ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva

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1 ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva Dicembre 2010 INDICE A) PRODOTTI OGGETTO DELL AGGIORNAMENTO... 1 B) DISTINTA DI COMPOSIZIONE... 1 C) NOTE DI INSTALLAZIONE... 1 INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO (Update)... 2 D) ELENCO MODIFICHE... 4 CONVERSIONE IN PDF/A... 4 FIRMA MULTIPLA NEL WIZARD DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA... 6 IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE DA FILE XML... 7 TIPI DOCUMENTO AGGIORNATI... 8 PANNELLO SCANNER... 9 PROSPETTO VERIFICA CONSERVAZIONE... 9 ARCHIVIAZIONE MASSIVA... 9 SERVIZIO SERVER BACKUP PARAMETRIZZABILE MIGLIORIE VARIE ADEGUAMENTI FUNZIONALI A) PRODOTTI OGGETTO DELL AGGIORNAMENTO Release Codice Descrizione aggiornamento ACO ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DOCUMENTALE B) DISTINTA DI COMPOSIZIONE CD ROM ACO REL UPDATE C) NOTE DI INSTALLAZIONE Prima di installare la nuova release è necessario ESEGUIRE UN SALVATAGGIO generale degli archivi, e del Data Base. Prima di procedere con le operazioni di backup e/o di aggiornamento, assicurarsi che non vi siano terminali collegati all interno dell applicativo. Il presente aggiornamento può essere utilizzato per: aggiornamento dalla release aggiornamento dalla release Procedere come riportato nelle pagine che seguono. pag. 1

2 INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO (Update) Attenzione! Prima di procedere con l installazione, disattivare gli antivirus presenti sui computer sui quali si desidera installare l applicativo e chiudere gli eventuali altri programmi. Verificare che il programma o il motore server dell applicazione non siano in esecuzione e che non sia collegato nessun utente delle stazioni Client. Aggiornamento tramite CD 1) Introdurre il CD nell apposito lettore ed attendere che compaia la maschera di selezione della lingua. Nel caso in cui non venga avviato automaticamente, seguire le seguenti istruzioni: 1.a) 1.b) 1.c) posizionarsi sul desktop del computer, cliccare due volte sull icona denominata My Computer/Risorse del Computer; cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo del CD-Rom; con il tasto sinistro del mouse selezionare la voce Autoplay. 2) All avvio del programma di aggiornamento, viene visualizzata una maschera simile alla seguente. 3) Appena finita l estrazione dei file di installazione, appare un messaggio simile al seguente. 3) Alla pressione del tasto Si viene verificato il tipo di installazione presente. pag. 2

3 5) Successivamente viene proposta una maschera con l elenco degli aggiornamenti disponibili. In questa videata vengono visualizzati gli aggiornamenti disponibili per ACO. Il link Note aggiornamento consente di visualizzare le note di rilascio, nelle quali sono riepilogate tutte le modifiche effettuate. 6) Il tasto Aggiorna consente l avvio dell aggiornamento del prodotto. pag. 3

4 D) ELENCO MODIFICHE CONVERSIONE IN PDF/A Tramite il presente lavoro, è possibile effettuare la conversione dei documenti archiviati nel formato PDF/A. Nel menu Archivio Gestione Documenti è stata inserita una nuova voce per l avvio della funzionalità di conversione. All avvio della funzionalità viene aperto il pannello Conversione in PDF/A. Così come per gli altri, anche il pannello Conversione in PDF/A è strutturato in ulteriori pannelli. Il primo, denominato Nuova ricerca, consente di impostare i filtri di ricerca, sia semplice sia avanzata. Nella ricerca dei documenti da convertire, NON verranno visualizzati i documenti che si trovano nei seguenti stati: Firmati Marcati Conservati Convertiti in PDF/A ( dalla presente funzionalità) Documenti per i quali non esiste più il file fisico. Il secondo, denominato Ricerca Doc, consente di visualizzare il risultato di ricerca ed effettuare la conversione. pag. 4

5 Per convertire i documenti è sufficiente procedere come segue: spuntare l apposita casella della colonna Selezione in corrispondenze della riga dei documenti da convertire; premere il tasto di conversione; alla pressione del pulsante Converti documenti in PDF/A, viene visualizzata una finestra, simile alla seguente, nella quale sono elencati i passi del processo di conversione. I documenti convertiti dalla funzionalità prima descritta vengono evidenziati in tutte le ricerche nella colonna PDF/A. n questa colonna la casella dedicata viene proposta con il segno di spunta nel caso di documenti convertiti. pag. 5

6 Naturalmente se un documento viene acquisito già in PF/A, non verrà evidenziato dal suddetto campo. FIRMA MULTIPLA NEL WIZARD DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Nel wizard di conservazione sostitutiva, è stata implementata la possibilità di firmare in maniera massiva i documenti visualizzati. Nel riquadro di selezione dei documenti da conservare, è stato inserito il tasto Firma documenti che attiva la funzionalità di firma massiva. Alla pressione del tasto sopra indicato viene visualizzata una maschera simile alla seguente: Questa videata consente di selezionare i documenti da firmare e di procedere con la firma di tutti i documenti selezionati. Alla pressione del bottone Firma documenti viene richiesto il PIN di firma e visualizzata una maschera, simile alla seguente, nella quale sono riepilogate le operazioni effettuate dal processo di firma. pag. 6

7 IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE DA FILE XML È stata implementata una nuova funzionalità che permette l importazione dei dati nell archivio Anagrafica Comune, tramite un file xml generato dal gestionale. Nel menu Tabelle, è stata aggiunta la voce Importazione anagrafica comune. Eseguendo la suddetta voce viene visualizzato un wizard tramite il quale è possibile effettuare l importazione dei soggetti. Nel passo Associazione ente, è possibile selezionare l ente/azienda per la quale eseguire l importazione delle anagrafiche. Nella videata successiva, viene richiesta la selezione del file xml da acquisire. pag. 7

8 Nel presente passo vengono visualizzate tutte le anagrafiche contenute nel file xml, in modo da verificarne la correttezza. Le Opzioni di importazione consentono di scegliere, nel caso di anagrafica già presente, se aggiornare l anagrafica esistente oppure se crearne una nuova. TIPI DOCUMENTO AGGIORNATI Sono stati aggiornati i seguenti tipi documento. Linea Contabilità Registro unico art. 39 In questo tipo documento sono stati configurati i campi di dettaglio e ricerca per il tipo documento. Nei seguenti tipi documento sono stati aggiunti i campi Num.Pagine e Sezione: Registro delle fatture emesse Registro delle fatture di acquisto Registro dei corrispettivi Linea dichiarativi Modello IRAP In questo tipo documento sono stati aggiunti i campi Num.Pagine e Ragione Sociale. pag. 8

9 PANNELLO SCANNER Nel pannello Scanner sono state effettuate le seguenti implementazioni. Nella sezione che consente la visualizzazione dei documenti, è stata inserita una colonna nella quale viene riportata la data di scansione. È stata implementata la possibilità di rinominare i documenti acquisiti. Tramite tasto destro sul documento selezionato, nel menu che viene visualizzato, è stata inserita la voce Rinomina documento. Con le modifiche prima illustrate è ora possibile ordinare i documenti acquisiti per nome file e per data acquisizione. PROSPETTO VERIFICA CONSERVAZIONE Nel prospetto verifica conservazione sono state aggiunte le colonne: Anno Da data A data Data documento Riferimento Cognome Nome Queste nuove colonne sono state inserite per dare la possibilità di capire quali documenti devono essere conservati e se, rispetto all ultima conservazione, viene rispettato il requisito di cronologia. ARCHIVIAZIONE MASSIVA È stata implementata la possibilità di non azzerrare i campi inseriti nella sezione di indicizzazione, dopo aver salvato un documento come ultima pagina. Quindi nel documento successivo vengono riproposti gli stessi indici riportati nel precedente documento. pag. 9

10 SERVIZIO SERVER Nella sezione Server degli Strumenti di amministrazione, è stato aggiunto il tasto Servizio Server che permette di gestire il server come sevizio di windows. Cliccando su Servizio Server viene visualizzata una maschera simile alla seguente. La maschera consente di: pulsante Installa: installare il servizio che si occupa di attivare il server; pulsanti Arresta e Avvia: consentono, installato il servizio, di avviarlo o arrestarlo in base alle proprie esigenze; pulsante Disinstalla: disinstallare il servizio. pag. 10

11 BACKUP PARAMETRIZZABILE È stata implementata la possibilità di impostare i backup tramite le operazioni pianificate di windows. Sono state effettuate, pertanto, tutte le modifiche necessarie per permettere di configurare il backup nelle operazioni pianificate. L eseguibile che permette di impostare il backup in maniera parametrizzata è MyAdmin.exe I parametri da utilizzare: /backup /u:<user> /p:<password> /out:<percorso> (se il percorso ha degli spazi mettere tra doppie virgolette) /compress (per comprimere il backup) Esempio: C:\Programmi\ACO\Admin\MyAdmin.exe /backup /u:admin /p:admin /out:d:\tmp Per pianificare il backup è sufficiente procedere come la pianificazione di qualsiasi altra operazione in windows. I passaggi in breve: aprire Operazioni pianificate; fare doppio clic su Aggiungi operazione pianificata; seguire le istruzioni di Pianificazione guidata operazioni. Per aprire Operazioni pianificate, fare clic su Start, scegliere Programmi Accessori Utilità di sistema e quindi fare clic su Operazioni pianificate. Per pianificare il backup su un sistema XP occorre impostare i parametri come segue. Impostare il percorso di MyAdmin.exe e i parametri necessari per eseguire il backup: C:\Programmi\ACO\Admin\MyAdmin.exe /backup /u:admin /p:admin /out:d:\tmp Indicare la cartella nella quale si trova il programma MyAdmin.exe pag. 11

12 Per pianificare il backup su un sistema WIN 7 occorre impostare i parametri come segue. A differenza di XP, su Windows 7 i parametri devono essere indicati in un campo a parte. MIGLIORIE VARIE È stata ottimizzata la visualizzazione di alcune classi documentali legate alla linea <Altre>. È stata migliorata la cancellazione delle cartelle temporanee nel caso di utilizzo tramite terminal server. Nel backup dei documenti archiviati è stato implementato anche il backup dei documenti conservati. ADEGUAMENTI FUNZIONALI È stata ottimizzata la fase di attivazione del prodotto. Sono state perfezionate alcune stampe contabili, in fase di importazione dai gestionali. È stata revisionata la visualizzazione di alcuni campi di ricerca. È stata perfezionata la fase di salvataggio degli Enti. pag. 12