ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

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1 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI Introduzione... 2 Archiviazione nella copertina della pratica, nei biglietti e nei servizi top... 2 Archiviazione nelle fatture, nei pagamenti, nelle anagrafiche, nella prima nota... 6 Archiviazione documenti provenienti da Outlook... 8 Archiviazione di una Archiviazione per utenti in remoto Archiviazione Documenti Pagina 1 di 14

2 INTRODUZIONE Questo modulo consente l archiviazione elettronica dei documenti in sostituzione di quella cartacea. Infatti l uso sempre più massiccio dei sistemi informatici e le attuali normative permettono il salvataggio digitale degli archivi, compresi i documenti di natura fiscale e tributaria: questo comporta un notevole risparmio in termini di costi di gestione, di efficienza e di velocità nella consultazione. Utilizzando questa funzione è possibile salvare automaticamente qualunque tipo di file nel formato originale (testo, immagine, ecc..) all interno dei moduli principali di Aves (Gestione pratiche, Fatture, Pagamenti, Anagrafiche, Prima nota, Biglietteria, Tour operator): il salvataggio avviene direttamente sul server e permette di comprimere i dati (ottimizzando lo spazio) e di criptare il documento in modo da poter essere riaperto solamente attraverso la procedura Aves, garantendo quindi la massima sicurezza dei dati. A questo punto il file originale può essere anche cancellato perché in qualunque momento sarà direttamente consultabile da Aves. L archiviazione può essere eseguita sulla copertina della pratica, su una fattura, su un movimento finanziario, sulle anagrafiche, sulla prima nota, sui biglietti e sui servizi Top con modalità differenti. Nella copertina della pratica, nei biglietti e nei servizi top infatti, troveremo una tendina denominata Documenti mentre nelle altri parti del programma comparirà il tasto [K]. ARCHIVIAZIONE NELLA COPERTINA PRATICA NEI BIGLIETTI E NEI SERVIZI TOP Per archiviare un documento su uno dei moduli sopra citati procedere nel seguente modo: 1. posizionarsi sul documento che si desidera archiviare e con il tasto destro del mouse scegliere copia oppure premere contemporaneamente CTRL + C Archiviazione Documenti Pagina 2 di 14

3 2. entrare nella sezione Documenti della pratica o del servizio top di riferimento e cliccare su Nuova o tasto destro del mouse e poi nuova riga: - si aprirà una sezione dedicata all Archiviazione documenti: Archiviazione Documenti Pagina 3 di 14

4 Archivia: campo dove viene indicato il percorso del file che deve essere archiviato (viene compilato automaticamente se attivata la funzione di copia). Oggetto: campo descrittivo dove indicare il nome del documento. Data: campo automaticamente compilato con la data del giorno. Ricevuto da/ Inviato a: campo dove indicare l anagrafica del mittente o del destinatario del documento archiviato Nel caso in cui non sia stata attivata precedentemente la funzione di copia del documento, si aprirà invece, una finestra di ricerca dove andare a ricercare il documento che si desidera archiviare: 3. dopo aver compilato i campi descritti, premere OK e il documento verrà prima salvato nella cartella c\aves\temp e quindi con un ulteriore OK verrà archiviato nella pratica o nel servizio top: Archiviazione Documenti Pagina 4 di 14

5 4. archiviato il documento sarà possibile visualizzarlo e stamparlo, inviarlo via mail, variarlo o eliminarlo: = cliccando su questo comando verrà visualizzato il documento archiviato; = cliccando su questo comando sarà possibile inviare il documento via come allegato; Cliccando sulle specifiche icone o utilizzando il tasto destro del mouse sarà possibile variare o cancellare l archiviazione appena inserita. Archiviazione Documenti Pagina 5 di 14

6 ARCHIVIAZIONE NELLE FATTURE, NEI PAGAMENTI, NELLE ANAGRAFICHE, NELLA PRIMA NOTA Per archiviare un documento su uno dei moduli sopra citati occorrerà utilizzare il tasto [K] e procedere nel seguente modo 1. posizionarsi sul documento che si desidera archiviare e con il tasto destro del mouse scegliere copia oppure premere contemporaneamente CTRL + C: Archiviazione Documenti Pagina 6 di 14

7 2. entrare nel menù di Aves sul quale si desidera inserire il documento e premere contemporaneamente i tasti CTRLe V, comparirà il seguente messaggio di conferma: e cliccando su OK la seguente schermata: 3. compilare i seguenti campi: Oggetto: inserire il nome del documento che si sta archiviando. Data doc: inserire la data di archiviazione o la data di emissione del documento originale INVIATO A/RICEVUTO DA: inserire il destinatario o il mittente del documento 4. una volta archiviato il documento, per poter visionare il file basta tornare nel menu in cui si e salvato il documento e premere la lettera K (che sarà evidenziata in giallo per indicare che contiene al suo interno un file salvato), verrà visualizzata la seguente schermata: Archiviazione Documenti Pagina 7 di 14

8 Sarà poi possibile: premere [Invio]: per visualizzare il file/documento premere [S]: per stampare l elenco dei file contenuti nell archivio. premere [E]: per esportare l elenco dei file/documenti contenuti nell archivo premere [Canc]: per eliminare il file/documento, in tal caso compare la maschera: premere [V]: per variare il nome del file/documento e la data. premere [@]: per inviare il file/documento archiviato in precedenza tramite al soggetto al quale è intestata la pratica,fattura,ecc. Il file in allegato è composto dal numero della pratica/fattura/ecc.. su cui è allegato ed è preceduto dalla lettera: P se archiviato sulle pratiche; F se archiviato sulle fatture; G se archiviato su pagamenti; A se archiviato sulle anagrafiche; N se archiviato su prime note;? se archiviato su programmi; B se archiviato su biglietti; T se archiviato su servizi top. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI PROVENIENTI DA OUTLOOK Per salvare un allegato proveniente da posta elettronica di outlook e necessario prima di tutto salvare il contenuto del file allegato in una cartella di appoggio. Per far questo basta dare un invio sull allegato Archiviazione Documenti Pagina 8 di 14

9 e chiedere di salvare il file su disco. Una volta scelta la cartella di destinazione spostarsi sulla suddetta e seguire la procedura di archiviazione. ARCHIVIAZIONE DI UNA Se si desidera invece archiviare interamente una dal programma di posta elettronica una volta selezionata la posta desiderata andare su FILE e poi SALVA CON NOME a questo punto appoggiate la in una cartella temporanea chiedendo di salvare con formato ( *;msg) Archiviazione Documenti Pagina 9 di 14

10 una volta che la è stata appoggiata in questa cartella temporanea allora proseguire con l operazione ordinaria di archiviazione. ARCHIVIAZIONE PER UTENTI IN REMOTO Per gli utenti che lavorano con postazioni remote la procedura per archiviare i file è leggermente diversa, in questo caso l iter da seguire è invertito ( prima si incolla e poi si copia il file ). Le fasi da seguire sono: 1- posizionarsi sulla pratica o anagrafica o qualunque menù che consente l archiviazione 2 - digitare il comando di CTRL + V ( incolla ) 3- digitare OK al messaggio che aves propone 4- selezionare il file che si desidera archiviare e digitare il comando CTRL + C ( copia ) o con il tasto destro del mouse aprire la seguente finestra e selezionare copia. 5- a questo punto se la procedura e stata eseguita correttamente comparirà il seguente messaggio di conferma: Archiviazione Documenti Pagina 10 di 14

11 6- Tornare nella schermata iniziale nella quale si è archiviato il file e compilare la maschera di salvataggio dati compilando i campi sotto elencati. Campo Oggetto: inserire il nome del documento che si sta archiviando. Campo Data doc: inserire la data di archiviazione o la data di emissione del documento originale Campo INVIATO A/RICEVUTO DA: inserire il destinatario o il mittente del documento Archiviazione Documenti Pagina 11 di 14

12 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN AVES.NET IN TERMINAL In questo caso l archiviazione funziona in questo modo 1. Selezionare la pratica/anagrafica a cui si vuole allegare un file e quindi posizionarsi nella sezione documenti: E cliccare con il tasto destro del mouse e scegliere nuova riga Archiviazione Documenti Pagina 12 di 14

13 2. Compilare il campo Oggetto e il campo Ricevuto/Inviato nella seguente maschera: 3. Il file viene salvato nella cartella temp: 4. Cliccando su OK compariranno in sequenza e a distanza di pochi istanti l una dall altra le seguenti maschere: Archiviazione Documenti Pagina 13 di 14

14 5. Cliccare su OK e andare sul file che si vuole allegare e copiarlo. Al termine comparirà il solito messaggio di file archiviato. Archiviazione Documenti Pagina 14 di 14