Guida dell utente. Centro di fatturazione UPS

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1 Guida dell utente Centro di fatturazione UPS 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, il marchio UPS e il colore marrone sono marchi commerciali di United Parcel Service of America, Inc. Tutti i diritti riservati. it_it

2 Indice Centro di fatturazione UPS Accesso al Centro di fatturazione UPS...1 Registrazione....3 Il Centro di fatturazione UPS rappresenta un applicazione sicura, basata sul Web per la presentazione e il pagamento delle fatture, che offre la possibilità di registrarsi per visualizzare le proprie fatture UPS in diversi formati (online, PDF, CSV e XML), contestare gli addebiti, generare report ed effettuare pagamenti online. Panoramica....5 Fattura....6 Pagamento Relazioni Amministrazione/Profilo Assistenza i

3 Accesso al Centro di fatturazione UPS Andare alla home page ups.com. Selezionare la scheda Il Mio UPS nella parte superiore della pagina. È visualizzato il menu a discesa. Selezionare dal menu a discesa Fatturazione. 1

4 Accesso al Centro di fatturazione UPS (cont.) Per registrarsi, selezionare il collegamento Registrarsi al Centro di fatturazione UPS. In caso di precedente iscrizione al Centro di fatturazione UPS, selezionare Accedi. Se non è già stato effettuato l accesso a Il Mio UPS è necessario effettuarlo. Se non si dispone di un ID per Il Mio UPS, selezionare Registrati ora per creare un ID e una password. In tal modo si ottiene l accesso alle applicazioni su ups.com, incluso il Centro di fatturazione UPS. 2

5 Registrazione Autenticazione della fattura del conto Sarà necessario autenticare il codice cliente attraverso una fattura codice cliente (Convalida) per confermare di avere attualmente accesso alle informazioni sulle fatture di ciascun codice cliente da registrare nel Centro di fatturazione UPS. Sarà necessario fornire le seguenti informazioni prendendole da una delle ultime tre fatture generate nei 45 giorni precedenti, al fine di effettuare l autenticazione del Codice Cliente UPS: Numero della fattura Importo dovuto per questo periodo Data della fattura ID di controllo Nota: la registrazione a un piano di pagamento consolidato richiede che le informazioni siano fornite da una fattura di riepilogo del piano. 3

6 Registrazione (cont.) Autenticazione della fattura del conto (cont.) Una volta avvenuta correttamente la registrazione del conto nel Centro di fatturazione UPS si verrà informati. Le informazioni di pagamento si possono aggiungere dopo aver completato la registrazione. È possibile aggiungere ulteriori conti attraverso la scheda Amministrazione dopo aver effettuato l accesso al Centro di fatturazione UPS. Premendo il pulsante Continua, si apre la Pagina iniziale del Centro di fatturazione UPS. 4

7 Panoramica Le schede si trovano nella parte superiore di tutte le schermate del Centro di fatturazione UPS. Tali schede possono essere selezionate per utilizzare varie caratteristiche e funzionalità. È possibile visualizzare e/o selezionare i seguenti elementi chiave dalla Pagina iniziale: Saldo attuale (importo dovuto) per tutta la Società (somma di tutti i codici cliente (conti) selezionati dalla società) Impostazione dei pagamenti automatici Conti registrati in Pagamenti automatici Pulsante Paga subito per accedere all area Pagamenti 5

8 Fattura Dalla scheda Fattura è possibile accedere alle informazioni di Riepilogo fattura e Dettagli fattura, nonché ai formati online, PDF, CSV e XML delle fatture. È inoltre possibile contestare gli addebiti. Riepilogo e dettagli della fattura Nella scheda Fattura, selezionando Riepilogo società sono visualizzate le seguenti informazioni sullo stato delle fatture. Aperto/Scaduto Scaduto Pagamento in sospeso Aperto Pagamento minore/ Adeguamento Pagamento respinto Pagato Pagamento maggiore/ Adeguamento Chiuso È possibile fornire i seguenti criteri di ricerca per vedere informazioni specifiche per fatture nazionali/di esportazione e importazione: Data della fattura Numero di conto Stato della fattura Numero della fattura Tipo di fattura È necessario selezionare un numero della fattura per visualizzare le informazioni dettagliate sulla fattura. Cronologia fatture La funzione Storico archivio nell ambito del Centro di fatturazione consente di: Recuperare fatture vecchie risalenti fino a 52 settimane prima Scaricare più fatture in un unica volta in un unico file consolidato 6

9 Fattura (cont.) Riepilogo e dettagli della fattura (cont.) Dalla schermata Informazioni sulla fattura è possibile visualizzare le informazioni chiave della fattura. Se si dispone dell autorizzazione per effettuare pagamenti si avrà l accesso al pulsante Paga subito per avviare i pagamenti dalla schermata Informazioni sulla fattura. Visualizza PDF Selezionare PDF per visualizzare la versione in PDF di una fattura. Stampa matrice della rimessa Selezionare la Matrice della rimessa per visualizzare e stampare una matrice della rimessa. Scarica CSV File UPS Billing Data Selezionare Dati di fatturazione UPS per visualizzare 250 elementi di dati nel formato CSV. File XML Data Selezionare Formato dati XML per i dati della fattura in formato XML. Versione per la stampa Selezionare Versione per la stampa per visualizzare e stampare una copia della pagina. 7

10 Fattura (cont.) Adeguamenti/Contestazioni Dalla schermata Informazioni sulla fattura è possibile contestare gli addebiti selezionando il pulsante Contestazione. 8

11 Fattura (cont.) Adeguamenti/Contestazioni (cont.) Selezionando il pulsante Contestazione dalla schermata Dettagli della spedizione, viene visualizzato il modulo Transazione contestazione. È necessario compilare il modulo inserendo i dati nei campi richiesti. La richiesta di adeguamento sarà esaminata e, se approvata, verrà applicato un credito alla fattura successiva. Nel caso in cui la richiesta di adeguamento non venga approvata, si verrà contattati direttamente tramite . Dopo aver inoltrato il modulo Transazione contestazione, verrà visualizzato un messaggio che informa che l adeguamento è stato inoltrato correttamente. 9

12 Pagamento La scheda Pagamento consente di impostare e/o disporre il pagamento di una fattura. L Amministratore della società deve assegnare agli utenti il ruolo che consente loro di saldare le fatture. Solo l'amministratore può impostare un Conto di pagamento. Vi sono quattro moduli di pagamento: Pagamenti una tantum Pagamenti automatici Attività di pagamento Conti di pagamento Conti di pagamento Prima di poter iniziare i pagamenti elettronici nel Centro di fatturazione UPS, è necessario aprire almeno un Conto di pagamento. È possibile aggiungere Conti di pagamento o visualizzare, modificare o eliminare conti esistenti. Dalla scheda Conti di pagamento nell'area Pagamento del Centro di fatturazione UPS, selezionare Aggiungi conto bancario per aprire un Conto di pagamento. (per i conti già creati, selezionare Modifica per aggiornare le informazioni sul conto oppure Elimina per rimuovere un conto). 10

13 Pagamento (cont.) Conti di pagamento (cont.) Successivamente viene visualizzata la schermata in cui aggiungere le informazioni del conto bancario. È necessario inserire le informazioni nei campi richiesti appropriati. Nel campo Nome del conto di pagamento inserire solo caratteri alfanumerici. Nota: i caratteri speciali (ad #, *,?) non sono supportati dal campo Nome del conto di pagamento. 11

14 Pagamento (cont.) Pagamenti una tantum Utilizzando l opzione Pagamenti una tantum, è necessario avviare il pagamento a UPS per ciascuna fattura da saldare. Nota: per programmare i pagamenti nel Centro di fatturazione UPS, è necessario aver creato almeno un Conto di pagamento. Ogni volta è necessario selezionare una fattura da pagare. È possibile selezionare più fatture, per sveltire il pagamento, selezionando la casella di spunta nella parte superiore che seleziona tutte le fatture in sospeso, oppure selezionando solo le fatture che si desidera saldare. In seguito, viene richiesto di inserire la Data del pagamento e selezionare il Conto di pagamento desiderato. Nota: se la fattura va pagata alla ricezione, come giorno predefinito viene selezionato il giorno corrente. Viene quindi visualizzata una schermata di conferma Pagamenti una tantum in cui viene richiesto di confermare la fattura e il relativo l'importo; dopo aver confermato selezionare Avanti. 12

15 Pagamento (cont.) Pagamenti automatici Pagamenti automatici consente di impostare i pagamenti per qualsiasi fattura presentata nel Centro di fatturazione UPS. Nota: tutte le fatture in sospeso devono essere pagate utilizzando la funzione Pagamento una tantum prima di impostare Pagamenti automatici. Per impostare Automatic Payments, gli utenti devono: Selezionare la scheda Pagamento e quindi Pagamenti automatici Selezionare Aggiungi pagamento automatico e quindi Avanti Selezionare il Numero di conto Utilizzando il menu a comparsa, selezionare Conto di pagamento Fornire Importo dovuto, Data del trasferimento del pagamento e Periodo di validità Selezionare Avanti Verificare Dettagli del pagamento automatico e selezionare Conferma Pagamenti automatici può essere aggiornato dalla schermata Gestione pagamenti automatici. Selezionare Modifica o Annulla per arrestare l operazione. Pagamenti automatici resta in vigore finché non viene annullato o fino alla data specificata. 13

16 Pagamento (cont.) Attività di pagamento Nella scheda Attività di pagamento è possibile visualizzare i Pagamenti una tantum o i Pagamenti automatici. Nel Centro di fatturazione UPS è disponibile l'attività di pagamento relativa a massimo un anno. Se un pagamento non è stato elaborato, è possibile modificare la data del pagamento o annullare i pagamenti programmati. 14

17 Relazioni La scheda Relazioni (report) porta i clienti al download dello strumento di analisi della fatturazione (Billing Analysis Tool). I clienti sono indirizzati alla pagina di download. 15

18 Amministrazione/Profilo La scheda Amministrazione è disponibile se si ricopre il ruolo di Amministratore. Gli amministratori possono aggiungere e gestire utenti e conti, profili di utenti e notifiche . La scheda Profilo è disponibile se non si ricopre il ruolo di Amministratore e permette di gestire le notifiche . Panoramica dell amministratore In Amministrazione vi sono tre schede: Gestione aziendale Gestione utenti Notifica Gestione aziendale In Gestione aziendale vi sono quattro schede: Aggiungi codici cliente Visualizza codici cliente registrati Gestione registrazione Gestione pagamenti 16

19 Amministrazione/Profilo (cont.) Amministratore utenti In qualità di Amministratore da questa schermata è possibile visualizzare, modificare, eliminare e aggiungere utenti. Per aggiungere un nuovo utente è necessario inserire l ID di Il Mio UPS e l indirizzo associato e assegnare un ruolo all utente. Ruoli disponibili: Visualizza Soltanto, Visualizza e Adegua, Visualizza e Paga, Visualizza, Paga e Adegua, Gestione Piano, Amministrazione. Sarà visualizzato un messaggio che informa che l utente è stato aggiunto correttamente. L utente aggiunto appare nell elenco utenti sotto i risultati della ricerca. Per aggiornare/modificare il ruolo dell utente, selezionare Modifica ruolo. Per rimuovere un utente dal Centro di fatturazione UPS, selezionare Elimina utente. 17

20 Amministrazione/Profilo (cont.) Amministratore aggiungi conto Per autenticare un conto nella sezione Aggiungi conto (codicd cliente), è necessario fornire il numero di conto, il numero della fattura, l importo della fattura, la data della fattura e l ID di controllo presenti su una fattura precedente. Nota: dopo l avvenuta autenticazione del conto viene visualizzato un messaggio. 18

21 Amministrazione/Profilo (cont.) Amministratore gestisci conto In qualità di Amministratore si hanno i diritti su tutti gli account del profilo della società e sono automaticamente associati a tutti i conti. Gli utenti non amministratori non sono assegnati automaticamente ad alcun codice cliente e non possono visualizzare le informazioni di conti cui non sono assegnati. Gli utenti non amministratori devono essere assegnati da un Amministratore mediante Gestione accesso. 19

22 Amministrazione/Profilo (cont.) Amministratore Notification (Notifica) Tutti gli utenti possono gestire le preferenze dalla scheda Notifica. Vengono visualizzate tutte le opzioni di notifica via . È necessario selezionare tutte le caselle desiderate per ricevere un quando si verifica un'attività specifica nel Centro di fatturazione UPS. Si può aggiornare un indirizzo accedendo al proprio profilo Il Mio UPS da ups.com. Non amministratore 20

23 Assistenza È possibile ottenere assistenza dalla scheda Assistenza nel Centro di fatturazione UPS da ups.com che consente di: Accedere alle informazioni di aiuto disponibili nel Centro di fatturazione UPS Contattare UPS tramite compilando un modulo Web in ups.com Dopo averlo compilato, selezionare il pulsante Avanti nella parte inferiore della schermata. Compilare i campi delle informazioni, selezionando Centro di fatturazione UPS e inserire le proprie domande o commenti. Selezionare il pulsante Invia nel lato in basso a destra della schermata. Contattare UPS tramite telefono 21

24 Assistenza (cont.) Assistenza telefonica È anche possibile contattare telefonicamente UPS per domande riguardanti le proprie fatture o per problemi di assistenza tecnica relativi al Centro di fatturazione UPS. Tuttavia, i numeri telefonici variano in base al problema. Fattura nazionale Fattura di importazione Assistenza tecnica Domande su fatturazione nazionale/di importazione: Per domande relative alla fatturazione, è possibile utilizzare il numero di assistenza clienti per fatturazione nazionale o di importazione. Fattura nazionale: Fattura di importazione: Assistenza tecnica: Per porre domande di natura tecnica chiamare il numero Domande frequenti: Inviare una richiesta tramite