Omnia Web Timesheet. Manuale utente

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1 Omnia Web Timesheet Manuale utente

2 Revisioni Data Versione Autore Note Alberto Fedrici Prima release Alberto Fedrici Funzionalità inserimento note

3 Indice 1. Introduzione Prima connessione Menu principale Gestione fogli presenze... 5 Stati dei fogli presenze:... 6 Transizioni di stato: Compilazione foglio presenze Notifiche Operazioni automatiche Correzione fogli presenze chiusi... 9

4 1. Introduzione Omnia Web Timesheet è l applicazione web utilizzata da Omnia Comunicazioni per registrare mensilmente i giorni di presenza dei propri collaboratori. 2. Prima connessione L account utente può essere creato unicamente dal personale amministrativo. Una volta creato l utente riceverà una mail, sulla sua mailbox aziendale, contenente le credenziali per l accesso al sistema. Una volta effettuato l accesso, e solo la prima volta, verrà presentata una nota informativa che l utente dovrà accettare per poter continuare ad utilizzare il sistema. 3. Menu principale In questa pagina vengono mostrate le informazioni relative all utente e le attività consentite dal suo ruolo (Gestione fogli presenze). Cliccando sul link modifica viene data la possibilità di aggiornare alcune informazioni quali il nome e il cognome (nel caso sia necessario correggere eventuali errori di compilazione da parte del personale amministrativo), la data di nascita e il codice fiscale. La voce cliente primario indica il cliente presso il quale l utente si trova con maggiore frequenza. Da questa informazione dipendono i termini di compilazione dei fogli presenze.

5 In modalità modifica viene visualizzato il link Cambia password che da la possibilità di cambiare la propria password. Verrà chiesto all utente di inserire la password corrente, la nuova password e la conferma della stessa. 4. Gestione fogli presenze In questa pagina vengono elencati i fogli presenze compilati dall utente. Se non esiste ancora un foglio presenze per il mese corrente, viene visualizzato il link Nuovo foglio presenze che ne permette la creazione.

6 Per ogni foglio presenze vengono mostrati: il mese di riferimento, lo stato di compilazione il totale delle ore di presenza, di assenza e delle ore aggiuntive da riportare in fatturazione. Se il foglio presenze si trova in uno stato modificabile viene visualizzato il link Aggiorna altrimenti viene mostrato il link Visualizza. Se il foglio si trova in stato Nuovo viene data la possibilità di eliminarlo. Stati dei fogli presenze: Nuovo: Fatturazione: Aggiornamento: Consuntivazione: Rettifica: foglio presenze appena creato, non necessariamente compilato. foglio presenze compilato. Contiene le registrazioni relative ai giorni antecedenti la data di fatturazione configurata per il cliente primario al quale l utente è assegnato, e le stime di presenza per i giorni successivi a tale data fino alla fine del mese. fase di compilazione intermedia durante la quale i dati di presenza stimati in fatturazione vengono confermati o corretti. foglio presenze compilato alla fine del mese. I dati di presenza stimati in fatturazione devono essere qui confermati o corretti per riflettere i dati reali di presenza. Il foglio in questo stato è da considerarsi chiuso. stato attivabile solo dall utente amministrativo per consentire all utente di correggere il contenuto di un foglio presenze successivamente alla sua chiusura (stato Consuntivazione ). Transizioni di stato: 5. Compilazione foglio presenze Cliccando sul link Aggiorna si accede alla pagina di compilazione del foglio presenze. Vengono visualizzati sulla sinistra il totale delle ore di presenza ed assenza dichiarate e le stesse informazioni aggregate per cliente presso il quale è registrata la presenza o per motivazione di assenza. Sulla

7 destra viene visualizzato il calendario del mese. Cliccando sul link Modifica è possibile specificare le ore aggiuntive da riportare in fatturazione. La compilazione del foglio avviene tramite il pannello che si apre cliccando su uno qualsiasi dei giorni del mese; qui è possibile inserire le registrazioni relative il numero di ore di presenza effettuate nello specifico giorno e il cliente presso il quale tali ore sono state effettuate. Dopo aver indicato il numero di ore e selezionato il cliente è sufficiente cliccare sul link Aggiungi per inserire la registrazione. Per rimuovere una registrazione è sufficiente cliccare sull icona a forma di cestino ( ) alla destra di essa. In maniera analoga è possibile specificare le ore di assenza e le relative motivazioni. Per contratti part-time è prevista la motivazione Da contratto. Una volta completato l inserimento dei dati del giorno è possibile effettuarne la copia sui giorni lavorativi precedenti o successivi al giorno selezionato cliccando rispettivamente sulle icone. e

8 Il sistema visualizza un icona di allarme per tutti i giorni non compilati correttamente, cioè per i quali il totale di ore di presenza ed assenza dichiarate è inferiore ad 8. E possibile inserire note utili all amministrazione (es. riferimenti a certificati medici di malattia) a completamento del foglio presenze compilato.

9 Terminata la compilazione del foglio, è necessario confermarne il contenuto ponendolo in stato Fatturazione o Consuntivazione dipendentemente da quanto richiesto dal personale amministrativo. 6. Notifiche Il sistema invia all utente alcuni messaggi di notifica via quando è richiesta un azione da parte di quest ultimo, cioè nei casi in cui: 1. Durante i tre giorni precedenti la scadenza della data di fatturazione configurata per il cliente al quale l utente è assegnato se quest ultimo non ha ancora compilato e messo in stato Fatturazione il foglio presenze relativo al mese corrente. 2. Durante gli ultimi i tre giorni del mese se l utente non ha ancora compilato e messo in stato Consuntivazione il foglio presenze relativo al mese corrente. 3. Ad inizio mese se l utente non ha ancora compilato e messo in stato Consuntivazione il foglio presenze relativo al mese precedente. 7. Operazioni automatiche Il sistema effettua alcune operazioni automatiche: 1. A fine mese mette in stato Consuntivazione i fogli presenze relativi al mese corrente che non sono stati ancora posti in tale stato. 2. A fine mese crea i fogli presenze relativi al mese corrente per tutti gli utenti che non hanno ancora provveduto a compilare il proprio foglio presenze. Tali fogli creati automaticamente sono messi in stato Rettifica. 8. Correzione fogli presenze chiusi Nel caso ci sia la necessità di correggere il contenuto di un foglio presenze già chiuso (stato Consuntivazione ) è necessario contattare il personale amministrativo affinché questo modifichi in

10 Rettifica lo stato del foglio. Una volta in questo stato l utente può modificarne il contenuto e porre nuovamente il foglio in stato Consuntivazione.