E-Post Office Manuale utente

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1 E-Post Office Manuale utente Versione V01.07 Edizione luglio

2 Indice 1 Descrizione del servizio 3 2 Il portale di E-Post Office Menu di navigazione Swiss Post Box Archiviazione e struttura delle cartelle in E-Post Office Elementi contrassegnati Rispondi Inoltra Impostazioni di E-Post Office Avviso Ricevute Varie 9 3 Accesso Applicazione web Applicazione mobile App per smartphone App per tablet Differenze tra web e app ipad 10 2

3 1 Descrizione del servizio E-Post Office è una piattaforma online sulla quale mittenti e destinatari possono comunicare in modo semplice e sicuro. L aspetto centrale è che sono i clienti destinatari a scegliere come ricevere la loro posta; in modo tradizionale nella cassetta delle lettere, come IncaMail o come documento elettronico nell account E-Post Office. Il mittente imposta i propri invii esclusivamente in maniera elettronica. Diversamente dalla classica , E-Post Office garantisce una comunicazione protetta all interno dei meccanismi di sicurezza di Login Posta. La Posta verifica l identità del mittente e del destinatario. Tramite la piattaforma, il destinatario ha la possibilità di gestire tutta la posta in arrivo, evitando passaggi intermedi nel processo end-to-end e migliorando la trasparenza e la comodità. Tutti i documenti rilevanti vengono archiviati in un luogo sicuro presso la Posta. Il login single sign on consente di accedere alla piattaforma ovunque e da qualsiasi dispositivo. E-Post Office è disponibile per gli utenti come soluzione per portale basata sul browser oppure come applicazione mobile per tablet (ipad). 3

4 2 Il portale di E-Post Office 2.1 Menu di navigazione Nel menu di navigazione l utente ha la possibilità di scegliere tra i seguenti ambiti dell applicazione E-Post Office: «Home» (pagina iniziale) «E-Post Office» (posta in arrivo E-Post Office) « » (posta in arrivo «Swiss Post Box» (posta in arrivo Swiss Post Box) come servizio di scansione opzionale «Impostazioni» 2.2 Swiss Post Box Se necessario, tramite E-Post Office si può accedere a Swiss Post Box. Con questo servizio a pagamento è possibile scansionare le lettere cartacee e gestirle in formato elettronico. Per poter utilizzare questo servizio è necessaria una registrazione separata. Ulteriori informazioni sul prodotto Swiss Post Box sono disponibili alla pagina: Nel registro Swiss Post Box l utente ha la possibilità di collegare il suo account Swiss Post Box con E-Post Office e accedere così ai propri documenti in Swiss Post Box. Per effettuare il collegamento, sono necessari l indirizzo registrato in Swiss Post Box e la relativa password di accesso. Se l utente attiva la casella di controllo «Resta connesso», i dati vengono salvati. L utente ha la possibilità di eliminare un collegamento attivo. 4

5 Screenshot 1 Posta in arrivo E-Post Office Pagina iniziale E-Post Office 1 «Login Posta» «Login Box» 2 Posta in arrivo (cartella di sistema) con funzione di filtro diretto per categorie di documenti 3 Cartella di sistema (bozze di invii E-Post Office, invii E-Post Office inviati, cestino) 4 Struttura personalizzata delle cartelle (max tre livelli gerarchici) 5 Dettaglio documenti e menu delle funzioni 6 Funzione di ricerca in E-Post Office e stampa 5

6 2.3 Archiviazione e struttura delle cartelle in E-Post Office L utente ha la possibilità di creare una struttura personalizzata delle cartelle in cui trasferire i documenti. I documenti presenti nel sistema di archiviazione non sono più visibili nella posta in arrivo. Cliccando sul simbolo (+) o (-), l utente può aprire o chiudere il sistema di archiviazione. Tramite la funzione «Elabora» l utente può modificare la struttura delle proprie cartelle. Le cartelle personali sono strutturate con un max di tre livelli gerarchici. Cliccando sul pulsante «Scaricare», l utente può salvare localmente sul computer le cartelle e le sottocartelle con i documenti in esse contenuti. Per i documenti E-Post Office viene scaricato solo il documento principale, mentre gli allegati di documenti E-Post Office devono essere scaricati manualmente dall utente nella schermata Documenti. 2.4 Elementi contrassegnati Ciascun utente ha la possibilità di contrassegnare in modo personalizzato i propri documenti. In questo modo, tramite la funzione di ricerca, è possibile trovare rapidamente i documenti. 2.5 Rispondi La funzione «Rispondi» tramite E-Post Office è un servizio a pagamento di Posta CH SA. Con questo servizio via E-Post Office la trasmissione degli invii avviene all interno del sistema protetto (non pubblico) E-Post Office. Secondo il principio di E-Post Office è il destinatario dell invio a decidere se riceverlo come invio digitale E-Post Office oppure come lettera cartacea 1. I costi a carico del mittente variano in base alla modalità di ricezione selezionata. Se il destinatario ha impostato la modalità di ricezione E-Post Office (digitale), la spedizione costerà CHF Se il destinatario ha impostato la modalità di ricezione E-Post Office (digitale), la spedizione costerà CHF I costi per la spedizione di lettere vengono calcolati sulla base dei seguenti elementi: numero di pagine, stampa e preparazione per la spedizione, affrancatura e spedizione. 2.6 Inoltra La funzione «Inoltra» tramite E-Post Office è un servizio a pagamento di Posta CH SA. Per poter utilizzare questo servizio via E-Post Office, per prima cosa l utente deve registrare l indirizzo (NPA, località, via, numero civico e nome) del destinatario dell invio. Successivamente, il sistema cerca il rispettivo destinatario nella banca dati della Posta. Se il destinatario è presente nella banca dati, l utente lo può selezionare. Prima della spedizione il sistema verifica se il destinatario è utente o meno di E-Post Office; dopodiché, trasmette l invio conformemente al principio di E-Post Office. 2.7 Impostazioni di E-Post Office Sotto «Impostazioni» l utente ha la possibilità di gestire i seguenti ambiti: Preferenze di ricezione Avviso Ricevute Varie Swiss Post Box Per selezionare un ambito, cliccare sul rispettivo registro. 1 Se il destinatario dell invio non è un utente E-Post Office, l invio viene sempre spedito come lettera. 6

7 Registro Preferenze di ricezione Sotto «Impostazioni», l utente accede alla selezione delle preferenze di ricezione (vedi screenshot 2). Le preferenze di ricezione possono essere assegnate a livello di categoria e/o di mittente. A tal proposito, l utente ha la possibilità di scegliere tra il canale di ricezione Lettera, IncaMail ed E-Post Office. Se la casella di controllo presenta un quadratino nero, questa indica all utente che una stessa categoria ha diverse preferenze di ricezione. Se la casella di controllo presenta un segno di spunta, la categoria è selezionata integralmente e a essa è assegnata una sola preferenza. Screenshot 2 Preferenze di ricezione Selezionando la preferenza di ricezione IncaMail, l utente ha la possibilità di ricevere gli invii che vengono spediti tramite E-Post Office come certificate. In questo ambito viene utilizzato il servizio IncaMail della Posta. Se l utente desidera utilizzare la preferenza di ricezione IncaMail, deve indicare un indirizzo alla voce «Gestione indirizzi IncaMail». Questo indirizzo deve essere verificato dall utente come indirizzo valido. A tal proposito, il sistema E-Post Office invia un apposita di verifica. Fintanto che sotto «Gestione indirizzi IncaMail» non è stato registrato un indirizzo , non è possibile selezionare IncaMail come preferenza di ricezione. 7

8 2.7.1 Avviso Attivando una o più caselle di controllo, l utente ha la possibilità di scegliere in che modo desidera essere avvisato dell arrivo di nuovi documenti. Si può scegliere l indirizzo registrato in «Login Posta» che viene utilizzato come indirizzo standard per gli avvisi. Se l utente desidera inserire un indirizzo alternativo come indirizzo di avviso, lo può fare direttamente in E-Post Office. Inoltre, l utente ha la possibilità di personalizzare la funzione di avviso delle sue attivando le opzioni disponibili tramite la casella di controllo e salvando le impostazioni. Link diretto al nuovo invio Oggetto dell invio Categoria dell invio Mittente dell invio Inoltre, in questo registro l utente può attivare a posteriori la newsletter. Una disattivazione può avvenire solo nella newsletter stessa. I messaggi che l utente ha disattivato tramite la casella di controllo, qui possono essere nuovamente visualizzati (ad es. informazioni sulla funzione «Rispondi») Ricevute Nel registro «Ricevute» l utente ha la possibilità di gestire le proprie ricevute, le quali possono essere scaricate e/o cancellate. Diversamente dai documenti, le ricevute vengono cancellate immediatamente e non vengono trasferite nel cestino. 8

9 La gestione dell indirizzo selezionato in fase di registrazione avviene nel registro « ». L utente può creare una nuova password oppure modificare il suo indirizzo . La password è necessaria se si desidera accedere al proprio account tramite un programma esterno di posta elettronica. Di seguito, sono elencati i dati necessari per configurare l accesso a IMAP su programmi esterni di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, smartphone ecc.). Impostazioni di programmi esterni di posta elettronica Nome: nome e cognome Indirizzo mio_indirizzo @epost.ch Tipo di account: IMAP Selezionare autenticazione SMTP Server della posta in arrivo: imap.epost.ch Nome utente: mio_indirizzo @epost.ch Password: password* Server della posta in arrivo (IMAP): 993 Tipo di collegamento cifrato: SSL Server della posta in uscita: mail.epost.ch Nome utente: mio_indirizzo @epost.ch Password: password* Server della posta in uscita (SMTP): 587 Tipo di collegamento cifrato: TLS Percorso della cartella root: INBOX Nota: in ambiente E-Post Office la visualizzazione delle cartelle IMAP non è supportata. Queste possono essere visualizzate solo in programmi esterni di posta elettronica. L utente può copiare o trasferire le dalle cartelle di sistema nel suo archivio personale di E-Post Office. Nel copiare, permane una versione delle nella cartella di sistema Varie Sotto la funzione «Varie» l utente può scegliere quale pagina visualizzare quando l applicazione viene avviata. Scelta tra: Home, E-Post Office posta in arrivo, posta in arrivo. 9

10 3 Accesso 3.1 Applicazione web Le soluzioni basate sul browser indicate di seguito sono supportate solo in maniera limitata. Nome Versione Osservazione Internet Explorer 8 L utilizzo di E-Post Office soluzione per portale può causare errori in IE. Opera L utilizzo di E-Post Office con questo browser può causare errori. 3.2 Applicazione mobile App per smartphone Da settembre 2014 nell Apple App Store sarà disponibile un app per iphone. Da ottobre nel Google Play Store sarà disponibile un app ottimizzata per dispositivi Android App per tablet Da fine luglio 2014 l app E-Post Office sarà disponibile per l ipad. Tramite il browser altri tablet possono utilizzare l applicazione E-Post Office. 3.3 Differenze tra web e app ipad Funzioni Disponibilità Osservazioni Portale App ipad Registrazione La registrazione su Login Posta ed E-Post Office può essere effettuata solo nel browser. Archiviazione e cartella di sistema Posta in arrivo e funzioni Gestione delle cartelle (archiviazione) Gestione degli elementi contrassegnati App ipad: per l accesso offline i documenti possono essere salvati sul dispositivo. Portale: è possibile scaricare le cartelle e le sottocartelle con i relativi documenti come file ZIP. Funzione di ricerca ipad: la ricerca è attivabile solo nella cartella selezionata. Impostazione delle preferenze di ricezione Gestione indirizzi IncaMail (preferenze di ricezione) Gestione degli avvisi ipad: la preferenza di ricezione IncaMail è disponibile sull ipad solo se l utente ha verificato il suo indirizzo registrato in IncaMail. Portale: un indirizzo IncaMail (indirizzo ) può essere registrato e gestito solo nel portale. Rispondi / Inoltra ipad: le funzioni di «Rispondi» e «Inoltra» via sono attivabili solo con un indirizzo configurato sull ipad. Funzione ipad: quando si avvia l applicazione per la prima volta, è possibile installare un profilo preconfigurato sul dispositivo. Swiss Post Box ipad: per l utilizzo di Swiss Post Box è necessaria un app dedicata. 10

11 Posta CH SA PostMail Viktoriastrasse Berna Telefono +41 (0) (PM)