FINE ANNO BOLLE / FATTURE PER E/SATTO

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1 FINE ANNO BOLLE / FATTURE PER E/SATTO (ver. 3 07/11/2014) Sito web:!"#$%$# istituzionale: $ &'!"#$%$# PEC:!"#$%'(")*(+*$($#

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3 & Premessa Per quanto riguarda le operazioni di fine anno Vi possiamo proporre 3 alternative tra le quali scegliere in base alle esigenze della Vostra azienda. Soluzione A (serie numerazione): Per chi non può compattare l archivio delle fatture e delle bolle in quanto ha la necessità di richiamare documenti del vecchio esercizio nella stessa Azienda di e/satto, oppure vengono gestite delle personalizzazioni con la lettura dei suddetti archivi, proponiamo la seguente soluzione: - Non effettuare nessuna operazione di compattamento ma semplicemente numerare i nuovi documenti emessi con una parte alfabetica diversa rispetto a quella utilizzata l anno precedente (Es. 1/B). La serie numerazione deve essere modificata nelle causali di magazzino utilizzate per bolle, fatture e note di credito (Comag causali di magazzino alla voce serie numerazione proposta) Optando per questa soluzione ci saranno sempre a disposizione tutti i movimenti di magazzino e tutti i documenti emessi relativi agli anni precedenti. Soluzione B (compattamento documenti): Per coloro ai quali non interessa avere nella stessa azienda bolle e fatture dell anno vecchio ma vogliono mantenere solo i movimenti di magazzino, proponiamo la seguente soluzione: 1. COPIE DEGLI ARCHIVI (INTERNE E SE POSSIBILE ESTERNE PER ARCHIVIO) 2. DUPLICAZIONE DELL AZIENDA 3. AZZERAMENTO PROGRESSIVI 4. COMPATTAMENTO BOLLE E FATTURE (per chi gestisce le bolle e le fatture di vendita o le importa dal menù Geve) istituzionale: #%'!"#$#" PEC:!"#$'(!)*(+*#(#"

4 4 PRIMA DI INIZIARE ACCERTARSI CHE Per le bolle DA FATTURARE sia stata eseguita la fatturazione (per bolla da fatturare si intende quel documento che utilizza una causale di magazzino dove al suo interno come tipo documento presenta BOLLA DA FATTURARE.) Per le fatture sia stata eseguita la procedura di Elaborazione Fatture dal menù GEVE fino al data di FINE ANNO (infatti e/satto cancellerà le testate fatture se elaborate e le testate bolle se fatturate). COPIE ARCHIVI Prima di qualsiasi operazione, EFFETTUARE LE COPIE INTERNE DI SICUREZZA DEGLI ARCHIVI DI ESATTO, quindi: 1. Posizionarsi dove Esatto è installato (server o pc); 2. Chiudere tutti i programmi attivi in quel momento (Stampe Laser, Preventivi, ), nessun altro utente deve essere all interno di e/satto ; 3. Entrare in e/satto; 4. Entrare nel menù Servizio ; 5. Scegliere la voce Gestione copie ; 6. Rispondere alla seguente domanda: scegliendo il pulsante SI ; 7. Dare come nome copia FINEANNO, come da figura seguente: 8. Premere il pulsante OK per lanciare la procedura; 9. Alla successiva domanda: a. La copia totale dell azienda *** (codice vostra azienda) copia nella directory specificata, il file di configurazione, gli archivi specifici e gli archivi comuni. Continuare con la copia? b. Rispondere premendo il pulsante SI ; 10. Successivamente lo schermo diventa nero e cominciano a scorrere alcuni nomi di file. Quando compare la scritta Premere un tasto per continuare., premere qualsiasi tasto per tornare alla precedente schermata; 11. Scegliere Cancel oppure X.

5 6 N. B.= Per chi ha la possibilità effettuare le copie esterne eseguire anche quelle. La durata delle copie dipende sia dalla capacità del computer che dalla mole degli archivi che e/satto deve copiare, quindi consigliamo di eseguirle quando non vi è l urgenza di lavorare. DUPLICAZIONE AZIENDA Successivamente si deve duplicare l azienda, per poter conservare in linea i dati dell anno che si sta chiudendo. Eseguire i seguenti passi: 1. Chiudere tutti i programmi attivi in quel momento (es. Stampe Laser, Preventivi, ) 2. Entrare in e/satto nel menù Servizio in alto a destra dello schermo - ; 3. Scegliere la voce Scelta/Nuova Azienda (per chi è in rete NON POSIZIONARSI dove sono installati gli archivi di e/satto - server); 4. Premere il 4 pulsante Duplicazione Azienda ; 5. Inserire come Codice nuova Azienda : X<anno che si sta chiudendo> come indicato dalla figura sottostante, e premere il pulsante OK ; LA LETTERA X CORRISPONDE ALL INIZIALE DELLA VOSTRA AZIENDA. Ex. se si sta chiudendo l anno 2016 e l azienda si chiama ESA verrà indicato E16. Nel caso in cui vi compaia la seguente videata dopo aver premuto ok per lanciare la procedura : significa che state lanciano la duplicazione dell azienda sul server. Spostarsi sul client. Nella seguente maschera premere OK per avviare la procedura. Al termine comparirà il seguente messaggio premere OK

6 8 AZZERAMENTO PROGRESSIVI Rimanere posizionati sulla propria azienda. 01 Entrare nel menù Archivi - in alto a sinistra dello schermo 1 voce - ; 02 Scegliere la voce Azienda ; 03 Entrare nel sottomenù e scegliere la voce Progressivi numerazione ; 04 Per le voci Fatture Vendita e Bolle eseguire sempre gli stessi passi: Selezionare il pulsante Prec (in alto a sinistra dello schermo), in modo tale che verranno indicati Ultimo numero documento, Data ultimo documento e N. ultimo doc. bollato ; Indicare 0 su Ultimo numero documento, per quanto riguarda la data se si desidera ma non e vincolante si può settare 01/01/20<inizio anno>. N. B. = Nel caso in cui si gestiscono le fatture o qualsiasi documento con numerazione alfanumerica oppure le bolle con numerazione distinta per deposito, le operazioni sopra indicate dovranno essere ripetute fino a quando selezionando il tasto PREC compare la serie numerazione vuota. PER CHI ESEGUE LA CONTABILITA CON ESATTO I protocolli verranno azzerati a metà gennaio dopo aver registrato tutte le fatture pervenute. I passi sono sempre gli stessi solamente che la voce selezionata per TIPO DOCUMENTO sarà appunto PROTOCOLLI. COMPATTAMENTO BOLLE E FATTURE ** Attenzione come indicato successivamente i documenti verranno compattati rispettivamente se le bolle da fatturare sono effettivamente fatturate, e le fatture sono state elaborate tramite le funzioni specifiche di e/satto. * vedi note a fine istruzioni * 01 Entrare in E/satto (tutti i programmi devono essere chiusi e tutti gli utenti fuori dal programma) 02 Entrare nel menù Servizio ; 03 Scegliere la voce Manutenzione Archivi e premere il pulsante OK al messaggio che appare successivamente;

7 > 04 Scorrere con il mouse la finestra fino a trovare la dicitura e cliccare sulle voci per evidenziarle come da figura: 05 Premere il pulsante a lato della finestra con la dicitura Compattamento ; 06 Completare ogni maschera come da figure sottostanti e premere ok Attenzione i documenti verranno compattati rispettivamente se le bolle da fatturare sono effettivamente fatturate, e le fatture sono state elaborate tramite le funzioni specifiche di e/satto. * vedi note a fine istruzioni * 07 A fianco ad ogni voce selezionata deve risultare una X nella seconda colonna, quindi premere il pulsante OK dalla finestra Manutenzione archivi ;

8 : 08 Successivamente il programma chiede dove salvare l eventuale elenco di errori. Scegliere File e come nome cancellare *.txt e dare FABO.TXT ; 09 Confermare premendo il pulsante OK. Il programma comincia la procedura. 10 Al termine darà il messaggio di Elaborazione Completata se si sono verificati degli errori E/satto lo segnalerà. 11 A tutte le finestre premere il pulsante OK, controllando che: 12 la voce Chiavi doppie o errate sia sempre 0 13 i record riscritti devono essere pari a 0 (un importo diverso da 0 indica il numero di documenti che non sono stati cancellati) 14 entrare in Geve e controllare che non esistano più bolle o fatture con data antecedente o uguale all anno di chiusura. Soluzione C: Per chi non riesce, entro fine anno, a fatturare tutte le bolle e a elaborare tutte le fatture, o comunque prima di emettere i nuovi documenti dell anno successivo, vi è la possibilità di Compattare solo i primi 6 mesi dell anno. 01 Completare ogni maschera come da figure precedenti della soluzione B dal punto 1 al punto 6 compreso, poi al punto 7 anzichè indicare la data 31/12 occorre indicare 30/06.

9 ** Note sblocco fatture / bolle ** Se vi sono documenti DDT impostati con una causale da fatturare ma che in realtà non sono stati fatturati per esigenze interne di gestione, oppure Fatture che non sono state elaborate in quanto con esatto non si gestisce la contabilità interna, per poter eseguire il passo 7 delle soluzioni B e C occorre eseguire da SERVIZIO - UTILITA VARIE E attivare la spunta come indicato dalla figura sottostante. Premere ok in alto VERDE, e alle videate successive compilare i dati come da videate (attenzione indicare la data finale desiderata) e premere OK Dopo tale passaggio le bolle con le date comprese nell intervallo indicato risulteranno tutte fatturate, e le fatture tutte contabilizzate.