OGGETTO: aggiornamento della procedura Contabilità IVA (Fatturazione) dalla versione o superiore alla versione

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1 CONTABILITÁ IVA OGGETTO: aggiornamento della procedura Contabilità IVA (Fatturazione) dalla versione o superiore alla versione Nell inviarvi quanto in oggetto Vi ricordiamo che gli aggiornamenti vanno effettuati tempestivamente e nella sequenza di arrivo. I problemi derivanti da aggiornamenti non effettuati, effettuati in ritardo o fuori sequenza, non sono coperti dal contratto di assistenza. Confermandoci a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a visitare il sito E- Procedure, raggiungibile dal menù della procedura, consultando il quale potete trovare: - il contenuto degli aggiornamenti in corso di realizzazione; - il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); - le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); - i video-corsi ed altre interessanti novità. Cordialmente. Matelica, lì 21/12/2012 Halley Informatica Area Ragioneria Pagina 1 di 10

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento...3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento...3 ISTRUZIONI PER L AVVIO DI STATUS_CLIENTE...5 MIGLIORIE...6 Pagina 2 di 10

3 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento - Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte) - Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento. - Verificare che la versione della procedura Contabilità IVA sia o superiore (le operazioni che seguono vanno effettuate dall unità centrale) : 1. entrare nell AMBIENTE Halley Informatica 2. selezionare la funzione GESTIONE DEL SISTEMA, quindi la funzione [7] GESTIONE PROCEDURE (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) 3. verificare che la procedura CP sia alla versione o superiore e la Finanziaria alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti) 4. uscire con [/], ritornare al menù principale di gestione del sistema. - Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio:norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..) Cosa fare per effettuare l aggiornamento Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti, verrà proposta la maschera di seguito riportata. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera. - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere delle procedure in elenco; una volta consultate le lettere nella colonna CONSULTATO compare SI - selezionare il tasto ESEGUI AGGIORNAMENTO - al termine dell aggiornamento di ogni procedura in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente, selezionare il tasto [C]ontinua. Pagina 3 di 10

4 Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare AGGIORNAMENTO PROCEDURE; - scegliere CAMBIA [D]rive; - inserire il percorso [spazio (con barra spaziatrice)/cd] come nell esempio: facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della / ; - selezionare CONTINUA. In entrambi i casi attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Contabilità IVA verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley 2. aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente 3. ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare "Altre Funzioni", digitare Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo) 2. selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti) 3. procedere con l aggiornamento dell ente selezionato 4. ripetere per ogni ente da aggiornare Pagina 4 di 10

5 ISTRUZIONI PER L AVVIO DI STATUS_CLIENTE Per avviare le elaborazioni necessarie, il Cliente deve collegarsi ad una procedura Halley da un qualsiasi client con accesso ad Internet. Nel Vecchio Ambiente (pre H2006) si tratterà di selezionare la nuova voce Status sistema aggiunta nella barra superiore dei menù: Mentre nel Nuovo Ambiente (post 5.00.xx) si tratta di cliccare una voce nel menù a scomparsa situato sotto la gestione delle comunicazioni: Selezionando la funzione, si attiva l elaborazione che consente di ricavare i dati previsti e di salvarli automaticamente in un file status_<data_del_giorno>.html, posto in una cartella nel client dal percorso predefinito (c:\h\status). Quando l elaborazione è finita (pochi istanti) appare la seguente maschera: A questo punto il Cliente può consultare il file appena generato cliccando sul bottone Consulta, e poi inviarlo ad Halley Informatica attraverso il clic sul bottone Invia, che permette di aprire una maschera che consente di selezionare lo status_file appena generato e di inviarlo. Pagina 5 di 10

6 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione, è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. MIGLIORIE RINNOVATA LA VESTE GRAFICA DELLE STAMPE (CP 444 CP 601 FM 7) La veste grafica delle stampe delle fatture di vendita, fatture accompagnatorie e note di credito è cambiata e consente di essere personalizzata dal cliente attraverso la gestione delle chiocciole nei Testi tipo. L attivazione delle nuove stampe è liberamente scelta dall operatore, cioè l operatore può anche decidere di continuare ad usare le vecchie stampe. Si tenga presente la nuova modalità sarà necessaria qualora si voglia gestire l invio automatico delle fatture tramite (vedi GP CP1316 a pagina 9 della presente lettera). Nella nuova stampa del documento verrà stampato il logo o intestazione dell ente (lo stesso riportato nei mandati di pagamento). Come operare per attivare la nuova stampa: 1) Entrare nella funzione DATI GENERALI, cliccare su Elenca pagine e selezionare DATI FATTURAZIONE; 2) cliccare su Modifica e posizionarsi sui campi: modello stampa normali: (si riferisce alle fatture di vendita e alle note di debito) selezionare RTF modello stampa accomp.: (per chi gestisce le fatture accompagnatorie) si può scegliere tra 0 = modello prestampato (che è quello che viene usato attualmente) e 4 = il nuovo modello RTF 3) fare Invio e freccia in basso ed uscire dalla funzione Come personalizzare il modello di stampa: Attivando la gestione della stampa RTF il programma stamperà automaticamente la fattura utilizzando il modello standard proposto dalla procedura (di cui in seguito si riporta un esempio). Sarà comunque possibile personalizzare il testo in base alle proprie esigenze. Il testo della fattura può, però, essere personalizzato in due modi alternativi: METODO 1 modifica del modello standard Halley (consigliato) - Entrare nella funzione FATTURAZIONE / EMISSIONE FATTURE / GESTIONE TESTI FATTURE - scegliere il documento di cui si intende personalizzare la stampa: fatture, note di credito, fatture accompagnatorie cliccando due volte con il mouse. - Cliccare su carica il testo standard e rispondere si alla relativa richiesta di conferma: - Tramite il tasto per visualizzare e/o stampare l elenco delle chiocciole relative ai campi disponibili. - Apportare al testo le modifiche desiderate, quindi confermare il tutto cliccando su SALVA TESTO. Qualora si volesse ripristinare il testo standard, cliccare su Elimina: verrà eliminato il testo personalizzato e rimesso in uso quello standard. Pagina 6 di 10

7 METODO 2: inserimento di un modello ex-novo Dopo l accesso alla funzione FATTURAZIONE / EMISSIONE FATTURE / GESTIONE TESTI FATTURE, cliccando su INSERISCI TESTO viene data la possibilità di impostare il testo in base alla propria esigenza, tramite l utilizzo dei campi chiocciola (l elenco di quelli utilizzabili è disponibile cliccando su ) Questo tipo di caricamento è decisamente più complesso di quello proposto nel metodo 1, pertanto se ne sconsiglia l uso se non i casi particolari. Pagina 7 di 10

8 MODELLO STANDARD FORNITO DALLA PROCEDURA Pagina 8 di 10

9 POTER INVIARE I DOCUMENTI DI VENDITA PER DALLA PROCEDUDRA (CP 1316) Prevista la possibilità di invio singolo o massivo dei documenti di vendita via posta elettronica Come operare per attivare l invio delle fatture tramite 1) Il primo presupposto necessario per l invio delle fatture tramite è che sia stato caricato l indirizzo nell anagrafica del debitor. Quindi dalla procedura Finanziaria entrare nella funzione BENEFICIARI E RITENUTE/ BENEFICIARI / GESTIONE BENEFICIARI. Ricercare i beneficiari interessati e compilare il campo certificata dove deve essere inserito l indirizzo di posta certificata PEC; in assenza di questa informazione, valorizzare il campo indicando l indirizzo di posta non certificata. Il programma tenterà di inviare il documento prima alla PEC, poi, se non valorizzata, all altro indirizzo 2) Nella Contabilità IVA (fatturazione), entrare nella funzione FATTURAZIONE / EMISSIONE FATTURE / INVIO DOCUMENTI 3) Viene visualizzata la seguente maschera dove devono essere impostati: Pagina 9 di 10

10 Tipi documento: dove selezionare l invio di fatture e/o note di credito. Si ricorda che possono essere inviati per solo i documenti per cui è stata attivata la nuova modalità di stampa in RTF come spiegato precedentemente. Per cui se in questa maschera un tipo di documento è in grigio (inattivo) significa che non è stata impostata la modalità RTF. Richiesta conferma ricezione: flaggata per default. Consente al mittente di ricevere una mail di conferma nel momento in cui il destinatario ha aperto la mail inviata Stampa rapporto invio: consente di avere la stampa dell esito dell invio delle mail. Il rapporto verrà stampato solo se l invio riguarda più documenti Dati mittente: vengono presi dalla funzione Manutenzione / Dati generali procedura della Finanziaria / Altre procedure. Possono essere modificati in Fatturazione ma quando si accede nuovamente a questa funzione verranno riproposti per default quelli della Finanziaria. 4) Una volta impostati i parametri cliccare su. Verrà visualizzata la lista dei documenti da inviare. Quelli già inviati non verranno visualizzati a meno che tra i parametri non si sia attivata la flag nel campo Includi quelle già inviate 5) Cliccare su Invia tutte per eseguire l invio di massa. Per ogni beneficiario il programma controllerà se esiste l indirizzo di posta elettronica nella relativa scheda anagrafica. 6) Cliccare su se si desidera inviare per solo specifici documenti. 7) Cliccare su per stampare il documento o vederlo in anteprima per verificarne il contenuto prima dell invio Pagina 10 di 10