Manuale Utente Fornitore BCC Solutions

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1 Manuale Utente Fornitore BCC Solutions Qualifica fornitore Pag. 1 di 16

2 INDICE 1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO AUTO-REGISTRAZIONE DEL FORNITORE Compilazione modulo di auto-registrazione Dati generali Categoria prodotto Dichiarazione di presa visione e protezione dei dati Invio della richiesta Questionario Accesso alla qualifica e invio documentazione Accesso alla qualifica Caricamento della Documentazione Gestione Data Scadenza Documenti Pag. 2 di 16

3 1. Obiettivi del documento Nel presente documento vengono presentate le funzionalità disponibili per il fornitore sulla piattaforma di collaborazione con i fornitori di BCC Solutions. Nel presente manuale vengono fornite le indicazioni circa: - Fase di pre-qualifica: fase in cui il fornitore si candida come potenziale collaboratore di BCC Solutions. - Collaborazione con il fornitore: fase in cui vengono forniti i documenti necessari alla qualifica definitiva sia alla normale collaborazione per i fornitori gia precedentemente qualificati. 2. Auto-Registrazione del fornitore In questo paragrafo vengono illustrate le modalità operative che deve eseguire il fornitore per effettuare l auto-registrazione come potenziale fornitore Compilazione modulo di auto-registrazione Per auto-candidarsi il fornitore deve accedere al portale di BCC Solutions e cliccare sul link per l autoregistrazione. Il sistema apre una pagina internet (vedere figura) all interno della quale è necessario inserire le informazioni richieste. I campi evidenziati tramite * richiedono la compilazione obbligatoria, di seguito si riporta il dettaglio dei campi. Pag. 3 di 16

4 2.1.2 Dati generali I dati generali sono riportati nella schermata Informazioni generali dell impresa. Il set di dati minimo da inserire è il seguente: - Nome impresa: Ragione sociale dell impresa; - Lingua: sigla dellalingua dell impresa (es. IT); - Paese: sigla del paese di appartenenza dell impresa (es. IT); - Regione: sigla della città di appartenenza dell impresa (es. RM); - CAP/Località: Codice avviamento postale e località dell impresa; - N.Telefono: telefono dell impresa; - Indirizzo indirizzo di contatto dell impresa; - Fatturato Annuo: ultimo fatturato annuo disponibile; - Num.dipendenti; - Partita IVA e/o Cd.fiscale. In seguito alla compilazione dei dati dell impresa è necessario compilare i dati riguardanti il contatto, vale a dire il referente delle comunicazioni con BCC Solutions. Pag. 4 di 16

5 Il set di dati minimo da inserire è il seguente: - Nome e cognome del contatto; - Intestazione del contatto; - Numero di telefono del contatto; - Indirizzo del contatto; - Sigla della lingua del contatto (es. IT); - Sigla del paese del contatto (es. IT). NB: nel caso in cui i dati N. Telefono, , lingua e Paese dell impresa corrispondano a quelli del contatto, è possibile copiare direttamente i dati dell impresa tramite l apposito pulsante Categoria prodotto Lo schema delle Categorie prodotto è presentato nella seguente figura. È necessario selezionare il flag sulla/e categorie prodotto per cui il fornitore intende candidarsi. Pag. 5 di 16

6 2.1.4 Dichiarazione di presa visione e protezione dei dati Il fornitore, per inviare la sua richiesta deve necessariamente inserire il flag riguardante l accettazione della privacy, codice etico e condizioni generali di acquisto Invio della richiesta A valle della compilazione del modulo di auto-registrazione in tutte le sue parti è possibile inviare la richiesta premendo il pulsante Inviare. L esito positivo dell avvenuto invio della richiesta è segnalato dal sistema tramite il seguente messaggio: Pag. 6 di 16

7 2.1.6 Questionario Dopo aver inviato la richiesta, il fornitore riceve una mail informativa Supplier Self-Services: questionari per qualificaz che riporta dei link relativi ai questionari da compilare. Il fornitore deve compilare i questionari indicati per completare la richiesta di qualifica. Cliccando sul link viene aperta una pagina internet come riportato nella seguente figura: Il fornitore deve procedere alla compilazione dei questionari, al termine della quale avrà due opzioni: - Salvare/bufferizzare il questionario, attraverso il pulsante, per salvare i propri inserimenti e proseguire la compilazione del questionario in un secondo momento. - Inviare questionario, attraverso il pulsante, per salvare i propri inserimenti ed inviare il questionario. Dopo l invio sarà ancora possibile aprirlo in una sessione di visualizzazione. Cliccando sul pulsante d invio, in caso di risposte mancanti, il sistema restituisce un messaggio informativo (riportato nella seguente figura) evidenziando in rosso i campi necessari mancanti. NB: si consiglia di salvare periodicamente il questionario per non perdere i dati inseriti in caso di sessione scaduta. Pag. 7 di 16

8 Per completare la compilazione del questionario, cliccare su OK e procedere alla compilazione delle informazioni mancanti. Terminata la compilazione è necessario premere nuovamente il pulsante inviare questionario per sottomettere il form. Il corretto caricamento del questionario è notificato attraverso il seguente messaggio. La sottomissione del questionario rappresenta il termine della prima fase di auto-registrazione e richiesta di qualifica. Nel caso in cui BCC Solutions ritenga valide le informazioni fornite, informerà il fornitore della valutazione positiva, richiedendo allo stesso la consegna della documentazione necessaria. NB: All interno dei questionari è indicata la documentazione necessaria da inserire, in caso di accettazione da parte di BCC Solutions, all interno dell area collaborativa, per completare il processo di qualifica. Le modalità di accesso al sistema e invio della documentazione sono presentati nei seguenti paragrafi. Pag. 8 di 16

9 2.1.7 Accesso alla qualifica e invio documentazione Accesso alla qualifica Nel momento in cui il fornitore viene valutato da parte di BCC Solutions e la sua richiesta di qualifica accettata, il fornitore riceve due mail contenenti le seguenti informazioni: - Interlocutore creato correttamente: La mail contiene il codice utente assegnato al fornitore che ha richiesto la valutazione assieme al link di accesso del portale fornitori BCC Solutions; - Password dell Interlocutore: la mail contiene la password da utilizzare per accedere al sistema e caricare la documentazione richiesta. Attraverso l utente e la password il fornitore può accedere al portale in cui potrà verificare i propri dati personali e procedere allo scambio della documentazione. Effettuato il primo accesso, per garantire la sicurezza degli accessi al portale, il sistema richiede il cambio della password. Pag. 9 di 16

10 Effettuata la modifica il portale del fornitore appare come nella seguente figura: Dall interno del portale il fornitore può visualizzare e modificare i propri dettagli attraverso il link Amministrazione Dati impresa Per accedere all area collaborativa è necessario procedere attraverso il link Area Collaborativa Gestione documenti. Nel paragrafo seguente si descrive in dettaglio l operatività di scambio della documentazione Caricamento della Documentazione Eseguito l accesso al portale fornitore di BCC Solutions, il fornitore può cliccare sul link Area Collaborativa Gestione documenti e procedere all upload dei documenti. Al primo accesso all area di collaborazione viene riportata la seguente schermata. Pag. 10 di 16

11 In calce alla pagina è riportato il pulsante Accept sul quale è necessario cliccare per procedere. La pagina successiva cui si accede è riportata nell immagine seguente: Cliccando su Collaborazione Qualifica Fornitori sono visualizzate le cartelle in cui inserire i documenti. Tali cartelle corrispondono ai tipi di documento che il fornitore deve inserire. Cliccare sulle opportune cartelle per visualizzare in dettaglio i documenti. Pag. 11 di 16

12 Per procedere al caricamento della documentazione occorre compiere gli step riportati di seguito per ogni documento necessario. Entrare nella cartella richiesta Cliccare su Creare per inserire il file. Il sistema apre una nuova schermata dove richiede se si intende inserire un bookmark (semplicemente un intestazione senza documento) oppure un documento. Selezionare quindi su Documento. Pag. 12 di 16

13 La schermata successiva è la seguente. Inserire il nome da dare al documento, la descrizione e lasciare il flag su Upload di un file locale. Cliccare quindi su Continuare. Premendo il pulsante Browse è possibile selezionare dal proprio PC il file da caricare, premendo il bottone Salvare per terminare l operazione. Pag. 13 di 16

14 Le attività di caricamento dei file deve essere ripetuta per ogni documento necessario da caricare a sistema Gestione Data Scadenza Documenti Accedendo nell area collaborativa al link Gestione Data Scadenza Documenti il fornitore deve inserire le date di emissione dei documenti che deve caricare a sistema. Nel box in alto è possibile inserire dei parametri di selezione per limitare la lista visualizzata. Nella griglia in basso, invece, sono riportati i tipi documento associati al fornitore, con l indicazione nell ultima colonna di quelli per i quali è obbligatorio l inserimento della data di emissione. Per inserire la data, selezionare la riga riguardante il tipo documento e cliccare su Data. Si apre il calendario, dove è possibile selezionare la data. Per i tipi documenti che prevedono un numero di giorni di validità, il sistema calcola in automatico la data di scadenza e la visualizza nella relativa colonna. Pag. 14 di 16

15 NB: se s inserisce una data di emissione futura, il sistema mostra un messaggio bloccante Attenzione la data inserita è nel futuro. NB: se s inserisce una data di emissione che comporta una data di scadenza nel passato, il sistema mostra un messaggio bloccante Attenzione tipo documento xxx scaduto. Pag. 15 di 16

16 Dopo aver inserito i dati, occorre cliccare su Salvare per salvare i dati. Al salvataggio il sistema informa il fornitore della presenza di eventuali tipi documento obbligatori per i quali non è stata specificata la data di emissione. Una volta inserite le date per ogni tipo documento che lo richiedono, il fornitore visualizza solamente il messaggio di Operazione eseguita con successo. Pag. 16 di 16

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