Dexma Newsletter System

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1 Dexma Newsletter System Quick Reference

2 Indice Indice Introduzione a Postletter Richiesta di un account Demo Liste di invio Creazione di una lista Andare alla lista degli utenti Cancellazione di tutti gli utenti di una lista Gestione di utenti Caricamento di utenti da file Gestione dei messaggi Gestione di messaggi per la newsletter Creazione di un messaggio Pagine di unsubscription personalizzate Pagine per la raccolta di indirizzi

3 1 Introduzione a Postletter Postletter è un sistema di marketing, che consente di gestire la creazione e l invio di newsletter ai propri clienti. Per utilizzare Postletter si può acquistare un utenza sul nostro sistema e gestire le newsletter senza bisogno di installare alcun software aggiuntivo. Il costi del servizio prevedono: una cifra di setup iniziale per l impostazione del sistema e la creazione di una pagina di unsubscription personalizzata un costo mensile che viene stabilito in relazione al numero di invii che si intende effettuare. Il sito ufficiale di postletter è: 2 Richiesta di un account Demo Se volete provare le caratteristiche del sistema potete attivare, senza alcun impegno un account demo, della durata di quindici giorni, che consente l invio di 30 messaggi di prova. Per l attivazione della demo, cliccare sulla voce Demo nel menù a sinistra del sito di postletter e riempire la form mostrata in Figura 1. Dopo aver verificato i dati immessi vi invieremo sul vostro indirizzo di posta elettronica una di conferma dell avvenuta attivazione del servizio. Dopo la conferma di attivazione, ciccare sulla voce Login nel menù a sinistra ed utilizzare il proprio utente e la propria password per effettuare l accesso al sistema. Se i dati inseriti sono corretti, nel menù a sinistra comparirà il vostro nome utente e il numero di invii ancora a vostra disposizione, come è visibile in Figura 2. 3

4 Figura 1 - Richiesta di un account demo 4

5 Figura 2 - Dati dell'utente 3 Liste di invio 3.1 Creazione di una lista Postletter consente di inviare le newsletter ad un gruppo di uno o più utenti denominato Lista. Per visualizzare l elenco delle liste disponibili, cliccare sulla voce Liste nel menù del sito. Dalla finestra di riepilogo, utilizzare il pulsante Nuova lista per creare una nuova lista, oppure ciccare sull icona di cancellazione o di modifica per gestire una lista esistente, come mostrato in Figura Andare alla lista degli utenti Nella maschera di gestione della Lista, il pulsante Lista utenti riporta all elenco di tutti gli utenti inseriti nella Lista. 3.3 Cancellazione di tutti gli utenti di una lista Nella maschera di gestione della Lista, il pulsante Cancella tutti gli utenti elimina tutti gli utenti presenti in questa Lista. Attenzione!!! La funzione di cancellazione rimuove definitivamente gli utenti dal database, eliminandoli anche da tutte le altre liste. 5

6 Se si desidera invece eliminare un utente solo da una specifica lista, seguire le istruzioni al punto 4 di questo manuale. Figura 3 - Gestione liste 4 Gestione di utenti Un utente in Postletter corrisponde ad un singolo indirizzo di posta elettronica, non è possibile perciò caricare più volte lo stesso indirizzo . 6

7 Per gestire gli utenti utilizzare la voce Utenti nel menù del sito, la quale riporta ad una maschera di gestione visibile in Figura 4. Da questa maschera è possibile impostare un filtro per visualizzare solo gli utenti di una determinata lista ed effettuare la creazione, la modifica e la cancellazione di utenti. Nella scheda di gestione di ogni utente, visibile in Figura 5, è possibile impostare il nome dell utente, l indirizzo di posta elettronica, le liste a cui l utente appartiene e la sua eventuale disabilitazione. La scheda mostra inoltre il numero di errori di invio che ha riportato. Il sistema disabilita automaticamente un utente che ha un numero di errori pari o superiore a tre, perché si assume che se l utente non riesce a ricevere posta l indirizzo sia sbagliato o non funzionante correttamente. 7

8 Figura 4 - Gestione utenti 8

9 Figura 5 - Scheda utente 5 Caricamento di utenti da file Postletter consente di caricare utenti nel sistema direttamente da un file con campi delimitati da virgole e costruito con il seguente tracciato: Indirizzo , Cognome, Nome Ad esempio un file da caricare potrebbe avere la struttura seguente: [email protected], Rossi, Mario [email protected], Verdi, Pietro [email protected], Gialli, Milena Il caricamento si effettua tramite la voce Caricamento utenti nel menù principale del sito. E necessario selezionare una lista a cui attribuire gli utenti che verranno caricati. 6 Gestione dei messaggi 6.1 Gestione di messaggi per la newsletter La gestione di messaggi da inviare come newsletter viene effettuata attraverso la voce Messaggi del menù principale. Nella finestra di gestione, visibile in Figura 6, sono elencati tutti i messaggi creati ed il loro stato: 9

10 Draft: Il messaggio è stato creato e non è ancora stato inviato. Può essere ancora modificato dall utente o cancellato. Submitted: Il messaggio è stato accodato per l invio, il sistema effettuerà la spedizione appena possibile, se si tratta di un messaggio immediato, oppure nella data prevista di invio se si tratta di un messaggio schedulato in data futura. Attenzione!!! In questa versione di Postletter non è possibile annullare l invio mentre il messaggio è in questo stato. Sent: Il messaggio è stato inviato dal sistema e non può più essere modificato o cancellato. È possibile visualizzare le informazioni sui dati di invio del messaggio. Cliccando su un messaggio si accede alla schermata di riepilogo delle informazioni del messaggio( Figura 7): Mittente del messaggio Informazioni sulla data di creazione e modifica Stato del messaggio Numero di invii totali e numero di letture da parte dei clienti che lo hanno ricevuto. Il numero di letture è da considerarsi solo indicativo, poiché molti programmi di posta elettronica bloccano l utilizzo degli script remoti che vengono utilizzati per tracciare la lettura dei messaggi. Numero di errori di trasmissione Numero di cancellazioni. Il dettaglio delle cancellazioni è visualizzabile cliccando sul numero mostrato. Nella parte sottostante della finestra sono disponibili le opzioni per agire sul messaggio: Visualizza testo: mostra la parte solo testo del messaggio. Per maggiori dettagli sul formato del messaggio consultare il punto 6.2 di questo manuale. Visualizza HTML: mostra la parte HTML del messaggio. Per maggiori dettagli sul formato del messaggio consultare il punto 6.2 di questo manuale. Modifica messaggio: l opzione è disponibile solo per messaggio non inviati. Cancella messaggio: l opzione è disponibile solo per messaggio non inviati. Invia: l opzione è attiva solo per messaggi non inviati. Dopo aver attivato l invio il messaggio verrà spedito in un tempo massimo di 10 minuti, se si tratta di un messaggio immediato, oppure al raggiungimento della data prevista, se si tratta di un messaggio schedulato. Reinvia: questa opzione è attiva solo per messaggi già contrassegnati come inviati, e consente di ritentare l invio nel caso in cui quello precedente fosse 10

11 stato interrotto. Ogni destinatario riceve comunque una sola volta il messaggio. Duplica messaggio: duplica il contenuto di un messaggio esistente. Figura 6 - Gestione messaggi 11

12 Figura 7 - Visualizzazione messaggio 6.2 Creazione di un messaggio La finestra di creazione del messaggio (Figura 8) consente di creare un messaggio newsletter e di impostarne la data di invio. Il messaggio può essere creato utilizzando un editor HTML esterno ed incollando il codice HTML all interno di Postletter, oppure realizzato tramite l editor HTML interno. La selezione del tipo di editor da utilizzare si effettua tramite un box di selezione presente nella pagina. Attenzione!!! Poiché l editor interno non consente di 12

13 inserire tag HTML di pagina quali: <HEAD> o <BODY>, ma solo tag che modifica la struttura del testo, il passaggio da una modalità all altra potrebbe danneggiare il codice eventualmente inserito a mano. Si consiglia di utilizzare l editor interno per newsletter semplici e di importare il codice HTML per newsletter con una grafica elaborata, nella quale è necessario intervenire ad esempio sul colore di sfondo o utilizzare stylesheet particolari. Nella finestra sono presenti le seguenti voci: Oggetto: oggetto della mail ricevuta dal cliente Da: mittente della mail ricevuta dal cliente Messaggio di cancellazione: se lasciato in bianco non sarà aggiunto alla mail nessun messaggio di cancellazione, altrimenti sarà aggiunto il testo scritto in questo campo più la parola Link, collegata ad una form che consentirà al cliente di cancellarsi dalla newsletter. Invia il: impostando una data ed un ora diversa da quella attuale si attiva la schedulazione del messaggio, che verrà inviato solamente nella data stabilita. Messaggio HTML: messaggio in formato HTML (visualizzato dalla maggior parte dei client di posta moderni) Messaggio testo: messaggio alternativo in formato testo per vecchi client di posta che non supportano la visualizzazione di in formato HTML Copia oggetti e immagini nella mail: include nella mail gli oggetti collegati e le immagini. Attenzione!!! Questa opzione è utilizzabile solo con l editor interno di Postletter, che comprende anche un piccolo tool di gestione delle immagini attivabile con il pulsante Inserisci oggetto Colore del link di unsubscribe: colore del testo per il link di unsubscribe, da impostare se si è cambiato il colore di sfondo della pagina dal tradizionale bianco. Invia a: selelezione delle liste a cui inviare il messaggio. 13

14 Figura 8 - Creazione di un messaggio 7 Pagine di unsubscription personalizzate La pagina di unsubscription per i messaggi inviati ha un formato standard che utilizza l impostazione grafica del sito di Postletter. L attivazione di un account comprende la realizzazione di una pagina di unsubscription personalizzata con grafica fornita dal cliente. 8 Pagine per la raccolta di indirizzi Qualora il cliente volesse raccogliere i propri indirizzi direttamente tramite il sistema postletter, siamo disponibili alla realizzazione di form di raccolta personalizzate. 14