MICROSOFT WORD LA STAMPA UNIONE

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1 La stampa unione è una funzione di Microsoft Word che permette di unire un documento Word, che contiene le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe (il documento principale) con un altro documento, definito origine dati, che contiene l'archivio con i dati specifici da utilizzare per ogni singola stampa. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati. Questo comando è utile ad esempio se si vuole inviare la stessa lettera a più persone ed evitare di scrivere manualmente l indirizzo e i dati dei destinatari in ogni copia della lettera. Nell esempio verrà mostrato come creare una lettera personalizzata. FASI Creazione del file dati È il file contenente i campi personalizzati che saranno inseriti automaticamente nel documento principale. Creazione del documento principale È il documento che contiene il testo della lettera. Unione del file al documento principale Fase in cui gli indirizzi vengono inseriti nel documento principale creando lettere uguali con destinatari diversi. 1/8

2 FASE 1 Creazione del file dati Aprire Microsoft Excel e in un documento nuovo creare una tabella contenente i dati che interessano (ogni riga, a partire dalla seconda, rappresenta un record): nella prima riga inserire i nomi dei campi (il nome non può superare la lunghezza di 40 caratteri, deve iniziare con una lettera e non può contenere spazi) nelle righe successive inserire i dati dei record che poi compariranno nelle lettere (tante quanti i record, in questo esempio 7) Finito di compilare la tabella salvare il documento con un nome a piacimento. I dati si potranno comunque modificare anche in un secondo momento. 2/8

3 FASE 2 Creazione del documento principale Aprire Microsoft Word e scegliere dal menu Strumenti la voce Stampa unione. Si apre una finestra che elenca tre passaggi per creare il documento. Nel primo punto Documento principale cliccare sul pulsante Crea e scegliere Lettere tipo Nella finestra successiva verrà chiesto se creare il documento nella finestra corrente o in una nuova scegliere Finestra attiva 3/8

4 Nel secondo punto Origine dati cliccare sul pulsante Dati e scegliere Apri Origine Dati dalla finestra che si apre scegliere come Tipo di file il Foglio di lavoro di MS Excel (*.xls) e cercare il file contenente i dati creato nella fase precedente. Alla richiesta di inserimento dell intervallo di celle lasciare Intero foglio di lavoro e premere OK. Nella finestra successiva premere il pulsante Modifica documento principale 4/8

5 Ora si può procedere alla stesura della lettera vera e propria, omettendo i dati personalizzati che verranno prelevati dalla tabella creata in Excel. Si noti che nel documento principale è apparsa la barra degli strumenti stampa unione; cliccando sul pulsante Inserisci campo unione si possono visualizzare i nomi dei campi creati nel documento di Excel 5/8

6 Cliccando sul pulsante Visualizza dati uniti nel documento viene attivata/disattivata la visualizzazione dei valori dei campi al posto del loro nome Cliccando i pulsanti di spostamento, se la visualizzazione dati uniti è attivata, cambia il record visualizzato Selezionando un campo questo verrà aggiunto nel documento 6/8

7 Una volta terminata la stesura della lettera completa anche dei campi di dati si può procedere alla creazione del documento d unione, che sarà un file di Word contenente tante volte la nostra lettera quanti sono i record di dati che abbiamo creato. Dalla barra degli strumenti cliccare sul pulsante Stampa unione Mantenendo le impostazioni di default e premendo il pulsante Unisci verranno create le nostre lettere personalizzate in un nuovo documento di Word che verrà aperto automaticamente. A questo punto è possibile stamparlo con la procedura classica 7/8

8 QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE Al fine di avere un riscontro della funzionalità di questa mini-guida ti invitiamo a compilare un veloce questionario in forma anonima. Clicca qui per visualizzare il questionario (Potrebbe essere necessario, a seconda del livello di protezione impostato nel proprio browser, dare il consenso per l apertura della pagina, cliccando sul pulsante Consenti) 8/8