SAP SRM 7 Manuale GARE ON LINE con cfolders FORNITORI INDICE

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1 SAP SRM 7 Manuale GARE ON LINE con cfolders FORNITORI INDICE 0 - Introduzione Vai! 1 - Logon 2 - Ricerca gara elettronica 3 - Visualizzazione offerta 4 - Creazione offerta Vai! Vai! Vai! Vai! 5 - Elaborazione offerta salvata Vai! 6 - Uscita dal portale Vai! 1

2 0 - Introduzione In questo manuale vengono illustrate le funzionalità della nuova piattaforma di e-procurement relativamente alla creazione di un offerta on line. I contenuti presentati fanno riferimento al processo standard di invio di un'offerta elettronica con l'utilizzo dell'area collaborativa (cfolders) per lo scambio di documentazione. I fornitori selezionati per la partecipazione ad una negoziazione on line vengono contattati tramite e invitati ad effettuare la quotazione secondo le modalità e i tempi previsti. Oltre alla negoziazione on line, il sistema di e-procurement offre al fornitore una serie di funzionalità a supporto dei seguenti processi: qualifica fornitori scambio documentazione per la sicurezza scambio documentazione contrattuale contabilizzazione lavori. 2

3 1 - Logon 1.1 Accesso al Portale Per partecipare ad una gara alla quale si è stati invitati, è possibile: utilizzare il link presente nel messaggio di posta elettronica ricevuto raggiungere il sito seguire il percorso > Area Fornitori > Gare Online > Login e selezionare Sei un fornitore già registrato? Accedi Nella nuova pagina inserire le proprie credenziali e selezionare Logon. In caso di user ID o password dimenticata utilizzare la funzione Supporto o inviare una mail a 3

4 2 - Ricerca gara elettronica 2.1 Transazione Negoziazione on line 1) Selezionare la transazione Negoziazione on line nel Menu Fornitore 2) Se la gara elettronica appare nella tabella di riepilogo passare al punto 3, altrimenti eseguire la ricerca 2.1) selezionare Vis. aggiornamento rapido criteri 2.2) inserire il numero di appalto (riportato nella mail di invito alla presentazione dell'offerta) nel campo Numero evento e premere Rilevare 3) Cliccare sul numero della gara per visualizzare il dettaglio Nota: è possibile presentare un'offerta solo se la gara è nello stato "Pubblicato" e se la data di fine non è trascorsa 4

5 3 - Visualizzazione offerta 3.1 Sezione economica La nuova finestra è composta da tre schede: 1) Scheda Informazioni appalto Contiene le informazioni generali della gara ed è suddivisa in tre sezioni. Parametri appalto, che specifica - Data inizio, data e ora a partire dalla quale è possibile presentare un'offerta (se non indicata è già consentito) - Termine di presentazione dell offerta, data e ora entro cui è possibile presentare un'offerta - Data di apertura, data e ora di apertura delle offerte economiche - Periodo di vincolo, periodo di validità dell offerta (se valorizzato) - Divisa, valuta di riferimento della gara (default = EUR) - Data di apertura dell'offerta tecnica, data e ora di apertura delle offerte tecniche 5

6 3 - Visualizzazione offerta 3.1 Sezione economica Domande, che contiene eventuali quesiti posti dal buyer ai fornitori offerenti Note e allegati, che può contenere un testo del buyer e la documentazione relativa alla gara. - per visualizzare il testo selezionare Testo Fornitori - per scaricare gli allegati selezionare la corrispondente descrizione NOTA: Se, dopo aver cliccato sul nome del file nella scheda Note e allegati non viene eseguito il download del documento, il problema è dovuto ad una errata impostazione di Internet Explorer. Segua questa procedura: 1)Scegliere Opzioni Internet dal menu Strumenti 2)Nella scheda Protezione (o Sicurezza) fare clic su Livello personalizzato 3)Dalla lista delle impostazioni, selezionare Attiva sulle tre voci presenti nella sezione Download (download dei caratteri, download dei file e richiesta di conferma) 4)Scegliere OK In alternativa o ad integrazione, i documenti potrebbero essere stati caricati nell'area collaborativa cfolders (vedi 3.2) 6

7 3 - Visualizzazione offerta 3.1 Sezione economica 2) Scheda Posizioni Elenca le posizioni da quotare ed è composta dai seguenti campi principali: Numero righe, numero progressivo della posizione Tipo di posizione, materiale o prestazione Descrizione, descrizione della posizione Categoria prodotto, descrizione del gruppo merce Quantità, quantità richiesta Unità, unità di misura della quantità Data di consegna, data di consegna richiesta Appunti, numero di testi sulla posizione: cliccare sul numero per accedere ai dettagli Allegati, numero di eventuali allegati sulla posizione: cliccare sul numero per accedere ai dettagli 7

8 3 - Visualizzazione offerta 3.1 Sezione economica Cliccando sul numero della posizione viene visualizzato il dettaglio, costituito da tre sezioni: Dati posizione, che contiene le informazioni su descrizione, gruppo merce, quantità richiesta e consegna Domande, nella quale sono riportati eventuali quesiti per la posizione selezionata Note e allegati, che riporta gli allegati relativi alla posizione 8

9 3 - Visualizzazione offerta 3.1 Sezione economica 3) Scheda Note e allegati È la schermata di riepilogo di tutti gli allegati inseriti dal buyer (allegati generali o specifici per posizione) Per visualizzare il testo selezionare Testo Fornitori Per scaricare gli allegati selezionare la corrispondente descrizione NOTA: Se, dopo aver cliccato sul nome del file nella scheda Note e allegati non viene eseguito il download del documento, il problema è dovuto ad una errata impostazione di Internet Explorer. Segua questa procedura: 1)Scegliere Opzioni Internet dal menu Strumenti 2)Nella scheda Protezione (o Sicurezza) fare clic su Livello personalizzato 3)Dalla lista delle impostazioni, selezionare Attiva sulle tre voci presenti nella sezione Download (download dei caratteri, download dei file e richiesta di conferma) 4)Scegliere OK 9

10 3 - Visualizzazione offerta 3.2 Sezione tecnica 1) Per visualizzare gli allegati di carattere prevalentemente tecnico, accedere all'area collaborativa cfolders tramite il comando Appalto tecnico. 2) Nella nuova finestra, aprire le cartelle Collaborazione e Area Esterna per verificare la presenza di allegati. 3) Per scaricarli, cliccare sul link nel campo Versione attuale 10

11 4 - Creazione offerta 4.1 Offerta economica Per la creazione dell'offerta, selezionare il pulsante Creare offerta Nella nuova finestra inserire le seguenti informazioni obbligatorie: Prezzi Accedere alla scheda Posizioni e inserire i prezzi nei relativi campi Nota: i prezzi devono essere riferiti alle quantità indicata nella colonna Prezzo per e all'unità di misura. Nell'esempio viene richiesta la quotazione per 1 pz di un materiale e per 1 giorno di una prestazione. Qualora richiesto dal buyer, è possibile aggiungere nuove posizioni (ad esempio per eventuali costi aggiuntivi) utilizzando il tasto Aggiungere posizione 11

12 4 - Creazione offerta 4.1 Offerta economica Offerta commerciale Inserire l offerta commerciale (comprensiva di prezzi), come allegato alla prima posizione 1) selezionare il numero "1" relativo alla prima posizione per aprire il dettaglio 2) aprire la scheda Note e allegati 3) premere il pulsante Aggiungere allegato 4) nella nuova finestra selezionare il file tramite il tasto Sfoglia, inserire una breve descrizione e cliccare su OK 5) Ripetere la procedura descritta nei punti 3 e 4 per allegare altri documenti 6) Per eliminare un documento, selezionare la riga corrispondente tramite il pulsante grigio presente alla sinistra della stessa e premere il pulsante Cancellare 12

13 4 - Creazione offerta 4.2 Offerta tecnica Offerta tecnica L offerta tecnica (senza indicazioni sui prezzi) deve essere caricata nell'area collaborativa cfolders 1) per accedere all'area selezionare il pulsante Offerta tecnica 2) nella nuova finestra aprire la cartella Tech_Bid all'interno della directory denominata con il proprio codice fornitore, ovvero la user ID di accesso 13

14 4 - Creazione offerta 4.2 Offerta tecnica È possibile allegare un documento e/o inserire una nota 3) premere il pulsante Creare 4) selezionare Documento per caricare un file o Testo per digitare una nota 5) nel primo caso inserire il nome, una descrizione e cliccare su Continuare 14

15 4 - Creazione offerta 4.2 Offerta tecnica 6) selezionare il file tramite il tasto Sfoglia e premere Salvare 7) ripetere la procedura descritta dal punto 3 al 6 per allegare altri documenti 8) per tornare alla schermata di elaborazione dei dati economici chiudere la finestra dell'area collaborativa cfolders utilizzando il pulsante X del browser 15

16 4 - Creazione offerta 4.3 Invio offerta Al termine della compilazione dei dati è possibile eseguire le seguenti azioni principali tramite i pulsanti in alto: Inviare: invia l'offerta Chiudere: chiude la pagina di modifica dell'offerta Anteprima di stampa: crea un file pdf di anteprima dell'offerta Controllare: effettua un controllo sui dati inseriti in termini di completezza sui campi obbligatori e formato. Salvare: salva l'offerta come bozza da completare in un momento successivo Dopo aver selezionato Inviare, il sistema restituisce il seguente messaggio: Il fornitore Da quel momento in poi l'offerta non è più modificabile (salvo diversa impostazione della gara o restituzione dell'offerta da parte del buyer) 16

17 5 - Elaborazione offerta salvata 5.1 Modifica ed invio È possibile modificare un'offerta salvata o inviata (se previsto dal buyer) fino al termine di presentazione delle offerte. Dopo aver eseguito l'accesso al Portale e ricercato la gara (vedi pagg. 3 e 4) 1) cliccare sul Numero offerta nella riga relativa all'appalto 2) nella nuova finestra selezionare Elaborare 3) Apportare le modifiche e selezionare Salvare per salvare in bozza o Inviare per confermare 17

18 6 - Uscita dal portale Dopo aver inviato o salvato l'offerta elettronica è possibile abbandonare la sessione di lavoro: 1) selezionare il pulsante Chiudere nella schermata di modifica dell'offerta 2) cliccare su Logoff nella pagina principale del portale 18

19 6 - Uscita dal portale Per ricevere supporto o per segnalare anomalie chiamare l help desk al numero o inviare una mail a 19

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