REGISTRO DELLE MODIFICHE

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1 TITOLO DOCUMENTO: - TIPO DOCUMENTO: Documento di supporto ai servizi Manuale WebMail EMESSO DA: I.T. Telecom S.r.l. DATA EMISSIONE N. ALLEGATI: STATO: 03/11/ REDATTO: M. Amato VERIFICATO: F. Galetta APPROVATO: M. Donatone LISTA DI DISTRIBUZIONE: Documento Pubblico REGISTRO DELLE MODIFICHE REVISIONE DESCRIZIONE EMISSIONE 00 Prima emissione 03/11/ Descrizione utilizzo caselle istituzionali 14/12/2010 Modifica paragrafo //2011 Documento Pubblico Pag. 1 di 27

2 Sommario Sommario INTRODUZIONE Obiettivi WEBMAIL Accesso alla webmail Aiuto Cambia Mailbox Cambio Password La sezione di accesso alle cartelle di Menù Messaggi in arrivo Menù Scrivi Messaggio Menù Ricevute Menù Posta Indesiderata Menù Bozze Menù Messaggi Inviati Menù Gestione Cartelle La sezione di Ricerca, Rubrica e Opzioni Menù Ricerca Menù Rubrica Menù Opzioni Documento Pubblico Pag. 2 di 27

3 1 INTRODUZIONE 1.1 Obiettivi Scopo del presente documento è descrivere le caratteristiche del servizio di webmail relativo alla PEC di I.T. Telecom S.r.l. 2 WEBMAIL 2.1 Accesso alla webmail L accesso alla webmail della piattaforma PEC di I.T. Telecom S.r.l., avviene attraverso il sito Sarà visualizzata una schermata per l inserimento delle credenziali, a questo punto inserire le credenziali e cliccare su Entra. Viene quindi visualizzato l elenco dei messaggi in arrivo presenti nella casella dell utente. A questo punto, a seconda di come è stata impostata la tua utenza dall Incaricato alla Registrazione, al primo collegamento il sistema potrebbe chiederti di cambiare la password per l accesso. In questo caso, inserisci la nuova password e annotala in un luogo sicuro. Documento Pubblico Pag. 3 di 27

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5 Una volta collegato alla webmail, avrai a tua disposizione un interfaccia grafica di tipo HTML con un menù (vedi figura) che prevede 2 sezioni, una per la gestione della posta elettronica certificata ed una per la gestione dei contatti, dei moduli di ricerca e delle opzioni. La prima delle due sezioni, in particolare, prevede 7 Sottosezioni. Posta in arrivo In questa cartella sono visualizzati tutti i messaggi di posta presenti nella webmail che non siano stati archiviati. Scrivi Messaggio Attraverso questa voce di menu è possibile comporre un nuovo messaggio di posta elettronica certificata Ricevute Visualizza le ricevute di accettazione della mail da parte del sistema, di consegna al destinatario ed eventuali messaggi di errore. Posta Indesiderata In questa cartella vengono posti automaticamente i messaggi in arrivo che vengono identificati come SPAM Bozze Contiene tutti i messaggi creati o editati che non sono ancora stati inviati. Messaggi inviati Sono automaticamente archiviati in questa cartella tutti i messaggi inviati tramite webmail. Gestione Cartelle Permette di creare nuove cartelle, e di eliminare o spostare le cartelle esistenti La seconda sezione prevede a sua volta altre 3 Sottosezioni : Ricerca Consente di ricercare un messaggio presente in casella secondo vari criteri di ricerca Rubrica Permette di gestire i contatti o le liste di distribuzione personali Opzioni Consente di configurare le impostazioni della casella per la ricezione della posta ordinaria, l impostazione degli avvisi e il servizio di inoltro dei messaggi Nei paragrafi che seguono descriviamo in maggiore dettaglio queste funzioni. Nella pagina sono inoltre presenti le funzioni di Documento Pubblico Pag. 5 di 27

6 Aiuto Permette di consultare l help in linea dell applicazione Cambia Mailbox Consente l accesso alle eventuali altre caselle di PEC intestate Cambia Password Permette di modificare la password per l accesso tramite client di posta. Esci Pemette di effettuare il logout dalla webmail Documento Pubblico Pag. 6 di 27

7 2.1.1 Aiuto Selezionando questa voce viene aperta una nuova pagina con l help in linea (vedi figura) Cambia Mailbox Selezionando questa voce potrai accedere all elenco delle tue caselle di PEC, dal quale potrai scegliere la casella di tuo interesse. Documento Pubblico Pag. 7 di 27

8 2.1.3 Cambio Password Attraverso questa funzione (vedi figura) ti sarà possibile modificare in qualsiasi momento la password per l accesso a tutte le caselle a te intestate. Per modificare la password, dovrai scrivere la vecchia password nel campo Password Corrente, la nuova password prima nel campo Nuova Password e poi nel campo Conferma Password e infine cliccare su Salva. Per tornare alla schermata precedente, potrai cliccare su Annulla. Documento Pubblico Pag. 8 di 27

9 2.2 La sezione di accesso alle cartelle di Menù Messaggi in arrivo Il menù "Messaggi in Arrivo" ti consente di visualizzare l'elenco di tutti i messaggi presenti nella mailbox. Potrai ordinare i messaggi presenti in questa cartella, cliccando sull intestazione di una delle seguenti colonne: Da: ordinato per mittente in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto: in ordine alfabetico sia crescente che decrescente. Data: in ordine sia crescente che decrescente Inoltre nella sezione superiore avrai la possibilità di selezionare / deselezionare tutti i messaggi della pagina attraverso la voce «Selezionare : Tutti, Nessuno» ed utilizzando il menu a tendina «Azioni» mostrato nella figura seguente effettuare diverse operazioni (stampare, contrassegnare, spostare) su uno o più messaggi selezionati. Sempre dalla sezione superiore sarà inoltre possibile scorrere fra le diverse pagine di messaggi in arrivo. Documento Pubblico Pag. 9 di 27

10 Nel caso di una casella individuale nell elenco dei messaggi troverai indicate le voci che seguono (vedi figura) : All. - allegati La presenza dell'icona indica che la mail contiene uno o più file allegati. Pri. - Priorità Un icona visualizza se un messaggio abbia priorità alta o bassa (nessun icona per priorità normale) Sign. - certificazione Indica la certificazione del messaggio ed è contrassegnata dall'icona se il messaggio è di PEC. Cliccando sull'icona vedrai comparire una finestra nella quale viene visualizzato il certificato relativo al messaggio selezionato. Da Oggetto Data: Se invece il messaggio è di PEO, verrà visualizzata l icona. Indica il mittente del messaggio. Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Cliccando sull'oggetto potrai accedere alla lettura al messaggio stesso. Indica la data in cui il messaggio è stato ricevuto. Documento Pubblico Pag. 10 di 27

11 Nel caso di una casella multiutenza (istituzionale) nell elenco dei messaggi troverai indicate le voci che seguono (vedi figura) : All. - allegati La presenza dell'icona indica che la mail contiene uno o più file allegati. P.I. presa in carico Pri. - Priorità Sign. - certificazione Per i messaggi di PEC indica lo stato del singolo messaggio e ne consente la lavorazione: il messaggio non è stato ancora lavorato da nessuno, cliccando sul pallino verde potrai prendere in carico il messaggio e si aprirà la pagina di lettura, con la possibilità di rispondere, inoltrare, stampare il messaggio stesso. il messaggio è in fase di lavorazione. Se lo avevi precedentemente preso in carico cliccando sul pallino giallo, potrai continuarne la lavorazione, si aprirà la pagina di lettura del messaggio, con la possibilità di rispondere, inoltrare, stampare il messaggio stesso. Se invece il messaggio è in carico a qualche altro utilizzatore della casella cliccando sul pallino giallo, potrai semplicemente visualizzarne il testo. la lavorazione del messaggio è stata terminata. Questo particolare stato del messaggio è visibile solo ed esclusivamente dal titolare della casella stessa, per tutti gli altri utenti (utilizzatori semplici), il messaggio verrà rimosso dall elenco dei messaggi in arrivo e non sarà più visibile. Quindi, se sei il titolare della casella, potrai, una volta cliccato sul pallino rosso, visualizzare il messaggio, rispondere o inoltrarlo. Inoltre, potrai decidere se rimetterlo in circolo ovvero, riportarlo nello stato di messaggio non ancora lavorato (pallino verde). Un icona visualizza se un messaggio abbia priorità alta o bassa (nessun icona per priorità normale) Indica la certificazione del messaggio ed è contrassegnata dall'icona se il messaggio è di PEC. Cliccando sull'icona vedrai comparire una finestra nella quale viene visualizzato il certificato relativo al messaggio selezionato. Da Oggetto Data: Se invece il messaggio è di PEO, verrà visualizzata l icona. Indica il mittente del messaggio. Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Cliccando sull'oggetto potrai accedere alla lettura al messaggio stesso. Se sei il titolare del messaggio potrai anche rispondere, inoltrare o stampare il messaggio stesso; se sei un utilizzatore semplice la pagina di lettura sarà si sola visualizzazione. Indica la data in cui il messaggio è stato ricevuto. Documento Pubblico Pag. 11 di 27

12 Lettura Messaggio Nella pagina di lettura del messaggio troverai le seguenti informazioni : Da : A : CC : Ricevuto : Oggetto : Priorità Mostra Certificato: Indica il mittente del messaggio. Indica i destinatari del messaggio. Indica i destinatari in copia conoscenza del messaggio Indica la data in cui il messaggio è stato ricevuto. Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Indica la priorità con cui il messaggio è stato spedito (bassa, normale, alta) Utilizzando questo link sarà possibile visualizzare i dati di certificazione del messaggio che si sta leggendo Se la casella che stai utilizzando è individuale, cliccando sull oggetto potrai leggere, rispondere, inoltrare il messaggio stesso (vedi figura). Documento Pubblico Pag. 12 di 27

13 Se la casella che stai utilizzando è multiutenza (istituzionale) hai diverse modalità per accedere al messaggio : - cliccando sull oggetto, se sei il titolare della casella potrai leggere, rispondere, inoltrare il messaggio stesso, se invece sei un utilizzatore semplice, potrai esclusivamente leggere il messaggio (vedi figura). Documento Pubblico Pag. 13 di 27

14 - cliccando sul pallino della presa in carico (vedi figura) potrai leggere, rispondere, inoltrare il messaggio stesso. Cliccando su Concludi, terminerai la lavorazione del messaggio, questo sarà quindi visibile solo dal titolare della casella, cliccando su Rilascia il messaggio tornerà ad avere il pallino verde e sarà selezionabile da qualsiasi altro utente. Utilizzando la funzione di Accessi, sarà possibile visualizzare quali altri utenti hanno preso in carico il messaggio. Documento Pubblico Pag. 14 di 27

15 2.2.2 Menù Scrivi Messaggio In questa sezione (vedi figura) ti sarà possibile comporre i messaggi da spedire. Per ogni messaggio ti sarà possibile specificare: A: indica il destinatario (o i destinatari) del messaggio da inviare (indirizzo/i di posta); nel caso di più destinatari ogni indirizzo presente nel campo A deve essere separato dal successivo con una virgola (, ) Cc : copia carbone: indica gli eventuali destinatari da inserire in copia carbone (indirizzo/i di posta), ovvero tutti quei destinatari che riceveranno il messaggio per conoscenza. Il loro indirizzo di posta sarà visibile nell'intestazione del messaggio; nel caso di più destinatari ogni indirizzo presente nel campo Cc deve essere separato dal successivo con una virgola (, ) Oggetto: indica l'oggetto della mail che desideri inviare. Inoltre sarà possibile scegliere il tipo di ricevuta che si desidera per il messaggio fra le tre opzioni Completa, Breve, Sintetica attraverso i bottoni mostrati nella figura seguente (la scelta di default è Completa). Una volta scritto il messaggio da inviare, potrai scegliere fra una delle seguenti opzioni: Invia: consente di inviare subito la mail. Salva: consente di salvare la bozza nella cartella bozza e inviarla in un successivo momento; Allega: Pemette di includere uno o più allegati al messaggio. Per selezionare un nuovo allegato dovrai fare click sul pulsante "Sfoglia", scegliere il file desiderato e aggiungerlo. Da questo momento il file sarà presente nella lista degli allegati; Contatti : consente di ricercare un nominativo, a partire dall identità o dall indirizzo , tra tutti quelli presenti nella rubrica generale oppure nei contatti personali. Documento Pubblico Pag. 15 di 27

16 - Liste : si aprirà una finestra analoga per la ricerca tra le liste di distribuzione presenti nella rubrica generale oppure nella rubrica personale. Documento Pubblico Pag. 16 di 27

17 2.2.3 Menù Ricevute In questa sezione (vedi figura) potrai visualizzare tutti i messaggi riguardanti le ricevute di consegna, di accettazione o di eventuali errori. Cliccando sull oggetto potrai verificare il contenuto delle ricevute. Le ricevute che troverai possono essere di due tipi: Ricevuta di Accettazione (1): viene generata da parte del sistema nel momento in cui prende correttamente in carico il messaggio. Ricevuta di Consegna (2): avviene da parte del destinatario e viene generata quando il destinatario riceve il messaggio spedito. Documento Pubblico Pag. 17 di 27

18 1 - Ricevuta di Accettazione 2 - Ricevuta di Consegna Eventuali errori verranno notificati qualora si presenti l'impossibilità di consegnare il messaggio al destinatario (ad esempio se questo ha la casella di posta piena oppure l'utente specificato risulta inesistente). Documento Pubblico Pag. 18 di 27

19 2.2.4 Menù Posta Indesiderata In questa sezione ti sarà possibile visualizzare tutti i contrassegnati dal sistema come indesiderati (SPAM). Attraverso il menu a tendina «Azioni» è possibile scegliere se accettare uno o più messaggi selezionati di questa cartella (e quindi non identificarlo più come SPAM): in tal caso i messaggi verranno spostati nella cartella Posta in Arrivo. Attraverso tale menu è anche possibile stampare, cancellare o contrassegnare uno o più messaggi. Documento Pubblico Pag. 19 di 27

20 2.2.5 Menù Bozze In questa sezione ti sarà possibile visualizzare tutti i messaggi che sono in attesa di essere inviati. Per editare un messaggio precedentemente scritto dovrai fare click sull'oggetto del messaggio stesso e, una volta aperto, apportare le eventuali modifiche o aggiungere gli allegati desiderati. In seguito potrai scegliere una delle opzioni disponibili nella stessa schermata già descritta nel paragrafo Ricorda che potrai ordinare i messaggi elencati in questa cartella, tramite l'apposito menù di scelta a discesa, secondo due criteri: Da : in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto: in ordine alfabetico sia crescente che decrescente. Utilizzando il menu a tendina «Azioni», inoltre, si potranno effettuare diverse operazioni (stampare, contrassegnare, spostare) su uno o più messaggi selezionati. Documento Pubblico Pag. 20 di 27

21 2.2.6 Menù Messaggi Inviati In questa sezione (vedi figura) sono salvati automaticamente tutti i messaggi inviati. Anche in questo caso è possibile ordinare i messaggi per Mittente, per Oggetto o per Data ed utilizzare le voci di contesto (Selezionare, menu Azioni) nello stesso modo già descritto nel paragrafo Menù Messaggi in arrivo. Documento Pubblico Pag. 21 di 27

22 2.2.7 Menù Gestione Cartelle In questa sezione (vedi figura) è possibile creare una nuova cartella e spostare o eliminare una cartella esistente. La parte superiore dello schermo raffigura la struttura delle cartelle, che comprende quelle di sistema (evidenziate in rosso) e quelle create dall utente. Nella parte inferiore dello schermo sono presenti le funzionalità di spostamento della cartella, mediante l apposito menu a tendina, e di creazione di una nuova cartella e di cancellazione di una cartella precedentemente creata da un utente. Documento Pubblico Pag. 22 di 27

23 2.3 La sezione di Ricerca, Rubrica e Opzioni Menù Ricerca La sezione "Ricerca" (vedi figura) ti consente di individuare uno specifico messaggio di posta tra tutti quelli presenti all'interno della webmail. Potrai filtrare la ricerca secondo diversi criteri: - Cercare un messaggio oppure una ricevuta - Restringere la ricerca ai soli messaggi contenuti in una determinata cartella - Ricercare all interno dei messaggi un particolare contesto (parola o frase) - Ricercare i messaggi ricevuti in un determinato arco temporale Al termine della ricerca, vedrai comparire sullo schermo un elenco di tutti i messaggi che soddisfano i criteri che hai impostato. A questo punto ti sarà possibile accedere ad ognuno dei messaggio elencati semplicemente cliccando sull'oggetto del messaggio desiderato, oppure potrai effettuare una nuova ricerca compilando nuovamente i campi opportuni. Documento Pubblico Pag. 23 di 27

24 2.3.2 Menù Rubrica In questa sezione (vedi figura) potrai amministrare sia i contatti che le liste di distribuzione personali Contatti Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per l inserimento, la modifica e la cancellazione di contatti all interno della rubrica personale Per ricercare un contatto già presente nella rubrica è sufficiente specificare uno o più criteri (Nome, Cognome, Mailbox) e selezionare l opzione Cerca. Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare un contatto è sufficiente impostare l apposito check, e selezionare l opzione Cancella. Per effettuare delle modifiche, potrai selezionare l utente (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Se desideri inserire un nuovo contatto è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di un nuovo contatto, le informazioni minime richieste sono Nome, Cognome, Mailbox Documento Pubblico Pag. 24 di 27

25 Gruppi Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per l inserimento, la modifica e la cancellazione delle liste di distribuzione della rubrica personale Per ricercare un gruppo già presente nella rubrica è sufficiente specificare il Nome e selezionare l opzione Cerca. Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare un gruppo è sufficiente impostare l apposito check, e selezionare l opzione Cancella. Per effettuare delle modifiche, potrai selezionare il gruppo (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Se desideri inserire un nuovo gruppo è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di una nuova lista, le informazioni minime richieste sono Nome e Descrizione Documento Pubblico Pag. 25 di 27

26 2.3.3 Menù Opzioni La funzionalità di Opzioni ti consente di configurare cinque diversi servizi (vedi figura) Documento Pubblico Pag. 26 di 27

27 Gestione Avviso Valorizzando opportunamente l intervallo, gli indirizzi di interesse e attivando il servizio riceverai, nelle caselle che hai scelto, un avviso per i messaggi che vengono ricevuti nella casella di PEC Gestione Avvisi SMS Valorizzando opportunamente l intervallo, uno o più numeri di cellulare e attivando il servizio riceverai un sms di avviso per i messaggi che vengono ricevuti nella casella di PEC Gestione Posta Elettronica Ordinaria Selezionando l opzione di tuo interesse potrai decidere se ricevere o meno la ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria sulla casella di PEC Gestione Forward Posta Elettronica Ordinaria Se hai accettato di ricevere posta ordinaria e se è stato acquistato il servizio di Forward dei messaggi, in questa sezione puoi decidere cosa fare dei messaggi di PEO ricevuti : o Salva : il messaggio di PEO ricevuto viene salvato nella casella di PEC o o Inoltra : il messaggio di PEO ricevuto viene girato all indirizzo espresso, ma non viene salvato nella casella di PEC Salva e Inoltra : il messaggio di PEO ricevuto viene salvato nella casella di PEC e girato all indirizzo espresso Gestione Forward Se è stato acquistato il servizio di Forward dei messaggi, in questa sezione puoi decidere come comportarsi all arrivo di un messaggio di PEC; attivando il servizio e impostando l indirizzo, o gli indirizzi, di interesse Ogni sezione della funzione di Gestione Dati è indipendente dalle altre, anche se, per attivare le impostazioni effettuate dovrai selezionare l opzione Salva posta in fondo alla pagina. Documento Pubblico Pag. 27 di 27