I TUTORI. I tutori vanno creati la prima volta seguendo esclusivamente le procedure sotto descritte.

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1 I TUTORI Indice Del Manuale 1 - Introduzione al Manuale Operativo 2 - Area Tutore o Area Studente? 3 - Come creare tutti insieme i Tutori per ogni alunno? Come creare il secondo tutore per ogni alunno? Come eliminare il tutore per ogni alunno? 4 - Come creare un Tutore singolo? 5 - Come modificare un Tutore? 6 - Parentele 7 - Elenco Tutori 8 - Stampa credenziali per l Area Tutore 1 - Introduzione al Manuale Operativo Lo scopo di questo Manuale Operativo è quello di illustrare chi sono i tutori in Nuvola, come si creano e come si possano stampare le credenziali per l Area Tutore. Ogni alunno può avere uno o più tutori a seconda delle necessità della Scuola. I tutori vanno creati la prima volta seguendo esclusivamente le procedure sotto descritte Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.1 di 15

2 2 - Area Tutore o Area Studente? In Nuvola esistono, fra le altre, due Aree da tenere distinte: 1) L Area Tutore: è l area riservata alla famiglia/ai tutori dell alunno, all interno della quale sono presenti le varie informazioni, concernenti quell alunno, che la Scuola ha scelto di condividere con i suoi tutori. 2) L Area Studente: è l area riservata al singolo alunno, all interno della quale sono presenti le varie informazioni che la Scuola ha scelto di condividere con l alunno stesso. Attenzione: E importante non confondere le credenziali dell Area Studente e quelle dell Area Tutore in quanto sono due aree di accesso completamente differenti. La Scuola può decidere se attivarne una sola, entrambe, o nessuna delle due Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.2 di 15

3 3 - Come creare tutti insieme i Tutori per ogni alunno? All interno del software Nuvola i tutori si creano automaticamente nel momento stesso in cui vengono importati gli alunni; pertanto, procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Anagrafiche Alunni Si consiglia di procedere alla creazione dei tutori 200 alunni per volta: pertanto, nel paginatore in basso a sinistra (sotto l elenco di tutti gli alunni) scegliere Mostra: 200 elementi per pagina Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino Seleziona tutto (1); poi utilizzare l azione di massa: Crea tutore per ogni alunno che si trova in alto a destra, sopra alla tabella, e cliccare sul pulsante Procedi (2). La sequenza va ripetuta per ogni pagina (il numero delle pagine totali è indicato in basso, nel paginatore mostrato nell immagine soprastante; se c è scritto: Pagina 1 of 5, vuol dire che bisogna ripetere l operazione per cinque volte, una per ogni pagina). Attenzione: l azione di massa Crea tutore per ogni alunno serve per creare solo il primo tutore. Per creare ulteriori tutori, quindi, bisogna utilizzare una differente azione di massa, come indicato nel paragrafo successivo Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.3 di 15

4 3.1 - Come creare il Secondo Tutore per ogni alunno? Nel caso in cui si voglia creare un secondo tutore (non indispensabile) per uno o più alunni, si deve utilizzare la stessa procedura vista sopra per creare il primo tutore. A differenza di quanto visto sopra, però, non devono essere necessariamente selezionati tutti gli alunni della Scuola, ma basta individuare solo quello o quelli per cui si vuole creare il secondo tutore (utilizzare eventualmente il sistema di filtri che si trovano in cima alla tabella per individuare più rapidamente gli alunni di interesse). Dopo averli selezionati, usare l azione di massa Crea SECONDO tutore per ogni alunno e poi cliccare su Procedi Come eliminare il Tutore per ogni alunno? In caso di errore è possibile eliminare i tutori creati. Per farlo, ci sono 2 alternative: 1) Procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Anagrafiche Alunni Nella pagina contenente l elenco degli alunni, è possibile scegliere gli alunni i cui tutori si vuole eliminare: a) per selezionarli tutti, nel paginatore in basso a sinistra (sotto l elenco di tutti gli alunni) scegliere Mostra: 200 elementi per pagina Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino Seleziona tutto. Ricordarsi, al termine dell operazione, di ripeterla per ogni pagina indicata nel paginatore. b) se invece non devono essere eliminati tutti i tutori, basta individuare solo l alunno o gli alunni il cui tutore deve essere eliminato (utilizzare eventualmente il sistema di filtri che si trovano nella parte superiore della tabella per individuare più rapidamente gli alunni di interesse) e selezionarli mettendo il segno di spunta nel quadratino di fianco al nome dell alunno Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.4 di 15

5 Dopo averli selezionati (tutti o solo alcuni), seguendo uno dei due metodi a) o b), usare l azione di massa Elimina tutore per ogni alunno, che si trova in alto a destra, sopra alla tabella, e cliccare sul pulsante Procedi. 2) Procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Anagrafiche Tutori Nella pagina contenente l elenco dei tutori, è possibile scegliere quali eliminare: a) per selezionarli tutti, nel paginatore in basso a sinistra (sotto l elenco di tutti i tutori) scegliere Mostra: 200 elementi per pagina Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino Seleziona tutto. Ricordarsi, al termine dell operazione, di ripeterla per ogni pagina indicata nel paginatore. b) se invece non devono essere eliminati tutti i tutori, basta individuare solo quello o quelli che si vuole eliminare (utilizzare eventualmente il sistema di filtri che si trovano nella parte superiore della tabella per individuare più rapidamente i tutori di interesse) e selezionarli mettendo il segno di spunta nel quadratino di fianco al nome del tutore. Dopo averli selezionati (tutti o solo alcuni), seguendo uno dei due metodi a) o b), usare l azione di massa Elimina, che si trova in alto a destra, sopra alla tabella, e cliccare sul pulsante Procedi. c) E comunque sempre possibile cliccare, nell elenco dei tutori, sul pulsante giallo Modifica in corrispondenza del tutore da eliminare; nella pagina contenente il dettaglio di quel tutore, è possibile procedere alla sua modifica (premendo il pulsante Salva alla fine: vedi paragrafo 5 relativo alla modifica del tutore) o alla sua eliminazione (premendo il pulsante rosso Elimina, che si trova in fondo alla pagina). Il tutore non sarà eliminabile se quest ultimo ha già provveduto ad effettuare il primo accesso Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.5 di 15

6 4 - Come creare un Tutore singolo? Per creare un singolo tutore procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Anagrafiche Alunni Nella pagina contenente l elenco degli alunni, cliccare sul pulsante Crea Tutore dell alunno di interesse (per il quale si vuole creare il tutore), individuato usando i filtri. Nella pagina di creazione del tutore, ci sono quattro schede dati a disposizione: in corrispondenza 1. Anagrafica 2. Alunni 3. Comunicazioni 4. Altri dati Al momento della creazione manuale del tutore non è obbligatorio compilare tutti i campi; gli unici campi indispensabili per la creazione del tutore sono: a) Cognome b) Nome c) Sesso Per quanto riguarda tutti gli altri campi, possono essere compilati in un secondo momento dalla Scuola e comunque possono sempre essere inseriti/modificati dal tutore stesso attraverso la propria Area Tutore Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.6 di 15

7 1. Nella scheda Anagrafica sono a disposizione tutti i dati anagrafici riguardanti il tutore in oggetto 2. Nella scheda Alunni si trova (o si trovano) l alunno (o gli alunni) a cui il tutore è collegato: quindi, il tutore può essere collegato a più alunni. Utilizzando il pulsante Aggiungi un altro alunno, è possibile associare al tutore anche più di un alunno. E inoltre possibile collegare a quell alunno la parentela in relazione al tutore (per creare le parentele vedere il paragrafo 6 di questo manuale operativo). 3. Nella scheda Comunicazioni si trovano i dati relativi alle comunicazioni con il tutore: Telefono abitazione 1 e 2: non sono i contatti a cui verranno inviati in automatico eventuali sms. Invio se è presente il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare comunicazioni ai tutori tramite , l verrà inviata anche a quel tutore; se invece non c è il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare comunicazioni ai tutori tramite , l NON verrà inviata anche a quel tutore. Invio SMS: se è presente il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare comunicazioni ai tutori tramite SMS, il messaggio verrà inviato tramite SMS anche a quel tutore; se invece non c è il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare comunicazioni ai tutori tramite SMS, il messaggio tramite SMS NON verrà inviato anche a quel tutore. è utile, oltre che per le comunicazioni via , anche per il recupero delle credenziali da parte del tutore. Cellulare: utilizzato per l invio di comunicazioni tramite SMS Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.7 di 15

8 I campi e Cellulare potranno essere compilati direttamente dal tutore attraverso l Area Tutore. 4. Nella scheda Altri dati si trovano altri dati inerenti al tutore, quali la professione o il titolo di studio. I campi Professione e Titolo di studio sono utilizzabili ai fini dell Invalsi Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.8 di 15

9 5 - Come modificare un Tutore? Le informazioni concernenti il tutore possono essere modificate in 2 modi: 1. In Area Tutore, da parte del tutore stesso. 2. In Area Alunni, da parte della Scuola. Qui ci occuperemo di come è possibile modificare le informazioni relative ad un tutore partendo dall Area Alunni di Nuvola. 1) Innanzitutto, occorre procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Anagrafiche Tutori 2) Quindi, nella pagina contenente l elenco di tutti i tutori esistenti nella Scuola, occorre individuare il tutore di interesse (utilizzando eventualmente il sistema di filtri che si trova nella parte superiore della griglia). 3) In corrispondenza del tutore da modificare, cliccare sul pulsante giallo Modifica 4) Nella pagina contenente il dettaglio relativo a quel tutore, apportare le modifiche necessarie e premere sul tasto Salva prima di uscire. Rispetto alla fase di creazione sopra descritta, fra le varie informazioni presenti ce n è una in più, corrispondente alla scheda Dati Portale : All interno della sezione Dati Portale si trovano le indicazioni concernenti: username, password, abilitazione del portale Area Tutore per quel tutore. E da qui che, se necessario, è possibile reimpostare le credenziali del tutore (qualora questi le abbia dimenticate, per esempio) Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.9 di 15

10 6 - Parentele In Nuvola esiste un solo tipo di parentela già creato: tutore generico. Tuttavia, anche se non è assolutamente obbligatorio farlo, la Scuola può creare, se lo ritiene opportuno, nuove parentele, procedendo in Area Alunni come segue: Area Gestione Archivi Parentele Nella pagina contenente l elenco delle parentele esistenti, cliccare sul pulsante Aggiungi per creare una nuova parentela. A questo punto occorre definire il nome della parentela (ad esempio: Padre ) e cliccare sul pulsante Salva 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.10 di 15

11 7 - Elenco Tutori L elenco dei tutori esistenti in Nuvola si trova in Area Alunni: Area Gestione Anagrafiche Tutori La tabella si presenta nel seguente modo: 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.11 di 15

12 8 - Stampa credenziali per l Area Tutore Per eseguire la stampa delle credenziali dell Area Tutore eseguire i seguenti passaggi: 1 - Se non si è già fatto, occorre creare una categoria di documenti denominata Documenti per Alunni. Per farlo, procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Stampe/Export Categorie Nella pagina contenente l elenco delle categorie, è possibile aggiungerne una nuova tramite il pulsante Aggiungi Definire il nome della categoria: Documenti per Alunni e cliccare il pulsante Salva 2 - Creare il documento da stampare: Area Gestione Stampe/Export Documenti Nella pagina contenente l elenco dei documenti, è possibile aggiungerne uno nuovo tramite il pulsante Aggiungi 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.12 di 15

13 Compilare i seguenti campi: Nome: ad esempio Stampa Credenziali Area Tutore Categoria: collegarlo alla categoria Documenti per alunni Modello da applicare: tramite la voce Scegli file è possibile caricare il modello di documento scelto. E possibile scaricare il modello già pronto nel Centro di Supporto di Nuvola sotto la sezione Guide Modelli di Documenti Modello Comunicazione Credenziali Area Tutore Una volta scaricato il modello, quest ultimo può essere modificato dalla Scuola a seconda delle proprie necessità; i campi di stampa unione utilizzabili nel modello stesso sono a disposizione nel Centro di Supporto di Nuvola sotto la sezione Guide Area Alunni - Gestione Elenco dei Campi di stampa unione utilizzabili in Nuvola Attenzione: Dopo aver personalizzato il documento (se necessario) deve essere salvato in formato.docx Formato di uscita: E possibile creare il documento solo in docx Si applica a: Scegliere la voce tutore_con_alunno ; questo vuol dire che è una comunicazione per i tutori di ogni alunno Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.13 di 15

14 Cliccare il pulsante Salva Il documento viene creato per Istituto, pertanto sarà presente in ogni Scuola dell Istituto stesso. 3 - Produzione del Documento: Per produrre il documento e quindi stamparlo procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Stampe/Export Documenti Individuare il documento di interesse appena creato e utilizzare la funzione Produci/Stampa che si trova in corrispondenza del documento di interesse. E possibile produrre fino a 100 documenti alla volta; pertanto, selezionare sul paginatore al di sotto della tabella Mostra 100 elementi per pagina Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.14 di 15

15 Spuntare poi tutti gli alunni della pagina con la funzione Seleziona tutto (1) ed utilizzare l azione di massa Produci (2) L operazione va ripetuta per ogni pagina ottenuta mostrando solo 100 alunni per pagina; quindi, nell esempio indicato nell immagine sottostante, l operazione va ripetuta per tutte le pagine da 1 a 8. Per ogni pagina risulterà la seguente schermata: Si può pertanto scegliere se stampare il documento concatenato e quindi relativo a tutti gli alunni precedentemente selezionati o se stampare un documento per singolo alunno. Attenzione: l operazione di produzione delle credenziali deve essere ripetuta per ogni Scuola dell Istituto Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag.15 di 15