Posta Elettronica Certificata

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1 Posta Elettronica Certificata Guida all amministrazione del servizio MINIMANU.IT.DMPS Posta Elettronica Certificata Manuale di amministrazione del servizio PEC di Telecom Italia Trust Technologies Per il Ministero dell Interno Documento ad uso esterno Pag. 1 di 34

2 Posta Elettronica Certificata Guida all amministrazione del servizio MINIMANU.IT.DMPS Indice degli argomenti Indice degli argomenti Introduzione Caratteristiche generali del servizio di Provisioning Le componenti logiche della soluzione Dominio di posta elettronica certificata Mailbox Utente Liste di Distribuzione Manuale Provisioning Login e Navigazione nelle pagine Login Help in linea Uscita Accesso alla Webmail Accesso alla Webmail Gestione Utenti Associa a Cliente Disassocia a Cliente Associa Ruolo Disassocia Ruolo Registra utente Ministero con cod. attivazione Modifica dati utente Ministero Visualizza dati utente Ministero Reset password con invio Gestione Mailbox Creazione Mailbox Associazione Mailbox/Utente Cancella Mailbox Modifica/Visualizza Mailbox Modifica Mailbox Cambia Titolare Visualizza Mailbox Liste di Distribuzione Blocco liste di distribuzione Documento ad uso esterno Pag. 2 di 34

3 1 Introduzione In questo manuale si vuole fornire una descrizione dettagliata del sistema di gestione per l Utente finale dell interfaccia web per la consultazione e l utilizzo del servizio di Provisioning. Inoltre verranno introdotti i criteri logici su cui si basa l intera soluzione per tale servizio. Le funzionalità riportate nel presente manuale sono le funzionalità complete del servizio di Amministrazione. In base al ruolo del proprio utente alcune funzioni potrebbero non essere disponibili. 2 Caratteristiche generali del servizio di Provisioning Il Provisioning è la parte del sistema PEC che sovrintende alla gestione delle componenti logiche. Tramite l interfaccia esposta all amministratore, il Provisioning permette di configurare tutte le entità che concorrono al servizio, e che andiamo ad elencare nel paragrafo seguente. 2.1 Le componenti logiche della soluzione Dominio di posta elettronica certificata Corrisponde ad un dominio DNS (Domain Name System) dedicato alle caselle di posta elettronica degli utenti di posta elettronica certificata. All interno di un Dominio di posta elettronica certificata tutte le caselle di posta elettronica devono appartenere ad Utenti di posta certificata. L elaborazione dei messaggi di posta certificata (ricevute utente, messaggi di trasporto, ecc.) deve avvenire anche nel caso in cui mittente e destinatario appartengano allo stesso Dominio di posta certificata Mailbox La Mailbox è una casella di posta elettronica dalla quale è possibile inviare e ricevere messaggi e le ricevute relative a questi ultimi ed effettuare altre operazioni di ricerca. Una casella di posta certificata può essere definita esclusivamente all interno di un dominio di posta certificata Utente L Utente è il fruitore ultimo del servizio di posta certificata ed è anche l intestatario del servizio stesso. Il Cliente infatti co-assume assieme al gestore, la responsabilità del servizio ricevuto ed erogato sui dati anagrafici dell Utente. Ad ogni Utente può essere associata una o più Mailbox e un ruolo con il quale agire su dette caselle Liste di Distribuzione Le Liste di Distribuzione rappresentano un insieme di indirizzi raggruppati sotto un nome identificativo univoco per facilitare la funzionalità di creazione del messaggio, nel caso si abbiamo molti destinatari. Documento ad uso esterno Pag. 3 di 34

4 Nelle Liste di Distribuzione possono essere inseriti indirizzi appartenenti anche a Domini diversi ma del medesimo Cliente. Sono oggetti comuni e visibili a tutti gli Utenti di un medesimo Cliente. Una volta creata la lista essa è visibile a tutti gli altri Utenti. Documento ad uso esterno Pag. 4 di 34

5 3 Manuale Provisioning 3.1 Login e Navigazione nelle pagine Questo paragrafo serve a spiegare alcuni elementi comuni presenti nella maggior parte delle pagine e funzioni che andiamo a descrivere. In ogni pagina del Provisioning sono presenti due link in alto; questi forniscono funzioni che sono richiamabili da qualunque pagina in qualsiasi momento Login L accesso all interfaccia di amministrazione della piattaforma PEC di I.T. Telecom S.r.l., avviene attraverso il sito: Cliccando sul tasto Login posto nella casella Servizio di PEC, sarà visualizzata una schermata per l inserimento delle credenziali. Documento ad uso esterno Pag. 5 di 34

6 Se si è in possesso delle credenziali di accesso, digitare il proprio Username (o DN) e la password, quindi cliccare su Login. Oltre alla funzione di accesso premendo il pulsante Login, sono presenti dei link delle opzioni possibili, per gli utenti registrati con codice di attivazione che sono: Sei in possesso di un codice di attivazione? Clicca qui. Questo link permette il primo accesso agli utenti muniti di codice di attivazione, premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di attivazione utente dove devono essere forniti: DN, Codice Attivazione (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di impostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Una volta confermata l attivazione e effettuato il primo login deve essere effettuata l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password. Impostazioni domande segrete per recupero password: Permette di impostare le domande segrete per il cambio della password, in caso di password dimenticata, se viene abilitato bisogna scegliere due domande segrete, alle quali devono corrispondere delle risposte. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Documento ad uso esterno Pag. 6 di 34

7 Impostazione invio codice di reset via SMS: Permette di impostare l'invio del codice di reset tramite SMS, se viene abilitata questa modalità c'è la possibilità di inserire massimo due numeri telefonici. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Sei in possesso di un codice di reset? Clicca qui. Questo link permette il reset password agli utenti muniti di codice di reset (precedentemente richiesto), premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di reset utente dove devono essere forniti: DN, Codice Reset (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di reimpostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Una volta confermato il reset e effettuato il primo login (con password resettata) deve essere effettuata di nuovo l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password(come descritto in precedenza nell accesso con codice attivazione). Documento ad uso esterno Pag. 7 di 34

8 Hai dimenticato la password? Clicca qui Questo link permette il recupero password agli utenti con profilo conforme al recupero della password. Premendo link si viene ridiretti ad una pagina di recupero password dove verrà descritta la modalità di cambio e le regole per l impostazione, come visibile in figura: In caso si vogliano impostare le domande segrete, la pagina mostrerà la seguente interfaccia: per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla Manuali Questo link permette la consultazione della guida all utilizzo della webmail, della guida per gli amministratori e del manuale di configurazione del client di posta; come riportato nella figura sottostante: Documento ad uso esterno Pag. 8 di 34

9 3.1.2 Help in linea Cliccando sul link Aiuto è possibile richiamare in qualsiasi momento l help on-line. A seconda della pagina dal quale si richiama, l help verrà visualizzato nel paragrafo corrispondente L help è composto da due parti: sulla sinistra è presente un menù tramite il quale accedere ai capitoli e ai paragrafi dell help; sulla parte destra c è l help vero e proprio. All inizio dell help c è una descrizione riepilogativa dei paragrafi; questi solo collegati direttamente alla parte che li descrive, per cui basta cliccare sul nome del paragrafo per andare direttamente al paragrafo corrispondente. N. B. : nell help in linea vengono riportate tutte le funzionalità che il provisioning offre, ma la visibilità delle stesse dipende dal profilo dell amministratore che ha effettuato il login. Esistono infatti alcune funzionalità riservate all amministratore del Gestore Uscita Il link omonimo in alto a destra permette di eseguire in qualsiasi momento il log-out dall applicazione, in qualsiasi funzione ci si trovi. Documento ad uso esterno Pag. 9 di 34

10 3.2 Accesso alla Webmail Accesso alla Webmail Questa funzione permette all utente di accedere ad una delle sue caselle di PEC a sua disposizione, tramite l interfaccia webmail del servizio. Per procedere premere il pulsante Accesso alla webmail. In caso l utente possieda una sola casella di posta, verrà direzionato direttamente a quest ultima. Se è proprietario di più caselle, il login avverrà sull ultima visitata. Se l ultima acceduta è stata nel frattempo rimossa, verrà rediretto sulla prima disponibile. 3.3 Gestione Utenti Questa è l'interfaccia per la gestione delle utenze: è consentita la creazione, la modifica, l'autorizzazione di un utente, l associazione ad un Cliente e l'assegnazione di un ruolo Associa a Cliente Questa funzione permette di associare gli utenti a uno o più Clienti. Inizialmente si deve scegliere l utente da associare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca) selezionando il link Associa relativo allo stesso. Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da associare all Utente (tramite pulsante Ricerca Clienti/Domini ) ed eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca. Documento ad uso esterno Pag. 10 di 34

11 Si conferma l operazione tramite selezione delle checkbox relative ai clienti/dominio che si vogliono associare e quindi utilizzando il pulsante Associa Verrà quindi mostrato un elenco riepilogativo di tutti i clienti/domini selezionati, ai quali sarà comunque possibile apportare delle modifiche, rimuovendone alcuni o ricercandone di nuovi. Premendo su Salva l operazione di associazione dei domini verrà applicata. Il sistema darà il seguente riepilogo di conferma dell operazione avvenuta: Disassocia ssocia a Cliente Questa funzione permette la disassociazione degli utenti da un cliente. Inizialmente si deve scegliere l utente da disassociare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca, sono valide anche stringhe parziali di ricerca) selezionando il link Disassocia relativo allo stesso. Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da disassociare all Utente (tramite apposizione della spunta sui checkbox relativi ai clienti scelti). Si Conferma l operazione tramite pulsante in basso Disassocia Documento ad uso esterno Pag. 11 di 34

12 Il sistema mostrerà il seguente riepilogo: Associa Ruolo Questa funzione permette di associare un ruolo ad una utenza. Una volta selezionato l'utente (in una lista che li elenca tutti, eventualmente restringendo la ricerca tramite appositi filtri), una finestra mostra i ruoli disponibili: Si effettua quindi la selezione del ruolo d interesse dalla lista proposta. Verranno quindi elencate tutte le funzionalità che compongono il ruolo che si è selezionato. Cliccando quindi sul tasto Profilo di Default, le funzionalità in elenco verranno rese disponibili all utente Disass ssocia Ruolo Permette di rimuovere l'associazione tra utente e ruolo. In questo caso vengono rimosse le funzionalità, non le mailbox esistenti eventualmente già create per quell'utente. La prima schermata permette di selezionare l Utente al quale disassociare il ruolo. Documento ad uso esterno Pag. 12 di 34

13 Una volta selezionato l utente d interesse tramite il link Dissocia Ruolo apparirà la seguente schermata: Tramite il pulsante Rimuovi il profilo è possibile completare la disassociazione del ruolo. Documento ad uso esterno Pag. 13 di 34

14 3.3.5 Registra utente Ministero con cod.. attivazione Per registrare un nuovo utente ministero con codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su Gestione Utenti e poi su Registra Utente Ministero con cod. attivazione. Per creare un nuovo utente si deve prima selezionare il Cliente/Dominio da associare all Utente (tramite Ricerca). La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l amministratore, e sarà possibile selezionarne uno, cliccando sul link Seleziona, per procedere nell operazione di provisioning. Sarà visualizzata successivamente una sezione dedicata all inserimento dei dati relativi agli utenti. Oltre al nome e al cognome come dati obbligatori, per l utente del Ministero dell Interno si aggiungono: - Data di Nascita - Luogo di Nascita - Stato di Nascita - Codice Fiscale - Indirizzo - Comune - C.A.P. - Provincia - Telefono - Tipo doc. identità - Numero doc. identità - Data di rilascio Documento ad uso esterno Pag. 14 di 34

15 Dopo avere compilato la pagina di registrazione, premere il pulsante Inserimento, verrà così aperta la pagina di riepilogo dati utente, dove vengono visualizzati i dati inseriti e le credenziali per accedere all applicazione, in particolare lo Username che è composto sempre da un prefisso mi e seguito da un numero progressivo. Nella stessa pagina è possibile creare la mailbox intestata all utente (se per l utente in oggetto non deve essere creata alcuna casella, è possibile terminare la creazione dell utente, senza terminare l operazione di creazione mailbox, cliccando su annulla. in questo caso però sarà necessario assegnare manualmente il ruolo all utente tramite la funzione descritta nel paragrafo Associa ruolo ). La funzionalità di creazione mailbox propone un indirizzo formato con il DN dell utente (mi seguito da un numero progressivo); è comunque possibile cambiare questo indirizzo inserendo il nome desiderato. Nella stessa pagina è possibile creare la mailbox intestata all utente (se per l utente in oggetto non deve essere creata alcuna casella, è possibile terminare la creazione dell utente, senza terminare l operazione di creazione mailbox, cliccando su annulla. In questo caso però sarà necessario assegnare manualmente il ruolo all utente tramite la funzione descritta nel paragrafo Associa ruolo ). Per la composizione dell indirizzo potranno essere utilizzate : lettere (inserire esclusivamente caratteri minuscoli), numeri ed alcuni caratteri speciali (- meno, _ underscore,. punto ). E possibile selezionare diversi servizi (se previsti per il Ciente) tra cui : - Servizio Mailbox (dimensione della casella di posta) - Servizio traffico applicativo (Limite di traffico giornaliero, globale o applicativo) - Casella Istituzionale, ovvero se la casella è utilizzata da un ufficio o da considerare come casella d istituto - Casella multiutente (strutturata) - Casella applicativa, ovvero se la casella sarà configurata su un applicazione - Blocca Mailbox (blocca l intero traffico in ingresso e uscita dalla casella) - Messaggio di Blocco ; è il messaggio che deve essere ritornata ad un mittente di PEC che tenti l invio ad una casella bloccata - Blocca invio peo (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore IT Telecom) - Blocca ricezione peo (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore IT Telecom) - Accesso client - Forward PEC e PEO - Avvisi SMS Documento ad uso esterno Pag. 15 di 34

16 Su questa schermata, è necessario: assegnare il ruolo attraverso il menù a tendina (Ruolo assegnato), se questo non risulta già associato compilare il campo Descrizione : questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all interno della webmail, quando si clicca sul pulsante Rubrica selezionare, dal menu a tendina Servizi la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto). selezionare, dal menu a tendina Traffico Applicativo la tipologia di traffico per la casella se la casella è una casella standard non è necessario effettuare alcuna selezione (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto). abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Istituzionale abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella multiutente indica che la mailbox può essere acceduta da più utenti abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Applicativa abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca Mailbox, se abilitato la mailbox non potrà inviare e ricevere messaggi N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in Messaggio di blocco Documento ad uso esterno Pag. 16 di 34

17 abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca invio peo, se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari PEO abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca ricezione peo, se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti PEO selezionare, se lo si desidera, l opzione accesso client per accedere alla casella mediante un client di posta come ad esempio Outlook. abilitare, se lo si desidera, l opzione di forwarding della posta in ingresso (certificata o ordinaria) su caselle di posta ordinaria (PEO). abilitare, se lo si desidera, l opzione di Avvisi SMS per la casella di PEC in questione. Effettuate le selezioni, cliccando su Aggiungi la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo. Cliccando su OK, sarà visualizzata la schermata delle credenziali Per procedere con l invio delle credenziali premere il pulsante Invia codice attivazione. È possibile selezionare abilitare la policy per la gestione della password: se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Documento ad uso esterno Pag. 17 di 34

18 Verrà presentata la pagina dell invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l indirizzo di posta elettronica Una volta scelto la modalità di invio e compilato i campi richiesti premere il pulsante Invia codice di attivazione ; ricevuto il codice di attivazione, per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di attivazione (3.1.1). Documento ad uso esterno Pag. 18 di 34

19 3.3.6 Modifica dati utente Ministero Questa funzione permette la modifica dei dati degli utenti Ministero, per procedere premere sul link "Modifica dati utente Ministero"; si aprirà una pagina di ricerca dove impostare eventuali criteri. La ricerca riporta una lista di utenti; per la modifica selezionare uno degli utenti ricercati tramite il link "Modifica". Successivamente sarà presentata una pagina di dettaglio utente dove poter modificare alcuni dati dell'utente con i parametri modificabili e non (DN/Cliente/Dominio). Per annullare le modifiche cliccare su "Annulla", l'utente verrà riportato alla lista di utenti precedente, mentre per confermare le modifiche cliccare su "Modifica"; apparirà una dialog di conferma: se viene confermata tramite pulsante OK, la modifica verrà mostrata una pagina di riepilogo con l'esito dell'operazione premere Torna all elenco per tornare alla ricerca. Documento ad uso esterno Pag. 19 di 34

20 3.3.7 Visualizza dati utente Ministero Questa funzione permette la visualizzazione dei dati degli utenti Ministero, per procedere premere sul link "Visualizza dati utente Ministero"; si aprirà una pagina di ricerca dove impostare eventuali criteri. La ricerca riporta una lista di utenti; per la visione selezionare uno degli utenti ricercati tramite il link "Visualizza". Premere Torna all elenco per tornare alla ricerca. Documento ad uso esterno Pag. 20 di 34

21 3.3.8 Reset password con invio Questa funzione consente di inviare codici di reset password, per resettare la password solamente agli utenti che sono stati registrati con il codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su Gestione Utenti e poi su Reset password con invio. Sarà inizialmente visualizzata una schermata per la ricerca degli utenti attraverso la quale si potranno ricercare tutti gli utenti registrati con codice di attivazione. E possibile inserire nei campi anche il carattere jolly asterisco (*) per ottenere una lista generale qualora non si volesse indicare precisamente una stringa alfanumerica. La ricerca produrrà una lista di uno o più utenti disponibili per l amministratore, nella lista viene riportato anche lo stato dell attivazione dell utente in oggetto (Attivo/Non attivo/primo accesso), e sarà possibile selezionarne uno alla volta, cliccare sul link Invia codice, per procedere nell operazione di reset. Verrà presentata una pagina di riepilogo dell utente, è inoltre possibile selezionare abilitare la policy per la gestione della password: se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Per procedere alla generazione dei codici di reset/attivazione, premere il pulsante Invia codice di reset oppure Torna all elenco per tornare indietro. Verrà presentata la pagina dell invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l indirizzo di posta elettronica. Documento ad uso esterno Pag. 21 di 34

22 Una volta scelto la modalità di invio e compilato i campi richiesti premere il pulsante Invia codice di Reset, ricevuto il codice di reset, per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di reset (3.1.1). 3.4 Gestione Mailbox Permette di creare/modificare/cancellare Mailbox, di gestire le associazioni tra Mailbox e Utenti e di configurare Report e Log Creazione Mailbox Si sceglie inizialmente il titolare della nuova mailbox, dalla lista di tutti quelli presenti (è presente in alto una serie di filtri per restringere la ricerca), eseguendo la ricerca magari filtrando i risultati. Si seleziona quindi l Utente che sarà titolare della nuova casella con il link Crea mailbox e si inseriscono i dati per la nuova casella di mail. Documento ad uso esterno Pag. 22 di 34

23 Su questa schermata, è necessario: assegnare il ruolo attraverso il menù a tendina (Ruolo assegnato), compilare il campo Descrizione : questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all interno della webmail, quando si clicca sul pulsante Rubrica selezionare, dal menu a tendina Servizi la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto dal cliente). abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Istituzionale abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella multiutente indica che la mailbox può essere acceduta da più utenti abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Applicativa abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca Mailbox, se abilitato la mailbox non potrà inviare e ricevere messaggi N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in Messaggio di blocco abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca invio peo, se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari PEO abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca ricezione peo, se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti PEO abilitare, se lo si desidera, l opzione Archiviazione selezionare, se lo si desidera, l opzione accesso client per accedere alla casella mediante un client di posta come ad esempio Outlook. abilitare, se lo si desidera, l opzione di forwarding della posta in ingresso (certificata o ordinaria) su caselle di posta ordinaria (PEO). abilitare, se lo si desidera, l opzione di Avvisi SMS per la casella di PEC in questione. Documento ad uso esterno Pag. 23 di 34

24 Effettuate le selezioni, cliccando su Aggiungi la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo, o una di errore in caso di impossibilità nella creazione Associazione sociazione Mailbox/Utente Permette di associare (o disassociare) ad un utente più mailbox multiutente. Dalla lista degli utenti (si può usare il filtro per una ricerca più mirata), si può decidere di associare una o più mailbox utilizzando il link Associa ; apparirà una finestra in cui poter effettuare una ricerca della casella (o delle caselle) di interesse. Inserendo nel campo mailbox il nome della casella (o parte di esso) e cliccando su Cerca verrà visualizzato l elenco di tutte le caselle che soddisfano il criterio di ricerca impostato. Una volta associata una o più mailbox all'utente (selezionando i checkbox relativi) e premuto il pulsante Associa, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente. Documento ad uso esterno Pag. 24 di 34

25 Da notare che se l utente non ha un ruolo associato, durante la fase della prima associazione sarà presente nella pagina di ricerca un menù a tendina con i ruoli disponibili. per specificare quale ruolo associare all Utente (come mostrato in figura). Invece se si sceglie di disassociare premere il link Disassocia relativo all utenza a cui si vuole disassociare una o più mailbox; apparirà una finestra in cui poter selezionare quali mailbox disassociare all'utente. Una volta disassociata una o più mailbox all'utente e premuto il pulsante Conferma, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente. Documento ad uso esterno Pag. 25 di 34

26 3.4.3 Cancella Mailbox Per cancellare una mailbox, selezionare la voce corrispondente dal menu di sinistra; apparirà una schermata di selezione, da cui eseguire la ricerca filtrando i risultati Cliccando su Cancella si aprirà una schermata dove sarà possibile verificare le caratteristiche della mailbox che si intende cancellare. Se la casella selezionata ha degli utenti utilizzatori associati (elencati in fondo ai dati di riepilogo), prima di procedere alla cancellazione della casella, sarà necessario rimuovere tutte le associazioni. Cliccando su Rimuovi sarà eliminata la mailbox desiderata. Il successo dell operazione sarà confermato dall avviso Eliminata la mailbox. N.B.: questa funzione cancella soltanto la casella di posta, non l utente titolare della stessa. Documento ad uso esterno Pag. 26 di 34

27 3.4.4 Modifica/Visualizza Mailbox Per visualizzare una mailbox, ed eventualmente modificarne la configurazione, fai clic dal menu di sinistra su Modifica/Visualizza Mailbox. Apparirà la schermata di ricerca, è possibile effettuare la ricerca per nome cliente, nome dominio e indirizzo di posta. Inseriti i dati, facendo click su Cerca apparirà una schermata con le mailbox riscontrate Selezionando quindi la funzione desiderata (Modifica o Visualizza) si potrà procedere con la configurazione della casella. Documento ad uso esterno Pag. 27 di 34

28 Modifica Mailbox Cliccando su Modifica in corrispondenza di una mailbox, apparirà una schermata riepilogativa Operazione su Mailbox della casella considerata, che permette di modificarne i parametri e le funzionalità principali descritti nel paragrafo E anche possibile cambiare il titolare di una casella di posta tramite il pulsante Cambia (paragrafo ). Dopo aver modificato la configurazione della casella, clicca su Modifica per confermare la variazione. Un messaggio Modificata la mailbox confermerà il successo dell operazione. Documento ad uso esterno Pag. 28 di 34

29 Cambia Titolare A titolo di esempio consideriamo una casella relativa ad un gruppo di lavoro utilizzata dal responsabile del gruppo; se il responsabile cambia, per permettere l accesso a quella casella al nuovo responsabile occorre registrare l anagrafica del nuovo responsabile, associare il ruolo all utente e quindi modificare il titolare della casella di PEC inserendo il nuovo nominativo. Per apportare la variazione del titolare, selezionare dalla funzionalità di Modifica mailbox (paragrafo ) la voce Cambia.Verrà presentata una pagina per la ricerca del nuovo titolare da associare alla casella. N.B.: in questo elenco saranno presenti solo gli utenti appartenenti allo stesso Cliente/Dominio dell amministrare che hanno il ruolo impostato. Documento ad uso esterno Pag. 29 di 34

30 Inseriti i dati, facendo click su Cerca apparirà una schermata con gli utenti che soddisfano i criteri specificati. Selezionando dall elenco l utente che si intende sostituire al titolare della mailbox, apparirà una pagina di conferma dell operazione che si sta effettuando. Questa mostrerà i dati di riepilogo dell utente. Cliccando su Conferma apparirà l esito dell operazione effettuata. Documento ad uso esterno Pag. 30 di 34

31 Visualizza Mailbox Cliccando, su Visualizza, appare invece una schermata riepilogativa della casella considerata, che si limita a mostrarne i parametri e le funzionalità senza permettere modifiche. La fase di ricerca è come quella per la modifica Liste di Distribuzione Questa sezione serve a gestire le liste di distribuzione. Innanzitutto si deve scegliere il Cliente al quale assegnare la lista di distribuzione (che poi sarà visibile ed utilizzabile da tutti i suoi Utenti). La scelta si può fare tra tutti i Clienti presenti (eventualmente filtrabili in base al nome). Selezionato il Cliente tramite il relativo link Modifica si accede alla pagina di gestione vera e propria: Documento ad uso esterno Pag. 31 di 34

32 E possibile effettuare una ricerca mediante i filtri in alto e verificare quante liste si possono modificare/cancellare sul totale di quelle disponibili (informazione presente nella parte alta a destra). Per aggiungere una lista di distribuzione si utilizza il link Aggiungi in basso a sinistra. La pagina mostrata permette di definire nome e descrizione della nuova lista e di scegliere quali mailbox apparterranno ad essa. Sulla parte sinistra sono infatti visualizzate le mailbox disponibili. Si scelgono quelle di interesse mediante segno di spunta e si utilizza il pulsante Aggiungi >> per aggiungerle nella tabella di destra, che è quella che contiene le mailbox contenute nella nuova lista di distribuzione. E possibile rimuovere mailbox dalla lista di sinistra con lo stesso meccanismo di selezione e con il pulsante << Rimuovi. Documento ad uso esterno Pag. 32 di 34

33 Il pulsante in basso Aggiungi Lista serve a confermare la creazione della lista di distribuzione appena definita e contenente le mailbox aggiunte. Per modificare una lista di distribuzione si seleziona il Cliente e si utilizza il link Modifica relativo. L interfaccia è la stessa di quella per la creazione, segue le stesse regole. Quindi si possono aggiungere e rimuovere mailbox utilizzando i due tasti centrali una volta selezionate le mailbox tramite segno di spunta. Il pulsante Modifica Lista effettuerà le modifiche richieste. Per rimuovere una lista di distribuzione, una volta selezionato il Cliente si seleziona il link Cancella il quale mostrerà i dettagli della lista in oggetto. Tramite pulsante Elimina Lista si cancellerà definitivamente la lista di distribuzione. Documento ad uso esterno Pag. 33 di 34

34 3.4.6 Blocco liste di distribuzione Questa funzione consente il blocco per gli invii a liste di distribuzione globali su una o più caselle di un determinato cliente/dominio. Inizialmente si deve scegliere il cliente/dominio (eventualmente filtrando i risultati tramite appositi textbox di ricerca). La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l amministratore, e sarà possibile selezionarne uno cliccando sul link Seleziona. Per procedere con il blocco selezionare tramite checkbox una o più mailbox, e premere il pulsante Aggiorna stato di blocco Documento ad uso esterno Pag. 34 di 34