AZIENDA_BUYER Vendor Management - Seller

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1 Errore. AZIENDA_BUYER Vendor Management - Seller Manuale Utente Gennaio, Version 5.0 A cura di: i-faber

2 Indice 1. Gestione delle utenze...3 Registrazione nuova utenza...3 Autenticazione...4 Recuero dei dati dell utenza...4 Modifica dati utenza Gestione della domanda di qualifica...6 Associazione di un utente ad una azienda...6 Inserimento nuova domanda di qualifica: dati aziendali...7 Inserimento nuova domanda di qualifica: categorie merceologiche Gestione delle qualifiche lato fornitore...14 Ritiro di una domanda di qualifica non ancora presa in carico...14 Rinnovo di una qualifica in scadenza...14 Rimozione di una categoria qualificata da parte di un seller Gestione utenti lato fornitore...16 Aggiunta di un nuovo contatto da parte del company admin...16

3 01. Gestione delle utenze - Registrazione nuova utenza Accedere all url Cliccare su REGISTRAZIONE UTENTE : LOGO BUYER Si apre la pagina di inserimento dei dati del nuovo utente: 3

4 Per completare la registrazione accettare le condizioni contrattuali e cliccare PROSEGUI e completare la Richiesta di Adesione al servizio. - Autenticazione Dopo la registrazione viene inviata una all indirizzo inserito, con un link di attivazione dell utenza: Cliccando il link un messaggio di conferma dà la possibilità di accedere all applicazione. LOGO BUYER Per accedere nel campo Username e Password bisogna inserire rispettivamente la mail e la password inseriti in fase di registrazione. - Recupero dei dati dell utenza Accedere all url con qualsiasi utente. Cliccare RECUPERO PASSWORD : LOGO BUYER Inserire l per la quale si richiede la password e cliccare CONFERMA : 4

5 Viene inviata una all indirizzo di posta contenente la nuova password da utilizzare per accedere all applicazione. Una volta effettuato l accesso con la nuova password è possibile modificarla come indicato nel paragrafo successivo. - Modifica dati utenza Accedere all url con qualsiasi utente. Inserire la username e la password e accedere alla piattaforma. Nella parte superiore selezionare GESTISCI PROFILO : Inserire la vecchia password e la nuova quindi cliccare SALVA, un messaggio conferma la modifica della password. 02. Gestione della Domanda di Qualifica - Associazione di un utente ad una azienda Accedere all url con l utente referente del fornitore. Cliccando LOGIN si apre la pagina di scelta della piattaforma che permette di associare l utente ad un azienda di riferimento: 5

6 LOGO BUYER Per registrare una nuova azienda inserire: Nazione di appartenenza; Partita IVA (PI); Cliccare VAI. Se l azienda è nuova appare il seguente messaggio: Se invece l azienda è già registrata appare questo messaggio: 6

7 In caso di azienda nuova la PI inserita è ora visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione ACCEDI AL VENDOR. Selezionare la partita iva e cliccare ACCEDI. Si apre la pagina di riepilogo relativo alle domande di qualifica: LOGO BUYER - Inserimento nuova domanda di qualifica: Dati aziendali Per compilare il questionario generale relativo ai dati aziendali cliccare DATI AZIENDALI : Si apre la pagina di compilazione del questionario: Il questionario Dati aziendali è diviso in 6 diverse sottocategorie. Dopo aver compilato una sezione, cliccando Avanti è possibile accedere a quella successiva. Una volta compilati tutti i campi il pallino in fianco alla sezione diventa verde (giallo se la sezione non è compilata in tutti i suoi campi obbligatori, rosso se non è ancora stata compilata) ed è possibile accedere al passo successivo, ovvero il riepilogo dei dati inseriti, cliccando PROSSIMO STEP. 7

8 LOGO BUYER Cliccando il pulsante Scarica PDF è possibile scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. Salvare il questionario in modo tale da poterlo allegare firmato digitalmente. Caricare il file tramite UPLOAD e per completare l operazione cliccare il pulsante PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA. Un messaggio conferma la pubblicazione: Nella Dashboard, sezione IN LAVORAZIONE è mostrata la domanda correttamente presentata: 8

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10 - Inserimento nuova domanda di qualifica: Categorie merceologiche Cliccare DATI AZIENDALI nella Dashboard e successivamente CATEGORIE MERCEOLOGICHE : In alternativa è possibile cliccare AGGIUNGI CATEGORIE : 10

11 Viene mostrata la pagina di qualifica delle categorie: Selezionare una categoria dall albero oppure cercarla tramite il motore di ricerca interno: per nome categoria o per codice SAP. Selezionare la categoria di interesse: Cliccando AGGIUNGI SELEZIONATE la categoria viene aggiunta nell elenco di quelle selezionate dal fornitore sopra la funzione di ricerca: 11

12 Cliccare PROSSIMO STEP. Dal menu a tendina selezionare la categoria per la quale si vuole presentare una domanda di qualifica. Se sono state scelte differenti categorie, l operazione andrà ripetuta per ogni singola categoria. La pagina viene automaticamente popolata con il questionario relativo alla categoria selezionata. Il questionario deve essere completato entro 15 giorni dall inizio della sua compilazione. Dopo aver compilato tutti campi obbligatori cliccare SALVA BOZZA e quindi PROSSIMO STEP. Qui, come per i Dati aziendali, cliccando il pulsante SCARICA PDF è possibile scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. Salvare il questionario in modo tale da poterlo allegare firmato digitalmente. 12

13 Allegare il file tramite il tasto UPLOAD e per completare l operazione cliccare il pulsante PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA : Nella Dashboard, sezione IN LAVORAZIONE, la categoria appena presentata viene mostrata in stato di ATTESA : 13

14 03. Gestione delle Qualifiche lato Fornitore - Ritiro di una domanda di qualifica non ancora presa in carico Accedere all url con l utente referente del fornitore. Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico da un utente operatore/responsabile di qualifica (quindi in stato PRESENTATA ) può essere ritirata cliccando il pulsante RITIRA : Lo stato della domanda cambia tornando in BOZZA. Ora è possibile aggiornare o modificare il questionario e successivamente ripresentarlo. - Rinnovo di una qualifica in scadenza Quando una domanda di qualifica (Dati aziendali o categorie) è in scadenza, 30 giorni prima viene inviata al fornitore una di promemoria. La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante il tasto RINNOVA in corrispondenza della domanda da rinnovare (Dashboard sezione QUALIFICATE ): 14

15 - Rimozione di una categoria qualificata da parte di un seller Nella dashboard è possibile vedere le domande di categoria che il fornitore ha presentato: Per ritirare una domanda di qualifica si deve cliccare sul pulsante RITIRA in corrispondenza della categoria interessata: A questo punto la categoria ritirata non è più presente nell elenco delle domande IN LAVORAZIONE. 15

16 04. Gestione Utenti lato Fornitore - Aggiunta di un nuovo contatto da parte del company admin L aggiunta di un contatto secondario ad una azienda già registrata nell applicazione può essere effettuata in due differenti modalità: CASO 1: L utente secondario richiede l associazione all utente referente; CASO2: L utente referente aggiunge l utente secondario. In questo caso il nuovo utente può anche non essere ancora registrato nell applicazione; - CASO 1 L utente secondario si registra nell applicazione seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE. Una volta autenticato, il nuovo utente, dovrà inserire nel campo Partita IVA la P.I. dell azienda alla quale vuole essere associato: Cliccando VAI, appare la seguente messaggio: Cliccando SI appare un messaggio di conferma: 16

17 A questo punto l utente referente di quella azienda riceverà una che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione il referente deve accedere all applicazione. Nella parte superiore cliccare GESTISCI PROFILO : Nella sezione è presente la notifica di richiesta del nuovo utente: Per confermare l associazione cliccare MODIFICA (simbolo dell ingranaggio) e quindi CONFERMA : L utente che ha chiesto l abilitazione può essere già associato ad un altro fornitore. In questo caso il sistema prevede una ulteriore conferma da parte del referente: Cliccando SI lo stato dell utente secondario sarà ABILITATO. 17

18 - CASO 2 Utente non registrato Accedere all url con l utente referente del fornitore. Nella parte superiore cliccare GESTISCI PROFILO : Nella sezione cliccare il pulsante AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario: Nella maschera seguente è necessario inserire l indirizzo dell utente e l azienda alla quale si vuole associare tramite il menu a tendina. Successivamente cliccare ASSOCIA. Viene mostrato il seguente messaggio che ci conferma che l utente non è ancora registrato nell applicazione: Cliccando SI arriverà al nuovo utente una di richiesta di associazione: 18

19 A questo punto l utente cha ha ricevuto l dovrà registrarsi all applicazione seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE e poi seguire i passi descritti nel CASO 1 di questo capitolo. Utente registrato Accedere all url con l utente referente del fornitore. Nella parte superiore cliccare GESTISCI PROFILO : Nella sezione cliccare il pulsante AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario: Nella maschera seguente è necessario inserire l indirizzo dell utente e l azienda alla quale si vuole associare tramite il menu a tendina. Successivamente cliccare ASSOCIA : 19

20 Un messaggio ci conferma che l utente è già registrato nell applicazione: Cliccando SI arriva una all utente: A questo punto l utente deve confermare l invito ad associarsi con l azienda del referente: dovrà accedere all applicazione e nella pagina di GESTISCI PROFILO troverà una sezione dedicata alle Relazioni dell utente con le altre aziende. Per confermare l associazione con la nuova azienda cliccare il pulsante CONFERMA : Un messaggio ci confermerà che l associazione è stata fatta correttamente: 20

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