Gestione avviso di gara

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1 Gestione avviso di gara Manuale fornitore Documento non pubblicato. Copyright Selex ES S.p.A. Tutti i diritti riservati. Il documento contiene informazioni riservate di Selex ES SpA e viene reso disponibile senza alcuna responsabilità per eventuali errori o omissioni. Ne è vietata la riproduzione, la divulgazione e l utilizzo, anche parziali, in mancanza di una espressa autorizzazione scritta degli interessati. Il diritto d autore relativo e la presente restrizione d uso debbono ritenersi estese a qualsiasi forma o modalità espositiva delle informazioni contenute.

2 Pagina 2 di 18 INDICE 1 INTRODUZIONE E OBIETTIVI DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI ACCESSO AL PORTALE I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE APPALTI E ASTE VISUALIZZARE APPALTO PARTECIPARE AD APPALTO PUBBLICO PARTECIPAZIONE CREAZIONE ED INVIO OFFERTA DOMANDE E RISPOSTE... 17

3 Pagina 3 di 18 1 INTRODUZIONE E OBIETTIVI Finmeccanica ha avviato un processo che prevede la concentrazione sull azienda FGS di tutti gli acquisti di materiali indiretti delle aziende del Gruppo. A tal fine, il portale SRM supporta l utente nella gestione centralizzata di tutte le fasi di approvvigionamento per conto della Capogruppo e delle aziende controllate. La funzione acquisti di Finmeccanica Global Services effettua periodicamente delle indagini di mercato per individuare le migliori fonti di acquisto da utilizzare per i propri rapporti commerciali. I migliori fornitori individuati vengono invitati ad una fase di negoziazione per l acquisto di una determinata fornitura/servizio che condurrà alla definizione di un contratto/ordine per il migliore di essi. SAP SRM supporta la fase di negoziazione attraverso la creazione di gare od aste, gestibili all interno di un componente denominato SAP Bidding Engine. Si tratta di uno strumento che facilita il processo di negoziazione, mettendo il buyer in grado di selezionare il fornitore che garantisce la migliore prestazione in termini di prezzo e qualità del servizio. Nei prossimi paragrafi saranno descritti separatamente i processi legati alla partecipazione alle gare ed alle aste. 1.1 DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI Nel proseguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi: FGS SRM ECC Op.Co. FNM RdA RFX BID AUC RFC cfolders Finmeccanica Global Services Supplier Relationship Management Enterprise Central Company (Sistema backend) Operating Company Finmeccanica Corporate Richiesta d Acquisto Richiesta d'offerta / Appalto Offerta Asta Remote Function Call Collaboration Folders - Area collaborativa con i fornitori

4 Pagina 4 di 18 2 ACCESSO AL PORTALE Collegarsi al link: Inserire user e password ATTENZIONE Se si inseriscono credenziali errate, il sistema mostra un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima che il sistema blocchi l utenza impedendo l accesso al portale. Il fornitore che effettua l accesso al portale FGS visualizzerà la seguente schermata: La navigazione del portale risulta semplice ed intuitiva, in quanto strutturata per sezioni: - in alto a destra è possibile visualizzare il nome del fornitore e il pulsante di logoff; - sulla sinistra sono presenti i menù di navigazione selezionati dalla barra top-level; - la selezione di un menù di navigazione consente al fornitore di utilizzare specifiche funzionalità all interno di un apposita Area di lavoro.

5 Pagina 5 di I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE COMPATIBILITA DEL BROWSER Accedere al portale dei servizi SAP con Internet Explorer fino alla versione 9.0. BLOCCO POPUP Si raccomanda, inoltre, di disabilitare i blocchi popup. Se si sta navigando con Internet Explorer è necessario seguire il percorso: Ricercare la voce Usa blocco popup e impostarla come Disattiva. Disattivazione blocco pop-up Internet Explorer

6 Pagina 6 di 18 IMPOSTAZIONI PER IL DOWNLOAD DEI FILE Se si sta navigando con Internet Explorer assicurarsi che tutte le voci dei download siano attive. Seguire il percorso: Strumenti Opzioni Internet Protezione Livello personalizzato Abilitazione download

7 Pagina 7 di 18 3 APPALTI E ASTE Nella finestra Appalti e aste, in Interrogazioni attive, sono visualizzati tutti gli appalti e le aste online. Sono presenti gli appalti e le aste in cui si è stati invitati a partecipare; solo nel caso di appalto pubblico, tutti i fornitori possono visualizzare il documento e ognuno può decidere di partecipare. Aggiornare sempre le interrogazioni con il tasto Aggiornare È possibile selezionare vari criteri di interrogazione in base allo stato dei documenti: Tutti: tutti i documenti relativi agli appalti o alle aste; Pubblicato: i documenti attivi; Terminati: tutti i documenti in stato terminato; Concluso: tutti i documenti conclusi.

8 Pagina 8 di 18 Con il tasto Espandi si possono scegliere maggiori criteri di ricerca: Numero evento: inserire il numero, o l intervallo numerico, del documento che si intende visualizzare. Stato evento: stato del documento

9 Pagina 9 di 18 Data di creazione: Indicatore data della scadenza: Stato:

10 Pagina 10 di 18 Periodo in risposta ordine di acquisto: Premere il tasto per eseguire l interrogazione. È possibile esportare l elenco delle interrogazioni in un file Excel con il tasto Esportazione. 3.1 VISUALIZZARE APPALTO Individuato l appalto che si cercava fare doppio clic sul numero dell appalto. Si apre una nuova finestra dove si visualizzano tutti i dati del documento.

11 Pagina 11 di 18 PARAMETRI APPALTO: o Data inizio: è la data a partire dalla quale i fornitori possono iniziare a fare le offerte; senza questa data i fornitori possono inviare le offerte subito dopo la pubblicazione del documento. o Termine presentazione offerta: è la data ultima per le presentazioni delle offerte da parte dei fornitori. o Data di apertura dell offerta tecnica: questa data rappresenta il momento in cui la busta tecnica può essere aperta; è presente ovviamente solo per gli appalti a doppia busta. o Data di apertura dell offerta economica: questa data rappresenta il momento in cui la busta economica può essere aperta; senza questa data la busta sarà aperta allo scadere del termine per la presentazione delle offerte. o Fine del periodo di vincolo: data entro la quale il fornitore si impegna a fornire la merce alle condizioni stabilite durante la negoziazione. DOMANDE: Inserite dal richiedente per avere informazioni; le domande con l asterisco sono obbligatorie, senza una risposta non si può presentare l offerta.

12 Pagina 12 di 18 Ad ogni domanda può essere allegato un criterio di ponderazione (valutazione lineare, percentuale, manuale etc.) inserito a sistema dal richiedente. NOTE ed ALLEGATI: o "Appunti": contenente l oggetto dell appalto e le diverse clausole in cui si articolerà il Contratto, o "Allegati": repository complementare alla successiva "Area Collaborativa/c-Folder" contenente, se del caso, documentazione di gara disponibile per il download ottenibile cliccando sul link relativo ad ogni documento, o "Collab.": il link presente in tale sezione permette di accedere all area collaborativa pubblica del c-folder. Cliccando sul link si aprirà l area collaborativa Nella cartella dello Spazio Pubblico sono presenti i documenti che il richiedente ha allegato per condividerli con i fornitori, è possibile visualizzarli o scaricarli cliccando sul nome del documento. Si aprirà una popup da cui si può aprire o salvare il documento. Cliccando su apri, il documento si apre in visualizzazione, mentre cliccando su salva si apre una successiva popup in cui selezionare la cartella di destinazione.

13 Pagina 13 di PARTECIPARE AD APPALTO PUBBLICO Tutti i fornitori, anche quelli che si registrano dopo che l appalto è stato pubblicato, appartenenti alla lista di fornitori Finmeccanica visualizzano gli appalti pubblici. Per poter partecipare bisogna Registrarsi all appalto. Apparirà il messaggio di avvenuta registrazione. 3.2 PARTECIPAZIONE L utente deve esprimere la propria intenzione di partecipare all appalto, prima di poter procedere alla creazione dell offerta.

14 Pagina 14 di 18 Se l intenzione dell utente è di non partecipare alla gara, gli comparirà una pop-up che chiede conferma della scelta ed avvisa che successivamente non si può accedere alla gara stessa. Il fornitore dovrà rivolgersi al buyer per poter essere riammesso alla gara, nel caso abbia selezionato il non partecipare, e abbia cambiato idea a riguardo. 3.3 CREAZIONE ED INVIO OFFERTA Dopo aver selezionato l intenzione di partecipare, il fornitore può presentare l offerta con il tab. Creare offerta ; viene creata automaticamente l area collaborativa tra fornitore e buyer, nella quale si inseriscono gli allegati per essere ammessi alla gara.

15 Pagina 15 di 18 Nel tab. Note e allegati sono presenti gli appunti, gli allegati ed il collegamento all area collaborativa. Cliccando sul link si accede all area collaborativa in un altra finestra. Nella cartella Pubblica ci sono i documenti condivisi dal richiedente con tutti i fornitori, mentre nella cartella propria si possono allegare diversi tipi di oggetti: Cartella, Bookmark, Discussione, Documento o Testo. Cliccando su Documento si aprirà la finestra seguente, dove si può indicare il nome del documento, la descrizione e la classificazione in base ad un elenco standard:

16 Pagina 16 di 18 Selezionato la classificazione è possibile cercare il file in locale cliccando su Continuare. Sfoglia e salvare il file da allegare. Nella nuova schermata premere nuovamente il tasto Salvare ; compare una pop-up di conferma del salvataggio.

17 Pagina 17 di 18 Chiudere le schede dell area collaborativa tornando a quella dell offerta. Infine Inviare DOMANDE E RISPOSTE Durante tutto il processo di negoziazione ed anche dopo il termine di presentazione delle offerte l'ufficio Acquisti ed i Fornitori avranno la possibilità di scambiarsi dei messaggi. Cliccando sulla voce di menù "Domande e risposte" si accede ad un area nella quale è possibile, per il Fornitore, inviare messaggi al richiedente, nonché prendere visione delle risposte o di altre comunicazioni inviate dalla stessa. Il Fornitore dovrà, se del caso, inserire il proprio messaggio nella casella di testo attiva, quindi trasmettere lo stesso cliccando sul pulsante "inviare". Risulteranno tracciati data e ora di invio del messaggio.

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