c.a. Responsabile Ufficio Ragioneria PROCEDURA CONTABILITA FINANZIARIA (vers o superiore) Istruzioni per l apertura del nuovo anno

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1 c.a. Responsabile Ufficio Ragioneria OGGETTO: PROCEDURA CONTABILITA FINANZIARIA (vers o superiore) Istruzioni per l apertura del nuovo anno ATTENZIONE!!!!! Per procedere con la creazione degli archivi per il nuovo anno E' NECESSARIO CHE LAVORI UN SOLO OPERATORE NELLA PROCEDURA FINANZIARIA. 1) E' necessario eseguire una copia della procedura Contabilità Finanziaria 2) OPERAZIONI DI MANUTENZIONE DA ESEGUIRE PRIMA DELLA CHIUSURA 3) Impostare data lavoro 31/12/2010 a) Adeguamento accertamenti sfondati. Eseguire la stampa degli accertamenti sfondati dalla Funzione 1-OPERAZIONI IN ENTRATA 4-ELENCHI ACCERTAMENTI 1-ACCERTAMENTI e selezionare Sfondati, quindi Entrambi. Alla domanda Stampa fatture collegate non liquidate/incassate? rispondere NO, e selezionare Capitolo. Eseguire quindi l adeguamento dalla funzione 1-OPERAZIONI IN ENTRATA 2- ACCERTAMENTI 4-ADEGUAM.ACCERTAMENTI SFONDATI selezionando l opzione Tutte le operazioni. Rispondere SI alle successive due domande. b) Registrazione insoluti Le operazioni COMPLETAMENTE INSOLUTE vanno eliminate tramite la scelta 1-OPERAZIONI IN ENTRATA 3-ORDINATIVI e INCASSI 1-ORDINATIVI per le reversali o la scelta 2-OPERAZIONI IN USCITA 4-MANDATI e PAGAMENTI 1-NORMALI o 2-REDDITI ASSIMILATI per i mandati (ricercare le operazioni e selezionare l opzione Elimina) Per registrare la parziale riscossione o il parziale pagamento da parte del Tesoriere di un mandato o di un ordinativo di incasso alla fine dell'anno, selezionare la funzione 1- OPERAZIONI IN ENTRATA 3-ORDINATIVI e INCASSI 3-GESTIONE ORDINATIVI INSOLUTI oppure la funzione 2-OPERAZIONI IN USCITA 4-MANDATI e PAGAMENTI 4-GESTIONE MANDATI INSOLUTI. Una volta ricercato l'ordinativo di incasso o il mandato (da scegliere tra NORMALI e REDDITI ASSIMILATI), selezionare Modifica ed indicare l'importo totale pagato o riscosso e, per ogni riga di mandato/ordinativo insoluto, va indicato il codice 9-INSOLUTO accanto al campo codice Bollo. È possibile stampare un elenco dalla funzione 2-OPERAZIONI IN USCITA 7-ELENCHI MANDATI 4-MANDATI INSOLUTI e da 1-OPERAZIONI IN ENTRATA 5-ELENCHI ORDINATIVI 4- ORDINATIVI INSOLUTI. c) Controlli vari sugli archivi ATTENZIONE: chi non avesse gestito interamente l anno 2010 con la procedura Halley non deve ASSOLUTAMENTE effettuare tali funzioni (c'è il rischio di perdere tutto quello che è stato caricato). PASSARE DIRETTAMENTE AL PUNTO 3. Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 5-CONTROLLI SUI PROGRESSIVI e quindi: 2- PROGRESSIVI PAGATO-INCASSATO Selezionare CONTINUA e stampare le eventuali incongruenze Nel caso di incongruenze, per poterle sistemare, digitare la Password RI12 e il programma provvederà in automatico alla risistemazione delle incongruenze.

2 3- PAGATO, INCASSATO, LIQUIDATO SULLE OPERAZIONI Alla richiesta Batti [RET] per continuare, premere il tasto INVIO. Alla richiesta Stampo eventuali differenze incontrate? rispondere SI. Verranno stampate solamente le operazioni errate e, in tal caso verrà chiesta la Password; digitare RIS2 e il programma provvederà in automatico alla risistemazione delle incongruenze. 4- PROGRESSIVI VOCI DI BILANCIO Verranno stampate solamente le voci di bilancio errate e, in tal caso, verrà chiesta la Password; digitare RIS4 e il programma provvederà in automatico alla risistemazione delle incongruenze. SE IL NUMERO DELLE INCONGRUENZE E' SUPERIORE A 10 VIENE CONSIGLIATO DI CONTATTARE I TECNICI HALLEY IN QUANTO NON DOVREBBERO ESISTERNE COSI' TANTE. 3) CHIUSURA ESERCIZIO FINANZIARIO (data lavoro 31/12/2010) a) Chiusura e riaperture esercizio Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 1-CREAZIONE ARCHIVI NUOVO ANNO. Alla richiesta PROCEDO ALLA GENERAZIONE? rispondere SI per generare gli archivi. Verrà chiesta conferma, rispondere SI. Al termine comparirà il messaggio: GENERAZIONE NUOVO ESERCIZIO E ANDATA A BUON FINE! Nel caso tale messaggio non compaia si dovranno contattare i tecnici Halley. b) Creazione Bilancio Provvisorio (nuovo esercizio finanziario) Il bilancio provvisorio con cui ripartire il 1 Gennaio 2011 dovrà essere dato dagli stanziamenti del bilancio di previsione, se approvato entro il 31 Dicembre, o dalla situazione assestata 2010 se si approva dopo il 31 Dicembre. Durante la gestione del provvisorio, modificando gli impegni, gli accertamenti e le liquidazioni nell'anno precedente, verranno modificate le stesse operazioni relative all'anno corrente e verrà aggiornata la quota impegnata o accertata a residui. Per procedere con l apertura del provvisorio 2011, selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 2-CREAZIONE BILANCIO PROVVISORIO, quindi Continua. Inizialmente verrà chiesta la scadenza del Bilancio: IL BILANCIO DI PREVISIONE 2011 VIENE APPROVATO ENTRO IL 31 DICEMBRE 2010?" Rispondere NO se l'approvazione del Bilancio di Previsione è prevista dopo il 31 Dicembre oppure SI se l'approvazione è prevista prima del 31 Dicembre (la scelta fatta richiede sempre una successiva conferma).

3 Una volta indicata la risposta, viene riportata una nota in cui è evidenziato il comportamento della procedura in base alla scelta fatta. Una volta letta la nota, alla domanda Se è stato letto il messaggio, posso continuare? rispondere SI. Operazioni successive da seguire per effettuare l apertura del nuovo anno quando il bilancio di previsione scade dopo il 31/12. Selezionare Continua (senza modificare niente), comparirà: Stiamo per trasferire la Previsione Iniziale di COMPETENZA per creare il Bilancio Provvisorio per l'anno Procedo alla Generazione?, rispondere SI e confermare. La scelta fatta richiede sempre una successiva conferma. Rispondere SI alla domanda Calcolo Previsioni anziché trasferire Bilancio di Previsione?. Rispondere NO alla domanda Riporto previsione iniziale fatta sul bilancio di previsione?. Rispondere SI alla domanda Sono stati gestiti gli ulteriori codici del bilancio nell anno Vuoi trasferire tutti questi codici nel nuovo bilancio (anno 2011)? (compare solo nel caso in cui siano stati gestiti gli ulteriori codici). Al termine della creazione del bilancio provvisorio dovrà comparire il messaggio: Generazione del Bilancio terminata correttamente In caso contrario si dovranno contattare i tecnici Halley. Se l operazione viene conclusa correttamente, passare direttamente al punto C. Operazioni da eseguire per effettuare l apertura del nuovo anno quando il bilancio di previsione è stato approvato entro il 31/12. Selezionare Continua (senza modificare niente), comparirà: Stiamo per trasferire la Previsione Iniziale di COMPETENZA per creare il Bilancio Provvisorio per l'anno Procedo alla Generazione?, rispondere SI e confermare. La scelta fatta richiede sempre una successiva conferma. Rispondere No alla domanda Calcolo Previsioni anziché trasferire Bilancio di Previsione?. Verranno trasferite le previsioni fatte sul bilancio di previsione. Rispondere SI alla domanda Sono stati gestiti gli ulteriori codici del bilancio nell anno Vuoi trasferire tutti questi codici nel nuovo bilancio (anno 2011)? (compare solo nel caso in cui siano stati gestiti gli ulteriori codici). Al termine della creazione del bilancio provvisorio dovrà comparire il messaggio: Generazione del Bilancio terminata correttamente. In caso contrario si dovranno contattare i tecnici Halley.

4 c) Trasferimento a residui nuovo esercizio Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 3-TRASF. A RESIDUI NEL NUOVO ANNO e digitare Continua. Verranno create delle operazioni a residui nel nuovo esercizio con importo pari alla differenza tra quello dell'operazione e la quota pagata-incassata, per quanto concerne accertamenti, impegni (comprensivi dei sub-impegni) e liquidazioni. Verrà assegnato un nuovo numero progressivo, mentre rimarranno invariati il numero della delibera e le descrizioni. Tuttavia le operazioni generate nel nuovo anno potranno essere ricercate sia con il numero attribuito nel nuovo esercizio sia con il vecchio numero/anno inserimento. Verrà segnalato lo spazio disponibile negli archivi, che deve essere almeno pari al numero delle operazioni da generare. Nel caso in cui lo spazio fosse insufficiente, si dovrà selezionare la funzione 8-MANUTENZIONE 8-GESTIONE ARCHIVI 1-AMPLIAMENTO ARCHIVI scelta Ampliamento e OPERAZIONI GENERALI. Rispondere SI alla domanda "Procedo al trasferimento?". Rispondere SI alla domanda "Sei proprio sicuro?". Al termine verrà segnalato TRASFERIMENTO OPERAZIONI A RESIDUI TERMINATO CORRETTAMENTE! [RET] per continuare. In caso contrario sarà necessario contattare i tecnici Halley. d) Generazione impegni da mutui Non è obbligatorio generare questi impegni, in quanto si può decidere di pagare le quote dei mutui direttamente sugli stanziamenti di competenza tramite mandati a spesa fissa. Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 4-GENER. IMPEGNI DA MUTUI e digitare Continua. Questa funzione permette, per coloro che lo desiderano, di generare automaticamente gli impegni per il pagamento delle quote capitale ed interessi per il nuovo anno. Rispondere SI alla domanda Procedo alla generazione impegni da mutui?. SU CAUSALE IMPEGNO INDICO IMPORTO: Iniz. carico Ente Rata del mutuo digitare: [I] se si vuole che sulla descrizione della causale venga indicato l'importo iniziale a carico dell'ente, [R] se si vuole indicare l'importo della rata. Verrà richiesto numero, tipo e data di delibera ed i dati dell'eventuale approvazione, da indicare sugli impegni in generazione. Queste informazioni sono facoltative. Selezionare Procedo alla creazione. Comparirà il messaggio La creazione degli impegni in automatico da Mutui è terminata!. Se non esiste la disponibilità sul capitolo, la procedura non emetterà gli impegni. e) Trasferimento riporti partite vincolate Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 5-RIPORTI PARTITE VINCOLATE.

5 Se il cliente ha deciso di non procedere alla generazione degli impegni da mutui gli apparirà il messaggio NON SI E ESEGUITO IL LAVORO PRECEDENTE. CONTINUA UGUALMENTE?, in questo caso rispondere SI e procedere con l elaborazione. Rispondere SI alla domanda Procedo al trasferimento?. Comparirà il messaggio Trasferimento delle partite vincolate terminato correttamente. f) Trasferimento fatture associate a nuovo esercizio Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 6- TRASF.FATTURE ASSOCIATE A NUOVO. Alla domanda FATTURE PER SOLO CAPITOLO LE METTO A RESIDUI? Rispondere SI Rispondere SI alla domanda Procedo al trasferimento? Comparirà il messaggio Trasferimento delle fatture terminato correttamente. g) Creazione operazioni pluriennali Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 7-CREAZIONE OPERAZIONI PLURIENNALI. Selezionare Procedo alla creazione per iniziare la generazione. Comparirà il messaggio Generazione pluriennali andata a buon fine. Se alcune operazioni non possono essere create, il programma lo segnalerà con apposito messaggio, dando la possibilità di averne l'elenco in una stampa nella quale verrà specificata la causa della mancata generazione (Indisponibilità su capitolo, Operazione già generata, Importo=0, Capitolo mancante). Tali operazioni, una volta sistemati i problemi che ne hanno impedito la generazione, potranno essere inserite manualmente nel nuovo anno (dalla gestione degli Accertamenti/Impegni) o generate automaticamente nella gestione degli Accertamenti/Impegni Pluriennali. h) Apertura esercizio provvisorio Rispondere SI alla domanda Procedo all'apertura del nuovo esercizio?. Rispondere SI alla domanda "Sei proprio sicuro?". Al termine della funzione dovrà comparire il messaggio: APERTURA NUOVO ESERCIZIO TERMINATA CORRETTAMENTE!

6 Verificare l'effettiva apertura dell'esercizio provvisorio controllando che il messaggio visualizzato in alto nel menù principale sia: "Esercizio Competenza: 2011 PROVVISORIO". i) Stampa corrispondenza numero del residuo Selezionare la scelta 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 9-STAMPA CORRISPONDENZE RESIDUI. Permette di controllare il nuovo numero dell'operazione creata a residui da quella precedente (es. l'impegno numero 1876 del 2010 ha generato l'impegno a residui 754 del 2011 lasciando invariati tutti i dati precedenti compreso il numero della delibera). Per coloro che hanno gestito il bilancio DOPO il 31 Dicembre, una volta che non intendono più modificare in automatico il bilancio di previsione quando si va a lavorare nell'anno precedente, è necessario selezionare la data del 31/12/2010, andare nella funzione 8-MANUTENZIONE 3-CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO 10-SITUAZIONE CHIUSURE- RIAPERTURE ; selezionare [P]revisione, provvisorio e dati mandati e quindi indicare [0]= No sia sulla domanda Impegni Anno precedente adegua previsione che su Storni e Variazioni Anno precedente adegua previsione. In questo modo non verrà più aggiornato il Bilancio di Previsione automaticamente, anche se lo sarà ugualmente il provvisorio (fino a quando non verrà chiuso con l'apposita funzione di approvazione del provvisorio). ATTENZIONE! Per inserire il fondo iniziale di cassa per il nuovo anno (nel momento che la Vs. tesoreria vi darà tale dato), selezionare con data 2011 la funzione 8-MANUTENZIONE 1-DATI GENERALI PROCEDURA, nella seconda pagina, nel settore DATI GENERALI DELL'ENTE: indicare nel campo FONDO CASSA IN., sia il fondo iniziale di cassa per la cassa libera (nella colonna Senza Vincolo ), sia il fondo iniziale di cassa totale per tutte le partite vincolate (nella colonna Con Vincolo ). In automatico le due cifre verranno sommate e la somma verrà indicata nella colonna Totale. Terminato l'inserimento del fondo iniziale di cassa (confermando tutti gli importi inseriti con INVIO), premere la FRECCIA IN BASSO per uscire. Subito dopo l apertura dell anno, con data 2011, eseguire la stampa dei residui, dalla funzione 1-OPERAZIONI IN ENTRATA 4-ELENCHI ACCERTAMENTI 1ACCERTAMENTI oppure 2- OPERAZIONI IN USCITA 5-ELENCHI IMPEGNI 2-IMPEGNI-SUB IMPEGNI (selezionando Tutti e quindi Residui). Selezionare la data al 31/12/2010 ed eseguire la stesse funzioni impostando Aperti e successivamente Competenza + Residui. Confrontare le due stampe per verificare la corrispondenza degli importi indicati. Halley Lombardia Servizio Assistenza Software