisiche che operano per conto di. Soggetti senza categoria è una categoria generica nella quale identificare i clienti/soggetti che non hanno una classificazione. Il programma quindi permette la generazione di altre categorie: per categoria di intende un raccoglitore di clienti/soggetti identificati accumulati per tipologia di prestazioni o anche per tipologia di soggetto (persone fisiche, società di persone, SRL, SPA ). Per creare una nuova categoria è sufficiente selezionare con il tasto destro la cartella principale di nome Categoria soggetti quindi cliccare su Inserisci categoria soggetti. Il programma permetterà di codificare con un codice la nuova categoria e di darne una descrizione. Una volta create più categorie, per creare i clienti/soggetti, selezionare la categoria prescelta quindi cliccare sul bottone di nuovo inserimento di record. Se si desidera spostare un cliente/soggetto da una categoria a un altra, modificare il campo posto all inizio alla scheda anagrafica Categoria selezionando la nuova categoria. Prestazioni per categoria In questa sezione è facoltà dell utente se impostare o meno le tipologie di prestazioni adottate per le varie categorie nelle quali sono stati identificati i clienti/soggetti. Si tratta di selezionare nel margine alto della maschera la categoria, barrare le varie prestazioni e di confermare con Salva. Il fatto di impostare le tipologie di prestazioni ha un solo scopo di gestione delle prestazioni. Quando sarà il momento di creare le varie prestazioni per i singoli clienti/soggetti, il programma proporrà quelle che l utente ha impostato. In ogni caso, in fase di gestione delle prestazioni, sarà possibile modificare, aggiungere e rimuovere le varie scelte. Se non sono state impostare le prestazioni, ad ogni generazione di prestazione l utente dovrà selezionarle ogni volta. Ricerca soggetti La funzione permette di filtrare e quindi di visualizzare le informazioni inerenti ai soggetti identificati nella precedente voce di menù Clienti e Soggetti. La stessa funzione può essere raggiunta anche dal menù Registro Transitorio ciccando su Lista soggetti ma senza possibilità di filtrare le informazioni. La lista ha lo scopo di verificare se i dati sono tutti corretti o se mancano delle informazioni. Infatti per ogni riga il programma pone all inizio in indicatore per segnalare se l anagrafica è completa o incompleta. In caso di modifica è possibile selezionare con un doppio clic del mouse la riga di interesse per modificarla all istante. L utilità della ricerca soggetti si basa sul fatto che, prima di eseguire l archiviazione del cliente/soggetto nel registro, l utente possa essere certo dei dati introdotti perché una volta archiviata l anagrafica nel registro non si torna più in dietro. In caso di inserimento di dati errati è possibile archiviare nuovamente il cliente/soggetto con i dati corretti, ma nel registro verranno create due righe di registrazione: una con i dati errati e l altra con i dati corretti e l indicazione di modificata. Il bollino rosso significa che all anagrafica mancano dei dati. Il flag verde significa che l anagrafica è corretta e pronta per l archiviazione. Scheda identificazione diretta Richiama un documento PDF da stampare e compilare utile per l identificazione dei clienti soggetti. E possibile stampare la scheda con i dati identificativi del cliente/soggetto accedendo all anagrafica desiderata e cliccare sull apposito bottone

15 Registro transitorio Soggetti In questa sezione il programma permette di eseguire l archiviazione definitiva nei confronti del registro soggetti dei clienti/soggetti identificati in precedenza. La lista soggetti da la possibilità di visualizzare i dati dei clienti/soggetti identificati con lo scopo di verificare se i dati sono tutti corretti o se mancano delle informazioni. Infatti per ogni riga il programma pone all inizio in indicatore per segnalare se l anagrafica è completa o incompleta. In caso di modifica è possibile selezionare con un doppio clic del mouse la riga di interesse per modificarla all istante. L utilità della lista soggetti si basa sul fatto che, prima di eseguire l archiviazione del cliente/soggetto nel registro, l utente possa essere certo dei dati introdotti perché una volta archiviata l anagrafica nel registro non si torna più in dietro. In caso di inserimento di dati errati è possibile archiviare nuovamente il cliente/soggetto con i dati corretti, ma nel registro verranno create due righe di registrazione: una con i dati errati e l altra con i dati corretti e l indicazione di modificata. Il bollino rosso significa che all anagrafica mancano dei dati. Il flag verde significa che l anagrafica è corretta e pronta per l archiviazione. La stampa di controllo serve a visualizzare le stesse informazioni della lista soggetti ma con la differenza che permette di stampare il risultato, di visualizzarlo ma non di modificarlo. La lista rapporti e legami ha lo scopo di visualizzare il legame che c è fra i soggetti giuridici e le persone fisiche che operano come rappresentanti legali. L archiviazione soggetti DM-141 serve per eseguire la definitiva registrazione del cliente/soggetto all interno del registro dei soggetti

16 Indicare la data di identificazione dalla quale si desidera eseguire la lettura dei clienti/soggetti identificati e confermare con il bottone Leggi. Selezionare a sinistra della colonna soggetto le anagrafiche da archiviare e quindi confermare con il bottone Salva. Prestazioni/Operazioni In questa sezione il programma permette la creazione delle prestazioni in un registro transitorio e la conseguente archiviazione delle stesse nel registro prestazioni. La registrazione guidata prestazioni professionali è un wizard che aiuta l utente nella creazione di più prestazioni per volta senza l obbligo di doverle inserire una ad una. La procedura chiede di selezionare il professionista che ha eseguito l identificazione dei clienti/soggetti (solo gli studi associati che hanno optato per un unico registro) e la categoria soggetto nella quale l anagrafica cliente/soggetto è stato creato. Quindi il programma propone tutte le anagrafiche che possono essere selezionare per la scelta di generazione

17 Sulla destra è proposto l elenco delle prestazioni che l utente può barrare, ovviamente anche più di una per volta, Le prestazioni non sono selezionate se nella precedente Prestazioni per categoria presente nel menù Archivi non sono state preselezionate delle prestazioni. In alto è anche possibile visualizzare la data che verrà associata a tutte le prestazioni. Se le date delle prestazioni sono tutte differenti, lasciare la data che il programma propone e attendere il prossimo passaggio. Terminata la compilazione confermare con Avanti. Ora il programma propone un dettaglio delle prestazioni che verranno generate nel registro transitorio. Se per le prestazioni visualizzate c è l esigenza di impostare delle date differenti, è possibile selezionare con un doppio clic il campo della data e modificarla. Se alcune prestazioni si desidera non considerarle nella generazione, è sufficiente eliminare la selezione nella casella posta a sinistra della data. La registrazione prestazioni DM-141 è un registro transitorio nel quale è possibile visualizzare ciò che è stato generato con la registrazione guidata e di generare delle prestazioni manualmente. Dalla maschera è possibile specificare il periodo temporale Da data A data per filtrare le sole prestazioni di proprio interesse. Nella maschera si visualizzano le prestazioni create con la procedura guidata nelle quali è possibile solo in questo momento specificare l importo e la valuta della prestazione. Inoltre è possibile creare altre prestazioni manualmente: infatti dalla procedura guidata è possibile generare solo prestazioni Normali (vale a dire un solo importo e un solo soggetto interessato). Con l inserimento Manuale è 17-24

18 possibile gestire anche le prestazioni Frazionate (presenza di più importi e più soggetti) e Multipla (presenza di più soggetti). Come per l archivio dei clienti/soggetti, anche per le prestazioni questo è un registro transitorio che espone i dati inseriti prima che l utente decida di eseguire l archiviazione definitiva nel registro. NB: anche in questo caso le singole prestazioni hanno un indicatore rosso se mancano dei dati o un flag verde se le informazioni sono complete. Se appare il bollino rosso, nella maggior parte dei casi è dato dal fatto che l utente ha generato una prestazione per un soggetto che non è ancora stato archiviato nel registro soggetti. L archiviazione prestazioni DM-141 permette di riportare in modo definitivo le prestazioni presenti nella registrazione prestazioni DM-141. Nella maschera è possibile specificare una data di inizio di lettura sulla base del giorno in cui è stata inserita la prestazione quindi occorre cliccare sul bottone Leggi. Il programma propone una lista di prestazioni archiviabili e sempre e solo le righe con il flag verde possono essere selezionate, nel campo a sinistra della data, per poi confermare con il bottone Salva. Le tre liste successive: - Lista prestazioni - Elenco prestazioni per soggetto - Elenco soggetti per prestazioni Sono liste di uso interno che l utente può utilizzare al fine di verificare gli inserimenti presenti nel registro transitorio. Archivio Unico Informatico 18-24

19 In questo menù è possibile visualizzare e quindi stampare i registri Soggetti e Prestazioni/Operazioni. Archivio Unico Informatico Soggetti Accedendo a questa funzione l utente è in grado di visualizzare a anche stampare il registro dei soggetti identificati ai fini di antiriciclaggio. Selezionare la voce Registro Unico Soggetti 141 per avviare la videata che permette la stampa del registro. Indicare il periodo ni campi Da data A data e confermare con il bottone Leggi. Se si desidera visualizzare la descrizione delle colonne invece dei codici del tracciato ministeriale, sarà necessario barrare l apposita voce Informazioni in chiaro. Per stampare cliccare sul bottone Stampa

20 Registro Unico Prestazioni Accedendo a questa funzione l utente è in grado di visualizzare a anche stampare il registro delle prestazioni archiviate dal registro transitorio. Selezionare la voce Registro Unico Prestazioni 141 per avviare la videata che permette la stampa del registro. Indicare il periodo ni campi Da data A data ed eventualmente Da numero A numero e confermare cliccando su Leggi. Per visualizzare la descrizione delle colonne invece dei codici del tracciato ministeriale, barrare l apposita voce Informazioni in chiaro. Per stampare cliccare sul bottone Stampa. Archiviazione 2006 Archiviazione 2007 Archiviazione 2008 Le tre funzioni creano una copia esterna dell archivio Soggetti e dell archivio Prestazioni per generare una copia sostitutiva selle informazioni per visualizzarle con una procedura esterna al programma. La funzione esporta una copia delle prestazioni avvenute nel 2006, 2007, 2008 con annessi soggetti collegati. La funzione esporta sempre e solo le informazioni archiviate. A seconda della selezione, apparirà di seguito una finestra una per il 2006 o 2007 o

21 Selezionando il bottone Esegui verranno generati dei file in C:\Programmi\Antiriciclaggio\Export nelle rispettive cartelle Export_2006, Export_2007 ed Export_2008 a seconda della funzione eseguita. Nelle medesime cartelle è anche possibile eseguire un programma di nome Aric_CD_2006, Aric_CD_2007 e Aric_CD_2008 per ognuno degli anni per la lettura dei file esportati. La funzione di esportazione può essere eseguita tutte le volte che si desidera: ogni esportazione successiva alla prima sovrascrive sempre i file prodotti della precedente quindi aggiornando sempre le informazioni. Ogni gestione esporta il proprio file, quindi se il programma permette una generazione di più registri va eseguita la funzione di esportazione singolarmente appoggiandosi al campo posto in alto a sinistra nel programma Funzionamento di Aric CD La procedura è eseguibile dal percorso C:\Documents and Settings\All Users\Dati applicazioni\aric\export con una ulteriore sottodiramazione per nome di gestione Come specificato il programma permette di visualizzare l esportazione dell archiviazione 2006, 2007 e2008. (Immagine indicativa per la funzione del 2006 ma identica a quelle del 2007 e 2008) Esempio di registro Soggetti: Da utilizzare per aprire un file corrispondente al registro soggetti DM-141 o DM-143. Se ci fossero più file salvati perché la licenza permette la gestione di più registri, il programma proporrà quale dei vari archivi aprire. Da utilizzare per aprire un file corrispondente al registro prestazioni DM-141 o DM-143. Se ci fossero più file salvati perché la licenza permette la gestione di più registri, il programma proporrà quale dei vari archivi aprire

22 Esempio di registro Prestazioni Amministrazione In questo menù sono contenute delle funzionalità necessarie per la gestione del programma. Strumenti Sono contenute delle funzioni di vario genere. Parametri generali: è possibile modificare l anagrafica intestataria della licenza. Variazione numero di serie: permette di modificare la propria licenza senza l obbligo di reinstallare tutto il programma. Wizard Archivio Unico (AUI): per gli utenti che possiedono una licenza che permette di gestire più registri, la funzione richiama la procedura guidata al fine di creare un altro archivio

23 Backup archivi Permette di eseguire i salvataggi e ripristini degli archivi. Backup dei dati: per eseguire il salvataggio. Ripristini dei dati: per eseguire il ripristino di un salvataggio. Gestione utenti Permette la creazione e gestione di ulteriori utenti per l accesso contemporaneo da più postazioni. Gestione degli utenti: serve alla creazione di nuovi utenti di accesso al programma. Pannello tecnico di controllo: è uno strumento che va utilizzato solo se autorizzato dal servizio di assistenza tecnica. Scambio dei dati con altre applicazioni Permette l import dall esterno delle anagrafiche clienti/soggetti e delle prestazioni. Importazione soggetti da file: permette l import dall esterno delle anagrafiche clienti/soggetti. Importazione operazioni da file: permette l importazione dall esterno delle prestazioni. Esportazione soggetti su file: permette l esportazione dei clienti/soggetti su file che a sua volta possono essere reimpostati con la funzione di Importazione soggetti da file. Segnalazioni In questo menù è possibile eseguire l inserimento guidato e quindi la stampa delle segnalazioni. Privacy In questo menù è possibile stampare l informativa sulla privacy e la lettera di delega

24 Altro LiveUpdate: permette di eseguire il download degli aggiornamenti da internet. Normativa: il programma permette la visualizzazione di documenti PDF inerenti la normativa. Guida in linea: richiama il manuale operativo del programma. Stampa del manuale: permette di visualizzare una versione PDF del manuale. Informazioni generali: visualizza informazioni di carattere generale sull installazione del programma