Cambio esercizio CONTABILE Flusso operativo

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1 Cambio esercizio CONTABILE Flusso operativo (ver. 3 07/11/2014)

2 INDICE Sito web:!"#"! Tel. (0423) Fax (0423) istituzionale: "$%!"#"! PEC:!"#%&'(&)("&"!

3 PREMESSA nuovo) contemporaneamente. Infatti è possibile gestire i due esercizi (quello vecchio e quello COPIE INTERNE Prima di qualsiasi operazione, effettuare le COPIE INTERNE degli archivi di [e/satto], quindi: 1. Posizionarsi dove [e/satto] è installato (server o pc); 2. Chiudere tutti i programmi attivi in quel momento, nessun altro utente deve essere all interno di [e/satto] o applicazioni come Preventivi, Stampe Laser varie, e altri programmi collegati; 3. Entrare in [e/satto]; 4. Entrare nel menù Servizio - Scegliere la voce Gestione copie ; 5. Rispondere alla seguente domanda: scegliendo il pulsante SI ; 6. Dare come nome copia COGE, come da figura seguente:

4 + 7. Premere il pulsante OK per lanciare la procedura; 8. Alla successiva domanda: La copia totale dell azienda *** (codice vostra azienda) copia nella directory specificata, il file di configurazione, gli archivi specifici e gli archivi comuni. Continuare con la copia? 9. Successivamente lo schermo diventa nero e cominciano a scorrere alcuni nomi di file. Quando compare la scritta Premere un tasto per continuare., premere qualsiasi tasto per tornare alla precedente schermata; 10. Scegliere Cancel oppure X. N. B.= Per chi ha la possibilità effettuare le copie esterne eseguire anche quelle. La durata delle copie dipende sia dalla capacità del computer e dalla mole degli archivi che [e/satto] deve copiare, quindi consigliamo di eseguirle quando non vi è l urgenza di lavorare. Controllare che siano presenti le seguenti impostazioni: CONTROLLI PRELIMINARI la causale contabile BILANCIO DI APERTURA deve avere operatività APERTURA DI BILANCIO (COGE -> CAUSALI CONTABILI) la causale contabile BILANCIO DI CHIUSURA deve avere operatività NORMALE (COGE -> CAUSALI CONTABILI) per permettere la generazione delle scritture di chiusura con data 31/12 e competenza 31/12, mentre se si desidera creare le registrazioni di chiusura con data diversa al 31/12 (ex. 30/4 oppure 31/5 ) l indicatore dovra essere settato su operatività CHIUSURA. il conto APERTURA DI BILANCIO / CHIUSURA DI BILANCIO / PROFITTI E PERDITE devono essere di tipo CONTI RIEPILOGATIVI (COGE->PIANO DEI CONTI)

5 . il conto (Utile o perdita) RISULTATO D ESERCIZIO deve essere un conto di tipo STATO PATRIMONIALE (COGE -> PIANO DEI CONTI) in ARCHIVI -> TABELLA RIFERIMENTI deve essere compilata sulle voci APERTURA DI BILANCIO / CHIUSURA DI BILANCIO / UTILE PERDITA D ESERCIZIO / RISULTATO D ESERCIZIO in ARCHIVI -> AZIENDA -> PROGRESSIVI AZIENDA deve essere inserita la data di APERTURA DI BILANCIO (01/01/<anno da chiudere>) in ARCHIVI -> AZIENDA -> PROGRESSIVI AZIENDA il LIBRO GIORNALE deve essere stampato fino a NOVEMBRE COMPRESO in bollato (30/11//<anno da chiudere>) in ARCHIVI -> AZIENDA -> PROGRESSIVI AZIENDA TUTTI i registi iva devono essere stampati in bollato liquidazioni iva comprese, fino a DICEMBRE e ANNUALE comprese O DATA SUPERIORE dell anno aperto. SCRITTURE DI RETTIFICA Accertarsi di avere registrato tutti i movimenti di prima nota relativi al vecchio esercizio (rettifiche, ammortamenti, tranne le scritture di chiusura che verranno generate in automatico da [e/satto]). RICOSTRUZIONE INDICI Dal menù COGE -> UTILITA -> RICOSTRUZIONE CONTABILE eseguire una ricostruzione contabile totale per verificare l integrità degli archivi, salvando la stampa generata degli eventuali errori su FILE con nome RICOGE.TXT sostituire il file se già esistente Attenzione : la durata dipende dalla velocità di elaborazione del PC e dalla mole degli archivi può durare anche più di un ora.

6 2 all eventuale domanda di azzeramento della causale contabile (dipende dalla versione installata..) rispondere NO. Al termine dell elaborazione comparirà la seguente videata, se la dicitura e ELABORAZIONE COMPLETATA premere ok sia nella prima che nella seconda finestra e procedere con il punto successivo altrimenti verificare che tipologia di errore si e riscontrato aprendo il file da SERVIZIO -> GESTIONE STAMPE -> File RICOGE.TXT - > A video STAMPA BILANCIO DI CONTROLLO QUADRATURA Dal menù COGE -> BILANCIO CONTABILE stampare a VIDEO un bilancio dal 01/01/<anno da chiudere> al 31/12/<anno da chiudere> per verificarne la quadratura

7 6 ATTENZIONE : NEL CASO IN CUI ALLA FINE DELLA STAMPA COMPARE IL MESSAGGIO: ** MANCATA QUADRATURA ** CONTATTARCI IMMEDIATAMENTE PER CAPIRNE IL MOTIVO. STAMPA BILANCIO, SIT. CLIENTI, SIT. FORNITORI DEL VECCHIO ESERCIZIO PER ARCHIVIAZIONE Nel caso non si siano verificati errori nella ricostruzione contabile e nella stampa in prova di un bilancio, si può procedere con i passi successivi. Stampare su FILE: Un bilancio contabile (nome file BIL<anno da chiudere>.txt ) dal menù Coge -> Bilancio contabile La situazione Contabile Clienti (nome file CLI<anno da chiudere>.txt ) dal menù Archivi -> Clienti - > Menù Opzioni -> Stampa Contabile, ATTIVANDO LA SPUNTA Stampa anche i clienti obsoleti La situazione Contabile Fornitore (nome file FOR<anno da chiudere>.txt ) dal menù Archivi -> Fornitori -> Menù Opzioni -> Stampa Contabile, ATTIVANDO LA SPUNTA Stampa anche i fornitori obsoleti

8 8 La spunta indicata può non essere presente, questa infatti dipende dalla versione del programma. GENERAZIONE SIT. CONTABILE PER BILANCIO CEE Per chi gestisce anche il BILANCIO CONTABILE CEE (scelta comunque consigliata), memorizzare la situazione contabile al mese di chiusura fiscale ai fini del bilancio CEE utilizzando il programma CREA SITUAZ. CONTAB. Dal menù Coge -> Crea Sitauz. Contab. Questa funzionalità presuppone di aver prima compilato la tabella di collegamento tra il piano dei conti dell azienda e il piano dei conti CEE; inoltre può essere di aiuto per visualizzare 2 periodi a confronto.

9 9 CAMBIO ESERCIZIO COGE Dal menù COGE -> CAMBIO ESERCIZIO COGE, eseguire il programma Cambio esercizio COGE. Il programma crea tutti i movimenti di chiusura del vecchio esercizio e quelli di apertura per il nuovo esercizio. Questo programma esegue le seguenti elaborazioni: - Calcola i saldi alla fine del vecchio esercizio per ogni sottoconto del Piano dei Conti, per ogni Cliente e Fornitore. - Genera automaticamente i movimenti di chiusura del vecchio esercizio e di apertura per il nuovo e quindi: o o o o Chiude i sottoconti del Conto Economico girandoli al sottoconto Profitti e Perdite (Conto di Riepilogo); Effettua un movimento di Giroconto dal sottoconto Profitti e Perdite al sottoconto "Risultato d'esercizio" (Stato Patrimoniale); Chiude tutti i sottoconti dello Stato Patrimoniale (Clienti e Fornitori compresi) girandoli al sottoconto Bilancio di Chiusura (Conto di Riepilogo); Apre nel nuovo esercizio i Saldi di tutti i sottoconti dello Stato Patrimoniale (Clienti e Fornitori compresi). - Aggiorna la Data di Apertura di Bilancio in Progressivi Azienda con la Data di Registrazione inserita dall'utente. Al momento dell avvio del programma di cambio esercizio, [e/satto] segnala : premere OK premere OK

10 Il tutto è corretto in quanto l indicatore dell operatività della causale Chiusura di Bilancio è settato su NORMALE, in tal modo verranno registrate le scritture di chiusura con data di registrazione uguale alla data di competenza, permettendo cosi la stampa delle scritture stesse nel libro giornale di dicembre. I CAMPI DI INSERIMENTO DATA REGISTRAZIONE = E' la data con la quale vengono registrati tutti i movimenti di Chiusura effettuati in automatico dal programma. Viene proposta la data corrente del sistema. Inserire data 31/12/<anno da chiudere>. Viene controllato che la data inserita non sia nulla oppure inferiore o uguale alla Data di Apertura del Bilancio memorizzata in Progressivi Azienda. DATA COMPETENZA = E' la data di competenza attribuita a tutti i movimenti di chiusura effettuati in automatico dal programma. Viene proposta la data di fine esercizio precedente: 31/12/<anno da chiudere>. Può comunque essere modificata dall'utente; il programma controlla che essa non sia nulla o superiore alla data di Registrazione o inferiore alla Data di Apertura del Bilancio. CAUSALE BILANCIO DI CHIUSURA = E' il codice causale con la quale vengono registrati tutti i movimenti di Chiusura effettuati in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente definito in Tabella Riferimenti. Controllare che la causale inserita sia codificata nell'archivio delle Causali Contabili e che si tratti di una causale con Operatività Normale. SOTTOCONTO PROFITTI E PERDITE = E' il codice sottoconto al quale vengono girati tutti i movimenti di chiusura del Conto Economico effettuati in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente definito in Tabella Riferimenti. Viene controllato che il sottoconto inserito sia codificato nell'archivio Piano dei Conti e che il suo gruppo appartenga alla sezione di bilancio dei Conti di Riepilogo. SOTTOCONTO RISULTATO D'ESERCIZIO = E' il codice sottoconto al quale viene girato il movimento di chiusura del sottoconto Profitti e Perdite effettuato in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente Sito web:!"#"! Tel. (0423) Fax (0423) istituzionale: "$%!"#"! PEC:!"#%& '(&)("&"!

11 definito in Tabella Riferimenti. Viene controllato che il sottoconto inserito sia codificato nell'archivio Piano dei Conti e che il suo gruppo appartenga alla sezione di bilancio dello Stato Patrimoniale. SOTTOCONTO BILANCIO DI CHIUSURA = E' il codice sottoconto al quale vengono girati tutti i movimenti di chiusura dello Stato Patrimoniale effettuati in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente definito in Tabella Riferimenti. Viene controllato che il sottoconto inserito sia codificato nell'archivio Piano dei Conti e che il suo gruppo appartenga ai Conti di Riepilogo. DESCRIZIONE SUPPLEMENTARE = E' un campo alfanumerico di 20 caratteri riportato nella Descrizione Supplementare di tutti i movimenti di Chiusura effettuati in automatico dal programma (es. BILANCIO DI CHIUSURA). DATA REGISTRAZIONE = E' la data con la quale vengono registrati tutti i movimenti di Apertura dello Stato Patrimoniale effettuati in automatico dal programma. Viene proposta una data uguale a quella inserita per le registrazioni di Chiusura. Inserire 01/01/<anno apertura>. Viene controllato che la data inserita non sia nulla oppure inferiore alla Data di Registrazione per la Chiusura. DATA COMPETENZA = E' la data di competenza attribuita a tutti i movimenti di Apertura dello Stato Patrimoniale effettuati in automatico dal programma. Viene posta uguale alla data di Registrazione e non può essere modificata dall'utente. CAUSALE BILANCIO DI APERTURA = E' il codice causale con la quale vengono registrati tutti i movimenti di Apertura dello Stato Patrimoniale effettuati in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente definito in Tabella Riferimenti. Viene controllato che la causale inserita sia codificata nell'archivio delle Causali Contabili e che si tratti di una causale con operatività Apertura Bilancio. SOTTOCONTO BILANCIO DI APERTURA = E' il codice sottoconto al quale vengono girati tutti i movimenti di apertura dello Stato Patrimoniale effettuati in automatico dal programma. Viene proposto il codice corrispondente definito in Tabella Riferimenti. Viene controllato che il sottoconto inserito sia codificato nell'archivio Piano dei Conti e che il suo gruppo appartenga alla sezione di bilancio dei Conti di Riepilogo. DESCRIZIONE SUPPLEMENTARE = E' un campo alfanumerico di 20 caratteri riportato nella Descrizione Supplementare di tutti i movimenti di Chiusura effettuati in automatico dal programma (es. BILANCIO DI APERTURA). Alla conferma dei dati compare una finestra in cui è sintetizzato il funzionamento del programma e le operazioni che è necessario avere già eseguito prima del cambio esercizio stesso. Nel momento in cui viene confermato il proseguimento dell'elaborazione, appare all'interno di questa finestra, una casella di riepilogo in cui viene indicato la fase corrente di elaborazione e quali sono i dati che il programma sta elaborando. CONTROLLARE CHE RILANCIANDO UN BILANCIO CONTABILE DAL 01/01/<anno da chiudere> AL 31/12/<anno da chiudere>, CON ATTIVATI I FLAG ANCHE STAMPA CONTI DI RIEPILOGO E STAMPA CONTI D ORDINE TUTTO RISULTI A ZERO (GIUSTAMENTE IN QUANTO ESISTONO LE SCRITTURE DI CHIUSURA) INOLTRE CONTROLLARE RISTAMPANDO UN BILANCIO CONTABILE DA DATA 01/01/<anno apertura> A DATA 01/01/<anno apertura> SI STAMPI SOLTAMENTE LO STATO PATRIMONIALE, BILANCIATO E CON RISULTATO PARI A ZERO (QUESTO SE IN DATA 01/01/<anno apertura> NON SONO STATE EMESSE DELLE SCRITTURE DI OPERAZIONI DIVERSE DALL APERTURA.)

12 STAMPA LIBRO GIORNALE DI DICEMBRE Stampare il Libro Giornale del vecchio esercizio con l'opzione di "fine esercizio". L'opzione di "fine esercizio" nella stampa del Libro Giornale azzera automaticamente il Progressivo Dare, il Progressivo Avere ed il Numero riga Libro Giornale in Progressivi Azienda. Se la stampa è stata eseguita senza selezionare tale opzione, i progressivi si possono sempre azzerare manualmente con il programma Progressivi Azienda. L opzione si attiva solo in caso di stampa in BOLLATO. STAMPA MASTRINI PER ARCHIVIAZIONE Stampa mastrini per l archiviazione. Normalmente tale stampa è molto consistente, consiglio vivamente di stamparla prima su File per archiviazione, la stessa può durare anche 10 min. Sito web:!"#"! Tel. (0423) Fax (0423) istituzionale: "$%!"#"! PEC:!"#%& '(&)("&"!

13 Per ridurre la dimensione della stampa stessa ATTIVARE anche il flag NO SALTO PAGINA CAMBIO MASTRINO (nome file MAS<anno da chiudere>.txt)