GRUPPO CAMBIELLI. Posta elettronica (Webmail) Consigli di utilizzo

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1 GRUPPO CAMBIELLI Posta elettronica (Webmail) Consigli di utilizzo Questo sintetico manuale ha lo scopo di chiarire alcuni aspetti basilari per l uso della posta elettronica del gruppo Cambielli. Introduzione al sistema (schema architetturale) Il sistema di posta elettronica utilizzato è basato su IBM Lotus Domino server e lotus inotes. Alla data odierna (maggio 2010) la versione del sistema è la Sintesi della architettura del sistema di posta: il sistema di posta elettronica in cambielli è installato su DIVERSI SERVER. I server sono collegati tra loro, il server principale si chiama SRVPORTAL, elenco dei server: srvportal.cambielligroup.it (server principale, Cinisello) premium.cambielligroup.it (Cinisello) ef.cambielligroup.it (Cinisello) dom02.cambielligroup.it (Bologna) farmq.cambielligroup.it (server Quickr) COME ACCEDERE ALLA PROPRIA CASELLA DI POSTA L accesso alla posta elettronica DALLA VPN O DALLA RETE DEGLI UFFICI DEL GRUPPO DEVE AVVENIRE ATTRAVERSO UN BROWSER (INTERNET EXPLORER V.7 O V.8): Figura 1 accesso dalla rete degli Uffici Cambielligroup Pag: 1 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

2 Accedere utilizzando il proprio Username quello inviatovi al momento della registrazione. E possibile usare lo user name intero oppure uno abbreviato Es. mario rossi oppure mrossi e la password inviata. Vi apparirà la schermata iniziale della posta Server dove risiede la casella di posta Preferenze (vedi pag. successiva) Funzione di ricerca Accesso a: Posta, Agenda (calendario), Rubrica Contatti Personali, Elenco Attività Possibilità di ordinare i messaggi per data- nome o oggetto cliccando su colonna La videata iniziale potrebbe essere diversa e mostrare solo alcuni messaggi (es. gli ultimi 10), la prima videata può essere personalizzata, ognuno può definire la propria. Note consigli PER IL PRIMO ACCESSO DA UN NUOVO COMPUTER: Consigli pratici se + la prima volta che viene usata la web mail da un nuovo computer. 1) Installazione ACTIVEX, al primo accesso potrebbe apparire questo messaggio Pag: 2 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

3 Dovete cliccare su OK e poi Cliccare su questo messaggio Rispondere INSTALLA alla finestra che poi appare a video. 2) SITI ATTENDIBILI, consigliamo di aggiungere ai siti attendibili tutti gli indirizzi cambielligroup.it vedi figura 3, per aggiungere all elenco i siti fare doppio click su il mondo o sulla parola internet (vedi figura 4) e poi aggiungiamo il dominio cambielligroup.it (vedi fig. 5 e 6) : Figura 3 - Siti attendibili Figura 4 - SITO NON RICONOSCIUTO Pag: 3 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

4 Figura 5 - aggiunta sito attendibile Figura 6 - aggiungere cambielligroup.it ACCESSO DA INTERNET (Previsto solo previa autorizzazione) Figura 2 - accesso da INTERNET Apparirà la seguente schermata (fig. 7) dove dovrete scegliere l opzione CONTINUA CON IL SITO WEB Pag: 4 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

5 Scegliere di continuare con il sito Figura 7 - errore certificato (dovete scegliere di continuare) Lettura delle mail (posta in entrata) Tutte le nuove sono visibili nella posta in entrata (vedi figura sotto). Per evitare di rallentare il sistema CONSIGLIAMO vivamente di tenere la posta in entrata il più libera e vuota possibile ARCHIVIANDO IN CARTELLE LE MAIL. Numero tra parentesi sono le mail ancora NON LETTE (le mail non lette sono quelle rosse) Funzione tutti i documenti visualizza tutti i messaggi sia in entrata che inviati (usare PER RICERCHE) Pag: 5 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

6 Archiviazione delle mail Esistono due dipi di archiviazione: 1. Manuale: ogni mail può essere spostata in una cartella per argomento/classificazione. Funzioni di spostamento in cartelle. Si può spostare una mail anche solo trascinandola con il mouse Cartelle e sottocartelle 2. Automatica: periodicamente le mail che sono hanno due anni vengono messe in un archivio separato (in automatico sul server). L archivio è consultabile solo via link (vedi figura sotto) Link a archivio (storico) posta Creazione nuovo messaggio Ecco alcune informazioni relative alla funzione di creazione nuovo messaggio: è possibile inserire più destinatari (separandoli con una virgola, ) sia come destinatari DIRETTI (PER) che come copia conoscenza (CC) e come copia conoscenza NASCOSTA (CCN). Pag: 6 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

7 I destinatari PER e CC non vedranno i CCN e i CCN non vedranno gli altri CCN eventuali Per cercare nomi si può semplicemente scrivere il nome e cognome e il sistema cerca nella rubrica AZIENDALE e in QUELLA PERSONALE o negli ultimi Indirizzi usati (contatti recenti). La ricerca nei contatti recenti (che si può avviare con INVIO o cliccando su apre una tendina o una finestra vedi sotto) Funzioni di formattazione della mail Gli account interni sono seguiti dal suffisso /GRPPSC/IT che identifica gli utenti interni al server Cambielligroup. Cliccando sulla voce PER / CC / CCN è possibile aprire una finestra di ricerca (vedi figura sotto) dove è pssibile cercare per cognome vedi esempio sotto Pag: 7 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

8 2. Inserisci testo 1.Scegli rubrica 3. clicca su cerca 4. risultati Il testo della mail può essere personalizzato (font, colori, tabelle) tuttavia occorre considerare che in caso di invio della mail verso un indirizzo esterno la formattazione potrebbe non essere mantenuta (per esempio la tabella potrebbe trasformarsi in un semplice testo). Per questo motivo nel caso in cui si vogliano inviare testi particolarmente curati nella forma estetica o formattati consigliamo di allegarli come File. Opzioni: - Alta priorità (utile per segnalare urgenza, il server cerca di inviare immediatamente la mail) - Ricevuta di Ritorno (per ricevere mail di conferma di lettura, è garantita solo per mail interna. Per mail verso internet potrebbe non tornare mai la ricevuta) Allegati: E possibile allegare uno o più file alla mail Aggiunta allegati In caso di problemi con la gestione allegati verificare che la installazione dell ACTIVEX (vedi note pag.2-3). In alternativa provare con la modalità LITE o Semplificata della posta. Controllo ortografico: Al momento di invio della mail potrebbe partire un controllo ortografico (simile a quello che si usa sui programmi Office). E possibile disabilitarlo dalle preferenze. Pag: 8 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

9 Preferenze (alcuni punti utili) E possibile personalizzare alcune funzioni della posta Es. FIRMA in automatico sotto la mail (entrare in preferenze-posta e poi FIRMA) Inserire la firma che si desidera (solo testo o formattata- Rich Text) Decidere se il sistema deve mettere firma in automatico Client di posta predefinito (sezione GENERALI): se si desidera usare la funzione con il tasto destro mouse o quando si clicca su un indirizzo su una pagina web es. e fare aprire in automatico la web mail impostarla come POSTA PREDEFINITA Pag: 9 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

10 FUNZIONE POSTA PREDEFINITA DIZIONARIO COLLEGATO (controllo ortografico) CONTATTI RECENTI (Immissione facilitata): E possibile togliere indirizzi memorizzati in automatico dal sistema o DISATTIVARE la funzione di completamento automatico (se non si vogliono memorizzare le mail usate) Pag: 10 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

11 Cambio password: Il sistema chiede in automatico periodicamente la sostituzione della password: In caso Si volesse procedere a cambiare la password autonomamente è necessario: 1. Accedere usando l indirizzo 2. Accedere alle preferenze della propria casella di posta 3. Accedere alla sezione sicurezza 4. Seguire la procedura di cambio password La procedura di cambio password è utilizzabile solo se ci ci trova in modalità HTTPS protetta Cliccare per avviare la procedura di cambio password Iserire la vecchia password e la nuova (due volte). Una volta completata la procedura il sistema potrebbe accettare ancora (per poco tempo) anche la vecchia password (periodo di aggiornamento). Questo perché deve aggiornare tutti i server di accesso. Pag: 11 Manuale Webmail Gruppo Cambielli.

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